Bei der Einstellung neuer Teammitglieder, kann ein reibungsloses und effizientes Onboarding-Programm die Erfahrung der neuen Mitarbeiter entscheidend aufwerten. Einer Untersuchung von BambooHR zufolge geben 89 % aller Mitarbeiter an, dass ein effektiver Onboarding-Prozess maßgeblich dazu beigetragen hat, dass sie sich an ihrem Arbeitsplatz motiviert fühlen. Darüber hinaus besteht bei diesen Mitarbeitern eine um das 30-Fache größere Wahrscheinlichkeit, dass sie insgesamt mit ihrem Job zufrieden sind, als bei Mitarbeitern, deren Onboarding-Erfahrung weniger effektiv war.
Bedauerlicherweise ist aber das Onboarding nicht bei jedem ein tolles Erlebnis. Laut einer Untersuchung von Paychex fühlen sich die Mitarbeiter kleiner Unternehmen (66 %) und Remote-Mitarbeiter (63 %) nach dem Onboarding nicht ausreichend eingearbeitet. Zusätzlich empfindet fast ein Drittel der Mitarbeiter den Onboarding-Prozess als verwirrend.
Herkömmliches, papierbasiertes Onboarding stellt für HR-Fachkräfte einen ziemlich hohen Arbeitsaufwand dar – und ist zudem nicht sehr effizient für Remote-Mitarbeiter. Um den Prozess zu beschleunigen und die Erfahrung für alle Beteiligten zu verbessern, sollten Sie neue und intelligente Automatisierungstools in Ihren Arbeitsablauf implementieren.
In diesem Artikel wollen wir erörtern, welche Schritte mit dem Onboarding neuer Mitarbeiter verbunden sind, auf welche Hindernisse HR-Fachleute üblicherweise bei diesem Prozess stoßen und wie bestimmte Tools Ihnen und Ihren neuen Mitarbeitern das Onboarding erleichtern können.
Wie läuft der Onboarding-Prozess im Bereich HR ab?
Das Onboarding ist der Prozess der Einführung neu eingestellter Mitarbeiter in Ihr Unternehmen. Neue Mitarbeiter lernen dadurch ihren neuen Arbeitsplatz und ihre neue Position kennen und erfahren, was von ihnen in ihrer neuen Funktion erwartet wird.
Es handelt sich um einen wichtigen Vorgang, der dazu beiträgt, neue Mitarbeiter in Ihre Organisation zu integrieren und sie schnell mit den anderen Leuten und der Unternehmenskultur vertraut zu machen.
Weshalb ist das Mitarbeiter-Onboarding so wichtig?
Laut einer Studie der Brandon Hall Group verbessern Unternehmen mit einem effektiven Onboarding-Prozess die Bindung neuer Mitarbeiter um 82 % und die Produktivität um über 70 %.
Ein effizienter Onboarding-Prozess kann zu positiven Erwartungen neuer Mitarbeiter an ihre Erfahrung in Ihrem Unternehmen führen und sicherstellen, dass sie sich willkommen fühlen. Der Prozess sollte dazu beitragen, dass sie sich schneller einleben, Kontakte zu ihren neuen Kollegen knüpfen und schließlich möglichst schnell in ihrer neuen Funktion ankommen.
Wie sieht der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter aus?
Der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Üblicherweise sind jedoch folgende fünf Schritte enthalten:
1. Die Rekrutierungsphase – Preboarding
Der Einstellungsprozess wird häufig getrennt vom Onboarding gesehen. Allerdings hängen die beiden eng zusammen. Das Onboarding beginnt in gewisser Weise ganz zu Beginn des Rekrutierungsprozesses, indem in eindeutigen Stellenbeschreibungen und Bewerbungsgesprächen ein guter Eindruck vermittelt wird.
Die Phase zwischen dem Versenden eines Stellenangebots und dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters wird als „Preboarding“ bezeichnet. Während dieses Zeitraums beantworten Sie Fragen des neuen Mitarbeiters vor seinem Arbeitsbeginn, halten den Kontakt und stellen sicher, dass er für seinen ersten Arbeitstag alles hat, was er benötigt.
