安全的電子簽名平台可以幫助您更好地招募優秀的新員工，促成更多交易，並節省法律工作時間。比你說出「文書工作真糟糕！」還要快！
我們認為，是時候摒棄人們在描述文書工作這種「必要的惡」時所使用的「必要的」這個詞了。到了2025年，這簡直就是邪惡至極。值得慶幸的是，現在越來越容易在工作場所消除紙本文件。
以下是一些組織應該開始使用電子簽名軟體的領域。這些措施能夠有效地幫助優秀人才融入團隊，並快速達成新交易——同時確保一切合法安全。
電子簽章有助於大規模部署員工
對於大多數業務部門來說，起草文件、列印、傳真、掃描、歸檔或更正錯誤一直被認為是必要的麻煩事。而最了解這種恐怖的莫過於人力資源部門的人，他們負責招募和新進員工入職。
不過，在這個連線上看診都能辦到的數位轉型時代，差不多也該淘汰紙上作業這種舊方法了吧？
我們也這麼覺得。
在員工入職時使用電子簽章的優點
將無紙化電子簽名平台整合到員工入職流程中的人力資源部門有許多好處。
為所有人優化了入職流程
Dropbox Sign API 能讓人力資源部門取得申請人在註冊過程中提供的詳細資訊，並將資料用於以下用途：
- 自動填寫所有必要的文件
- 產生一套個人化（且易於閱讀）的PDF文件
- 將完成的文件發送給收件人，以便他們直接透過電腦或行動裝置進行電子簽名。
這不僅可以消除人力資源團隊的冗餘工作，還可以減少導致求職者流失的一些摩擦，這對於需要快速擴大招募規模的企業來說至關重要。
由第三方處理麻煩的技術問題
如果光是為了設定和管理所有工具，就必須聘僱新的管理人員，那麼數位轉型根本是不可能的任務！人資部門之所以喜愛 Dropbox Sign 模式，主要是因為 Dropbox Sign 電子簽章平台提供由開發人員帶領的支援工作團隊，能在一週內為您完成所有設定，並替您控管所有技術工作。
Instacart 善用電子簽章軟體迅速成長茁壯
Dropbox Sign 與 Dropbox Forms 協助隨需雜貨配送服務 Instacart 多完成 270% 的採購員簽約申請，且在部署工作項目方面每週省下超過 50 個小時。
Instacart 隨時都有數萬名與他們簽約的「採購員」負責揀選、包裝雜貨，再將商品配送給客戶。
如此大的寫作量，他們的紙筆記錄方式造成了相當大的摩擦。辦公室工作人員必須親自處理每位購物者的文書工作和入職手續。當他們希望將業務擴展到美國 80% 的家庭時，這種耗時的過程既無法滿足內部員工的需求，也無法滿足他們難以招募和留住的合格人才的需求。
在我們以開發者為主導的 API 支援團隊的幫助下，Instacart 將具有法律約束力的電子簽名功能（用於購物者和人力資源文件的建立和管理）直接嵌入到他們的應用程式中。沒錯，他們並沒有止步於數位化——他們全面實現了行動化，以便在員工居住的地方為他們提供服務。
現在，購物者可以直接透過手機接收所有重要的就業和入職文件，並進行合法簽署。
除此之外，Instacart 人資工作團隊還可利用 Dropbox Sign 的範本功能建立重要的入職文件範本並設定格式，然後加以儲存，這樣日後就不必重新製作這些資料。
電子簽章可簡化銷售流程
傳統的簽署流程是透過電子郵件將重要文件傳送給客戶，然後請對方將收到的文件列印出來，簽名後再傳回；這種方式顯然已經不適用於現代社會。
以數位化方式傳送及簽署文件的工作流程不僅能簡化銷售作業，還能協助貴公司加速賺取收益，同時降低日常營運成本！
在銷售作業中使用電子簽章的優點
如果您的銷售部門真的想為公司賺錢，而不是把所有的錢都花在耗時費力的手動流程上；我們認為您一定會喜歡電子簽名帶來的以下好處。
加速賺取收益
有了副本傳送、範本、狀態通知等貼心的企業級功能，銷售工作團隊再也不必苦苦等待某人從桌上或收件匣中堆積如山的資料注意到需要簽署並傳回的文件，然後才能開始進行交易流程。
雙管齊下的省錢方式
公司除了可透過電子簽章平台省下大筆營運成本外，還能採用 Dropbox Sign 經濟實惠的年費和月費方案，減少實際金錢開銷。我們提供免費試用方案、公開透明的定價，而且沒有隱藏費用，無論是新創公司還是大型企業的銷售工作團隊，都能找到符合預算的方案。
