So bauen Sie einen starken Vertriebs­workflow auf, der die Effektivität des Vertriebszyklus optimiert

Laut Zahlen von Salesforce aus dem Jahr 2021 gehen 72 % der Vertriebsfachleute nicht davon aus, dass sie ihre Jahresquote erreichen. Außerdem verbringen Vertriebsmitarbeiter durchschnittlich nur 28 % ihrer Woche mit dem Verkaufen – stattdessen verbringen sie viel zu viel Zeit mit manuellen administrativen Tätigkeiten.

Kommt Ihnen das bekannt vor? All diese Ad-hoc-Aufgaben wie die Buchführung und das Einpflegen von Daten mögen auf den ersten Blick nicht zeitaufwendig wirken, aber sie können sich wirklich summieren. 

Wie können Sie also Ihren Vertriebsprozess optimieren, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und mehr Geschäftsabschlüsse zu erzielen? Das geht – mit einem effektiven Vertriebsworkflow!

Was ist ein Vertriebsworkflow?

Ein Vertriebsworkflow ähnelt dem Verkaufsprozess oder Vertriebstrichter. Es handelt sich um eine wiederholbare Reihe von Schritten, die das Vertriebsteam unternimmt, um potenzielle Kunden zu tatsächlichen Kunden zu machen.

Abhängig davon, wie Sie und Ihr Team arbeiten, umfasst ein Vertriebsworkflow in der Regel sieben wesentliche Schritte. Dies beginnt mit der Ermittlung neuer Leads und endet mit der Unterstützung des Kunden bis in die nächste Phase des Kaufprozesses.

Schritt 1: Kundengewinnung

Akquise potenzieller Neukunden.

Schritt 2: Lead-Qualifizierung

Herstellen des Kontakts mit Leads in einer frühen Phase und Stellen gezielter Fragen, um zu bestimmen, ob eine Geschäftsbeziehung infrage kommt.

Schritt 3: Recherche

Durchführen weiterer Recherchen nach qualifizierten Leads, um ein personalisierteres oder individuelleres Produkt und Kauferlebnis anbieten zu können.

Schritt 4: Präsentation/Demonstration

Formelle Vorstellung oder Demonstration der Verwendung Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung.

Schritt 5: Umgang mit Einwänden

Verhandlung über etwaige Probleme, die einem Verkaufs- oder Vertragsabschluss im Weg stehen könnten.

Schritt 6: Abschluss

Einholen der Zustimmung der wichtigsten Entscheidungsträger, unterbreiten eines Angebots oder Vorschlags und Einholen von Unterschriften auf der gepunkteten Linie.

Schritt 7: Nurturing

Übergang des Kunden vom Verkauf bis hin zum Onboarding und darüber hinaus.

Warum einen Vertriebsworkflow aufbauen?

Ganz gleich, ob Sie im Außendienst unterwegs sind oder von Zuhause aus arbeiten: ein effektiver Vertriebsworkflow sorgt für Durchgängigkeit. Er kann Vertriebsmitarbeitern helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, und sicherstellen, dass Ihr Bestreben, potenzielle Kunden zu tatsächlichen Kunden zu machen, nicht im Sand verläuft.

Ein Vertriebsworkflow kann darüber hinaus:

• sicherstellen, dass neue Vertriebsmitarbeiter schnell auf dem Laufenden sind

• sicherstellen, dass alle Vertriebsmitarbeiter einen gemeinsamen Strategieplan haben 

• detailliertere Einblicke in Leads und Konversionen in den einzelnen Phasen des Vertriebstrichters bieten

• ein besseres Verständnis von Bereichen mit Raum für Verbesserungen vermitteln

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Ausarbeitung eines Vertriebsworkflows

Wir haben uns die Phasen des Verkaufsprozesses angesehen und sind darauf eingegangen, warum es für Vertriebsteams wichtig ist, einen konsequenten Workflow zu erarbeiten. Sehen wir uns nun an, wie Sie einen effektiven Vertriebsworkflow ausarbeiten können, der Ihnen hilft, Vertragsabschlüsse zu beschleunigen.

