Mit dem richtigen Partner ist der Ausbau ganz einfach: BlackMatter Creative steigert seine Bandbreite mit Dropbox Dash

Hintergrund

Wenn jemand die Bedeutung herausragender Partnerschaft versteht, dann ist das BlackMatter Creative. „Wir gehen nicht einfach immer nach demselben Schema vor, sondern ermitteln gemeinsam mit Ihnen Ihr ultimatives Ziel und was Sie brauchen, um dieses zu erreichen“, so Account Manager Jessica Lytle.

Mit dieser authentischen Herangehensweise hat sich BlackMatter einen herausragenden Ruf erworben und Kunden aus aller Welt und zahlreichen Branchen gewonnen. Als kleines Unternehmen muss es seine internen Kapazitäten jedoch bestmöglich nutzen. BlackMatter verlässt sich darauf, dass sein Toolkit dem Unternehmen Zeit spart, die Produktivität erhöht und die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Kunden vereinfacht.

„Wir sind eine kleine Agentur. Wir arbeiten mit Kunden und Externen wie Autoren, Textern, Fotografen und Videografen zusammen. Daher müssen wir unbedingt sicher sein können, dass alle Beteiligten über die notwendigen Tools für den effizienten Start von Projekten verfügen“, so Paul Woodard, President und Creative Director von BlackMatter Creative.

Herausforderung: kleine Agentur mit zahlreichen Projekten

Bevor das Unternehmen die passenden Tools hatte, war der Start neuer Projekte mit zahlreichen Hürden verbunden.

„Die Organisation war eine unserer größten Herausforderungen – von den benötigten Elementen und Teilen bis hin zu den Teammitgliedern, die am Projekt mitarbeiten sollten.“

Für Account Manager wie Lytle war der Projektverlauf die nächste größte Hürde.

„Die Arbeit allein ist mitunter eine Herausforderung“, erläutert sie. „Wir haben so viele laufende Projekte und wir legen größten Wert darauf, alle Prioritäten und Fristen unserer Kunden einzuhalten. Folglich müssen wir so effizient wie möglich arbeiten.“

Darüber hinaus musste BlackMatter zuverlässig und ortsunabhängig mit Kunden kommunizieren, sie unterstützen und ihre Projekte managen können. Die Möglichkeit zur Zusammenarbeit im In- und Ausland war für Teammitglieder wie Senior Designer Ben Gennetay besonders wichtig.

„Ich bin in Frankreich, meine Kollegen sind in Oklahoma, daher müssen sämtliche Inhalte stets für alle Beteiligten verfügbar sein. Ich habe früher in Kreativagenturen ohne Cloud-Speicher gearbeitet. Das hat viel zusätzlichen Aufwand bedeutet.“

Lösung: Verringerung des Zeitaufwands für die Suche, mehr Zeit für kreative Arbeit

BlackMatter wendete sich an Dropbox. Mit der Cloud-Plattform konnte das Team unmittelbar große, von Kunden bereitgestellte Assets speichern und organisieren.

„Als Kreativagentur haben wir eine riesige Datenbank mit Grafiken, Schriftarten und Projekten für eine Vielzahl von Kunden. Dropbox spart uns daher jede Menge Zeit“, so Woodard.

Das Team organisiert Dateien in Dropbox nach Kunden, sodass alles für ein bestimmtes Projekt Notwendige immer schnell zur Hand ist. „Dropbox macht den Wechsel zwischen Projekten oder Kunden wirklich einfach“, so Lytle.

Mit dem Wachstum von BlackMatter hat sich auch die Beziehung zu Dropbox weiterentwickelt. Das Unternehmen ist dem Design Partner-Programm beigetreten und hat zudem Dropbox Dash eingeführt, sodass Teammitglieder plattformübergreifend nach Dateien, Bildern, Videos und vielem mehr suchen können. Damit kann das Team von BlackMatter Materialien schneller finden, Projekte effizienter organisieren und effektiver kommunizieren – so hat es Projekte besser im Griff und hält selbst die engsten Fristen ein.

Das Team ist noch einen Schritt weiter gegangen und erstellt Materialien mithilfe von KI-gestützten Analyse-, Zusammenfassungs- und Texttools schneller. Gennetay hat mit Dash kürzlich Social-Media-Präsentationen erstellt, indem er in der Software Parameter zur Anzahl der Folien und zu den jeweiligen Themen eingegeben hat. Dieses Material lieferte den Ausgangspunkt für den Kreativprozess, sodass er sich an die Verfeinerung machen konnte.

Das Unternehmen nutzte die KI-Features von Dash auch dazu, wichtige Details über einen personalisierten Chat zu ermitteln. Ein Kunde fragte Woodard nach konkreten Projektdetails. Er wusste, dass er die Antwort irgendwo in einer E-Mail finden würde, mit einer herkömmlichen Suchfunktion würde das jedoch viel zu lange dauern. „Also habe ich Dash aufgerufen, habe einen Begriff in die Suchleiste eingegeben und unmittelbar eine präzise Antwort erhalten. Dass ich Kunden mit Dash einfach spontan während Meetings eine hervorragende Antwort mit allen erforderlichen Details liefern kann, ist einfach fantastisch.“

Solche Momente stärken nicht nur das Vertrauen der Kunden, sondern helfen auch bei der Einhaltung sich ständig ändernder Fristen.

„Die Fristen in unserer Branche sind so eng, dass jede zusätzliche Sekunde hilft, die wir herausholen können“, so Lytle. „Ein zentraler Ort, an dem sich sämtliche Kreativdateien durchsuchen lassen, trägt deutlich zur Effizienz bei. Wir freuen uns auf den verstärkten Einsatz.“

Ergebnisse: Einfache Bewältigung umfangreicherer Projekte

BlackMatter hat immer mehr Projekte. Das Team macht sich jedoch keine Sorgen, dass dies zu mehr Stress führt.

„Mit Dash haben wir die für effizientere Arbeit erforderlichen Tools, sodass wir die erwarteten neuen und größeren Arbeitslasten bewältigen können“, so Woodard.

Designer wie Gennetay können sich einen Tag ohne die Software nicht vorstellen. „Dropbox hat zweifellos mein Leben verändert. Ohne Dropbox würde ich nicht für eine Agentur in Amerika arbeiten.“

Wie vom Team erhofft, war einer der größten Effekte die Möglichkeit, den Projektumfang auszubauen. Vor Dropbox hat der Aufwand für alltägliche Routineaufgaben das Team erdrückt. Doch da sich das Team heute keine Gedanken mehr um die Organisation, Speicherung oder Freigabe von Inhalten machen muss, kann es ganz für Kunden da sein und sich ganz auf den Austausch konzentrieren, mit dem es seine beste Kreativarbeit leistet.

Außerdem haben die Teammitglieder mehr Freiraum für Aufgaben wie die Aktualisierung der Website und die Optimierung der Produktkommunikation. Während das Team neue Kunden gewinnt, mehr Kreativinitiativen in Angriff nimmt und mehr Partnerschaften schließt, kann es sich darauf verlassen, dass Dropbox ihm stets zur Seite steht.

„Dash und die Zusammenarbeit mit dem Team von Dropbox machen uns deutlich, dass wir als Kunde geschätzt werden. Die Partnerschaft ist einfach herausragend“, so Woodard.