Intrapersonlig kommunikation – hvordan dit team opfatter sig selv og deres arbejde – former vores interne dialog og interaktioner med andre. Det modsatte er også sandt. Interpersonel kommunikation – hvordan vi taler til andre og omvendt – kan have betydelig indflydelse på vores forbindelse med andre og den måde, vi arbejder sammen på. At arbejde distribueret kan gøre det mere udfordrende at håndtere negative tanker og opretholde en klar, positiv kommunikation. Men begge er afgørende for teamets trivsel og produktivitet.
I denne artikel giver vi praktiske strategier og øvelser til at forbedre dit teams interpersonelle og intrapersonelle kommunikation. Disse strategier fremmer et sundere arbejdsmiljø, hvor teammedlemmer føler sig trygge, støttede og forbundet.
Intrapersonlig kommunikation vs. interpersonel kommunikation
Intrapersonlig kommunikation er den interne dialog, der former tanker og handlinger, og fungerer som den stemme i vores hoveder, vi ikke altid er opmærksomme på. Et positivt selvbillede kan styrke denne indre dialog og dermed fremme kreativitet, fokus og beslutningstagning.
Men hjernen er ikke altid rationel, og på trods af bestræbelser på personlig vækst kan usikkerheder stadig snige sig ind. Hvis negative tanker ikke kontrolleres, kan de sænke moralen og forringe beslutningstagningen.
Interpersonel kommunikation henviser derimod til den eksterne dialog mellem mennesker. Det involverer udveksling af information, ideer og følelser, og hvordan vi interagerer med andre gennem samtale, kropssprog og sociale signaler. Det påvirker, hvordan vi opfatter og interagerer med verden, og hjælper os med at opbygge relationer med andre.
Sammen påvirker begge kommunikationsformer teamdynamikken.
Når interpersonel kommunikation bryder sammen, kan det føre til negativ selvsnak, som at overtænke en andens tone, sætte spørgsmålstegn ved intentioner eller spilde tid på at forsøge at fortolke uklare beskeder. På samme måde, hvis vi taler negativt til os selv, er vi mere tilbøjelige til at misforstå og fortolke feedback fra andre som kritik, hvilket skaber misforståelser og belaster relationer.
Derfor er det vigtigt at hjælpe dit team med at opbygge begge disse kommunikationsevner. Lad os undersøge nogle eksempler på positiv og negativ interpersonel og intrapersonel kommunikation.
Eksempler på intrapersonel kommunikation
Vi oplever alle intrapersonel kommunikation unikt, formet af vores oplevelser og hvordan vi fortolker situationer. Almindelige mønstre dukker dog ofte op.
Positiv intrapersonel kommunikation:
- Visualisering af succes: "Jeg kender mit materiale, jeg har styr på det."
- Bekræftende evner: "Jeg har håndteret vanskelige opgaver før; jeg kan klare det her!"
Negativ intrapersonel kommunikation:
- Selvtillid: "Hvorfor gjorde jeg det?" Hvad tænkte jeg på?”
- Undgå udfordringer: "Jeg kan ikke klare den opgave; det er for meget."
At erkende disse tanker kan hjælpe os med at forstå deres indflydelse på vores kommunikationsstil i personlige og professionelle sammenhænge.
Eksempler på interpersonel kommunikation
I virtuelle sammenhænge er den måde,vi kommunikerer med kolleger på, vigtig. Tekst og tegnsætning bærer tonen, og små detaljer kan gøre en stor forskel.
Stærk interpersonel kommunikation:
- Konstruktiv feedback: "Præsentationen var fantastisk!" Næste gang kunne vi tilføje et slide med nøgleparametre.”
- Giver klare instruktioner: "Fantastisk indsigt!" Lad os overveje at tilføje salgstendenserne fra sidste kvartal for at få mere kontekst.
Ukonstruktiv interpersonel kommunikation:
- Afbryder et opkald: "Vent, nej, lad os bare gøre det på min måde."
- Passiv-aggressive reaktioner: "Selvfølgelig, hvis du synes, det er den bedste idé..."
Risikoen for miskommunikation i et virtuelt miljø er højere end på traditionelle arbejdspladser, da der ikke er konsekvent ansigt til ansigt-interaktion. Derfor er det bydende nødvendigt at udstyre eksterne teams med praksisser og værktøjer, de kan integrere i deres daglige rutiner for at genkende og modvirke disse uhensigtsmæssige mønstre.
