Vier Möglichkeiten durch Organisation für reibungslose Abläufe in Ihrem Vertriebsteam zu sorgen

Als Vertriebsleiter tun Sie alles, um Ihrem Team zum Erfolg zu verhelfen. Es ist leicht, sich auf die großen Ziele und KPIs zu konzentrieren. Es sind aber oft die kleinen Alltagsdetails, die Ihr Team bremsen und es von seiner Höchstleistung abhalten.

Probleme mit der Versionskontrolle, der Suche nach aktuellen Preistabellen und unzusammenhängender Kommunikation zwischen Teammitgliedern halten jedes Vertriebsteam auf. Wenn jedes Meeting, jedes Follow-up und jeder Deal zählt, kosten unorganisierte Workflows Ihre Vertriebsmitarbeiter letztendlich Zeit und Schwung.

Hier kommt Dropbox ins Spiel. Von Dateispeicherung bis zur Meetingvorbereitung, von der Freigabe von Inhalten bis zur Vertragsunterzeichnung bietet Dropbox Ihrem Team die Struktur und die Tools, mit denen es in jeder Phase des Vertriebszyklus smarter arbeitet.

Dropbox-Tools, mit denen Ihr Vertriebsteam organisiert bleibt

Geschwindigkeit, Klarheit und Konsistenz halten Vertriebsteams auf Kurs. Ihr Team muss sicher sein, dass es die richtigen Inhalte und Tools nutzt sowie dass es in jeder Phase des Geschäftsabschlusses bestens koordiniert ist. Dropbox bietet hierfür ein vernetztes Produktportfolio, das Vertriebsmitarbeiter beim Dateimanagement, der Vorbereitung auf Meetings, der Freigabe von Materialien und dem souveränen Geschäftsabschluss unterstützt.

So helfen die einzelnen Tools:

• Dropbox: Hier laufen alle Fäden zusammen. Hier lassen sich Vertriebspräsentationen, Preislisten, Verträge und Playbooks an einem sicheren Ort speichern und organisieren, der online oder offline von jedem Gerät aus zugänglich ist.
• Dropbox Dash: Die schnelle KI-gestützte Universalsuche. Hier finden Sie alles – von der aktuellen Vertriebspräsentation bis hin zu wichtigen Kontextinformationen in Ihrer Dropbox, in E-Mails und bei Slack. Kein Aufwand, kein Wechseln von Tabs. Alles, was Sie brauchen, ist gleich zur Hand.
• Dropbox DocSend: Teilen Sie Pitch Decks und Angebote. Dank der seitenspezifischen Analyse sehen Sie, was bei potenziellen Kunden Anklang findet, damit Sie wirkungsvoller nachfassen können.
• Dropbox Sign: Versenden Sie Verträge mit wenigen Klicks zur E-Signatur, richten Sie automatische Erinnerungen ein und bringen Sie Geschäfte schneller zum Abschluss – ganz ohne Drucken, Scannen oder Einholen von Genehmigungen.

Gemeinsam verringern diese Tools bei jedem Schritt Reibungsverluste – vom ersten Pitch bis zur finalen Unterschrift. Damit befreien Sie Mitarbeiter von Verwaltungsaufgaben, sodass diese mehr Zeit für den eigentlichen Vertrieb haben.

Hier sind vier einfache Möglichkeiten, mit denen Sie Ihrem Vertriebsteam diese Organisation bei der täglichen Arbeit ermöglichen.

1. Kundendokumente einfacher finden

Jedes Vertriebsteam kennt das: Man sucht vor einer wichtigen Telefonkonferenz hektisch nach der neuesten Version eines Angebots oder durchsucht E-Mail-Threads nach einem Datenblatt. Mit einem System, mit dem Vertriebsmitarbeiter schnell die gewünschten Inhalte finden, trifft Sie nichts unvorbereitet.

Dropbox Dash bietet eine KI-gestützte Universalsuche für alle verknüpften Apps: Dropbox, Google Drive, Microsoft 365, Slack, E-Mail und vieles mehr. Mitarbeiter müssen nicht länger darauf vertrauen, dass Ordner perfekt benannt sind, und müssen sich auch keine Dateipfade mehr merken. Stattdessen können sie einfach eingeben, was sie benötigen. Dash liefert unmittelbar die relevantesten und aktuellsten Inhalte.

Sie benötigen die neueste Präsentation für einen Kunden aus dem Gesundheitswesen im Ruhrgebiet? Oder die Preisliste vom letzten Quartal? Dash findet alles, selbst in anderen Tools oder wenn Sie den Speicherort vergessen haben. Das Tool kann sogar Tippfehler korrigieren und unklare Anfragen interpretieren. Die mühselige Suche nach Dateien gehört damit der Vergangenheit an. Dank der Speicherung in Dropbox werden die Daten sofort mit allen verknüpften Nutzern und Geräten synchronisiert. Ihr Team kann sich also darauf verlassen, dass es jederzeit mit aktuellen Informationen arbeitet.

