Organiseringssystemer og produktivitetsværktøjer bruges ikke ens af alle. Nogle mennesker kan lide, at tingene står "snorlige", mens andre fungerer bedst i kaos. For at give dig mulighed for at finde netop din måde har vi udviklet nogle strategier, der kan holde enhver organiseret og produktiv, baseret på seks personlighedstyper. Men du behøver ikke kun at høre til én bestemt personlighedstype. Selvom du for det meste er et rodehoved, vil nogle af de mere minimalistiske anbefalinger sikkert også fungere for dig.
Multitaskeren
Hopper du fra det ene projekt til det næste? Har dit browservindue mere end 46 faner åbne lige nu? Du er måske en multitasker. Selvom du elsker at jonglere mange ting på én gang, er der altid fare for, at noget bliver glemt.
Strategi:
Brug to-do-lister i Dropbox Paper til at holde styr på dine forskellige arbejdsgange. Opgavelister er især nyttige, når man arbejder med eller leder et team.
Sådan opretter du en opgaveliste med Paper:
Når du har oprettet et Paper-dokument, skal du finde tjeklisteknappen på værktøjslinjen nederst på skærmen. Start du din opgaveliste i det nye Paper-dokument på denne måde:
Føj din opgave til tjeklisten
Tildel den til dig selv eller dit holdmedlem ved hjælp af @omtal-funktionen
Angive en forfaldsdato for færdiggørelse
Minimalisten
Én stol. Ét skrivebord. Én bærbar computer. Intet andet. Minimalisten ignorerer det uvæsentlige for at kunne fokusere på at være produktiv og rolig.
Strategi:
Få din Dropbox til at afspejle din livsstil. Arkivér rodet, og hav kun det væsentlige ved hånden.
Sådan organiserer du arkiver:
At arbejde på et projekt for klienter, sortere billeder eller opbevare vigtige dokumenter skaber en masse digitalt rod. I stedet for at have alt samlet ét sted, så opdel din Dropbox i mapperne "Arbejdende" og "Arkiv". På denne måde kan du sikre dig, at du altid har adgang til dine filer uden at skulle se dem alle. Gem store mængder usorterede fotos eller videoer i Arkiv, før du vælger, hvad du vil flytte til Arbejder. Eller gem ubrugte versioner af projekter i Arkivet, som du senere kan få adgang til for at omarbejde til et andet formål.
Den ambitiøse
YOLO. Når du har et mål, vil intet forhindre dig i at nå det. Det handler om at få tingene gjort og få dem gjort rigtigt.
Strategi:
Da du allerede har styr på alt, kan du spare mere tid ved at oprette delte samarbejdsmapper, så alle andre også kan holde sig organiseret.
Opret delte samarbejdsmapper:
Tænk på at dele en mappe som at dele dit arbejdsområde, men uden at være i vejen for hinanden. Først skal du organisere alt, som du vil have det, med alle dine projektfiler på ét centralt sted. Når du derefter deler den, kan ethvert medlem af mappen foretage ændringer direkte, hvilket sparer tid for alle og fremmer samarbejde.
Overspringeren
Klokken er 3.00 om natten, og du er lige kommet i gang med at læse den artikel, din ven sendte for en måned siden. Bedre sent end aldrig. Du får det altid gjort, men typisk lige før deadline.
Strategi:
Du venter alligevel altid til sidste øjeblik – så der er ingen grund til at lave om på det. I stedet skal du få disse sidste øjeblikke til at tælle ved at strømline din produktivitet.
Brug produktivitetsværktøjer:
Dropbox' pakke af produktivitetsværktøjer giver dig mulighed for at få mere fra hånden på kortere tid. Brug Dropbox Paper til at oprette og administrere samarbejdsdokumenter. Foretag ændringer, tildel opgaver, giv feedback og meget mere i realtid i din egen tid. Brug Dropbox Sign til at håndtere alle dine behov for dokumentsignatur lovligt og øjeblikkeligt. Der er ingen grund til at løbe febrilsk til posthuset for at sende et onboarding-dokument. Og endelig kan du bruge Dropbox-mobilappen til at scanne dokumenter, tage billeder og give feedback, mens du er på farten. Der er ingen grund til, at du ikke kan kommentere på en videoredigering, mens du står i kø i supermarkedet.
Perfektionisten
Nul ulæste e-mails. Ingen filer på computerens skrivebord. Alt er på sin rette plads, og du kan lide det på den måde – perfekt.
Strategi:
Når du organiserer alt i en velovervejet struktur, er dit indhold lettere at finde, når du har brug for det.
Nøjagtig struktur til navngivning af mapper
Opret en ensartet og gennemtænkt navngivningskonvention for mapper, og hold dig til den. For de fleste arbejdsprocesser er det t godt udgangspunkt at have centrale mapper opdelt efter år, og herefter i undermapper for hver måned. I disse undermapper kan du lave kundenavne efterfulgt af titlerne på specifikke job. På denne måde vil du i mange år fremover stadig kunne finde specifikt indhold hurtigt og effektivt.
Rodehovedet
36.789 ulæste e-mails. Du har gode idéer og arbejder flittigt, men... måske har du brug for lidt hjælp en gang imellem. Du minder om en multitasker, men ofte tager kaos over.
Strategi:
Automatiser så meget som muligt. Lad Dropbox håndtere de gentagne ting, så du kan fokusere på de overordnede linjer.
Automatiserede mapper og kamerarulle:
Dropbox-automatisering giver dig mulighed for at oprette mapper, der automatisk udfører specifikke opgaver med de filer, du føjer til dem. Mappen omdøber, sorterer, mærker eller konverterer enhver fil, der tilføjes. En anden automatiseret opgave, du kan lade Dropbox håndtere, er kameraoverførsler. Når funktionen er aktiveret, sendes dine billeder automatisk til skyen, når du tilslutter dit kamera, dit SD-kort, din smartphone eller din tablet. Du kan indstille kameraoverførsler, så filer automatisk omdøbes til åååå-mm-dd tt.mm.ss.jpg, når du kopierer til Dropbox. Så er det ikke et helt så gigantisk rod, når du udvælger billeder.
Kom i gang med at blive organiseret!
Jeg taler til dig, Overspringer! Én ting er at læse om, hvordan Dropbox kan hjælpe dig med at blive organiseret, men nu må du gå i gang. Begynd med langsomt at indføre den strategi, der passer til din personlighedstype, ét værktøj ad gangen. Når du ser, hvor meget lettere dit liv bliver, vil du sikkert også prøve de andre strategier. Tænk ikke mere over det, og kom i gang med at organisere!