2. Die Woche vor dem Arbeitsantritt
Wenn der Tag des Arbeitsbeginns des neuen Mitarbeiters näherrückt, ist es an der Zeit, ihm wichtige Unterlagen, Unternehmensrichtlinien und Formulare zukommen zu lassen und seine Arbeitsmaterialien und Zugangsmöglichkeiten zu organisieren.
In dieser Phase:
versenden Sie relevante Dokumente und Materialien wie Mitarbeiter-Handbücher und zu unterzeichnende Verträge.
versenden Sie Ausstattungsgegenstände, wie zum Beispiel einen Laptop, und stellen Ressourcen fertig, wie die geschäftliche E-Mail-Adresse und den Netzwerkzugriff.
bestätigen Sie, dass die personenbezogenen Daten des neuen Mitarbeiters in Ihre internen Systeme aufgenommen werden.
planen Sie einführende Meetings und Ihr Einführungstelefonat am ersten Tag.
senden Sie eine Begrüßungs-E-Mail mit wichtigen Informationen, zum Beispiel eine Erklärung, wie sie ins Büro gelangen, wenn sie vor Ort arbeiten.
3. Der erste Tag
Ganz gleich, wie viel Berufserfahrung Sie bereits haben – der erste Tag in einem neuen Job kann überwältigend sein, besonders weil so umfangreiche Informationen auf einmal erfasst werden müssen.
Neue Mitarbeiter erinnern sich aber eher daran, wie sie sich an ihrem ersten Tag gefühlt haben, als daran, was sie gelernt haben. Insbesondere bei Remote-Mitarbeitern kann eine ganze Serie von virtuellen Meetings am ersten Tag zu einer schweren Zoom-Müdigkeit führen – das ist kein schöner erster Eindruck! Sie sind dafür verantwortlich, dass der erste Tag des neuen Mitarbeiters im neuen Job eine angenehme Erfahrung wird und er sich wohlfühlt.
Die Aufgabe der HR-Abteilung ist es, den neuen Kollegen im Rahmen eines Einführungsmeetings entweder virtuell oder persönlich zu begrüßen und sicherzustellen, dass er über alles verfügt, was er benötigt. Anschließend können Sie ihn dem neuen unmittelbaren Team vorstellen, auf Schulungen hinweisen, die absolviert werden müssen, und mit praktischen Dingen helfen wie dem Bereitstellen eines Profilbilds für ihre Kommunikations-Apps wie Slack.
4. Die erste Woche
Nach dem ersten Tag ist die Beteiligung der HR-Abteilung weniger sichtbar. Vermutlich werden Sie Kontakt mit dem Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters aufnehmen und dafür sorgen, dass für die erste Arbeitswoche ein vernünftiger Zeitplan erstellt wurde und dass der Mitarbeiter auf die relevanten Tools bzw. die für die Position benötigte Software zugreifen kann. Eventuell möchten Sie auch Meetings mit anderen Teams im Unternehmen ansetzen, damit der neue Mitarbeiter einen umfassenden Einblick gewinnen kann, wie die einzelnen Abteilungen innerhalb der Organisation funktionieren.
Gegebenenfalls möchten Sie den neuen Mitarbeiter dabei unterstützen, regelmäßige Meetings oder Einzelgespräche mit dem direkten Vorgesetzten zu planen, und sich bei ihm melden, um sicherzustellen, dass er sich gut einlebt.
5. Die ersten 3–6 Monate
Während dieser Zeit ist es das Ziel der HR-Abteilung, wie auch des direkten Vorgesetzten oder Betreuers, dafür zu sorgen, dass die Erwartungen des Mitarbeiters und die Realität in Ihrem Unternehmen im Einklang sind.
Gemeinsam mit dem direkten Vorgesetzten können Sie die Fortschritte des Mitarbeiters besprechen und Bereiche herausarbeiten, in denen möglicherweise weitere Schulungen sinnvoll wären, zudem Probleme, Karriereambitionen oder -ziele ansprechen und Rückmeldungen zum Onboarding einholen. Anschließend können Sie zusammen mit dem direkten Vorgesetzten Feedback geben und besprechen, welche Schritte von beiden Seiten unternommen werden müssen, damit der neue Mitarbeiter ein wichtiges Mitglied der Unternehmensfamilie wird.
