Hvad er PERT?

Historien om PERT (Program Evaluation and Review Technique)

PERT-akronymet står for "Program Evaluation and Review Technique", et program, der har været brugt af forskellige organisationer i over 50 år. PERT-teknikken, der oprindeligt blev udviklet i 1958 til brug for det amerikanske flådes specialprojektkontor, er et projektstyringssystem designet til at hjælpe med planlægning af store og komplekse projekter. Med udgangspunkt i en samlet programevaluering fremmer det en dybdegående analyse af ethvert projekt inden startdatoen. Det blev brugt på Polaris-missildesignet samt ved vinter-OL i Grenoble i 1968. Mens lignende ledelseskoncepter er blevet udviklet og forfinet siden, var PERT den første teknik af sin slags.

Sådan fungerer PERT-projektstyring

Som nævnt ovenfor er PERT beregnet til at blive implementeret i forbindelse med projekter, som er meget komplekse, og som skal udføres via sekventielle opgaver og/eller køres sideløbende med andre projekter. Det overordnede mål med PERT er at få projekter færdiggjort til tiden og inden for budgettet samt at vurdere projektets samlede omfang nøjagtigt i afgrænsningsfasen.

Afgrænsning af PERT-projektet

Afgrænsning er en afgørende del af PERT, da det er her, du skal oprette en handlingsplan for projektet. Teknikken tager højde for ting, der kan gå galt eller tage længere tid, end de burde, samt alle vigtige "milepæle" i hele processen. Sammenlignet med teamets almindelige afgrænsningsteknik kan PERT virke ekstremt dybdegående, da den omfatter alt fra ressourcestyring til individuel præstation. PERT-metodens militære rødder betyder, at forberedelse er alfa og omega, og hver en sten vendes i processen.

PERT-ord i forbindelse med afgrænsning

En PERT-afgrænsning anvender følgende ord til at definere vigtige begivenheder, tidspunkter og ressourcer:

Begivenheder

PERT-begivenheder udgør milepæle i processen. De kræver ikke nogen ressourcer i sig selv. En PERT-begivenhed kan dog ikke fuldføres, før alle opgaver, der leder op til den, er fuldført.

• En PERT-begivenhed henviser til starten eller færdiggørelsen af en eller flere aktiviteter
• En forgængerbegivenhed kommer umiddelbart før en anden begivenhed eller andre begivenheder
• En efterfølgerbegivenhed forekommer umiddelbart efter en anden begivenhed eller andre begivenheder

Aktiviteter

PERT-aktiviteter er de opgaver, som kræver ressourcer:

• En PERT-aktivitet henviser til udførelsen af en opgave, bruger dine ressourcer, uanset om det er tid, materialer, penge eller maskineri. Du kan ikke udføre en PERT-aktivitet, før den begivenhed, der markerer dens begyndelse, er fuldført. Det betyder, at hvis noget i en foregående begivenhedsfase ikke er færdiggjort, kan den nye fase ikke startes.
• En PERT-underaktivitet henviser til de mindre opgaver, som en PERT-aktivitet kan inddeles i. Aktiviteten "klargør plantegninger" kan f.eks. inddeles i "klargør plantegninger 1, 2 og 3", hvis der sandsynligvis kræves flere sessioner.

Tid

PERT-tider er væsentlige for teknikken og er beregnet til at tage højde for optimeret ydeevne og tilbageslag:

• Optimistisk tid henviser til den korteste tid, det kræver at fuldføre en aktivitet, forudsat at alt går glat og måske endda går bedre end forventet.
• Pessimistisk tid er det modsatte og angiver den længste tid, det kræver at fuldføre opgaven, forudsat at alt, der kan gå galt, går galt – bortset fra fuldkomne katastrofer.
• Tid er højst sandsynligt den gyldne middelvej, når det handler om den forudsete nødvendige tid, og det forudsættes, at alt kører som normalt.
• Forventet tid er dit bedste bud på levering, hvor der tages højde for, at ting går galt. Denne tid bør være baseret på modellens gennemsnitlige tid for rutinemæssig fuldførelse af opgaven.

Administration

Der er flere andre ord, der hjælper med at definere vigtigheden, status og forventet tid for hver enkelt begivenhed eller aktivitet:

• Kritisk sti giver et overblik over hele projektet fra dag ét til slutdatoen og hjælper med at definere den samlede tid i dage, måneder eller år, som dit team skal bruge for at færdiggøre alt. Kritisk sti-metoden var faktisk en separat tilgang udviklet omkring samme tid som PERT, selvom de to primært bruges i forbindelse med hinanden.
• Kritisk aktivitet er betegnelsen for opgaver, der ikke kan overskride eller optage flere ressourcer end planlagt. En kritisk aktivitet er, som navnet antyder, afgørende for en vellykket projektafslutning.
• Float eller slack refererer til den tid og de ressourcer, der er tilgængelige under projektet. Free float refererer til den gearing i ressourcer, du har, hvis dit team skulle ramme en forsinkelse, mens negativ slack refererer til opgaver, der har et underskud af ressourcer.
• Gennemløbstid er den tid, hvor en foregående hændelse skal fuldføres for at en hændelse kan nås.
• Forsinkelsestid er den korteste tid en begivenhed kan følge efter en anden.
• Fast tracking er, når dit team beslutter at køre kritiske opgaver samtidig for at forkorte den samlede kritiske sti.
• At "crashe" den kritiske sti betyder, at man tilfører ekstra ressourcer til en aktivitet på den kritiske sti og på den måde reducerer den tid, der skal bruges for at færdiggøre aktiviteten. Det betyder, at den samlede kritiske sti bliver kortere.

