Was ist die Eisenhower-Matrix?

Profitieren Sie mit der Eisenhower-Matrix von besserer Aufgabenplanung und einer Strategie zur Bewältigung der Arbeitsbelastung. Dieses Zeitmanagementtool basiert auf von Dwight D. Eisenhower entwickelten Strategien und Techniken.

Niemand ist absichtlich unproduktiv, vor allem nicht im Beruf. Jedoch wächst einem die eigene Aufgabenliste schnell über den Kopf, wenn im Tagesverlauf immer mehr dringende Anfragen eingehen. Das macht es schwieriger, konzentriert und produktiv zu arbeiten.

Egal, ob Sie wichtige Termine verpassen oder Schwierigkeiten haben, bei langfristigen Projekten im Zeitplan zu bleiben: Die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren, kann den Unterschied zwischen einem Rückstand und dem Spitzenplatz ausmachen. Hier kommt die Eisenhower-Matrix ins Spiel.

Zeitmanagement mit dem Eisenhower-Prinzip

Die Eisenhower-Matrix – auch Eisenhower-Prinzip oder Dringlichkeits-/Wichtigkeitsmatrix genannt – bietet einen einfachen Rahmen für die Priorisierung von Aufgaben und die Verwaltung der Arbeitsbelastung. 

Sie ist nach Dwight D. Eisenhower benannt – Fünf-Sterne-General und 34. Präsident der Vereinigten Staaten. Eisenhower war bekannt für sein Arbeitspensum. Seine Methoden zur Zielsetzung und zum Zeitmanagement wurden vielfach untersucht, u. a. von Stephen Covey. In seinem Buch „Die 7 Wege zur Effektivität“ entwickelte Covey Eisenhowers Ideen zur Eisenhower-Matrix weiter, einem einfachen Tool für die Aufgabenpriorisierung.

Was ist die Eisenhower-Matrix? Es handelt sich im Wesentlichen um eine Strategie, mit der Sie das folgende, Eisenhower zugeschriebene Zitat in die Praxis umsetzen können: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind niemals dringend.“ 

Sie müssen einfach nur Ihre Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit bewerten.

Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?

Unternehmen und Einzelpersonen können mit der Eisenhower-Matrix ihre täglichen oder wöchentlichen Aufgaben planen, delegieren, priorisieren und terminieren. 

Durch die Einordnung von Aufgaben in einen der vier unten dargestellten Quadranten können Sie feststellen, wie dringend die Aufgaben sind und wie sie sich angehen lassen:

Erster Quadrant

Dringend und wichtig (sofort zu erledigende Aufgaben) – dies sind Aufgaben der Kategorie „Zuerst erledigen“, die schnellstmöglich erledigt werden müssen. In der Regel handelt es sich dabei um Anfragen in letzter Minute, die durch unvorhergesehene Umstände entstehen. Solche Aufgaben sollten sofort oder am selben Tag erledigt werden. Beispiele hierfür sind die Übernahme eines Projekts für einen erkrankten Kollegen oder die Reaktion auf einen unvorhergesehenen Notfall, wie eine Unterbrechung der Lieferkette.

Zweiter Quadrant

Wichtig, aber nicht dringend (Aufgaben, die für später eingeplant werden müssen) – dies sind langfristige Ziele/Aufgaben, die wichtig sind, aber keinen festen Termin haben, sodass eine spätere Erledigung geplant werden kann. Beispiele hierfür sind der Erwerb einer beruflichen Qualifikation oder die Planung langfristiger Geschäftsziele, zum Beispiel eine Budgetkürzung.

Dritter Quadrant

Dringend, aber nicht wichtig (an jemanden zu delegierende Aufgaben) – diese Aufgaben müssen sofort erledigt werden, sind aber möglicherweise nicht so wichtig, dass sie Ihre Aufmerksamkeit erfordern, weshalb sie an andere Mitglieder Ihres Teams delegiert werden können. Beispiele hierfür sind Routinearbeiten oder lange Besprechungen/Telefonate ohne klaren Zweck.

Vierter Quadrant

Weder dringend noch wichtig (zu streichende Aufgaben) – diese Aufgaben stellen eine Ablenkung dar und sollten möglichst vermieden werden. In vielen Fällen können Sie solche Aufgaben einfach ignorieren oder streichen. Beispiele hierfür sind der Austausch mit anderen oder unnötig lange Kaffeepausen.

Die Eisenhower-Box hilft Ihnen, Aufgaben im Kontext von Wichtigkeit und Dringlichkeit zu visualisieren. Wenn Sie Ihr Arbeitspensum derart kategorisieren, lassen sich die wichtigsten Aufgaben bevorzugt und schnellstmöglich erledigen.

Wie unterscheidet man zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit?

Beim Erstellen einer Prioritätenmatrix gibt es kein allgemeingültiges Verfahren zur Unterscheidung zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben. Es ist jedoch wichtig, darüber nachzudenken. Im wirklichen Leben ist die Entscheidung, in welche Kategorie eine Aufgabe gehört, oft schwieriger als die einfache Zuordnung in einer Eisenhower-Box.

Eine kurze Formel lautet, dass dringende Aufgaben unvermeidlich sind und sofortige Aufmerksamkeit erfordern, während wichtige Aufgaben mehr Planung erfordern und zu langfristigen Zielen beitragen. So ist es beispielsweise dringend erforderlich, die Anrufe eines Großkunden zu beantworten, während es wichtig ist, auf dem neuesten Stand der Forschung in Ihrem Gebiet zu bleiben.