Sådan kan du forbedre din egen intrapersonelle kommunikation
At arbejde hjemmefra er en færdighed– og ligesom enhver anden færdighed kræver det tid og øvelse at mestre. En vigtig del af at finpudse denne færdighed er at genkende mønstre i din egen intrapersonelle kommunikation og hvordan de viser sig, mens du arbejder i dit team.
Negativ intrapersonlig kommunikation og selvsnak kan forvandle normale mentale øvelser til worst-case-tænkning, hvilket fører til uhensigtsmæssige mønstre som overdrevent undskyldende kommunikation eller modvilje mod at sige noget. I fjernarbejde kan følelser af isolation nogle gange forstærke negative tanker uden at blive distraheret af personlige interaktioner.
Nedenfor har vi skitseret øvelser og rammer, der kan hjælpe dig med at forvandle din interne dialog til en kilde til kreativitet og støtte.
Brug øvelsen "omskriv uhensigtsmæssige tanker"
En nøglefærdighed til at mestre intrapersonel kommunikation er at lære at spotte, hvornår negative tanker dukker op, og finde ud af, hvor de kommer fra.
For at få styr på dette, kan du prøve at bruge voresøvelse "omskrivuhensigtsmæssige tanker". Vi har designet dette arbejdsark til at hjælpe med at identificere, vurdere og justere tanker, der kan påvirke vores egne handlinger og beslutninger.
Sådan kan du bruge det:
1. Gennemgå de “typiske måder at tænke på”: Efter en diskussion eller ved afslutningen af et gruppemøde så tag dig tid til at gennemgå “vejledningen i måder at tænke på”, og skriv dine svar på “den mest uhensigtsmæssige måde at tænke på, jeg oftest bruger, er ____” og “jeg er bedst til at ændre uhensigtsmæssige tanker, når ____”.
2. Brug"tankesporingsarket": Et par dage efter du har fundet ud af din tankestil, skal du skrive alle de tanker, du husker at have haft i løbet af dagen, ned på dit "tankesporingsarket". Reflekter specifikt over, hvordan den ene tanke påvirkede dine handlinger i den situation, eller hvad der skete derefter.
3. Prøv nu at "omskrive" dine tanker: Gå dine noter igennem, og vælg to tanker, du anser for at være "uhensigtsmæssige". Skriv ned, hvorfor tanken kunne være sand, på dit arbejdsark. For eksempel kan en medarbejder, der tænker: "Er jeg produktiv nok?", nævne dage, hvor de ikke gennemførte alt, hvad de havde planlagt, som bevis på, at deres negative selvsnak er gyldig.
4. Guide dig selv gennem at "omformulere" dine tanker: Brug de oplysninger, du har indsamlet, til at omskrive den oprindelige, uhensigtsmæssige tanke. For eksempel kunne "Er jeg produktiv nok?" blive til "Jeg gør stabile fremskridt og lærer at prioritere bedre hver dag".
Selvom denne øvelse er nyttig, er det vigtigt at huske på, at arbejdet ikke stopper der. Det kræver en vedvarende indsats at se reel forandring. Sigt efter at sætte kun 20 minutter af i din kalender én gang om ugen til selvrefleksion. Dette hjælper med at opbygge en vane med at transformere gamle tankemønstre og omdanne nye.
Øv dig i nye måder at "skifte perspektiver" på
En anden måde, du kan reducere virkningen af uhensigtsmæssige tankemønstre, er at ændre dine vaner til nogle, der fremmer positiv intrapersonel kommunikation. Denne øvelse hjælper med at erstatte negativ selvsnak med bekræftende, støttende beskeder, der styrker ens evner, værd og potentiale for succes.
Du kan opdele det i tre dele:
1. Lær at aflære: Start med at lave en "mental forårsrengøring" for at reflektere over, hvordan dine nuværende tanker, vaner og værdier kan påvirke din intrapersonelle kommunikation ved hjælp af vores "lærat aflære 101"-guide.
2. Skift perspektiv: Tal derefter til dig selv, som du ville tale til en ven. Brug dine vaner og tanker fra den forrige øvelse som eksempler, og reflekter over, hvordan du ville have det, hvis du talte med en ven, ligesom du taler med dig selv.
