Die intrapersonelle Kommunikation, also die Art und Weise, wie Mitglieder Ihres Teams sich selbst und ihre Arbeit wahrnehmen, prägt unseren internen Dialog und die Interaktion mit anderen. Umgekehrt gilt auch Folgendes: Interpersonelle Kommunikation, die Art und Weise des Austauschs mit anderen, kann unsere Verbindung zu anderen und die Zusammenarbeit mit ihnen erheblich beeinflussen. In dezentralen Arbeitsumgebungen ist es mitunter schwieriger, negative Gedanken in den Griff zu bekommen und für klare, positive Kommunikation zu sorgen. Jedoch ist beides wichtig für das Wohlbefinden und die Produktivität des Teams.
In diesem Artikel werden praktische Strategien und Übungen zur Verbesserung der inter- und intrapersonellen Kommunikation in Ihrem Team vorgestellt. Diese Strategien sorgen für ein gesünderes Arbeitsumfeld, in dem sich Teammitglieder unbeschwert, unterstützt und vernetzt fühlen.
Der Unterschied zwischen intrapersoneller und interpersoneller Kommunikation
Intrapersonelle Kommunikation ist der innere Dialog, aus dem Gedanken und Handlungen entstehen. Sie ist die Stimme in unserem Kopf, der wir uns nicht immer bewusst sind. Ein positives Selbstbild kann den inneren Dialog verbessern und uns so zu mehr Kreativität, höherer Konzentration und optimierter Entscheidungsfindung verhelfen.
Unser Gehirn arbeitet nicht immer rational. Trotz aller Bemühungen um die eigene Weiterentwicklung können wir unsere Unsicherheit oft nicht ganz abschütteln. Ohne den richtigen Umgang mit diesen können negative Gedanken die Moral und die Entscheidungsfindung beeinträchtigen.
Interpersonelle Kommunikation bezeichnet im Gegensatz zum Vorangegangenen den externen Dialog zwischen Personen. Sie umfasst den Austausch von Informationen, Ideen und Gefühlen sowie die Interaktion mit anderen durch Sprache, Körpersprache und soziale Signale. Die interpersonelle Kommunikation beeinflusst, wie wir die Welt wahrnehmen und in dieser handeln. Außerdem dient sie dazu, Beziehungen zu anderen aufzubauen.
Beide Kommunikationsformen beeinflussen gemeinsam die Teamdynamik.
Störungen bei der interpersonellen Kommunikation können negative innere Dialoge zur Folge haben. Beispiele hierfür sind übermäßige Beschäftigung mit dem Tonfall einer Person, Mutmaßungen in Hinblick auf Absichten oder Zeitverschwendung mit dem Versuch, unklare Botschaften zu interpretieren. Durch negative intrapersonelle Kommunikation laufen wir in die Gefahr, Feedback anderer falsch zu verstehen und als Kritik interpretieren. Dies führt zu Missverständnissen und belastet Beziehungen.
Daher ist es entscheidend, dass Sie Ihr Team beim Aufbau dieser beiden Kommunikationskompetenzen unterstützen. Im Folgenden kommen wir zu einigen Beispielen für positive und negative inter- und intrapersonelle Kommunikation.
Beispiele für intrapersonelle Kommunikation
Wir alle erleben intrapersonelle Kommunikation auf einzigartige Weise, geprägt von unseren Erfahrungen und davon, wie wir Situationen interpretieren. Jedoch gibt es einige gemeinsame Muster.
Positive interpersonelle Kommunikation:
- Erfolg vorstellen: „Ich habe alles gelernt. Ich kann das.“
- Kompetenz bestätigen: „Ich habe schon andere schwierige Situationen gemeistert. Ich schaffe das.“
Negative interpersonelle Kommunikation:
- Selbstzweifel: „Warum habe ich das getan? Was habe ich mir dabei gedacht?“
- Herausforderungen meiden: „Ich schaffe das nicht. Das ist einfach zu viel.“
Sich diese Gedanken bewusst zu machen, hilft dabei, ihre Auswirkungen auf unseren Kommunikationsstil im persönlichen und beruflichen Umfeld zu verstehen.
Beispiele für interpersonelle Kommunikation
Im virtuellen Arbeitsumfeld ist die Art der Kommunikation mit Kollegen von größter Bedeutung. Text und Zeichensetzung tragen zum Tonfall bei. Kleine Details können einen großen Unterschied machen.
