Sådan forbliver du produktiv og effektiv på en distribueret arbejdsplads

For bedre at forstå de udfordringer, som vidensarbejdere står over for i dag, har vi sammen med Economist Impact udarbejdet enundersøgelse kaldet “På jagt efter tabt fokus”. De data, vi indsamlede, understregede, at med alle de distraktioner, vi kan møde i moderne arbejde, er vi nødt til at finde ud af, hvordan vi kan holde vores teams produktive.

Det kan dog være vanskeligt at støtte hinandens produktivitet, hvis teammedlemmer arbejder på forskellige lokationer. Det gør alt, fra målsætning til prioritering, mere udfordrende, så vi var nødt til at skabe systemer til at støtte vores teams på disse områder.

Vores erfaring med Virtual First betyder, at vi har været nødt til at blive eksperter i at forblive produktive på afstand. For at dele det, vi har lært, har vi lavet denne liste med de bedste tips, der hjælper vores team med at forblive produktive.

1. Beslut dig for, hvornår du skal samarbejde

Hos Dropbox bruger vi kernetimer for samarbejde, fire timers blokke, hvor vi afholder alle vores møder. Ved at angive bestemte tidspunkter for opkald kan du sikre, at alle er tilgængelige for synkroniseret samtale, uanset deres tidszone.

Desuden kan vi blive Zoom-trætte ligesom alle andre, så det at minimere møder og have mødefri timer har været med til at holde vores hjerner friske. Det betyder, at vi har tid til koncentreret arbejde og samarbejde.

Vi fastsætter forskellige tidsblokke afhængigt af området for at imødekomme forskellige tidszoner, samtidig med at der stadig er nok overlap til, at vi kan mødes, uanset hvor vi er.

Vi forsøger som udgangspunkt at holde vores kommunikation asynkron. Vi bruger primært Slack og e-mail til kommunikation. Men det er muligvis ikke nok kun at reducere antallet af fysiske møder. Konstante e-mails og private beskeder kan være meget distraherende – især hvis dit team forsøger at svare på dem med det samme. Faktisk viser forskning, at det kan tage op til otte minutter at komme tilbage til en opgave efter at have svaret på en enkelt besked. Vi konstaterede, at uproduktive chatbeskeder er den hyppigste årsag til mistet fokus samlet set.

Det, der gør kommunikation virkelig asynkron, er forventningen om, at du kan svare, når det er tid for dig, uden det pres, som navnet "instant message" måtte antyde. På den måde ved alle teammedlemmer, at de vil have mange arbejdstimer hver dag.

Regler og retningslinjer som disse kan danne nyttige ritualer, der giver dit team mulighed for at etablere deres arbejdsrytmer.

2. Identificér hvilke miljøer, der hjælper dig og dit team med at fokusere

Ved at gå over til primært at arbejde virtuelt har vores distribuerede teams større kontrol over deres arbejdsmiljø, hvilket bidrager til at øge deres produktivitet og trivsel på arbejdspladsen. Vi opfordrer vores teams til at finde frem til deres arbejdspræferencer ved at give dem et arbejdsark om at arbejde hjemmefra.

Alle udfylder dette på forhånd, og så mødes vi for at diskutere, hvordan forskellige teammedlemmer foretrækker at arbejde. Dette giver ikke kun folk mulighed for at dele deres præferencer, men det er også en god øvelse i teambuilding, der hjælper alle med at lære hinanden at kende. 

Efter at have analyseret svarene fra arbejdsarket, har vi lært, at fire kernefaktorer påvirker produktiviteten mest:

• Privatliv: Kan de lettere koncentrere sig i en café, hvor de er omgivet af andre mennesker? Eller får de mere fra hånden isoleret på dit hjemmekontor?

• Baggrundsstøj: Kan de altid lide at spille humørløftende musik, mens de arbejder? Eller foretrækker de dæmpet stilhed, måske med støjreducerende hovedtelefoner som hjælp?

• Komfort: Har de et justerbart skrivebord og en stol, der støtter deres ryg? Foretrækker de at arbejde stående, og har de udstyret til at imødekomme det? Har de håndledsstøtte for at forhindre skader?

• Design: Foretrækker de at have personlige kontordekorationer som planter, kunst eller et farverigt krus? Eller ønsker de et tomt skrivebord uden potentielle distraktioner?