Bieten Sie Ihrem Team einen zentralen Ort, an dem sich sein gesamtes Vertriebstoolkit durchsuchen lässt. So verhindern Sie Zeitverschwendung und reduzieren das Risiko, dass veraltete Materialien verwendet werden. Weniger suchen, mehr erledigen.

2. Von überall sicher auf Daten zugreifen

Sobald Sie dafür gesorgt haben, dass Dateien einfacher auffindbar sind, besteht der nächste Schritt in der Gewährleistung, dass sie jederzeit und überall da verfügbar sind, wo Ihr Team sie benötigt – ohne Abstriche bei der Sicherheit. Dropbox Dash führt Ihre Vertriebsinhalte, Kontextinformationen und Kommunikationsdaten in einer KI-gestützten Wissensdatenbank zusammen, auf die Vertriebsmitarbeiter von Desktop- und Mobilgeräten oder dem Browser aus zugreifen können.

Ob für die Vorbereitung auf einen Pitch unterwegs, die Durchsicht von Gesprächsnotizen zu Hause oder das Nachfassen im Anschluss an eine Demo – mit Dash ist alles jederzeit zur Hand. Dank der benutzerspezifischen Startseite behalten Vertriebsmitarbeiter den Überblick über Meetings, Fristen und aktuelle Dokumente. So können sie die Arbeit auf jedem Gerät genau da fortsetzen, wo sie aufgehört haben.

Bei der Vorbereitung von Meetings ist Dash Chat ein echter Gamechanger. Das Tool durchsucht E-Mail-Threads, Kundennotizen, Produktinformationen, Pitch Decks sowie Protokolle vergangener Gespräch und liefert anschließend eine übersichtliche und prägnante Zusammenfassung. Vertriebsmitarbeiter können eine Momentaufnahme eines Geschäfts, einen Produktvergleich oder die in einem Kundengespräch festgelegten weiteren Schritte suchen. Dash liefert Antworten mit Links zu den Quellen.

Mehrerer Sicherheitsebenen und erweiterte Zugriffsberechtigungen schützen vertrauliche Preis-, Vertrags- und Vertriebsinhalte Ihres Teams. Erforderliche Informationen lassen sich bedenkenlos intern oder extern weitergeben, ohne dass Sie sich Gedanken um Datenlecks oder vertauschte Versionen machen müssen.

3. Einen Schritt voraus bleiben, indem Sie Dokumentanalysen im Blick behalten

Sie haben die Präsentation versendet. Nach einem oder zwei Tagen fragen sich die Vertriebsmitarbeiter, ob der potenzielle Kunde sie geöffnet hat. Hat er sich mehr als die Titelseite angesehen? Hat er sich mit den Preisen vertraut gemacht?

Mit Tools wie Dropbox DocSend müssen sich Teammitglieder nicht länger auf ihr Bauchgefühl verlassen. Sie erhalten seitenweise Analysen, aus denen genau hervorgeht, was den potenziellen Kunden interessiert hat, was nur überflogen wurde und an welchen Stellen gezielt nachgefasst werden sollte.

Diese Dashboards helfen Ihrem Vertriebsteam bei der Überarbeitung von Pitches sowie der Abstimmung von Inhalten auf das Käuferverhalten und erhöhen die Chancen auf einen erfolgreichen Geschäftsabschluss. Wenn ein Deck geöffnet wird, können Vertriebsmitarbeiter mit der Universalsuche oder kundenspezifischen Stacks in Dash schnell zugehörige Materialien wie vergangene Gespräche, Preisdokumente oder Notizen aufrufen, damit sie kontextbezogen und zuverlässig nachfassen können.

Damit erhält Ihr Team die nötigen Informationen für erfolgreichere Verhandlungen, gezieltere Follow-ups und die strategischere Kontaktaufnahme, die auf Daten und nicht auf Mutmaßungen basiert.

4. Deals und Neueinstellungen mit E-Signaturen beschleunigen

Es ist erst dann offiziell, wenn es offiziell ist. Beim Abschluss von Geschäften kommt es auf Geschwindigkeit an. Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter immer noch Verträge auf Papier verwenden oder zwischen verschiedenen Tools hin und her wechseln, um Vereinbarungen zu erstellen, zu versenden und im Blick zu behalten, verlieren Sie Zeit – und Ihnen entgehen Umsätze.

Mit Dropbox Sign kann Ihr Team Leistungsbeschreibungen, Geheimhaltungsvereinbarungen und andere Vereinbarungen mit nur wenigen Klicks zur E-Signatur versenden. Vertriebsmitarbeiter profitieren von wiederverwendbaren Vorlagen sowie Erinnerungen an Follow-ups. Außerdem lässt sich der Unterzeichnungsstatus in Echtzeit verfolgen – damit nichts untergeht.

Das Onboarding profitiert von demselben optimierten Workflow. Neue Arbeitsverträge lassen sich aus der Ferne unterzeichnen, sicher speichern und über Dropbox Dash mit strukturierten Stacks freigeben, durch die neue Mitarbeiter direkten Zugriff auf die für einen reibungslosen Start erforderlichen Dateien, Schulungsmaterialien und Playbooks erhalten.