Hvad er "Eisenhower Matrix"?

Forbedr dine færdigheder inden for opgaveplanlægning og håndtering af arbejdsbyrder med Eisenhower Matrix, et værktøj til tidsstyring baseret på metoder brugt af Dwight D. Eisenhower.

Ingen planlægger at være uproduktive, især ikke på arbejdet. Men efterhånden som dagen går, og der kommer presserende anmodninger ind, vokser din to-do-liste. Dette gør det sværere at forblive fokuseret og produktiv.

Uanset om du ikke når vigtige deadlines eller kæmper for at holde dig på sporet med langsigtede projekter, kan det at vide, hvordan man prioriterer opgaver, være forskellen mellem at sakke bagud og være førende. Her kommer Eisenhower-modellen ind i billedet.

Forstå "Eisenhower Matrix"

Eisenhower-matricen – også kendt som Eisenhower-boksen eller Haster/Vigtig-matricen – er en simpel ramme til at prioritere opgaver og styre arbejdsbyrden. 

Den er opkaldt efter Dwight D. Eisenhower, en femstjernet general og den 34. præsident i USA. Eisenhower var berømt for at få meget fra hånden. Hans metoder til at sætte mål og styre tid er blevet studeret af mange mennesker, herunder Stephen Covey. I sin bog “The 7 Habits of Highly Effective People” forvandlede Covey Eisenhowers ideer til et simpelt værktøj til at beslutte, hvilke opgaver der skal udføres først: Eisenhower-matricen.

Hvad er Eisenhower-matricen? Det er i bund og grund en strategi, der giver dig mulighed for at omsætte følgende citat af Eisenhower i praksis: "Jeg har to slags problemer, det presserende og det vigtige." Det presserende er ikke vigtigt, og det vigtige er aldrig presserende." 

Alt, du behøver at gøre, er at vurdere dine opgaver i forhold til, i hvor høj grad de haster eller er vigtige.

Hvordan fungerer Eisenhower-modellen?

Både virksomheder og privatpersoner kan bruge Eisenhower-modellen til at planlægge, uddelegere, prioritere og planlægge daglige eller ugentlige opgaver. 

Ved at placere opgaver i en af ​​de fire kvadranter nedenfor kan du se, hvor presserende de er, og finde ud af, hvordan du håndterer dem korrekt.

Første kvadrant

Haster og vigtigt (opgaver, der skal udføres med det samme) – dette er opgaver, der skal udføres først, og som er afgørende at håndtere så hurtigt som muligt. Det er typisk anmodninger i sidste øjeblik, der opstår på grund af uforudsete omstændigheder. Generelt bør opgaver som denne udføres med det samme eller samme dag. Eksempler omfatter at dække et projekt for en syg kollega eller håndtere en uforudset nødsituation, såsom en afbrydelse i forsyningskæden.

Anden kvadrant

Vigtigt, men ikke presserende (opgaver, der skal planlægges til senere) – dette er langsigtede mål/opgaver, der er vigtige, men som ikke har en særlig fast deadline, så du kan planlægge dem til senere færdiggørelse. Eksempler omfatter at opnå en professionel kvalifikation eller planlægge langsigtede forretningsmål, såsom budgetreduktion.

Tredje kvadrant

Haster, men ikke vigtigt (opgaver, der skal delegeres til en anden) – disse opgaver skal udføres med det samme, men de er måske ikke vigtige nok til at kræve din opmærksomhed, hvilket betyder, at de kan delegeres til andre medlemmer af dit team. Eksempler omfatter rutinearbejde eller lange møder/telefonopkald uden et klart formål.

Fjerde kvadrant

Hverken presserende eller vigtige (opgaver, der skal fjernes) – disse opgaver er en distraktion og bør undgås, hvis det er muligt. I mange tilfælde kan du blot ignorere eller annullere disse typer opgaver. Eksempler omfatter sociale aktiviteter eller unødvendigt lange pauser på arbejdet.

Eisenhower-boksen hjælper dig med at visualisere dine opgaver baseret på, hvor vigtige og presserende de er. Når du tænker over dit arbejde på denne måde, er det nemmere at gøre de vigtigste ting først og afslutte dem så hurtigt som muligt.

Hvordan skelner man mellem opgaver, der haster, og opgaver, der er vigtige?

Der er ingen fast måde at se forskel på presserende og vigtige opgaver, når du laver en prioritetsmatrix. Men det er vigtigt at tænke sig om. I virkeligheden er det normalt sværere at beslutte, hvilken kategori en opgave hører under, sammenlignet med når man bare planlægger med en Eisenhower-boks.

