Når man ansætter nye teammedlemmer, kan et problemfrit og effektivt onboarding-program gøre hele forskellen for medarbejderoplevelsen. Faktisk viste en undersøgelse foretaget af BambooHR, at 89 % af medarbejderne siger, at en effektiv onboardingproces hjalp dem med at føle sig meget engagerede på arbejdet. Derudover er disse medarbejdere 30 gange mere tilbøjelige til at føle generel jobtilfredshed sammenlignet med medarbejdere, der følte, at de havde en ineffektiv onboarding-oplevelse.
Men desværre har ikke alle en god onboarding-oplevelse. En undersøgelse foretaget af Paychex viste, at medarbejdere i små virksomheder (66%) og fjernarbejdere (63%) føler sig underuddannede efter onboarding. Derudover finder næsten en tredjedel af medarbejderne onboarding-processen forvirrende.
En traditionel papirbaseret onboarding-proces er en tung arbejdsbyrde for HR-medarbejdere – og den er ikke særlig effektiv for eksterne medarbejdere.Du bør introducere nye og intelligente automatiseringsværktøjer i dine arbejdsgange for at fremskynde processen og forbedre oplevelsen for alle involverede parter.
I denne artikel ser vi nærmere på de forskellige trin, der er involveret i onboardingprocessen for nyansatte, nogle af de almindelige problemer, som HR-medarbejdere oplever i løbet af processen, og hvordan tidsbesparende værktøjer kan forbedre onboardingprocessen for dig og dine nye medarbejdere.
Hvad er onboardingprocessen for medarbejdere i HR-teams?
Onboarding er den proces, hvor nyansatte introduceres for din virksomhed. Processen hjælper nye medarbejdere med at forstå deres nye arbejdsplads, deres rolle, og hvad der forventes af dem i deres nye stilling.
Det er en vigtig proces, der hjælper med at integrere nyansatte i din organisation, og som giver dem et overblik over andre de andre medarbejdere og virksomhedens kultur.
Hvorfor er onboardingprocessen for medarbejdere så vigtig?
Ifølge forskning fra Brandon Hall Group forbedrer virksomheder, der har en stærk onboardingproces, deres fastholdelse af nye medarbejdere med 82 % og produktiviteten med over 70 %.
En god onboardingproces kan hjælpe med at give den nyansatte de rigtige forventninger til din virksomhed og sikre, at den nyansatte føler sig velkommen. Processen bør hjælpe den nyansatte med at falde hurtigere til, etablere relationer til de nye kolleger og i sidste ende komme hurtigere i gang med arbejdet i den nye rolle.
Hvordan foregår onboardingprocessen for nyansatte?
Onboardingprocessen for nye medarbejdere er forskellig fra organisation til organisation. Den indebærer dog normalt følgende fem trin:
1. Rekrutteringsfasen – preboarding
Ansættelsesprocessen anses ofte som en særskilt proces fra onboardingprocessen, men de er tæt forbundne. På nogle måder starter onboardingprocessen helt i begyndelsen af rekrutteringsprocessen, hvor der etableres gode forventninger i tydelige jobbeskrivelser og -samtaler.
Det tidsrum, der ligger mellem udsendelsen af et ansættelsestilbud og den nye medarbejders første dag kaldes “preboarding”. I denne fase svarer du på spørgsmål fra den nyansatte, inden dennes første arbejdsdag, holder kontakten ved lige og sikrer dig, at den nyansatte har alt til sin første arbejdsdag.
2. Ugen inden første arbejdsdag
Når den nye medarbejders første arbejdsdag nærmer sig, er det tid til at sende relevante dokumenter, virksomhedspolitikker og formularer til medarbejderen – og til at sørge for udstyr og netværksadgang.
I denne fase før du følgende:
Sender relevante dokumenter og materialer, f.eks. kontrakter til underskrivning og medarbejderhåndbøger
Sender udstyr, f.eks. en bærbar computer, og klargør ressourcer som f.eks. en arbejdsrelateret e-mailadresse og netværksadgang
Bekræfter den nyansattes personlige oplysninger, så de kan registreres i jeres interne systemer
Planlægger introduktionsmøder og præsentationen den første arbejdsdag
Sender en velkomstmail med vigtige oplysninger, f.eks. hvordan man finder hen til kontoret, hvis arbejdet foregår i virksomheden
3. Den første arbejdsdag
Den første dag i en ny stilling kan være en overvældende oplevelse, uanset hvor erfaren man er – især fordi der er så mange oplysninger, man skal tage til sig på én gang.
Nye medarbejdere er dog mere tilbøjelige til at huske, hvordan de havde det på den første dag, end hvad de lærte. Især for fjernarbejdere kan det ene virtuelle møde efter det andet på den første dag forårsage alvorlig Zoom-træthed– ikke et godt førstehåndsindtryk. Det er dit job at sørge for, at deres første dag bliver en behagelig oplevelse for dem, og at de får ro i sindet.
