背景

對於一家正在成長的公司來說，最大的阻礙往往並非工作本身。正是這些間隙時刻：發錯聊天室的連結、沒人能找到的卡組，以及本週已經被回答過五次的問題。當一切都快速運轉時，那些微小的延誤會累積起來，悄無聲息地拖慢你的速度。

這就是 Pathfinders Advertising 公司的人資長 Kaitlyn Miner 和流程改善分析師 Kim Siercks 所面臨的世界。這家公司擁有 50 名員工，專門為區域和全國客戶提供品牌策略、創意、媒體和數位執行等專業服務。

Miner 負責公司的人員和文化職能，隨著公司規模的擴大，清晰性和一致性直接塑造員工體驗。Siercks 負責營運方面的工作，介入找出瓶頸，並在專案停滯時幫助推動工作重新開展。

他們兩人清楚地了解了該機構在哪些方面運作良好（以及在哪些方面運作不佳）。

挑戰：快速發展，卻忽略了真正重要的事。

從新進員工入職到顧客交付，問題都一樣。團隊花了太多時間追蹤資訊。

礦工直接聽到了這項回饋。“我會不斷收到各種問題。”而且很多員工都會問同樣的問題。

探路者組織多年來一直使用 Dropbox 來整理和存取文件。從創意素材到歡迎禮包，所有東西都有固定的位置。但隨著公司的發展壯大，Dropbox 不再是唯一的工作場所。對話是在 Teams 上進行的。回饋主要以電子郵件的形式存在。卡片上附有說明。而且，人們在需要的時候都找不到自己需要的東西。

資訊並未缺失。它支離破碎。

解決方案：在一個平台上快速搜尋和理解

領導階層開始尋找方法，在不改變現有運作方式的前提下，讓公司內部的資訊更容易找到。當他們了解到 Dropbox Dash 時，他們找到了解決方案。Dash 可以與團隊已經使用的工具配合使用，將內容、對話和背景資訊整合到一個可搜尋的地方。

「我們（已經）使用 Dropbox 來儲存我們所做的一切。Siercks 說：“Dash 幫助我們找到所有需要的輸出結果。”

透過連接 Dropbox、Microsoft Teams 等工具和其他工作應用程序，Dash 在 Pathfinders 生態系統中創建了一個集中式的、由人工智慧驅動的搜尋功能。員工無需記住文件存放位置，只需搜尋一次，即可從所有文件、執行緒和文件中取得結果。而且每個請求都經過權限控制，所以他們只能看到他們被允許存取的內容。

對 Miner 而言，這意味著重複請求會減少。「（現在我）問，『你已經粉碎它了嗎？』」她說。“這有助於增強人們自主尋找答案的能力，同時確保員工感受到支持。”

Dash 還能彙整文件並快速顯示關鍵細節，幫助團隊無需開啟和掃描多個文件即可快速了解情況。他們無需翻閱貼文和資料夾，即可在幾秒鐘內找到所需內容。

結果：節省了 750 小時——而且每個人都能找到自己需要的東西。

Siercks 在一次新客戶的「沉浸式」會議中看到了 Dash 的價值。「通常我們需要大約一周的時間才能將當天的內容轉化為團隊可用的下載內容，」她說。借助 Dash，團隊將關鍵見解提煉成一個小時的簡報，第二天開始執行。

礦業公司在績效管理方面也取得了類似的進展。在教導員工如何進行績效管理評估 (PMR) 時，她利用 Dash 中的聊天功能來幫助他們用自己的語言撰寫評估報告。「在六個月的周期內，（團隊）可以保存聊天記錄，並在取得勝利時添加勝利，」Miner說。“到最後，您將擁有一個完全整合、隨時可以交付的PMR。”

在這兩種情況下，Dash 都意味著處理上下文的時間更少，應用上下文的時間更多。

Miner計算了這對整個公司的影響。創意人員表示，他們每周可以節省五到六個小時。營運領導者可以騰出時間更快解決問題。人力資源部門收到的重複問題減少了，但並未減少對員工的支持。「Dash 實際上每周可能節省了兩到三個小時，」她說。「算一下就知道，每人每年需要750個小時。”

一旦團隊不再追逐連結和答案，他們就可以把這些時間投入到 Pathfinders 所說的「投資工作」：學習、流程改進和加強文化。

“Dash 讓我們有更多的時間彼此相處，”Siercks 說，“並將這些時間重新投入到事業和我們自身發展中。”