At hjælpe dit team med at designe deres arbejdsmiljø baseret på denne selverkendelse vil hjælpe dem med at føle sig afslappede, komfortable og fokuserede. Men nogle gange er selv det bedst udstyrede kontor og den bedst gennemtænkte plan ikke nok til at holde os på rette spor. Vi har brug for hjælp til at holde os ansvarlige.

3. Skab en klar prioritering af opgaver

I et interview med Dropbox fortalte Oliver Burkeman, forfatter til 4.000 uger: Tidsstyring for dødelige, os, at mange mennesker tror, at "Der må være en måde, hvorpå du kan være hundrede procent den perfekte medarbejder og hundrede procent den perfekte person med et liv uden for arbejdet." Men som Burkeman bemærker: "Procenter fungerer ikke på den måde." 

Han lærte os, at eftersom vores team arbejder eksternt, arbejder vi selvstændigt – ligesom i vores asynkrone arbejdstid. Det betyder, at vi har brug for disciplinen, viden og værktøjerne til at styre vores tid godt. At prioritere, hvad vi skal gøre på arbejdet og i vores privatliv, er det første værktøj til at sikre, at vores arbejde er produktivt og effektfuldt. Plus, det hjælper med at finde den sunde balance, vi har brug for, for at føle os fokuserede og tilfredse. 

For dem af os, der arbejder eksternt, er det særligt vigtigt at prioritere opgaver, fordi vi ikke altid kan bede vores kolleger om afklaring i realtid, og vi er afhængige af hinanden. At forstå, at vores arbejde påvirker andre teammedlemmer, og at resultatet derfor hjælper os med at prioritere opgaver. 

Vi bruger også Eisenhower-matricen. Dette indebærer at kategorisere opgaver langs et firesidet gitter:

• Haster og vigtigt: Udfør disse opgaver så hurtigt som muligt.

• Vigtigt, men ikke presserende: Uddeleger disse opgaver.

• Haster, men ikke vigtigt: Planlæg disse opgaver til senere.

• Hverken presserende eller vigtigt: Fokuser ikke på dette.

Det sidste punkt er særligt vigtigt i prioriteringen. Sørg for, at dit team ved, at de ikke bør behandle alle opgaver, som om de står øverst på deres to-do-liste. Det kan være udfordrende at sige nej, så det hjælper at have en plan for de mindre presserende opgaver. For eksempel kan de uddelegere opgaver, de ikke behøver at tage sig af personligt.

Hvis et teammedlem har et møde, der ikke er strengt nødvendigt, kan vedkommende delegere det til en anden deltager eller bruge et værktøj til at sikre, at personen får de nødvendige oplysninger. Software til mødeoptagelser og -transskription som Otter kan skitsere de vigtigste pointer fra et møde og præcisere, om visse dele er relevante for dem, der ikke deltog. Du kan lære dit team de færdigheder ved at arrangere workshops og give dem ressourcer om effektiv opgavehåndtering, for eksempel vores arbejdsark om at prioritere arbejdet.

Med en plan på plads og handlingspunkter lagt, er det tid til at organisere dit teams kommunikation.

4. Hold dig til det, der virker

Vi oplever, at det at opmuntre vores teams til at skabe daglige ritualer hjælper dem med at holde en ensartet tidsplan og forbedrer produktiviteten, og nyere undersøgelser understøtter vores resultater. Her er et par typer ritualer, der har virket for os: 

• Levering af ressourcer til at understøtte øget fokus. I øvelsen til øget fokus under arbejdsdagen i vores Effektivitetskit gennemgår vi, hvordan man analyserer distraktioner og holder sig væk fra dem. Ressourcens scorekort til distraktioner er et godt sted at starte, for her kan teamet registrere alle de distraktioner, de støder på. Derefter kan de følge vejledningen til at lave små ritualer – for eksempel at sætte telefoner på Forstyr ikke i bestemte tidsrum.

• At praktisere meditation for psykisk velvære. Vi anbefaler at have korte meditationssessioner på 60 sekunder, når du starter nogle af dine møder. Det sætter alle i den rette indstilling til at være kreative og åbne for idéer, for ikke at nævne at det forbedrer vores humør, når vi har en stressende dag.

