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當我們必須在緊迫的期限和繁重的工作量下完成任務時，往往最容易忽視專案管理。不過，要是沒有安排工作項目優先順序可能會損害效率，甚至可能導致專案難以順利進行。
為了避免這種情況，請務必開發一個系統，以便進行時間管理和工作項目優先度排序。只要您有一個可靠策略可協助安排工作項目優先順序，即使周遭有不斷使人分心的雜訊，您也能保持專注。
在我們看看一些可行方法之前，讓我們首先瞭解為什麼安排工作項目優先順序如此重要。
安排工作項目優先順序為何如此重要？
在當今繁忙的世界中，有時很容易必須同時兼顧工作項目清單上的多個項目，但這可能會讓人不知所措，因為該從何開始？
若您並未安排工作項目優先順序，雖然先完成簡單或時限寬鬆的工作看似更容易，但其實快速完成簡單的工作，反而會讓您對工作進度產生錯覺。一旦到了需要處理高風險或有時效性的工作項目時，您就會精疲力盡。
當你在錯誤的時間做錯誤的事情時，保持工作量就會變得很困難。透過完成大量小任務，你可能看起來並感覺自己正在提高效率，但這實際上可能會對你的效率產生負面影響。由於您沒有正確確定任務的優先順序，因此可能需要更長的時間才能完成專案。
工作項目優先順序安排的 5 個小提示
沒有人喜歡錯過最後期限。這就是為什麼對工作任務進行優先排序至關重要——它可以幫助您保持專注，有效地管理時間，並最終產生最佳的工作成果。
讓我們看看五種安排工作項目優先順序的可行方法。
1. 確認真正重要和緊急的工作項目
重要的工作項目有助於達成專案的長期目標或策略，但本身並不具時效性，因此這些項目必須列在待辦清單上。這些可能是需完成的日常工作，或是在專案時程中，期限較不急迫的項目。
另一方面，緊急任務是那些需要立即註意的任務。您不能跳過這些問題，因為不立即處理它們可能會對專案或您的團隊產生直接的負面影響。
安排工作優先順序的第一步，在於區分重要和緊急的工作項目。當您知道應該先處理哪個工作項目時，就可以開始採用適合的工具和方法以保持專注。
2. 不要同時處理多項工作項目
若您在行程表中塞滿太多優先順序相互衝突和複雜的工作項目，這註定將導致倦怠反撲。一次專注於一個工作項目，才能讓您全心投入。當您事後檢查成果並發現無須反覆更改時，就會感謝自己！
這是一種簡單而有效的提高效率的方法。當我們在工作中遇到優先事項時，許多人會覺得有必要在瀏覽器中打開數百個標籤，以確保我們隨時準備好可能需要的一切，以防萬一。
相反，請考慮將您的專案文件、連結、電子郵件和其他內容合併到群組中，以便在需要時可以返回。
在 Dropbox Dash 中，我們將這些群組稱為「堆疊」，並透過 AI 將您和（來自所有應用程式和瀏覽器）的內容集中保存在同一個位置。「堆疊」接著會透過 AI 讓您和您的內容保持井然有序，您便可以更專注於重要工作的內容和完成方式，而非位置。
3. 建立時間表並堅守計畫
明確的時間表可以有助於有效規劃、管理和分配時間，並可作為工作藍圖使用，具體說明在一天、一週或一個月結束前，需要完成哪些工作項目。
Dropbox Dash 等採用 AI 技術的集中式工具，可幫助您將工作時間匯集在一個中央頁面。您會在明確的單一索引標籤中，一手掌握要參加的會議、所需檔案，以及應優先處理的專案。
運用 AI 的力量消除繁瑣的手動流程，不再需要從多個行事曆、待辦清單和提醒通知中搜尋資訊才能訂定時間表。一切都會順暢整合到集中式平台，您還可獲得適合工作流程的個人化建議。
4. 建立整個團隊的工作優先順序安排系統
工作無法靠個人單打獨鬥。如果您的工作團隊重視協作，那麼採用明確的工作優先順序安排系統將有助於避免期限來臨前產生溝通不良，以及關於工作範圍和工作項目分配方面的問題。
當您作為一個團隊對專案工作進行優先排序時，您可以根據誰擁有適當的時間、背景和經驗在團隊成員之間分配任務。這樣，您就可以將注意力集中在那些需要立即採取行動的緊急和重要任務上。
5. 管理干擾
有時，若您想成功找到簡單的檔案或資訊，似乎需要在桌面或瀏覽器間不停切換，並搜尋許多應用程式、索引標籤和工具。不過，同時開啟這麼多東西很容易讓您遠離手邊的工作項目。還是回覆一下同事快速且臨時的請求，或看看個人電子郵件呢？
與其在應用程式之間切換而陷入拖延的陷阱，不如使用通用搜尋工具節省時間並消除干擾，這項工具可以幫助您從單一搜尋列中找到任何內容。
不僅要節省時間，更要善用時間
Dropbox 能與您每天使用的工具搭配互動，幫助您不再瞎忙，專心構思偉大構想。
您只要大幅削減花在冗長管理工作項目和乏味活動上的時間，就有餘裕將精力和創造力專注於真正重要的事情上，如此便能以更聰明的方式工作，而非一味埋頭苦幹。