Starke interpersonelle Kommunikation:
- Konstruktives Feedback: „Die Präsentation war fantastisch. Beim nächsten Mal wäre vielleicht auch eine Folie mit wichtigen Metriken hilfreich.“
- Klare Anweisungen: „Das sind wichtige Erkenntnisse. Nehmen wir die Vertriebstrends der letzten sechs Monate hinzu, damit wir mehr Kontext haben.“
Unkonstruktive interpersonelle Kommunikation:
- Unterbrechung während einer Telefonkonferenz: „Moment, nein, machen wir es einfach auf meine Art.“
- Passiv-aggressive Antworten: „Klar, wenn Sie das für die beste Idee halten …“
Das Potenzial für Missverständnisse ist in virtuellen Umgebungen höher als in herkömmlichen Arbeitsumgebungen, da kein regelmäßiger persönlicher Austausch stattfindet. Aus diesem Grund müssen Remote-Teams unbedingt mit Vorgehensweisen und Tools zur Erkennung dieser unvorteilhaften Muster ausgestattet werden, die sie in ihre tägliche Routine integrieren können.
So verbessern Sie die eigene intrapersonelle Kommunikation
Arbeit im Home-Office ist eine Kompetenz, die wie jede andere auch Zeit und Übung erfordert. Ein wesentlicher Aspekt bei der Verfeinerung dieser Kompetenz besteht darin, Muster in der eigenen intrapersonellen Kommunikation und deren Einfluss auf die Arbeit im Team zu erkennen.
Negative intrapersonelle Kommunikation und entsprechende innere Dialoge können aus normalen mentalen Probedurchgängen Worst-Case-Szenario-Denken entstehen lassen, das hinderliche Muster wie übermäßig entschuldigende Kommunikation oder übermäßige Zurückhaltung nach sich zieht. Bei der Arbeit im Home-Office werden negative Gedanken mitunter durch ein Gefühl der Isolation verstärkt, da hier keine persönliche Interaktionen stattfindet, die als Unterbrecher fungieren kann.
Nachfolgend werden Übungen und Rahmenbedingungen vorgestellt, die Ihnen helfen, Ihren inneren Dialog als Quelle der Kreativität und Unterstützung nutzbar zu machen.
Übung zum Umschreiben negativer Gedanken nutzen
Eine Schlüsselkompetenz der intrapersonellen Kommunikation besteht darin, zu erkennen wann und aus welcher Ursache negative Gedanken auftauchen.
Dies können Sie mithilfe der Übung „Umschreiben negativer Gedanken“ erlernen. Dieses Arbeitsblatt soll Ihnen helfen, Gedanken zu erkennen, zu bewerten und zu verändern, die Ihre Handlungen und Entscheidungen möglicherweise beeinflussen.
So nutzen Sie die Übung:
1. Machen Sie sich mit den „gängigen Denkweisen“ vertraut: Nehmen Sie sich nach einer Diskussion oder am Ende eines Gruppen-Meetings die Zeit, den „Leitfaden zu Denkweisen“ durchzugehen und die Aussagen „Die am wenigsten hilfreiche Denkweise, die ich am häufigsten verwende, ist ____“ und „Ich bin am besten darin, nicht hilfreiche Gedanken umzuprogrammieren, wenn ____“ vervollständigen.
2. Nutzen Sie das „Arbeitsblatt ‚Gedanken-Tracker‘“: Notieren Sie einige Tage, nachdem Sie Ihre Denkweise ermittelt haben, jeden bewussten Gedanken dieses Tages auf Ihrem „Gedankentracker-Arbeitsblatt“. Halten Sie insbesondere fest, wie diese Gedanken Ihr Handeln in der gegebenen Situation beeinflusst haben und was anschließend passiert ist.
3. Versuchen Sie nun, Ihre Gedanken „umzuschreiben“: Wählen Sie aus Ihren Notizen zwei Gedanken aus, die Sie für „nicht hilfreich“ halten. Halten Sie auf dem Arbeitsblatt fest, warum der Gedanke zutreffend sein könnte. Beispielsweise könnte ein Mitarbeiter, der sich fragt, ob er noch produktiv genug ist, Tage, an denen er nicht alles wie geplant geschafft hat, als Beweis dafür anführen, dass der negative innere Dialog berechtigt ist.