Men der er endnu flere måder at forbedre dit teams produktivitet på.

5. Investér i dit teams produktivitet

Nogle gange kræver det at øge produktiviteten en forudgående investering i tid eller penge. Derfor sørger vi for, at vores team har de værktøjer, de efterspørger. Det sparer ikke bare tid. Det får dem til at føle sig værdsat og hørt.

Når dit team for eksempel siger: "Der skal være en måde at automatisere dette på", er det normalt værd at få dem til at investere tid på forhånd for at finde ud af, hvordan man gør det. En måde at gøre dette på er at skabe udpegede tidsrum til produktivitetsfremmende faglig udvikling. Du kan også organisere workshops i disse perioder for dit team for at forbedre de kernefærdigheder, de gerne vil udvikle.

Hos Dropbox bruger vi også samarbejdsværktøjer som Dash til at finde, få adgang til og dele vores arbejdsmaterialer fra et enkelt dashboard – en enorm tidsbesparende og produktivitetsfremmende fordel. For at bruge den skal du bare skrive det, du leder efter, f.eks. "udgifter til sociale medier", og den vil søge efter relevante dokumenter i alle dine mapper, apps og skyer. 

Den indeholder alle relevante dokumenter og et resumé baseret på dit søgeord, hvilket trækker information fra dokumenterne og sparer dig den tid, det ville tage at søge igennem hvert enkelt dokument.

Lige så vigtigt som tekniske værktøjer kan det at stille det fysiske udstyr, dit team har brug for til at arbejde komfortabelt, såsom en ekstra skærm, være banebrydende for produktiviteten. Hvis du yder et tillæg, som f.eks. vores Perks Allowance, kan dit team bruge det til udviklingskurser eller arbejdspladsudstyr. Den investering betaler sig, når noget så simpelt som en skærm betyder, at de kan arbejde hurtigere.

6. Prøv selvregulerende pauser og "Pomodoro"-pauser

I vores undersøgelse af fokus og fjernarbejde fandt vi, at 63 % af fjernarbejdere  føler, at de skal være tilgængelige hele tiden. Vi ønsker ikke, at vores distribuerede teams skal føle den slags pres – en af de bedste ting ved fjernarbejde er friheden.

Derfor bruger vi timeboxing, praksissen med at opdele en opgave i separate tidsenheder og holde pauser ind imellem. At tage pauser mellem opgaver som denne fungerer så godt for os, at vi endda har skitseret vores egen personlige timeboxing-øvelse for at hjælpe andre med at gøre det samme.

To af de mest populære systemer til at tage pauser og timeboxing er selvregulerede pauser og "Pomodoro"-pauser. Hvordan folk holder pauser er meget individuelt. En sammenligning af begge foretaget af The British Psychological Society viste imidlertid, at selvregulerede pauser fører til lavere niveauer af koncentration og motivation.

I sidste ende er det op til personlig præference, men vi opfordrer folk til at prøve Pomodoro-teknikken, hvor man arbejder i fokuserede intervaller:

• 25 minutters dybdegående arbejde

• 5 minutters hvile

• Gentag

• 15-30 minutters pause efter fire cyklusser

Ved at strukturere dine pauser inden for en arbejdsdag bliver dit sind mere vågent, og du bliver mere bevidst om tidsstyring. Men det er nemmere at få mest muligt ud af din fokustid, når du er i et miljø, der muliggør det.

7. Lav en plan

Vi er ikke perfekte. Ligesom 99% af amerikanerne kæmper vi med at udsætte ting. Men vores erfaring er, at en af de bedste måder at kæmpe imod på, er at lave en solid plan for at opdele et projekt i mindre opgaver. Dette har været særligt vigtigt for vores distribuerede team, da hvert medlem styrer sine opgaver og sin tid.

At opdele en stor opgave eller et stykke information i mindre dele kaldes chunking, og det kan endda hjælpe dig med at huske alt, hvad du skal gøre. En undersøgelse af chunking-metoder viste, at det at opdele et stort stykke information, som et tal, i flere mindre kan hjælpe dig med at huske det hele.