Deltag i mindfulness-teambuildingaktiviteter
I en overgang til mere teammentalitet, når det kommer til intrapersonel kommunikation, er en god måde at løfte et teams humør på gennem en simpel taknemmelighedsøvelse, såsom at opsætte en "taknemmelighedstavle"for gruppen. Ved at opfordre teams til både at dele og høre positiv feedback fra kolleger, kan vi bedre internalisere denne positivitet og reflektere tilbage i vores egen intrapersonelle kommunikation. At dele øjeblikke med taknemmelighed kan hjælpe i denne proces, undertrykke enhver negativitet, der måtte have ophobet sig, og fremme positive samtaler i vores team.
Sådan fungerer det:
1. Som et team, "skriv en kommentar": Vi bruger Miro til at oprette vores taknemmelighedstavle og beder teammedlemmer om at skrive en kommentar, når de føler sig taknemmelige over for nogen i teamet i løbet af ugen. Hvis nogen for eksempel hjalp dem med et projekt, kunne de tilføje en takkebesked og en kort historie om det.
2. Læs og del: Vi læser kommentarer fra bestyrelsen i begyndelsen af møderne, eller når det føles rigtigt. Dette hjælper med at holde taknemmelighed og positiv anerkendelse i gang. Teammedlemmer kan vende tilbage til tavlen, når som helst de har brug for en påmindelse om de gode ting, der sker, især når de arbejder asynkront.
At skabe plads til os selv og vores teams, hvor vi kan være åbne og ærlige omkring de udfordringer, vi står over for med vores egen intrapersonelle kommunikation, giver os mulighed for at forbinde os på dybere niveauer, især i distribueret arbejde. Gennem denne åbne dialog kan vi også dele, hvordan vi bruger daglige ritualer og værktøjer til at forbedre denne kommunikation.
Som vi diskuterer i vores Remotely Curious-podcast “Not Okay” – er vi alle sociale væsner, og vi lærer af hinanden.
Sådan hjælper du dit team med at udvikle stærkere interpersonel kommunikation
Når det kommer til at hjælpe teams med deres interpersonelle kommunikation, er det første skridt at etablere en kultur af tillid mellem teammedlemmerne. Tillid sætter tonen og påvirker den måde, budskaberne modtages på. Når der er tillid, føler et team sig trygge ved at sige fra, stille spørgsmål og dele ideer åbent. Men at lære sine kolleger at kende og etablere en tillidskultur i et distribueret team kræver intentionalitet.
Hos Dropbox fungerer Virtual First godt for os, fordi vi anerkendte behovet for menneskelig kontakt for at opbygge tillid og forbedre relationer, da vi designede modellen. Derfor mødes vi regelmæssigt personligt og designer disse møder omkring klare mål – hvad enten det drejer sig om teambuilding, færdiggørelse af en strategi eller arbejde på presserende leverancer.
Her er et par måder, hvorpå du kan forbedre dit teams interpersonelle kommunikationsevner:
Hjælp dit team med at lære at skrive for at skabe forståelse
God interpersonel kommunikation på arbejdspladsen handler om at få arbejdet effektivt udført sammen. I et virtuelt miljø, uden for Zoom, er vi i høj grad afhængige af e-mails, dokumentdeling og Slack-beskeder for at kommunikere. Derfor er det nemt for vores budskaber og intentioner at blive begravet i endeløse tråde og tekstlinjer.
En måde at imødekomme behovet for klar skriftlig kommunikation er ved at afholde en fokuseret skriveworkshop baseret på vores Skriv for Forståelse-værktøjssæt. På et kommende teammøde kan denne workshop bruges til at lære dit team, hvordan man forenkler sproget, fokuserer på nøglepunkter og strukturerer kommunikationen for at forhindre misforståelser.
Sådan afholder du workshoppen:
1. Forklar de fem vigtigste regler for god skrivning: Lær dit team de grundlæggende regler for god og præcis skrivning ved at fokusere på nøgleprincipper, som f.eks. at sætte hovedideen foran i stedet for at begrave den i unødvendige detaljer. Du kan bruge vores Skrivning 101-arbejdsark i Dropbox Paper til at vise eksempler, der følger disse regler, og dem, der ikke gør, så de kan se præcis, hvordan effektiv interpersonel kommunikation ser ud.
2. Opfordr dit team til at bedømme deres tekster: Bed dit team om at vælge de første tre e-mails fra deres sendte mailboks og evaluere dem. Lad dem bruge skrivescorekortet til at vurdere klarhed, tone og struktur. For at sikre, at denne proces føles sikker, skal du tillade alle at holde deres individuelle vurderinger private, men opfordre dem til at skrive deres endelige karakterer ned og identificere områder, der kan forbedres.