HR's rolle her er at byde den nye medarbejder velkommen enten virtuelt eller personligt ved et introduktionsmøde og sørge for, at de har alt, hvad de behøver. Du kan derefter introducere dem til deres nærmeste team, henvise dem til eventuel træning, der skal gennemføres, og hjælpe dem med praktiske detaljer, såsom at indsende et profilbillede til deres kommunikationsapps som Slack.
4. Den første uge
HR-teamets engagement er mindre udpræget efter den første dag. Du kommer sandsynligvis til at være i kontakt med den nyansattes leder for at sikre, at den nyansatte har en rimelig tidsplan i den første uge og har adgang til alle de relevante værktøjer eller al den relevante software, som kræves i rollen. Du kan f.eks. planlægge møder med andre teams i virksomheden, så den nyansatte får fuld forståelse for, hvordan hver eneste afdeling fungerer i organisationen.
Du kan også hjælpe den nyansatte med at planlægge regelmæssige opfølgninger eller samtaler med afdelingsleder på tomandshånd og generelt bare følge op for at sikre, at den nyansatte falder godt til.
5. De første 3-6 måneder
HR-teamets opgave i denne periode (sammen med den nyansattes afdelingsleder eller mentor) er at sikre, at medarbejderens forventninger stemmer overens med realiteten i virksomheden.
Du kan sammen med den nyansattes afdelingsleder diskutere medarbejderens fremskridt, områder med behov for yderligere undervisning, problemer, karrieremæssige ambitioner eller mål og oplevelsen med onboardingprocessen. Du kan så aftale med medarbejderens afdelingsleder, at denne giver feedback, og hvad hver part kan gøre for at sikre, at den nye medarbejder bliver en vigtig del af organisationen.
Almindelige problemer med onboardingprocessen
Nogle af de almindelige problemer, som HR-teams oplever under onboardingprocessen, omfatter:
- Manglende preboarding, som får den nyansatte til at føle sig uforberedt og overvældet på sin første arbejdsdag
- Manglende feedback, som får medarbejderne til at føle, at de ikke bliver hørt eller værdsat
- Information af lav kvalitet eller unøjagtig information til nye medarbejdere, hvilket fører til forvirring eller frustration
- Vildledende jobbeskrivelser og uklare forventninger, som får nyansatte til at føle sig forvirrede eller usikre på deres rolle i virksomheden
- Manglende demonstrationer af den relevante software, som forhindrer den nyansatte i at kunne udføre sit job effektivt
- For mange oplysninger for hurtigt, så den nyansatte er ved at drukne i dokumenter
- Manglende introduktioner og teambuilding-aktiviteter, så nye medarbejdere føler sig isolerede og adskilt fra deres kolleger
Alle disse faktorer kan bidrage til en negativ onboardingoplevelse – og i sidste ende resultere i en uengageret og umotiveret medarbejder.
Det er vigtigt, at virksomheder investerer tid og ressourcer i at skabe en omfattende og effektiv onboardingproces, der klæder deres nye medarbejdere på til at få succes. Hvis de gør dette, kan de sikre en god overgang til medarbejderens nye rolle og fremme et positivt og produktivt arbejdsmiljø.
Sådan fremskynder du onboardingprocessen
Vi har ser nærmere på onboardingprocessen og diskuteret nogle af de forskellige personer og noget af det forskellige materiale, der er involveret i processen. Men når dette ofte tager længere, end det burde, hvad kan man så gøre for at strømline processen?
Dropbox tilbyder en række værktøjer, der kan hjælpe HR-medarbejdere med at fremskynde onboardingprocessen for nyansatte. Med disse værktøjer kan du:
tilpasse dokumenter og skabeloner med logoer, skrifttyper og farver for ensartet branding i alt dit onboardingmateriale
Administrer vigtige dokumenter ved at spore visninger, videresendelser og downloads med DocSend
Forbedr ekspeditionstiden og automatiser arbejdsgange med informationssporing og indbyggede påmindelser ved hjælp af Dropbox Sign
holde dig opdateret om intern fremgang med sporing af filaktivitet og kommentarnotifikationer
opbygge et troværdigt omdømme blandt medarbejdere og kandidater ved altid at beskytte følsomme oplysninger
Når disse funktioner bruges som en del af dine HR-arbejdsgange, kan du spare betydelig tid, så du kan fokusere på at pleje dine relationer til dine nye kolleger.
Gør onboardingprocessen for nyansatte til en leg
Dropbox giver HR-medarbejdere en lang række værktøjer og ressourcer, der kan hjælpe dem med at strømline onboardingprocessen for nyansatte.
Med funktioner som automatiserede arbejdsgange, redigerbare skabeloner og mulighed for sikker fildeling kan HR-medarbejdere nemt samarbejde med rekrutteringchefer og sikre en ubesværet overgang for nye ansatte.
Hvis HR-medarbejdere anvender Dropbox’ onboardingværktøjer kan de spare tid, reducere den administrative arbejdsbyrde og give den nyansatte en god oplevelse, når denne skal integreres i organisationen.
