Digital Yalo forbedrede samarbejdet og reducerede omkostningerne ved at implementere Dropbox

Baggrund

Digital Yalo er et 100 % minoritetsejet bureau, der tilbyder alle tjenester inden for marketingkampagner, brandingstrategi, webdesign og -udvikling. Med over 40 ansatte består teamet af problemløsere, farvelæggere, lyttere, trænere og musikere, som henter inspiration i film, kunst, musik og sport for at udnytte virkelige, menneskelige oplevelser til at løfte et brand.

Udfordring: Deres fillagringssystem påvirkede effektiviteten negativt

Fra begyndelsen var Digital Yalo-grundlægger og administrerende direktør Arnold Huffman og hans team stolte af at have en unik tilgang til kundeservice med fokus på effektiv levering af produkter. 

Efter de havde oplevet organisk vækst og et par små fusioner og opkøb, blev dette vigtigere end nogensinde. Efterhånden som organisationen voksede, harmonerede dette fokus på effektivitet ikke med Digital Yalos besværlige fillagrings- og -leveringssystem.

Et kreativt bureau som Digital Yalo kan gå fra at arbejde på videoaktiver til Word-dokumenter på en enkelt dag.

I flere år blev alle disse dokumenter og filer opbevaret på Arnold Huffmans computer, men dette system udgjorde en flaskehals, efterhånden som de ansatte flere medarbejdere, og al dokumentation skulle gennem den administrerende direktør. Flere personer havde brug for adgang til de samme dokumenter, og de delte alle oplysninger via e-mail, hvor vigtige detaljer gik tabt. 

“Efterhånden som vi voksede, var vi nødt til at udvikle vores teknologilag for at muliggøre denne vækst. Det er her, Dropbox kommer ind i billedet,” siger Huffman. 

Brandon Bradford, VP of Operations, stod i spidsen for arbejdet med at udvikle den proces, der skulle give alle mulighed for at arbejde uafhængigt med eksterne kunder.

Løsning: Ubesværet overgang fra platform til platform

I forbindelse med de fusioner, de havde foretaget i de foregående år, havde Digital Yalo anvendt flere decentraliserede samarbejdsplatforme: Dropbox, Box og Microsoft. I deres søgen efter at forenkle og samle samarbejdet henvendte Digital Yalo sig til Positive Results, en tredjepartssalgs- og -teknologipartner, for at få hjælp til at vælge den rigtige løsning. 

Positive Results demonstrerede flere forskellige værktøjer, herunder Google, Box og Dropbox. Før valget blev truffet, var det vigtigt af forstå de arbejdsprocesser, som var vigtigst for virksomhedens drift. Det kunne koges ned til tre primære funktioner. 

For det første havde de brug for at ansætte nye medarbejdere og give adgang og tilladelser til oplysninger, som var vigtige for deres roller i virksomheden, uden at behøve at ansætte en it-ekspert. 

For det andet samarbejder de jævnligt med kunder som marketing- og strategibureau. Private digitale arbejdsområder til kunder, som var nemme at konfigurere, administrere og implementere, var en topprioritet.

Og for det tredje havde de brug for at kunne integrere deres løsning til dokumentlagring med andre apps, som de allerede brugte. Dropbox var det værktøj, der bedst opfyldte deres virksomhedsmæssige behov.

“Vi anbefalede Dropbox på grund af vores dybe partnerskab, platformens fleksibilitet og vores mulighed for at migrere en terabyte data på under en uge fra Box til Dropbox uden afbrydelse af de daglige aktiviteter,” siger administrerende direktør for Positive Results, Dennis Kyle. “Vi hjalp Digital Yalo med at designe en komplet strategi for systemdesign, implementeringsstrategi, teknisk migrering og onboarding og også uddannelse af slutbrugere og administratorer.”

Dropbox tilbød desuden et filstruktursystem, som alle hos Digital Yalo var vant til at bruge, hvilket reducerede læringskurven for et nyt værktøj væsentligt.

Når flere personer kunne få adgang til og redigere dokumenter i realtid, behøvede Digital Yalo ikke længere at samle opdaterede dokumenter ud fra stykvise redigeringer, som var sendt via e-mail. Det forbedrede samarbejdet, hvilket betød en stor tidsbesparelse. 

I dag har hver kunde en delt mappe med undermapper til interne medarbejdere og en undermappe til filer, som kan deles med kunder. Hver enkelt interessent kan tildeles separate tilladelser, og oplysninger kan deles med kunder og det relevante serviceteam. Teamet bruger også Dropbox Sign til at indhente de nødvendige underskrifter i deres eksisterende arbejdsgang, hvilket er et afgørende skridt mod at fjerne flaskehalse, efterhånden som teamet vokser.

Digital Yalo bruger Dropbox-integrationer med Asana, Smartsheet og Zoho. Disse integrationer blev implementerer med hjælp fra Positive Results.

Da Digital Yalo opkøbte to mindre bureauer, Ninja Multimedia og My Friend’s Nephew, samarbejdede de igen med Positive Results-teamet for at sikre, at migreringen ikke påvirkede Digital Yalo-teamets daglige arbejde. De arbejdede sammen om en vigtigt informationsmigrering og inkorporerede alt til deres samlede brand i Dropbox.

Resultat: Arbejd hurtigt, og få mere gjort

Skiftet fra Box til Dropbox betød en besparelse på ca. 57 % i årlige licensgebyrer for Digital Yalo. De anslår også en ressourcebesparelse på 14 % på tid, der tidligere blev brugt på at gå frem og tilbage mellem platforme og søge efter opdaterede dokumentdele.

Mens Digital Yalo fortsat vokser, er de sikre på, at Dropbox giver dem den effektivitet, de skal bruge for at være klar til at opfylde kundernes behov. “Der er altid noget på vej,” siger Huffman. “Det er vores opgave at være på forkant med det, og værktøjer som Dropbox hjælper os med at komme hurtigt gennem samarbejdet.”

I sidste ende er deres succesparameter teamfeedback. Dropbox har hjulpet med at gøre alles arbejdsgange enklere og mere ubesværede, hvilket gør det muligt for Digital Yalos medarbejdere at indfange sjælen i et brand hurtigere end nogensinde før.

“Dropbox er et af de samarbejdsværktøjer, der giver os mulighed for at holde os opdateret med kunderne,” siger Huffman. “Det giver os mulighed for at være effektive i behandlingen af materiale, eller når der er ændringer i materialerne, så vi når hurtigere i mål med projektet eller salget.”