Häufige Probleme mit dem Onboarding-Prozess
Zu den häufigen Problemen von HR-Teams mit dem Onboarding gehören:
- fehlendes Preoboarding, wodurch sich neue Mitarbeiter am ersten Tag unvorbereitet und überwältigt fühlen
- Ignorieren von Feedback, wodurch sich Mitarbeiter vernachlässigt und nicht wertgeschätzt fühlen
- mangelhafte oder fehlerhafte Informationen für neue Mitarbeiter, wodurch es zu Verwirrung und Frustration kommt
- irreführende Jobbeschreibungen und unklare Erwartungen, wodurch sich neue Mitarbeiter verloren oder hinsichtlich ihrer Funktion im Unternehmen unsicher fühlen
- fehlende Einweisung in die relevante Software, wodurch neue Mitarbeiter daran gehindert werden, ihren Job effektiv auszuführen
- zu viele Informationen auf einmal, wodurch neue Mitarbeiter mit einer Flut an Dokumenten überschwemmt werden
- fehlende Einführungs- oder Teambuildingmaßnahmen, wodurch sich neue Mitarbeiter einsam und von ihren Kollegen abgekapselt fühlen
All diese Faktoren können zu einem negativen Onboarding-Erlebnis beitragen und schließlich dazu führen, dass der Mitarbeiter das Interesse und die Motivation verliert.
Für Unternehmen ist es von großer Bedeutung, dass sie Zeit und Ressourcen in einen umfassenden und effektiven Onboarding-Prozess stecken, um ihren neuen Mitarbeitern den Weg zum Erfolg zu weisen. So kann ein reibungsloser Übergang in die neue Funktion gewährleistet und eine positive und produktive Arbeitsumgebung gefördert werden.
So beschleunigen Sie den Onboarding-Prozess
Wir haben den Onboarding-Prozess untersucht und darüber gesprochen, welche Personen und Materialien während des gesamten Prozesses beteiligt sind. Wo gibt es aber noch Optimierungsmöglichkeiten, wenn dies häufig länger dauert, als es eigentlich sollte?
Dropbox bietet eine Reihe an Tools, mit deren Hilfe HR-Spezialisten das Onboarding neuer Mitarbeiter beschleunigen können. Damit können Sie:
Dokumente und Vorlagen mit Logos, Schriftarten und Farben individuell anpassen, um in sämtlichen Onboarding-Materialien ein einheitliches Branding zu gewährleisten
wichtige Dokumente durch Nachverfolgen von Aufrufen, Weiterleitungen und Downloads mit DocSend verwalten
Bearbeitungszeiten verbessern und Arbeitsabläufe mithilfe von Informationsnachverfolgung und integrierten Erinnerungen mithilfe von Dropbox Sign automatisieren
bei internen Fortschritten mit der Nachverfolgung von Dateiaktivitäten und Kommentarbenachrichtigungen auf dem Laufenden bleiben
einen vertrauenswürdigen Ruf bei Mitarbeitern und Bewerbern aufbauen, indem Sie sensible Informationen stets schützen
Werden diese Features im Rahmen Ihres HR-Arbeitsablaufs eingesetzt, können Sie damit viel Zeit einsparen, die Sie dann für die Pflege Ihrer Beziehung zu den neuen Kollegen übrig haben.
Damit wird das Onboarding neuer Mitarbeiter zum Kinderspiel
Dropbox bietet HR-Fachleuten ein umfangreiches Angebot an Tools und Ressourcen für die Optimierung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeiter.
Mit Features wie automatisierten Arbeitsabläufen, anpassbaren Vorlagen und Möglichkeiten für die sichere Dateifreigabe können HR-Fachleute mit Personalmanagern einfach zusammenarbeiten und einen reibungslosen Übergang für neue Mitarbeiter gewährleisten.
Durch den Einsatz der Onboarding-Tools von Dropbox können HR-Fachleute Zeit sparen, organisatorischen Aufwand reduzieren und neuen Mitarbeitern eine positive Erfahrung bei ihrem Einstieg in das Unternehmen bescheren.