若工作團隊想要使用 Dropbox Sign API 的各種強大功能和自訂功能，API 的定價同樣平易近人，而且不必耗費大量心力與客戶支援服務人員溝通，就能開始使用 (雖然我們可以保證這些客服人員都很優秀)。
Vendini 善用電子簽章以空前速度完成交易
Vendini 需要加快銷售流程，以確保其團隊和快節奏的客戶都能獲得更流暢的體驗。
“我們發現，達成交易並不是我們銷售週期中最困難的部分。”真正拖慢進度的是行政流程。那天人們準備簽字，卻被捲入冗長的文書工作流程，真是令人頭痛。
凱瑟琳·亨特Vendini產品行銷部門的一位成員說真的，解決 Vendini 銷售延遲問題的方法非常簡單，而且或許也適用於您的銷售部門。
只要使用電子簽章就行了，沒想到吧？
更具體地說，它是一個智慧電子簽名平台，可以改善您的工作流程，而無需花費大量資金進行設定或花費大量時間進行管理。
Vendini 使用 Dropbox Sign 的 Google 雲端硬碟整合功能建立 MSA 並設定格式，再傳送給客戶；而客戶只要輕按幾下，就能簽署並傳回文件。文件和簽名在整個流程中都安全無虞，而且會同時存放在雲端硬碟及 Vendini 的 Dropbox Sign 帳戶，方便輕鬆收回。
多虧了這個集成，Vendini 的銷售團隊突然能夠以閃電般的速度發送協議——有時甚至在銷售代表還在與潛在客戶通話時就完成了交易！
銷售代表也會使用 Dropbox Sign 的「傳送副本」功能，確保財務長、經理和所有必要相關人員都能收到電子郵件通知，並掌握重要銷售文件的進度。Vendini 甚至還善用了 Dropbox Sign for Slack 整合功能，讓銷售人員能夠即時看到文件簽署時間，讓大家一同歡慶成功。
電子簽章可為法務部門提供協助
您的法務部門或許沒有立即提起訴訟的需求，但他們很可能承受著所有法務組織都面臨的問題：安全性與合法性疑慮、繁瑣的工作流程，以及高昂的日常營運成本。
法務部門如何透過電子簽章獲益
採用簡單高效的電子簽章服務能讓法務部門享有以下好處，又不必擔心失去非常重要的安全保障。
取得準確、安全的文檔
處理機密文件以及面對高階客戶或高級行政主管時，法務部門需要準確且絕對安全的電子簽章解決方案。
正因如此，Dropbox Sign 會在傳輸檔案時使用 SSL 加密等多層安全保障，採用的安全伺服器基礎架構也託管在通過 Tier III、SSAE-16 與 ISO 27001 認證的先進資料中心上。
簡化技術整合和自動化
透過我們內部工程工作團隊持續更新並支援的 API，Dropbox Sign 能夠十分順暢地整合至大多數現有工作流程。
無論您目前使用的是 Google 雲端硬碟、Dropbox、Salesforce、Microsoft OneDrive，還是現代人常用的任何一種業務應用程式，Dropbox Sign 都能夠順利運作。
提高效率和服務
長久以來，文書作業問題一直對法務工作的速度和成本造成過多限制；但與其以犧牲服務品質為代價來減少開支，法務部門更應使用電子簽章等現代技術削減日常營運成本。
以業務為中心的 Dropbox Sign 功能可將大多數重要法務文件數位化，並建立共享的簽署工作流程，無論僅有雙方或是有多方參與者，都能快速安全地完成相關作業。
輕鬆維護審計追蹤
您一提出簽署要求，Dropbox Sign 就會將稽核紀錄頁面附加至需要簽署的文件。這份不可編輯的稽核紀錄能確實地全面追蹤文件上的動作並加上時間標記，以提供存取、審閱和簽署的證明。
Dropbox Sign－排名第一的電子簽章解決方案
G2 Crowd 將 HelloSign (現改稱「Dropbox Sign」) 評為小型企業電子簽章解決方案的第一名，在小型企業的整體最佳軟體產品方面，我們也獲得第三名的肯定，表現還不賴！
無論是沒有充裕資金能聘僱一組文書管理人員的小型公司，還是無暇管理文書的大型企業，Dropbox Sign 這類智慧電子簽章平台都能協助您省下大量處理法務事項的時間，除了幫助銷售工作團隊完成更多交易，更能提升將新進人員部署至工作團隊的速度，迅捷的流程讓您再也不會被紙上作業搞得一個頭兩個大。無論要處理數位還是紙本文件，Dropbox Sign 都能成為您的堅強後盾。
歡迎立即開始體驗免費試用方案。不過我們要提醒您，一旦親身感受過現代技術的便利，就很難再回頭採用紙本文書作業這種舊方法了。
