Hvad er administration af registre?
Arkivstyring også kendt som journalføring, er, som navnet antyder, processen at organisere og sikre en organisations arkiver. For virksomheder bør denne proces køres i hele virksomhedens livscyklus, hvilket betyder, at de lagrede dokumenter kan afspejle virksomhedens historie. Arkivstyring handler dog om mere end blot at have et arkivskab. Vellykket arkivstyring bør køres med en proces, der omfatter klassificering, oprettelse, modtagelse og vedligeholdelse af arkiver. Sikker bortskaffelse eller sletning af en organisations arkiver bør også være en del af arkivstyringsprocessen.
Følgende dokumenter bør alle overvejes til arkivering af en arkivansvarlig:
Papirdokumenter eller anden offline form for arkiver
Digitale dokumenter
Kontrakter
Rapporter
Revisioner
Certifikater
E-mails og beskeder på sociale medier
Videoer
Virksomheder akkumulerer disse dokumenter regelmæssigt. Det er netop derfor, det er så vigtigt at have en reguleringsproces, der kan sortere skidt og kanel og gemme nøgleelementer til dine vigtige arkiver. Dropbox fungerer som en værdifuld moderne opdatering af det traditionelle arkivcenter. Men det er ikke nok bare at trykke på Gem. Disse filer skal vedligeholdes, så du ikke kun administrerer nye indgående poster, men også arkivstyring.
Hvorfor skal virksomheder bruge aArkivstyrin?
Bortset fra generel administration er der nogle vigtige grunde til, at en virksomhed begynder arkivstyring. Ikke alene kan de forhindre problemer, men hvis din virksomhed nogensinde bliver anklaget for noget ubehageligt, kan dine arkiver også hjælpe dig her. Du skal heller ikke gå ud fra, at inaktive arkiver ikke længere er vigtige. Her er blot nogle typer arkiver, der skal bruges for at overholde regler for opbevaringstid i USA:
IRS
Den store for dem i USA. Skattevæsnet vil kræve optegnelser over din skat. Du bør tilstræbe at opbevare disse vigtige arkiver i mindst fire år.
Fair Labor Standards Act
FLSA vil have forskellige love for forskellige typer lønregistreringer. Generelt set bør en opbevaringsperiode på mindst tre år være tilstrækkelig.
Medarbejderarkiver
Gem disse optegnelser i mindst seks år efter, at din medarbejder har forladt virksomheden. Dette er vigtigt som bevis på, at de rent faktisk har arbejdet i din virksomhed, men det kan også hjælpe dig med at danne dig referencer, når du bliver bedt om det. Hvis en medarbejder ønsker at tage skridt mod dig, skal du også gøre brug af disse optegnelser.
Ansættelsesfiler
Alle filer vedrørende ansættelse af en medarbejder bør opbevares i omkring tre år. Equal Employment Opportunity Commission kræver, at disse arkiver opbevares i mindst et år.
Andet
Der er også de mindre alvorlige arkiver, som du bør have for din egen ro i sindet. Kvitteringer på betalte forsyningsregninger, velkomstmails til ny software og spekulative jobansøgninger kan alle være praktiske at opbevare.
Sådan opsætter du et system til arkivstyring
Der er vigtige overvejelser, før du går i gang med at lave et system til arkivstyring Det er en proces, som er nødvendig for hele virksomheden, og den vil kræve nogen ved roret samt indledende uddannelse af hele teamet. Et vellykket system til arkivstyring har brug for:
En ledende medarbejder, der er ansvarlig for arkivstyring
Dette bør ikke være en generel pligt for enhver i HR, der bør være én senior medarbejder, der er fuldt ansvarlig for denne proces. Arkivstyring er lige så vigtigt som din økonomi, og ligesom du ikke forventer, at alle bare “gøre deres del” for økonomien, udpeger du et dedikeret teammedlem til at fungere som dokumentansvarlig og til at være ledende arkivar.
Beslutninger om hvordan, hvilke og hvornår arkiver skal føres
Beslut med ledende medarbejdere og med input fra resten af teamet, hvilke vigtige arkiver, der skal opbevares. Vælg, hvor lang opbevaringsperioden skal være, og beslut også, hvordan de skal slettes ved slutningen afarkivernes livscyklus. Hvor længe du opbevarer dokumenter, kan variere afhængigt af typen. For eksempel bør dine inkorporeringspapirer være blandt dine permanente arkiver, men du kan slette oplysninger om medarbejdernes lønninger efter et par år.
Budget til elektronisk arkivstyring
Digitale dokumenter udgør sandsynligvis størstedelen af din virksomheds administration og korrespondance, og for at beskytte alt dette sikkert, bliver du nødt til at bruge informationsteknologi. Software as a Service-modeller betyder, at et arkivstyringsprogram ikke kun er et engangsgebyr, men et løbende månedligt abonnement. Sørg for, at du har budgetteret dette.
Sørg for uddannelse og løbende tilsyn
Det kan være nødvendigt at tilgå registre for alle i din virksomhed, og de bør være en central del af din samlede kilde til sandhed. Så dit team skal trænes i, hvordan man tilgår og håndterer dokumenter ansvarligt som en del af et dokumenthåndteringsprogram. Dette er trods alt nogle af din virksomheds vigtigste dokumenter, så du bliver nødt til at håndhæve datastyring og fastsætte en politik for dokumenthåndtering.
Du bliver også nødt til at fortsætte med tilsyn af dette system, især for digitale arkiver, for at sikre, at der ikke sker uautoriseret brug eller utilsigtet sletning. På den måde kan du altid være forberedt på at udføre en filgendannelse, før det er for sent. Katastrofegenopretning bør også overvejes, for eksempel hvis dine virksomhedsaktiviteter rammes af en internetvirus.
Andre overvejelser
Hvis din virksomhed udfører en offentlig funktion som f.eks. forsyningsvirksomhed, kan dine vigtige optegnelser være underlagt informationsfrihedsloven, der regulerer føderale optegnelser. Det betyder, at nogle områder af din journalføring muligvis skal være offentlige. Sørg for at du har tilføjet denne mulighed til dine processer, når du begynder at introducere bogføring i din organisation.
Valg af løsning til arkivstyring for virksomheden
At have et ordentligt digitalt system til arkivstyring er kernen i processen for arkivstyring. Dropbox er en effektiv fillagringsløsning, som er perfekt til arkivstyring, og tilbyder alle de værktøjer, du har brug for til sikker lagring af filer, plus mange flere funktioner til at gøre dine overordnede arbejdsgange og informationshåndtering nemmere.
Du kan også flytte dine papirdokumenter til dit digitale arkiv med nem dokumentscanning. Få avanceret teamstyring, adgangskodebeskyttelse og tidsbegrænset adgang for førsteklasses sikkerhed og informationskontrol. Endnu bedre er det, at du med tilføjelsesprogrammet udvidet versionshistorik kan genskabe ændrede eller slettede filer i op til 10 år.
Med Dropbox kan du være sikker på, at arkiver er fuldstændig sikre uden at være skjulte eller utilgængelige for autoriserede brugere.
Ovenstående oplysninger er ikke beregnet til at være juridisk rådgivning. Vi anbefaler, at du konsulterer en advokat, hvis du har juridiske spørgsmål.
