Automatisering af dokumentarbejdsgange handler om at optimere gentagne, tidskrævende opgaver som at oprette, redigere, godkende, distribuere eller gemme dokumenter. Automatiser disse opgaver, og du kan arbejde meget hurtigere og mere effektivt.
Med automatisering af dokumentarbejdsgange får du højere produktivitet, færre fejl og et mere problemfrit samarbejde. Det giver dig frihed til at fokusere på det, der betyder noget – indholdet af dokumenterne. Interesseret? Lær, hvordan Dropbox kan hjælpe med at automatisere din dokumentarbejdsgang.
Hvorfor automatisere din dokumentarbejdsgang?
Uanset din branche kan automatisering spare tid og hovedpine i vigtige processer som kontraktstyring, dokumenthåndtering eller indholdsproduktion.
Her er nogle eksempler på dokumentarbejdsgange og hvordan de kan drage fordel af automatisering:
- Kontraktstyring– håndter juridiske dokumenter, godkendelser og underskrifter hurtigere
- Håndteringaf journaler – håndter følsomme oplysninger og sørg for overholdelse af regler uden at skulle bekymre dig om at begå fejl
- Produktion af indhold– organiser udkast, revisioner og administrer publicering hurtigere og med større præcision
Automatisering af dokumentarbejdsgange kan gavne advokatfirmaer, HR-afdelinger eller marketing- og reklamebureauer – men det kan anvendes på ethvert felt.
Det er ikke en tryllestav, der gør dit arbejde for dig, men at automatisere selv små dele af din arbejdsgang sparer tid og kræfter.
Sådan automatiserer du din dokumentarbejdsgang
Her er de grundlæggende trin til opsætning af en automatiseret dokumentarbejdsgang.
- Identificer arbejdsgangsbehov: Start med at analysere dokumentrelaterede opgaver. Se efter gentagne handlinger og flaskehalse i dokumentoprettelse, gennemgang, godkendelse og andre faser i arbejdsgangen. For eksempel flere personer, der skal underskrive en kontrakt.
- Kortlæg arbejdsgangen: Planlæg hele processen, herunder hvem der er involveret i hvert trin, nødvendige handlinger, afhængigheder og kritiske trin. For eksempel kan en arbejdsgang kortlægge flytning af medarbejderposter fra onboarding til løn.
- Vurder og vælg værktøjer: Det afhænger af dine behov, men vælg et værktøj, der stemmer overens med arbejdsgangens mål. Hvis du har brug for e-signaturer eller en platform, der kan håndtere mange filtyper, er Dropbox en god mulighed, der også kan sikre følsomme filer.
- Konfigurer automatisering: Konfigurer automatisering i dit valgte værktøj. Dette kan omfatte skabeloner (ideelle til formularer eller fakturaer) eller notifikationer, når en fil opdateres. Du kan også oprette påmindelser for dokumentgodkendelser, så de sendes automatisk.
- Træn teams: Automatisering fungerer kun, når alle ved, hvordan man bruger værktøjerne. Træn dit team i den nye arbejdsgang, og sørg for, at de forstår deres roller. Dette sikrer en problemfri overgang, tillid til værktøjet og mere effektivitet.
Nu hvor vi har dækket det grundlæggende, lad os udforske nogle af de måder, hvorpå Dropbox kan bringe automatisering af dokumentarbejdsgange til live for dit team.
Praktiske måder at bruge automatisering af dokumentarbejdsgange på
Juridiske dokumenter
For advokatfirmaer betyder automatisering af dokumentarbejdsgange betydelige tidsbesparelser. I dette tilfælde ere-signaturer i Dropbox en fantastisk fordel for større automatisering af arbejdsgange. Dette er nyttigt til hurtigt at sikre, at juridiske overholdelsesstandarder overholdes, og til at holde godkendelsesprocessen hurtig.
Sikre fildelingsfunktioner i Dropbox sikrer også fortroligheden og integriteten af dine juridiske dokumenter – så du behøver ikke længere bekymre dig om uautoriseret adgang.
Indholdsproduktion
For marketing- og reklamevirksomheder kan automatisering gøre indholdsskabelse i stor skala meget enklere – det er også fantastisk til pressede redaktionelle deadlines.
AI-drevne funktioner i værktøjer som Dash kan generere hurtige og præcise indholdsresuméer. Dette kan fremskynde redigeringsprocesser i din arbejdsgang. For eksempel kunne redaktører se på et resumé af 10 artikler for at se, om de bredt passer til briefingen – eller endda bruge det til at finde afsnit i individuelle artikler, der skal justeres.
Dropbox har også funktioner til indholdssamarbejde som redigering i realtid og nem versionskontrol. Dette gør det nemmere at håndtere revisioner og sikrer, at store teams holder sig på sporet.
Hvis du gerne vil automatisere din dokumentarbejdsgang og spare tid, er Dropbox en god mulighed. Dette værdifulde værktøj er fyldt med mange andre kraftfulde funktioner, der hjælper dig med at arbejde smartere.
Brug Dropbox til at automatisere din dokumentarbejdsgang
Den tidsbesparelse, som selv en lille smule automatisering af dokumentarbejdsgange giver, er et kæmpe boost. Det reducerer menneskelige fejl, optimerer opgaver og forbedrer også samarbejdet. Den er ideel til formularer eller kontrakter, følsomme dokumenter eller indholdsproduktion i stor skala.
Udforsk Dropbox for at omsætte de automatiseringsteknikker, vi har talt om, til handling. Du kan skabe mere effektive arbejdsgange, der kører effektivt i baggrunden – alt sammen fra ét enkelt værktøj med en række andre produktivitetsfordele.
Ofte stillede spørgsmål
Du kan anvende automatisering af dokumentarbejdsgange på næsten alle filer. Kontrakter, fakturaer, patientjournaler, marketingmaterialer, HR-formularer og meget mere. Dropbox, inklusive e-signaturfunktionerne, er kompatibel med mange filtyper, herunder de mest populære dokumentformater. Og hvis du vil bruge en filtype, vi ikke understøtter, kan du blot konvertere til PDF med vores gratis værktøj.
Dropbox-funktioner, der kan hjælpe med automatisering af dokumentarbejdsgange, omfatter e-signaturer, kontrol af filversioner, redigering i realtid, sikker fildeling og automatiske notifikationer/påmindelser. Dropbox er også en skalerbar mulighed, så det er et dokumentautomatiseringsværktøj, der kan vokse i takt med dine behov.
Den tid, det tager at implementere automatisering af dokumentarbejdsgange, afhænger af dine eksisterende dokumentprocesser og kompleksiteten af den automatisering, du implementerer. Det kan tage et par dage at opsætte grundlæggende arbejdsgange og oplære alle. Mere komplekse opsætninger med flere trin, dokumenttyper eller brugere kan tage uger at integrere. Husk at den tid, der bruges i starten, vil spare tid senere hen.
Start med at tilbyde træning og tydelig dokumentation om, hvordan man bruger værktøjet. Med værktøjer som Dropbox får du en intuitiv brugergrænseflade, der kan gøre læringskurven nemmere. Det kan også hjælpe med at motivere teams ved at forklare, hvordan automatisering vil gøre deres arbejde lettere. En ledende person eller intern forkæmper til at vejlede andre og fejlfinde er også gavnlig. Løbende support er også afgørende for at holde brugeradoptionen på rette spor.