Welche Vorteile bietet die Eisenhower-Matrix?

Einer der Hauptvorteile der Dringlichkeits-/Wichtigkeitsmatrix von Eisenhower ist die unkomplizierte Implementierung. Sie müssen weder ein kostspieliges Softwarepaket kaufen noch erhebliche Zeit für die Erstellung der Matrix aufwenden. 

Die Prioritätenmatrix unterstützt Sie durch die Festlegung klarer Prioritäten beim Zeitmanagement. Dies ist besonders nützlich für Manager und Eigentümer sowie für Freelancer, die möglicherweise Aufgaben in mehreren unterschiedlichen Projekten oder für mehrere Kunden gleichzeitig erledigen müssen.

Welche Nachteile hat die Eisenhower-Matrix?

Die Priorisierungsmatrix hat jedoch ein paar Nachteile. Mitunter ist es schwierig, die Wichtigkeit einer Aufgabe zu beurteilen. Dadurch werden Aufgaben unter Umständen der falschen Person zugeteilt, was wiederum die Qualität der Arbeit beeinträchtigt.

Darüber hinaus ist es wichtig, daran zu denken, dass es nicht immer möglich ist, dringende Aktivitäten sofort zu erledigen. Fehlende Informationen, Zeitmangel, Vorschriften und Bürokratie oder mehrere dringende/wichtige Aufgaben können dies unmöglich machen. Dies verringert die Effektivität der Prioritätenmatrix im Hinblick auf die Entscheidungsfindung und das Zeitmanagement ein wenig.

So nutzen Sie die Eisenhower-Matrix, um Ihre Aufgaben und Ihr Arbeitspensum zu verwalten

Die Dringlichkeits-/Wichtigkeitsmatrix kann ein ausgezeichneter Ausgangspunkt für das Arbeits- und Projektmanagement sein. Im weiteren Verlauf können Sie diese zur Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten bei täglichen Arbeitsabläufen nutzen:

1. Prozesse einfacher steuern

Nachdem Sie Ihre Aufgaben den entsprechenden Quadranten zugeordnet haben, können Sie beginnen, Zeitmanagementprozesse einzurichten, die Ihnen helfen, wichtige Aktivitäten fristgerecht zu erledigen. Sie könnten zum Beispiel Dropbox nutzen, um Ihre Aufgabenliste effektiver zu verwalten und eine Zeitachsenvorlage zu konstruieren. Sie können mit diesen Aufgabenverwaltungstools dringende/unwichtige Aufgaben anderen Mitgliedern Ihres Teams zuweisen, während Sie auch Fälligkeitstermine und Erinnerungen für wichtige/nicht dringende Aufgaben festlegen können, die für einen späteren Termin geplant werden können.

2. Automatisierung einfacher Aufgaben einrichten

Auch die Implementierung von Werkzeugen für die Arbeitsplatzautomatisierung kann eine Überlegung wert sein. Automatisierung bietet – dort, wo sie möglich ist – eine großartige Möglichkeit, um Aufgaben zu bewältigen, die zwar erledigt werden müssen, im Vorfeld aber nicht viel Planung oder Analyse erfordern. Mithilfe von Automatisierungstools oder Integrationen in der Dropbox-Produktivitäts-App können Sie Aufgaben des dritten Quadranten (dringend, aber nicht wichtig) auf eine für Ihr Unternehmen zeiteffiziente Weise „delegieren“. In Dropbox Paper können Sie Teammitgliedern Aufgaben mit Fristen zuweisen oder aus Dropbox-Dateien direkt in Trello-Karten für Ihre Teammitglieder übertragen. Tools zur automatischen Aufnahme von Content helfen Ihnen, zeitaufwendige, fehleranfällige Aufgaben zu eliminieren, die womöglich zu Engpässen führen, sodass Sie und Ihr Team in Zukunft produktiver arbeiten.

3. Zeitmanagement optimieren

Darüber hinaus können Sie die Eisenhower-Matrix gegebenenfalls mit anderen Zeitmanagementansätzen kombinieren, um ein besseres Ergebnis zu erzielen. Zum Beispiel mit der Eat-the-Frog-Methode. Diese Methode lehnt sich an ein Zitat von Mark Twain an, das besagt: Wenn es Ihr Job ist, einen Frosch zu essen, dann erledigen Sie das am besten gleich morgens. Im beruflichen Kontext bedeutet dies, dass Sie zuerst Ihre größte oder komplexeste Aufgabe in Angriff nehmen sollten, bevor Sie sich den kleineren Aufgaben zuwenden, die Sie anhand anderer Faktoren, zum Beispiel der Fristen, priorisieren könnten. Oder Sie nutzen die ABCDE-Methode, bei der Sie Ihren Aufgaben einen Buchstaben zuweisen, der die Wichtigkeit beschreibt, und sie dann in dieser Reihenfolge erledigen.

Effizienzsteigerung mit der Eisenhower-Matrix und Dropbox

Die Eisenhower-Matrix kann ein äußerst wirksames Tool für das Aufgaben- und Zeitmanagement sein. Genauso wie die Features von Dropbox. Die beiden ergänzen sich. Indem Sie Aufgaben priorisieren, können Sie effizienter arbeiten, Zeit sparen und auf langfristige Geschäftsziele hinarbeiten.