4. „Programmieren“ Sie Ihre Gedanken um: Formulieren Sie die ursprünglichen, nicht hilfreichen Gedanken anhand der gesammelten Informationen um. Aus „Bin ich noch produktiv genug?“ könnte beispielsweise „Ich mache stetige Fortschritte und werde jeden Tag besser darin, Prioritäten zu setzen“ werden.
Diese Übung ist zwar hilfreich, Sie dürfen jedoch nicht vergessen, dass es damit nicht getan ist. Echter Wandel erfordert kontinuierlichen Einsatz. Planen Sie möglichst einmal pro Woche 20 Minuten Selbstreflexion ein. Das hilft beim Aufbau der Gewohnheit, alte Denkmuster in neue zu überführen.
Neue Möglichkeiten des „Perspektivenwechsels“ üben
Eine weitere Möglichkeit, die Auswirkungen hinderlicher Denkmuster abzumildern, besteht im Aufbau von Gewohnheiten, die positive intrapersonelle Kommunikation begünstigen. Diese Übung hilft dabei, negative innere Monologe durch bejahende, unterstützende Botschaften zu ersetzen, die die eigenen Fähigkeiten, den eigenen Wert und das eigene Erfolgspotenzial unterstreichen.
Sie können die Übung in drei Schritte unterteilen:
1. Gewohnheiten ablegen: Beginnen Sie mit einem „mentalen Frühjahrsputz“, bei dem Sie mithilfe der Anleitung „Gewohnheiten ablegen – Grundkurs“ hinterfragen, wie Ihre derzeitigen Gedanken, Gewohnheiten und Werte sich auf Ihre intrapersonelle Kommunikation auswirken.
2. Perspektivwechsel: Sprechen Sie im nächsten Schritt zu sich selbst, wie zu einem Freund. Verwenden Sie Ihre Gewohnheiten und Gedanken aus der vorherigen Übung als Beispiele und überlegen Sie, wie Sie sich fühlen würden, wenn Sie mit einem Freund so sprechen würden, wie Sie mit sich selbst sprechen.
An Mindfulness-Teambuilding-Aktivitäten teilnehmen
Betrachtet man die intrapersonelle Kommunikation eher in Hinsicht auf die Teammentalität, lässt sich die Stimmung im Team bestens durch eine einfache Übung zur Dankbarkeit verbessern, beispielsweise die Einrichtung eines „Dankbarkeitsboards“ für die Gruppe. Indem wir Teams ermutigen, positives Feedback zu geben und solches Feedback von Kollegen zu erhalten, lässt sich eine positive Einstellung besser verinnerlichen und in der eigenen intrapersonellen Kommunikation widerspiegeln. Das Teilen von Momenten der Dankbarkeit kann dazu beitragen, jegliche Negativität, die sich möglicherweise aufgebaut hat, zu beseitigen und den positiven Austausch innerhalb des Teams zu fördern.
So funktioniert's:
1. Als Team Kommentare hinterlassen: Wir nutzen Miro für unser Dankbarkeitsboard und bitten die Teammitglieder, im Laufe der Woche einen Kommentar zu hinterlassen, wenn sie jemandem im Team dankbar sind. Beispielsweise können sie eine Dankesnotiz und eine kurze Erläuterung hinterlassen, wenn ihnen jemand bei einem Projekt geholfen hat.
2. Lesen und teilen: Die Kommentare auf dem Board werden zu Beginn von Meetings oder bei einer anderen passenden Gelegenheit gelesen. Dadurch werden Dankbarkeit und positive Anerkennung fester Bestandteil der Arbeitsumgebung. Teammitglieder können das Board zur Erinnerung an positive Aspekte jederzeit erneut aufrufen. Das ist insbesondere bei asynchroner Arbeit wichtig.
Indem wir einen Raum für den offenen und ehrlichen Austausch über Herausforderungen bei der eigenen intrapersonellen Kommunikation für uns selbst und unsere Teams schaffen, stärken wir insbesondere bei der ortsunabhängigen Arbeit den Zusammenhalt. Außerdem lässt sich in diesem offenen Dialog vermitteln, wie wir tägliche Routinen und Tools zu Verbesserung dieser Kommunikation nutzen.