Den korte forklaring er, at opgaver, der haster, er uundgåelige og kræver øjeblikkelig opmærksomhed, mens vigtige opgaver kræver mere planlægning og bidrager til langsigtede mål. Besvarelse af telefonopkald fra en vigtig kunde er f.eks. en hasteopgave, mens det at holde dig opdateret med den seneste forskning inden for dit område er en vigtig opgave.

Hvad er fordelene ved "Eisenhower Matrix"?

En af de vigtigste fordele ved Eisenhowers hastende/vigtige matrix er, hvor nem den er at implementere. Der er ingen grund til at købe en dyr softwarepakke, og du behøver ikke at bruge en betydelig mængde tid på at producere matrixen. 

Prioritetsmatricen hjælper dig med at styre din tid bedre ved at sætte klare prioriteter. Dette er meget nyttigt for ledere, virksomhedsejere og freelancere, der håndterer opgaver fra mange projekter eller kunder på én gang.

Hvad er ulemperne ved "Eisenhower Matrix"?

Prioriteringsmatricen har nogle ulemper. Det kan være svært at vurdere, hvor vigtig en opgave er. Dette kan føre til, at opgaven gives til den forkerte person, hvilket kan forringe kvaliteten af ​​arbejdet.

Derudover er det vigtigt at huske, at det ikke altid er muligt at handle med det samme, når du har med aktiviteter, der haster, at gøre. Manglende viden, manglende tid, regler og bureaukrati eller flere opgaver, der haster eller er vigtige, kan gøre dette muligt, hvilket betyder, at prioriteringsmatrixen er en smule mindre effektiv i forbindelse med beslutningstagning og tidsstyring.

Sådan bruger du Eisenhower-modellen til at administrere dine opgaver og din arbejdsbyrde

Haster/vigtigt-matricen kan være et glimrende udgangspunkt for arbejds- og projektledelse. Derefter kan du bruge det til at finde muligheder for at foretage disse forbedringer i dit daglige arbejde:

1. Administrer processer lettere

Når du har indsat dine opgaver i den relevante kvadrant, kan du begynde at oprette tidsstyringsprocesser, der kan hjælpe dig med at løse vigtige opgaver til tiden. Du kan f.eks. bruge Dropbox til at administrere din opgaveliste mere effektivt og opbygge en tidslinjeskabelon. Du kan bruge disse værktøjer til opgavestyring til at uddelegere akutte/ikke-vigtige opgaver til andre medlemmer af dit team, og du kan også angive forfaldsdatoer og påmindelser for akutte/ikke-vigtige opgaver, som kan planlægges til en senere dato.

2. Opsæt automatisering til grundlæggende opgaver

Det kan også være værd at overveje at implementere værktøjer til automatisering på arbejdspladsen. Automatisering – hvor det er muligt – er en god metode til at håndtere opgaver, der skal udføres, men som ikke kræver så meget planlægning eller analyse, før du tager fat på dem. Med automatiseringsværktøjer eller integrationer i Dropbox’ produktivitetsapp kan du “delegere” K3-opgaver (presserende, men ikke vigtige) på en måde, der er tidseffektiv for din virksomhed. Du kan tildele opgaver til teammedlemmer i Dropbox Paper med deadlines eller overføre dem direkte til Trello-kort for dine teammedlemmer fra Dropbox-filer. Værktøjer til automatisk behandling af indhold kan hjælpe dig med at eliminere tidskrævende opgaver, hvor der nemt kan ske fejl, og som let kan skabe flaskehalse. Det betyder, at du og dit team fremover kan arbejde mere produktivt.

3. Optimer tidsstyring

Derudover bør du overveje at kombinere Eisenhower-modellen med andre tidsstyringsmetoder for at opnå et bedre resultat. Det kan f.eks. være "Æd frøen". "Æd frøen" stammer fra en af Mark Twains talemåder, som lød noget i retning af "Hvis det er dit job at spise en frø, er det bedst at gøre det fra morgenstunden". I en virksomhedssammenhæng betyder det, at du bør løse den mest omfattende eller mest komplekse opgave først, inden du går videre med mindre opgaver, som du kan prioritere ud fra andre faktorer såsom tidsfrister. Du kan også bruge ABCDE-metoden, hvor du tildeler dine opgaver en bogstavværdi, så de får en rækkefølge baseret på vigtighed, og du så derefter løser opgaverne i denne rækkefølge.

Kombinér Eisenhower Matrix og Dropbox for at øge din effektivitet

Eisenhower-modellen kan være et ekstremt effektivt værktøj til opgave- og tidsstyring – og det samme kan Dropbox’ pakke med funktioner. De to går hånd i hånd! Ved at lære at prioritere opgaver kan du arbejde bedre, skære spildtid fra og bevæge dig i retning af virksomhedens langsigtede mål.