人資流程其實可以輕鬆無比。透過建立範本、制定檢查清單以及簡化入職和離職流程等職責，人資主管可開發能輕鬆遵守且更有效率的工作流，為自身和同事省下更多時間，專心追求更具創造力且能提升公司營收的成就，其中關鍵就在於減少行政瑣事及實踐更多最佳做法。
但人資要如何實現這些目標呢？有哪些方法可用於輕鬆建立和制定這些流程？以下為人資需要考量的六個層面，以及可以簡化流程的階段。善用這些小提示，就能減輕所有人的工作負擔。
為績效考核建立檢查清單
績效考核雖是建立成功組織重要的環節之一，卻也是最令人憂心。有效、公平地考核績效雖重要，若未訂立相關標準，就很難做到這一點。具備前瞻性思維的人資部門應針對特定類型的員工建立檢查清單，協助考核人員在執行個人考核時充分掌握背景資訊。此外，也請考慮制定一份績效考核會議檢查清單，協助考核人員將所有相關事項納入考量，同時在審查期間維持一致標準。
傳送、簽署及儲存招聘、入職與離職文件
員工任職期間，需要頻繁處理文件的兩個時期便是入職和離職的時刻。入職和離職需要大量文書作業，也會涉及許多人員的簽名。Dropbox Sign 工具為 Dropbox 電子簽章產品，可輕鬆取得具有法律效力的電子簽名，有助將招聘和離職員工的文書作業自動化。由於 HelloSign 整合現有的應用程式和工作流程，因此能輕鬆建構及維護傳送和儲存文件的系統，使文件便於日後取用。(您也可直接使用 Dropbox DocSend。)
建立入職資料
新進員工不想進入組織後就面臨混亂的入職流程。他們希望有一種簡單的方式來入職、簽署文件並開始工作。考慮到這一點，人力資源部應該建立標準的入職材料，以便所有員工都有相同的初始體驗。這意味著文件，但也意味著影片。透過與不同部門和高階主管合作，人力資源團隊可以針對常見的入職主題創建螢幕錄影和視訊訊息，無需在每次僱用新員工時重複。相反，新員工將能夠按照自己的節奏隨意重播影片。
讓填寫表單變得輕而易舉
覺得將資料填入表單是件苦差事嗎？只要使用 HelloWorks，您就能輕鬆完成。運用 HelloWorks 的無代碼工作流程工具，將複雜的表單 (例如求職表或福利申請表) 轉換為適用於行動裝置的表單，方便應徵者和員工隨時隨地填寫和提交。更棒的是，輸入的資料會對應至現有系統，不僅有助節省人資部門的時間，還能免去繁瑣的資料傳輸手續，大家再也不用煞費苦心建立及填寫申請表和其他表單了。
針對所有人資文件打造集中存放庫，方便跨部門輕鬆存取檔案
如果沒有人知道它們在哪裡，那麼最好的人力資源文件、影片和流程也是無用的。透過創建一個包含人力資源所需的一切的中央資料庫可以消除這個問題。將所有招募、入職、評估、調查和離職範本和文件集中在一個地方，以任何方式組織起來對組織的領導者來說都是最有意義的。透過使用 Dropbox 建立該系統，人力資源部門還可以控制誰有權存取哪些文件，以及知道誰在查看和下載文件，以確保只有正確的員工才能使用它們。
建立標籤系統，方便您快速搜尋所需內容
最後，在備妥系統、建立範本並將工作告一段落之後，人資便可建立標籤系統，讓所有內容易於搜尋。標籤可以涵蓋從 #2022、#template、#onboarding 到 #contract 等各式各樣的內容。多個檔案或資料夾可擁有多個標籤，而且在已加上標籤的資料夾中，所有檔案都會自動新增該標籤。標籤系統極致強大且靈活，絕對不會讓人資部門感到失望。立即尋找並招攬優秀員工入職吧。
