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成為自由工作者是許多人的夢想，但老實說，管理發票可能會是惡夢一場。試圖將所有數字和到期日相互對應確認，就如同一場永無止盡的財務俄羅斯方塊遊戲，更別忘了，還有向客戶追討逾期款項的「樂趣」。
然而，運用合適的工具和策略可以簡化流程、更快收到付款。本文將分享五個發票管理小提示，讓您保持條理、專注處理主要工作，亦即打動客戶和拓展業務。
為什麼發票管理很重要？
有效的發票管理流程可以幫您和客戶預防處理發票與付款過程中代價高昂的錯誤，讓您避免在提供產品或服務後，因人為資料輸入錯誤而造成款項延遲到帳。因此，順暢、簡單的發票管理體驗有助於和客戶建立正向關係。
配備適當的工具，發票管理還可以幫助您管理現金流量和庫存，並預測您的財務狀況和成長。
如何有效管理發票
以下是五個有效管理發票的小提示：
1. 選擇最適合您的軟體
有效管理發票的第一步是選擇最合適的軟體。有些客戶可能更偏好收到 Word、Google 文件或 PDF 文件格式的發票，這樣就可以直接上傳到自己的發票管理系統進行處理；
但是，為了讓每個人的流程更簡單，請尋找允許您從一個地方建立、管理和發送發票的軟體。
Dropbox 提供了一個集中位置來儲存所有發票，從而可以更輕鬆地從任何裝置、任何地點存取、管理和共用它們。這樣就無需物理存儲，例如紙質文件或本地計算機存儲，因為這些存儲很容易丟失或損壞。
如果您正在尋找將文件連接到發票或專案管理軟體的方法，Dropbox 可以與 ActiveCollab 和 Xero Tax 等一系列工具整合。
2. 讓客戶輕鬆付款
客戶對於發票內容感到訝異是最糟糕的事。盡快與客戶討論付款條款非常重要，最好是在所有工作展開前進行。如此一來，就能清楚說明您偏好的付款方式，到時客戶便能用最輕鬆的方式完成付款。
簡單的付款流程對每個人都有好處——客戶可以減輕處理發票所涉及的一些耗時的任務，而您可以透過更快收到付款來改善現金流。
Stripe 和 PayPal 等電子支付方式比起傳統現金支付更安全，也比網路銀行轉帳更快速。
3. 流程自動化
數位發票管理工具能避免許多常見的紙本發票錯誤。可直接透過發票工具將發票傳送給客戶，以免在郵件發送過程中遺失。
如果您需要收集發票的簽名，Dropbox Sign 這樣的工具可以透過自動化大部分流程來幫助您加快速度。您可以建立可重複使用的範本和預先填入的表單，您可以自訂這些範本和表單並將其發送給客戶進行電子簽名。當您的客戶查看、開啟或簽署您的發票時，您將收到電子郵件通知。
4. 使用自訂範本節省時間
如需為客戶開立定期自動扣款或定期專案工作的發票，可運用範本節省大量時間與精力。
這樣，您需要一遍又一遍手動輸入的相同資訊就會預先填入。新增您的品牌識別並自訂範本樣式還可確保您的發票更容易被客戶識別。
如果您不需要在發票上簽名，Dropbox 允許您輕鬆編輯 PDF 文檔，這樣您只需單擊幾下即可從範本建立新發票。版本控制可讓您追蹤發票的變更—這對於稽核可能有用。然後，您可以透過一個簡單的連結共享這些文件，即使客戶、供應商或其他利害關係人沒有 Dropbox 帳戶，他們也可以存取這些文件。
5. 制定未付發票計劃
許多自由工作者會告訴您，很不幸地，逾期和未付發票十分常見。造成這種情況的因素有很多，包括發票未交給合適的人員或部門，或是客戶過於忙碌而無法處理。
因此，制定合適的未付款項流程非常重要，這可能包括：
- 在您和客戶簽訂的合約中規定逾時費用或利息費用
- 收到發票後立即請求付款，也就是客戶應在收到發票後即刻支付
- 設定合理的付款期限，讓客戶不致過於匆忙
- 安排透過電子郵件發送提醒給客戶，以防您的發票無意中丟失在客戶的電子郵件中
- 例如，付款到期日前七天、到期日當天、到期日後七天
發票管理易如反掌
使用 Dropbox 加快建立、自訂和傳送發票的流程。
Dropbox 是一個集中式中心，用於儲存、編輯和分享您的發票，以便您可以保持井然有序並掌握財務狀況。
