Cully Automation 如何使用 Dropbox 輕鬆管理合約
對工程公司的人工文件管理流程來說，遠端工作是很傷腦筋的事。但自從使用 Dropbox 及 Dropbox Sign 後，Cully Automation 有了顯著的進展。
「採用 Dropbox 和 Dropbox Sign 是我們公司成長和成功的關鍵，如果當初沒有做此決定，就無法達成現今的高效率和生產力。」
挑戰
Cully Automation 是一間愛爾蘭的工程公司，服務內容從設計及安裝到大規模的流程自動化都有。他們的工作團隊專門負責愛爾蘭重要供水服務的規劃、建設、自動化及維護。
Cully Automation 已多年仰賴 Dropbox 管理現場及辦公室團隊間的協作。但在 COVID-19 疫情爆發後，工作團隊需要一個解決方案，讓合約簽署也能採用即時協作的方式。儘管員工在遠端工作，Cully Automation 仍然使用電子郵件和書信傳送要簽署的合約及文件；這麼做不僅耗費金錢、浪費員工寶貴的時間，還很難確保簽署過程的安全性。
這個解決方案還需要考量低頻寬工地的工作團隊，他們需要在離線狀態更新資訊，並在恢復連線後進行同步。
「Dropbox 和 Dropbox Sign 同心協力，建立全球首見的嵌入式文件電子簽章及儲存空間解決方案，這讓我們很快就決定採用 Dropbox Sign。」
解決方案
由於每位訪客及員工都需要完成復工調查，並在進入工址前，正式聲明自己沒有 COVID-19 症狀，使得列印、簽署及收集紙本表單的傳統方式顯得耗時又花錢。再加上需要定期簽署並更新的重要健康與安全文件、風險評估及工傷報告，這表示公司有大量的紙本記錄要處理，還會造成行政流程不必要的延宕。
為了讓員工、訪客及承包商都能遠端簽署文件及聲明書，Cully Automation 轉而選擇 Dropbox Sign 及 Dropbox。這讓他們能夠在人員進出的各個工址及辦公室，即時建立、簽署並安全儲存具法律效力的文件。更重要的是，設置過程既快速又簡單，團隊只需要幾天就能開始享受新技術帶來的便利。
結果
隨著採用度提高，COVID-19 聲明流程的速度及準確性得到改善，Cully Automation 的財務、人資及合約團隊也選擇使用相同的工作流程。現在，不管是開立發票、招募人才或簽署合約，都是透過 Dropbox 及 Dropbox Sign 管理。
這些工具為 Cully Automation 所有部門建立單一的共同空間，協助他們有效管理文件。從專案開始到執行的所有文件，都能透過 Dropbox 及 Dropbox Sign 安全儲存在可輕鬆存取的位置，提升團隊協作並促進即時資訊更新。
「我無法想像沒有 Dropbox 或 Sign 的日子，這些工具對我們的工作而言不可或缺。從事前資格審查、投標到售後服務，這些產品已深植在整個業務流程中。」
David CullyCully Automation Ltd 總經理