Sådan beskytter du en enhver fil med adgangskode

Det er ikke slemme fyre med lommelygter, der bladrer gennem et arkivskab længere. I dag kan nogen se, stjæle eller ødelægge information lynhurtigt. Truslen er meget reel f.eks. i forbindelse med finansielle data, men det gælder også for kunders personlige oplysninger.

Adgangskodebeskyttelse er ikke noget nyt, men mange virksomheder gør det ikke rigtigt. Du kan kryptere dokumenter eller regneark i din Office-pakke – men hvad med ukendte filer eller mapper?

Billed-, video- og grafikfiler og databasefilformater har ikke den samme beskyttelse. Men du kan overføre dem til din Dropbox-konto og angive filerne til at være adgangskodebeskyttede – og så er det gjort.

I denne vejledning forklarer vi, hvordan du kan sikre dine filer med adgangskodebeskyttelse på en Mac, på en Windows-computer eller på enhver enhed med Dropbox. Men lad os først se på, hvorfor det er så vigtigt at beskytte filer med adgangskode.

Hvorfor bør jeg adgangskodebeskytte mine filer?

Grunde til at beskytte dine filer med adgangskode omfatter alt fra at redde dig selv fra forlegenhed og at skulle foretage et akavet opkald til at miste din virksomheds konkurrencefordel. Hvis du ikke adgangskodebeskytter dine filer, kan du opleve nogle af følgende problemer:

• Tab af fordel: Hvis forretningsplaner, produktidéer, marketingstrategier eller finansielle data havner i de forkerte hænder, kan andre bruge det imod dig. Hvis du tilføjer en adgangskode, bevarer du kontrollen.
• Tab af tillid: Ville du videregive dine oplysninger til en virksomhed, der ikke beskytter personlige oplysninger, selvom det måske bare er en almindelig adresse? Det ville vi heller ikke – og det ville dine kunder heller ikke.
• Uheld: En stavefejl i en adresse, et link, der deles ved en fejltagelse, og andre fejl kan ske helt uskyldigt, men hvis du adgangskodebeskytter en fil, undgås de fleste fejl.
• Enhedskompromittering: Du kan ikke bare tage for givet, at din enheds adgangskode beskytter dine data. Når du adgangskodebeskytter Dropbox-filer, tilføjer du et ekstra sikkerhedslag i hele virksomheden.
• Manglende overholdelse: Det er nemt at komme på kant med myndighederne, hvis man slækker på sikkerheden, og det kan have konsekvenser for din virksomhed i form af bøder eller sagsanlæg. Adgangskoder beskytter dig mod dette.

En rapport i Harvard Business Review viser, at virksomheder, der har været udsat for sikkerhedsbrud, underpræsterer på NASDAQ med 11,9 % efter 2 år – så det økonomiske incitament for datasikkerhed og adgangskodebeskyttelse er tydeligt.

Der er mange grunde til at adgangskodebeskytte dine filer, men den helt afgørende forretningsmæssige årsag er, at det også kan medvirke til at beskytte din økonomi og dit rygte.

Sådan adgangskodebeskytter du filer og mapper i Windows

Du kan beskytte filer med adgangskode som Microsoft Word-dokumenter i din kontorpakke på en Windows-computer. Der er nogle instruktioner fra Microsoft, som siger følgende:

1. Åbn dit dokument, vælg Filer > Info > Beskyt dokument > Krypter med adgangskode.
2. Angiv en adgangskode, og angiv den igen for at bekræfte
3. Gem din fil for at sikre, at adgangskoden er indstillet

Du kan også angive en adgangskode for mapper i Windows ved at følge denne vejledning:

1. Højreklik på mappen i Windows Explorer
2. Vælg Egenskaber
3. Gå til Generelt, og klik derefter på knappen Avanceret under afsnittet Attributter
4. Markér afkrydsningsfeltet Kryptér indhold for at sikre data
5. Gå tilbage til din mappe, hvor du vil se en lille gul lås på hvert filikon

Din mappe er nu adgangskodebeskyttet. Dette fungerer på kontoniveau, så når du bruger Windows, krypteres dine filer automatisk.

Brug af Windows til at beskytte filer eller mapper med adgangskode kan have nogle ulemper sammenlignet med at bruge Dropbox. Adgangskodebeskyttelsen er begrænset til den specifikke Windows-maskine og -konto, hvilket gør det mindre effektivt til at få adgang til filer fra forskellige enheder eller dele dem. Uautoriseret adgang til din Windows-konto kan også omgå adgangskodebeskyttelse og derved kompromittere filsikkerheden.

Men på trods af disse ulemper kan Windows' adgangskodebeskyttelse stadig være tilstrækkeligt til enkle, ukomplicerede opgaver.

Hurtig, enkel og effektiv adgangskodebeskyttelse med Dropbox

Ovenstående tips til en Mac- eller Windows-enhed er gode, hvis du har brug for at vide, hvordan du beskytter en fil eller mappe med adgangskode på din lokale maskine. Men hvad hvis du vil gemme disse data et andet sted eller dele dem med en anden? Hvad i alverden laver du? Du kan beskytte og dele alle fil- og mappetyper i Dropbox – på en måde, som bare ikke er mulig i Windows eller på Mac.

Det er nemmere med Dropbox. Ikke kun til lagring eller synkronisering, men for at holde dine data sikre og under din kontrol – uanset hvor de er. Sådan hjælper Dropbox dig med at administrere og håndtere følsomme data:

• Tilføj adgangskodebeskyttelse til enhver fil: Før du deler et link til en mappe eller fil, skal du blot angive en adgangskode for at kontrollere, hvem der kan se dine oplysninger. Før nogen kan se eller downloade en fil, skal de angive adgangskoden.
• Multi-faktor-godkendelse: Det er nemt at tilføje multi-faktor-godkendelse til din Dropbox-konto, hvilket giver dig det bedste niveau af beskyttelse for alt, hvad du måtte gemme der.
• Indstil tilladelser på links: Dropbox gør det nemt at indstille tilladelser, tilføje adgangskoder og angive udløbsdatoer på links, så du præcist kan kontrollere filadgang på tværs af hele din organisation.

Sådan beskytter du en fil med adgangskode på dropbox.com:

1. Peg på filens navn, og klik på Del.
2. Klik på Indstillinger.
3. Klik på enten Link til redigering eller Link til visning, afhængigt af det link, du vil føje en adgangskode til.
4. Ud for Kræv adgangskode skal du slå den til Til.
5. Indstil din fil-adgangskode.
6. Klik på Gem.

Dropbox giver dig sikkerhedsniveauer, hvor adgangskoder blot er en del af et flergrenet forsvar.

Styr, hvem der kan se hvad, med adgangskodebeskyttelse for enhver fil

Alt, hvad du gemmer i Dropbox, har allerede flere beskyttelseslag, og hvis du tilføjer adgangskodebeskyttelse, kan du opbygge en dobbelt væg for at have nøjagtig kontrol over alle dine filer.

Når du uploader indhold, deler en fil eller deler en mappe ved hjælp af Dropbox, er der mulighed for at tilføje en adgangskode. Det er nemt at gøre det på enhver enhed eller hvilket som helst operativsystem – alt sammen på din konto med blot et par klik.