Wie im Remotely Curious-Podcast „Not Okay“ besprochen, sind wir alle soziale Wesen und lernen voneinander.
So stärken Sie die interpersonelle Kommunikation Ihres Teams
Der erste Schritt zur Unterstützung von Teams bei der interpersonellen Kommunikation ist der Aufbau einer Kultur des Vertrauens zwischen den Teammitgliedern. Vertrauen gibt den Ton an und beeinflusst, wie Botschaften aufgenommen werden. In einer vertrauensvollen Umgebung können im Team Meinungen geäußert, Fragen gestellt und Ideen offen ausgetauscht werden. Doch das Kennenlernen der Kollegen und der Aufbau einer von Vertrauen geprägten Kultur erfolgen jedoch nicht von allein.
Virtual First funktioniert bei Dropbox gut, weil wir bei der Entwicklung des Modells erkannt haben, dass sich nur durch zwischenmenschlichen Kontakt Vertrauen aufbauen und Beziehungen stärken lassen. Aus diesem Grund treffen wir uns regelmäßig persönlich und organisieren diese Treffen anhand klarer Ziele – sei es Teambuilding, die Ausarbeitung einer Strategie oder die Arbeit an dringenden Ergebnissen.
Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Verbesserung der interpersonellen Kommunikation im Team:
Bringen Sie Ihrem Team bei, verständlich zu formulieren
Herausragende interpersonelle Kommunikation am Arbeitsplatz soll dazu beitragen, gemeinsam effektiv zu arbeiten. Bei der virtuellen Zusammenarbeit verlassen wir uns außer auf Zoom stark auf die Kommunikation per E-Mail, Dokumentenfreigabe und Slack-Nachrichten. Daher gehen unsere Nachrichten und Absichten leicht in endlosen Threads und Textzeilen unter.
Eine Möglichkeit, für klare schriftliche Kommunikation zu sorgen, sind spezielle Schreibworkshops auf Basis unseres Toolkits Verständlich schreiben. Dieser Workshop lässt sich während eines Team-Meetings durchführen, damit sich Ihr Team einfacher ausdrückt, auf wichtige Punkte konzentriert und strukturiert kommuniziert, um Missverständnisse zu vermeiden.
So führen Sie den Workshop durch:
1. Erläutern Sie die fünf wichtigsten Regeln für gute Formulierungen: Vermitteln Sie Ihrem Team die Grundregeln guten, knappen schriftlichen Ausdrucks anhand von wichtigen Prinzipien, beispielsweise dem Herausstellen des Kerngedankens, statt diesen in unnötigen Details zu begraben. Verwenden Sie unser Arbeitsblatt „Schreiben 101“ in Dropbox Paper zur Präsentation von Positiv- und Negativbeispielen zu diesen Regeln, damit die Mitglieder vor Augen haben, wie effektive interpersonelle Kommunikation aussieht.
2. Regen Sie Ihr Team zur Bewertung seiner schriftlichen Kommunikation an: fordern Sie Ihr Team auf, sich die ersten drei E-Mails in seinem Postausgang anzusehen und zu bewerten. Lassen Sie das Team Klarheit, Ton und Struktur mithilfe der Scorecard für das Schreiben beurteilen. Gestatten Sie den Mitgliedern, ihre individuellen Bewertungen vertraulich zu behandeln, ermutigen Sie sie jedoch, Endergebnisse festzuhalten und Bereiche zu ermitteln, in denen Verbesserungen möglich sind.
3. Erläutern Sie das Umschreiben zur Verdeutlichung: Wählen Sie als Leiter dieses Workshops eine Beispiel-E-Mail aus Ihrem eigenen Postausgang aus oder erstellen Sie einen Beispieltext. Teilen Sie das Original, erläutern Sie die Bewertung anhand der Scorecard und heben Sie Bereiche hervor, die sich verbessern lassen. Leiten Sie Ihr Team anschließend bei der Überarbeitung an. Konzentrieren Sie sich dabei auf folgende fünf Prinzipien: Hauptidee zuerst, Prägnanz, Aktiv, Aufschlüsselung komplexer Informationen und Klarheit. Stellen Sie die ursprüngliche und die überarbeitete Version nebeneinander. So können Sie hervorheben, wie kleine Änderungen die Kommunikation verbessern.