Her er nogle praktiske trin, vi bruger, når vi påtager os et stort projekt:

1. Definer målet: Når dit team starter projektet, skal du identificere den tilsigtede effekt af projektet. Vil det øge indtægterne? Reducere infrastrukturomkostninger? Skabe et banebrydende nyt produkt?
2. Sæt milepæle: Kortlæg de milepæle, som teamet skal nå for at nå dette mål. Disse kan være alt fra individuelle salgsmål til teammål omkring at bygge specifikke funktioner til et produkt.
3. Opdel det: Nu kan du blive endnu mere detaljeret og opdele milepælene i mindre, handlingsrettede trin, som hvert teammedlem kan tage for at nå dem.
4. Prioritér: Fokuser først på opgaver med stor effekt. Vi vil dykke endnu mere ned i dette senere, men én ting at huske på, når man prioriterer et holds opgave, er, om nogen er blokeret. Hvis én persons fremskridt afhænger af, at en anden person fuldfører en specifik opgave, så prioriter denne og giv den ansvarlige for udførelsen den hjælp, de har brug for til at fuldføre den hurtigt.

Når dit team har besluttet, hvad de skal lave, og i hvilken rækkefølge, kan de beslutte, hvilke møder og opgaver der kræver pauser, og hvilke I kan gruppere efter hinanden. Denne teknik er især nyttig til at oprette effektive tidsblokke i din kalender. For at få råd om, hvornår du skal samle dine møder og opgaver i batcher, og hvornår du skal adskille dem med pauser, kan du se vores personlige øvelse om batch- og buffermøder.

Når du har en plan, er det tid til at blive lidt mere detaljeret ved at finde ud af, hvordan du vil udføre den.

8. Skab ansvarlighedssystemer

Vi skal alle holde os selv ansvarlige (eller få en anden til at gøre det). Det holder os på sporet og hjælper os med at nå vores mål. Det er især nyttigt i et distribueret miljø, hvor tilsynet kan være begrænset. Her er et par måder, vi har anvendt gennem årene, som har virket for vores team:

1. Selvansvarlighed: Få dit team til at sætte personlige belønninger for at nå mål, såsom at forkæle sig selv med noget hyggeligt (som middag med en ven). Omvendt, hvis de misser en deadline, bør de have en plan for at indhente den uden at overbelaste sig selv.
2. Peer support: Etabler ansvarlighedspartnere blandt kolleger. Regelmæssige check-ins kan holde alle motiverede og på rette spor.
3. Ledelsesmæssigt tilsyn: Planlæg regelmæssige statusevalueringer og sæt mål sammen. Dette giver vejledning og ekstern bekræftelse til medarbejdere.
   

På distribuerede arbejdspladser er det afgørende at være bevidst om disse systemer. I et interview med Dropbox for Remotely Curious tilføjede fokusekspert professor Gloria Mark fra University of California, Irvine, at fjernarbejdere bør sætte følelsesmæssige mål (hvordan de ønsker at have det på en given dag) og projicere mål dagligt for at forblive ansvarlige på et personligt og professionelt plan. 

Dit team kan stille sig selv spørgsmål som "Hvad vil jeg opnå?" og "Hvordan vil jeg have det?", når de starter deres dag. Dr. Mark sagde: "Bare det at stille disse spørgsmål i starten af dagen hjalp folk med at holde sig på sporet, fordi det bragte målene i forgrunden og hjalp med at rette opmærksomheden."

9. Hold dig fysisk aktiv

Vi har fundet ud af, at fysisk aktivitet og motion er yderst effektive til at holde os motiverede og fokuserede hele dagen. De får os ikke kun til at føle os mere produktive og energiske, men er også en fantastisk måde for teams at skabe kontakt over noget sundt og sjovt. På et kontor ville man opleve en vis naturlig aktivitet, når man bevæger sig mellem rummene, men når man arbejder hjemmefra, er det svært at finde tid til fysisk aktivitet.

Derfor elsker vi at afholde “Meet & Move”-møder, hvor vi opfordrer deltagerne til at bevæge sig lidt rundt, mens vi snakker. Det forhindrer os i at multitaske og giver os mulighed for lidt fysisk aktivitet, mens vi arbejder.

Men der er nogle overvejelser. Først skal du vælge et møde, der passer godt til dine planer. Hvis du holder en præsentation eller bruger visuelle elementer, vil det være svært at bevæge sig rundt. I stedet kunne et mere afslappet møde eller en-til-en være et bedre match.