1. Beurteilen Sie Ihren aktuellen Vertriebsprozess

Ihr Vertriebsteam kann Ihnen wertvolles Feedback dazu geben, was im Arbeitsalltag der Vertriebsmitarbeiter gut funktioniert und was nicht. Sich näher mit Ihrer aktuellen Strategie zu befassen, kann Ihnen helfen, den Erfolg Ihres Workflows Ihren KPIs und Ihrer Konversionsrate zuzuordnen.

Gibt es Ähnlichkeiten zwischen den letzten 10 erfolgreichen Verkaufsabschlüssen Ihres Teams? Wenn ja, was können Sie aus diesen Beispielen lernen? Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um festzustellen:

• was bei diesen Geschäften von Anfang bis Ende passiert ist

• wie lange der gesamte Prozess gedauert hat

• wie lange es gedauert hat, von einem Schritt zum nächsten überzugehen

• wie Ihr Vertriebsteam mit den potenziellen Kunden in Kontakt tritt

Lassen Sie bei den Elementen des Workflows keinen Spielraum für Interpretation – die Schritte sollten klar und umsetzbar sein.

2. Verstehen Sie den Kaufprozess

Versuchen Sie unter Berücksichtigung der Einblicke, die Sie von Ihrem Team erhalten haben, den Kaufprozess der Zielgruppe aus deren Perspektive nachzuempfinden.

Erwägen Sie die folgenden Punkte, um sich besser in das Kundenerlebnis hineinzuversetzen:

• Was sind die Probleme der Kunden, für die Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung die Lösung ist? 

• Wie stellt Ihr Team sicher, dass der Wert Ihres Produkts/Ihrer Dienstleistung potenziellen Leads effektiv mitgeteilt werden?

• Wie können Sie Ihre Verkaufsstrategie anpassen, um sicherzustellen, dass Ihr Team Beziehungen zu potenziellen Kunden aufbauen und pflegen kann?

• Gibt es Hürden im Verkaufsprozess, die potenziellen Kunden den Wechsel von einer Phase in die nächste erschweren?

• Sind Maßnahmen im Prozess überflüssig? Können diese abgeschafft oder überarbeitet werden, um die Ergebnisse zu verbessern?

Ebenso wie die Zeiten ändern sich auch die Käuferpersönlichkeiten. Sie können Ihren Vertriebsworkflow nicht einfach erstellen und dann vergessen – vielmehr sollten Sie Ihre Verkaufsstrategie kontinuierlich aus der Sicht Ihrer Kunden überprüfen. Bieten Sie regelmäßig Schulungen an, damit Ihre Teamkollegen mit dem Prozess vertraut sind und ihn sicher umsetzen können.

3. Setzen Sie die Talente Ihres Teams bestmöglich ein

Die Einführung eines Vertriebsworkflows muss nicht heißen, dass der Kreativität Grenzen gesetzt werden müssen.

In Ihrem Team gibt es mit hoher Wahrscheinlichkeit Mitglieder, die in bestimmten Teilen des Verkaufsprozesses stärker sind als in anderen – möglicherweise blühen sie sogar auf, wenn sie Aufgaben erledigen, an die Sie bislang noch nicht einmal gedacht haben. Während Sie versuchen, Ihren Vertriebsworkflow zu optimieren, sollten Sie erwägen, wie Sie die individuellen Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder nutzen können, um den Prozess für alle Beteiligten ansprechender zu gestalten.

Sie könnten die Aufgaben beispielsweise danach aufteilen, wer spezialisiert ist auf:

• den Verkauf über Social Media
• den Kundenkontakt über Plattformen wie LinkedIn
• das Verfassen von Verkaufspräsentationen
• den Entwurf von Angeboten
• die Nachverfolgung von Leads über Telefonate und Folge-E-Mails

Diese Art der Zusammenarbeit kann Ihnen helfen, die Ursachen stagnierender Verkäufe zu ermitteln und neue Wege zu finden, Ihren Prozess besser an die Bedürfnisse Ihrer Kunden anzupassen.

4. Geben Sie Ihrem Team die richtigen Tools an die Hand

In einer Vertriebspipeline können viele zeitraubende Aufgaben versteckt sein. Anstatt sich auf umsatzfördernde Aktivitäten zu konzentrieren, müssen Sie Ihre Zeit so häufig für administrative Aufgaben wie die manuelle Eingabe von Daten in Ihr CRM-System opfern.