Trin til PERT-projektplanlægning

Nu, hvor du kender alle de vigtige ord, kan du læse om, hvordan du omsætter dem til praksis:

1. Identificér dine opgaver: Du bør fastlægge alle de opgaver, der er nødvendige for at fuldføre dit projekt, hvilket kan være lidt tidskrævende. Men hvis du har et komplekst projekt i gang, er det vigtigt at få overblik over det på dette tidlige stadie.
2. Definer en korrekt rækkefølge: Bestem den bedste rækkefølge for at få de optimale resultater fra hver opgave. Husk at du kan køre flere opgaver parallelt. Sæt opgaveafhængigheder i en fornuftig rækkefølge.
3. Estimer tidsplaner: Find ud af, hvor meget tid hver opgave kræver, og skab en optimistisk, pessimistisk og forventet tidsplan.
4. Opret et PERT-diagram: Lav en visualisering af dit projekt.
5. Tildel flydende: Sørg for at du ved, hvor mange ressourcer hver opgave kræver.
6. Estimering af kritisk sti: Angiv en dato for færdiggørelse af hele projektet baseret på din foreløbige model.

Planlægning af opgaver i PERT

En PERT-tabel kan hjælpe dig med at registrere tidsforbruget for og rækkefølgen af aktiviteter. Det er ikke blot nyttigt i planlægningsfaserne, men er også en værdifuld tidsplan, som du kan anvende til hele projektet. Herunder er vist et eksempel på en PERT-tabel:

Oprettelse af et PERT-netværksdiagram

Når din tabel er oprettet, kan du oprette et tilsvarende PERT-diagram. Det fungerer som et flowdiagram, der giver en tydelig visuel fremstilling af rækkefølgen i projektet. Du kan også vælge at bruge et digitalt Gantt-diagram. Diagrammet bør bestå af knuder, hvor hver knude beskriver en aktivitet samt dens optimistiske, pessimistiske og forventede tid.

Her er et eksempel på et fuldt PERT-netværksdiagram.

PERT-teknik: Fordele og ulemper

Som du kan se, er PERT-teknikken en omfattende sag – selv i planlægningsfasen. Du og dit team skal overveje nøje, om dette er den bedste administrationsteknik til jeres projekt. PERT-metoden er generelt ikke så velegnet til små projekter. Og hvis I forsøger at anvende den på helt ukomplicerede projekter, kan I risikere at ende i en situation, hvor "for mange kokke fordærver maden". Overvej følgende fordele og ulemper, inden I vælger at bruge denne metode:

Fordele ved PERT-teknikken

• Der skabes en tydelig og letforståelig visuel oversigt over hele projektet.
• Den giver mulighed for dybdegående analyser af projektressourcer og resultater, inden I går i gang.
• Der oprettes en klar tidslinje for en struktureret tilgang.
• Metoden fremmer ansvarlighed, da alle har klart definerede roller og tidsfrister.
• Der tages højde for forsinkelser.
• Teknikken kan motivere teammedlemmer via en tydelig plan for samarbejde.
• Teknikken kan føre til hurtigere færdiggørelse af projektet, da alle ved, hvad de skal gøre hvornår osv. Der sker ingen forsinkelser på grund af manglende forventningsafstemning.

Ulemper ved PERT-teknikken

• Når I begynder at inddele opgaver i alle nødvendige aktiviteter, kan I ende med at have et overvældende antal opgaver.
• Teknikken er ikke så velegnet til små projekter og enkle opgaver.
• Knuder og diagrammer viser forventningerne, men ikke den aktuelle status.
• Forventningerne svarer ikke altid til virkeligheden, efterhånden som projektet skrider frem.
• Der er en dramatisk øget mængde administrationsarbejde i afgrænsningsfasen.
• Tidsestimater kan føles undertrykkende og ikke befordrende for kreative opgaver

Er PERT-teknikken rigtig for dig og dit team?

Hvis dit projekt involverer mange mennesker og mange opgaver, vil et PERT-netværksdiagram, der fungerer som en blueprint, give alle et stærkt projektstyringsværktøj, de kan bruge som fundament fremadrettet. Når det er sagt, hvis dit projekt ikke er så kompliceret, kan du bare mudre vandet og spilde værdifuld tid på at afgrænse noget, der ikke kræver så mange detaljer.

Hvilke alternativer er der til PERT?

Hvis du mener, at dit team kan drage fordel af nogle af elementerne i PERT, uden at I behøver at anvende hele metoden, kan I prøve at kigge efter værktøjer, der rummer den samme tilgang, men som involverer knapt så meget papirarbejde. Dropbox tilbyder værktøjer til opgavestyring, der gør det nemt at holde styr på, hvad teamet laver. Med appintegrationer som Xero, Monday og Trello kan du nemt styre økonomi og teamopgaver og håndtere problemer direkte i Dropbox.

Projektledere kan erfare, at det, et team virkelig har brug for, ikke er en kompleks planlægningsteknik, men snarere en klart defineret arbejdsproces og værktøjer, der kan anvendes til at udføre den.