Du bør også planlægge din rute til et sted uden for meget baggrundsstøj, f.eks. en stille park i stedet for fortovet på en travl gade. Du kan endda gå rundt i dit eget hjem for at få ro og fred. Uanset hvordan du gør det, kan lidt bevægelse have nogle alvorlige fordele – en undersøgelse viste, at blot en times motion om ugen kan forbedre den fysiske sundhed og arbejdspræstationen.

Selvom Wellness-ugerne kun finder sted én gang om året, kan sessionerne lære Dropbox-brugere at gøre fysisk aktivitet til en mere konsekvent del af deres liv. Her er et par af vores yndlingsmåder at holde sig i bevægelse året rundt: 

• Gående møder: Lav et Zoom-opkald om til et gående møde for at komme i gang, mens I diskuterer.

• Aktive arbejdsstationer: Overvej at bruge et ståbord eller en gangmåtte under skrivebordet. Dropbox opfordrer for eksempel til aktive skrivebordsopsætninger og hjælper med at dække omkostningerne med vores Perks Allowance som en del af vores frynsegodtgørelse.

• Daglige gåture: Hvis dit team arbejder hjemmefra, kan du opfordre dem til at gå en tur for at afslutte deres dage og simulere en pendling.

• Start en klasse: Opfordr dit team til at booke den midt-på-dagen fitnesstime og få noget bevægelse ind i deres dage.

For at hjælpe vores team med at få mest muligt ud af deres tid til fysisk aktivitet, opfordrer vi dem til at planlægge den omkring deres daglige energiniveau. Teammedlemmer, der finder fysisk aktivitet energigivende, kan gøre det, før de udfører deres dybdegående arbejde. De, der synes, det er drænende, kan planlægge det til, når deres tungeste arbejde er færdigt. 

Vi har lavet en øvelse i “Styrdit energiniveau” som en del af vores velværepakke for at hjælpe folk med at finde ud af, hvad der fungerer bedst for dem. Du og dit team kan bruge den til at kortlægge de timer, hvor I føler jer særligt høje eller lave energiniveauer, og hvilke opgaver der fylder eller dræner jeres energiniveau. Bevæbnet med disse oplysninger kan dit team designe deres dage omkring deres energiniveau for at sikre, at de udfører deres mest komplekse opgaver, når de har energien til at håndtere dem.

10. Evaluer dig selv regelmæssigt

Hos Dropbox kan vi godt lide at evaluere vores produktivitet ved at gennemgå vores kalendere og vurdere, hvor godt vi bruger vores tid. Vi markerer møder og opgaver som røde, gule eller grønne for at indikere, om det var en dårlig, okay eller god udnyttelse af vores tid. Derefter bruger vi disse oplysninger til at vurdere, hvordan vi kan blive mere produktive. Det hjælper vores teams med at holde sig på sporet og sikre, at de bruger deres tid så effektivt som muligt.

Et andet fremragende produktivitetshack er at identificere, hvornår du er i en flowtilstand – karakteriseret ved dyb fokus og effektivitet – og evaluere de forhold, der hjalp dig med at nå dertil. Det kan være lidt svært at gøre, men én undersøgelse viser, at det kan være lettere at opnå en flowtilstand, hvis man minimerer distraktioner og sætter klare mål. 

Du kan endda udfordre dit team til at notere, hvilke betingelser og mål der hjalp dem med at opnå deres flowtilstande i den sidste uge. Hold derefter et møde, hvor I kan lave en teambuilding-aktivitet, der afdækker forskellene og lighederne i, hvordan hvert medlem opnår maksimal koncentration.

Fjernproduktivitet ser forskelligt ud for alle

At hjælpe dit team med at nå maksimal produktivitet på tværs af spredte lokationer kan se forskelligt ud på individuelt niveau – vi ved, at det gør det for vores team. Derfor er det vigtigt at lære dit team at kende og udstyre dem med en bred vifte af strategier for at se, hvad der fungerer bedst for hver person.

Mange af disse tips handler om at hjælpe dit team med at opnå og fastholde fokus, men som du kan se, er det ikke de eneste måder at udføre et effektivt arbejde på. 

For flere tips til at forbedre produktiviteten og gøre en forskel, lyt til vores Remotely Curious Podcast: Focus, med fokusekspert professor Gloria Mark.