Natürlich bleiben CRM-Systeme für etablierte Großunternehmen auch weiterhin die wichtigste Informationsquelle für Vertriebsmitarbeiter. Aber für kleinere, agilere Teams, die noch kein CRM-System benötigen, kann die Einbindung von Automatisierung und intelligenten digitalen Tools in Ihren Workflow helfen, die Lücke zu schließen.

Mit DocSend können Sie beispielsweise jeden Aspekt Ihrer freigegebenen Dokumente kontrollieren und aus diesen Materialien hilfreiche Einblicke gewinnen – etwa, wer die Dokumente geöffnet hat und auf welche Weise mit ihnen interagiert wurde. Sie können auch virtuelle Datenräume erstellen, NDAs einbetten und Dateien in signierbare Dokumente umwandeln – und das mit nur wenigen Klicks.

Automatisierungstools wie Bardeen AI können den Aufwand Ihres Teams über mehrere Phasen des Verkaufszyklus hinweg skalieren. Zeitaufwändige Aufgaben wie die Recherche und Qualifizierung von Leads lassen sich mit KI-Agenten, die die Website Ihres potenziellen Kunden nach den aktuellen Informationen durchsuchen, mit einem einzigen Klick erledigen.

Es ist kein Ersatz für ein CRM-System, aber die richtigen Tools bereits früh in Ihren Workflow einzubinden, könnte Ihren Vertriebsmitarbeitern Zeit sparen und wichtige Einblicke ermöglichen – ohne den kompletten Umstieg zu CRM zu wagen, bevor dies nötig ist.

5. Messen Sie Ihre Ergebnisse

Es empfiehlt sich, Ihren Erfolg zu beurteilen, während sich Ihr Workflow weiterentwickelt. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Änderungen tatsächlich funktionieren. Einige Kennzahlen, die Sie dafür nutzen können, sind:

• Prozentsatz der qualifizierten Gespräche unter allen getätigten erstmaligen Vertriebsgesprächen

• durchschnittliche Zeit, die potenzielle Kunden in den einzelnen Prozessphasen verbringen

• die Phase, aus der potenzielle Kunden am langsamsten fortfahren

• Prozentsatz der potenziellen Kunden, die nach einer Präsentation/Demonstration Geschäfte abschließen

• Abwanderungsrate

Was die Analysefunktionen in DocSend betrifft, sind Informationen darüber, wer Dokumente wann aufruft, nur die Spitze des Eisbergs. Sie können DocSend verwenden, um sich in Echtzeit ein Bild davon zu machen, wie Zuschauer mit Ihren Verkaufspräsentationen und Vorschlägen interagieren.

Sehen Sie, wie lange potenzielle Kunden Ihre Dokumente ansehen, welche Seiten am längsten angezeigt werden und mit welchen Inhalten, Seiten und Formaten die Zuschauer am stärksten interagieren. Außerdem können Sie festlegen, dass zum Anzeigen Ihrer Inhalte eine E-Mail-Adresse angegeben werden muss. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, zu sehen, für wen Ihre Dokumente freigeben wurden – und so hilfreiche Informationen dazu zu erhalten, ob unerwartet neue Entscheidungsträger in das geschäftliche Angebot involviert werden.

Rüsten Sie sich für den Erfolg – mit einem Vertriebsworkflow, auf den Sie sich verlassen können

Beim Vertrieb sind es die Ergebnisse, die zählen – und ein Team ohne vernünftigen Workflow läuft Gefahr, Gelegenheiten zu verpassen und Zeit mit unnötigen Aufgaben zu verlieren, was sich letzten Endes negativ auf Ihr Geschäftsergebnis auswirkt.

Indem Sie einen Vertriebsworkflow ausarbeiten, gehören das Rätselraten und überschüssige administrative Aufgaben der Vergangenheit an – dank einfacher, wiederholbarer Prozesse, die Ihre Vertriebsarbeiter in die Lage versetzen, sich auf den Verkauf zu konzentrieren.

Um diese Schritte in Aktion zu sehen, lesen Sie mehr darüber, wie eine Webdesign- und Branding-Agentur mit vollem Serviceangebot Zeit spart, indem sie Dropbox und DocSend in ihren Verkaufszyklus integriert.