3. Gennemgå, hvordan man omskriver for at skabe klarhed: Som leder af denne workshop skal du vælge et eksempel på en e-mail fra din egen mappe med sendte e-mails, eller oprette en eksempeltekst. Del originalen, forklar dens Writing Scorecard-vurdering, og fremhæv områder, der kan forbedres. Led derefter dit team gennem en omskrivning med fokus på de fem principper: hovedideen først, præcision, aktiv tale, opdeling af kompleks information og klarhed. Vis før- og efterversionerne for at illustrere, hvordan små redigeringer kan forbedre kommunikationen.
Ved at undervise i og øve disse færdigheder styrker du dit teams interpersonelle kommunikation. Denne investering i klarhed i teksten er med til at bane vejen for et mere effektivt samarbejde og et mere forbundet og tillidsfuldt arbejdsmiljø.
Vær tydelig omkring forventningerne til etikette
I et virtuelt arbejdsmiljø er klare forventninger til etikette afgørende for effektiv interpersonel kommunikation. Som vi diskuterede i vores afsnit om Remotely Curious, Etiquette, krævede overgangen til en Virtual First-model hos Dropbox, at vi definerede, hvornår og hvordan vi samarbejdede. Uden sådanne retningslinjer kan der opstå misforståelser og anstrengte dynamikker.
At fastsætte klare regler hjælper med at opretholde respekt og produktivitet i fjernarbejde, hvor uudtalte normer for fysisk fremmøde ofte går tabt. At være tydelig omkring disse "usynlige regler" fremmer bedre forståelse og mere gnidningsløse interaktioner.
Et par stykker til at gøre dette:
- Afklar forventningsopfyldelse: Interpersonel kommunikation trives med visuelle signaler, så etabler retningslinjer for brug af video. Fortæl dit team, hvornår kameraer skal være tændt, og hvornår det er okay at holde dem slukket. At opfordre til virtuelle baggrunde kan også bidrage til at skabe en ensartet, distraktionsfri oplevelse, der føles mere behagelig for alle.
- Sæt en dagsorden: Uden en klar dagsorden kan virtuelle møder nemt føre til uorganisering. Brug vores mødeforberedelsesark til at sende en dagsorden ud på forhånd og etablere en struktur for samtalen. For at holde tingene på sporet kan du starte møder med hurtige opdateringer eller fastsætte specifikke tidspunkter for spørgsmål og svar. Denne tilgang giver alle en chance for at forberede sig og sikrer, at de ved, hvornår de skal engagere sig aktivt, og hvornår de skal lytte.
- Undgå afbrydelser: For at afholde effektive møder skal du eksplicit sige, at du gerne vil høre alles perspektiv. Det er vigtigt at føre samtaler tilbage på sporet, når der opstår afbrydelser, på en professionel og høflig måde. Dette sikrer, at alle stemmer bliver hørt, hvilket styrker teamrelationerne.
Ved at sætte forventninger til, hvordan man kommunikerer under møder, gør du dit team i stand til at navigere i virtuel kommunikation med klarhed og respekt, hvilket i sidste ende forbedrer deres interpersonelle forbindelser. Når alle forstår reglerne for engagement, skaber det lige vilkår og sikrer, at alle føler sig værdsatte og bemyndigede til at bidrage.
Hjælp dit team med at transformere deres kommunikation
Interpersonel og intrapersonel kommunikation påvirker begge, hvordan dit team har det med deres arbejde, og de relationer, de opbygger med hinanden.
Hvis de ikke føler sig trygge ved at sige deres mening, og deres kommunikationsstile er uklare, kan de udvikle negativ selvsnak. På samme måde, når teammedlemmer sidder fast i denne cyklus uden en chance for at få styr på deres tanker eller søge støtte, kan det smitte af på interaktionerne og påvirke teamdynamikken.
Begge typer kommunikation er lærbare færdigheder, der kræver øvelse. Det er ikke en hurtig løsning at identificere negativ selvsnak, og det vil sandsynligvis ikke fungere at forvente god kommunikation uden at sætte klare retningslinjer.
Vores råd? Sørg for de rette værktøjer og retningslinjer for dit team, så de kan skabe et rum for ærlig og hjælpsom kommunikation, både internt og eksternt.
Vil du have flere øvelser og rammer, der kan påvirke dynamikken i dit distribuerede team positivt? Se hele vores Virtual First-værktøjssæt.