Indem Sie diese Kompetenzen vermitteln und üben, stärken Sie die interpersonelle Kommunikation in Ihrem Team. Diese Investition in klaren schriftlichen Ausdruck ermöglicht effektivere Zusammenarbeit und ein Arbeitsumfeld mit mehr Austausch und Vertrauen.
Ausdrückliche Erwartungen an die Etikette setzen
In einer virtuellen Arbeitsumgebung sind klare Erwartungen hinsichtlich der Etikette entscheidend für die effektive interpersonelle Kommunikation. Wie in der Remotely Curious-Folge zur Etikette angesprochen, musste bei Dropbox für den Wechsel zu einem Virtual-First-Modell zunächst festgelegt werden, wann und wie wir zusammenarbeiten. Ohne derartige Richtlinien kann es zu Missverständnissen und einer Beeinträchtigung der Dynamik kommen.
Das Festlegen klarer Regeln sorgt für Respekt und Produktivität bei der Remote-Arbeit, da hierbei die ungeschriebenen Regeln der persönlichen Kommunikation häufig außer Kraft gesetzt werden. Diese „impliziten Regeln“ explizit aufzugreifen, fördert das Verständnis und sorgt für einen reibungslosen Austausch.
Tipps:
- Klären Sie Erwartungen an Meetings: Interpersonelle Kommunikation lebt von visuellen Hinweisen. Legen Sie daher Richtlinien für die Verwendung von Video fest. Informieren Sie Ihr Team, wann Kameras eingeschaltet sein sollten und wann sie ausgeschaltet bleiben können. Virtuelle Hintergründe können zu einer konsistenten, ablenkungsfreien Umgebung mit einer für alle angenehmen Atmosphäre beitragen.
- Legen Sie eine Tagesordnung fest: Das ist eine wichtige Voraussetzung dafür, das Meeting organisiert ablaufen. Verwenden Sie unser Arbeitsblatt zur Meetingvorbereitung für den Versand einer Tagesordnung vor dem Meeting, die dessen Struktur vorgibt. Beginnen Sie Meetings mit kurzen Updates oder legen Sie feste Zeiten für Fragen und Antworten fest, damit Sie im Zeitplan bleiben. So haben alle die Möglichkeit, sich vorzubereiten und wissen, wann sie sich aktiv beteiligen und wann sie zuhören müssen.
- Vermeiden Sie, das Teilnehmer unterbrochen werden: Geben Sie deutlich zu verstehen, dass Sie die Meinung aller Teilnehmer hören möchten, damit Meetings effektiv verlaufen. Werden Teilnehmer unterbrochen, ist es wichtig, dass die Unterhaltung professionell und höflich wieder in die richtige Bahn gelenkt wird. So ist sichergestellt, dass als Meinungen berücksichtigt werden, was den Zusammenhalt im Team stärkt.
Indem Sie Erwartungen an die Kommunikation während Meetings setzen, ermöglichen Sie Ihrem Team eine klare und respektvolle virtuelle Kommunikation, was letztlich die interpersonellen Beziehungen stärkt. Sind sich alle Beteiligten der geltenden Regeln bewusst, begegnen sie sich auf Augenhöhe. Dadurch fühlen sich alle Teilnehmer wertgeschätzt und wissen, dass sie sich einbringen können.
Transformation der Kommunikation Ihres Teams
Sowohl die inter- als auch die intrapersonelle Kommunikation wirken sich darauf aus, wie Ihr Team seine Arbeit empfindet und welche Beziehungen es untereinander aufbaut.
Wenn die Mitglieder nicht das Gefühl haben, sich frei äußern zu können, und die Kommunikationsstile unklar sind, kann es passieren, dass die Mitglieder in eine Abwärtsspirale negativer innerer Dialoge verfallen. Sind Teammitglieder in diesem Kreislauf gefangen, ohne dass sie die Gelegenheit bekommen, ihre Gedanken zu klären oder Unterstützung zu suchen, kann dies auf die Interaktionen übergreifen und die Teamdynamik beeinträchtigen.
Beide Arten der Kommunikation sind Kompetenzen, die sich vermitteln lassen und Übung erfordern. Das Erkennen negativer innerer Dialoge ist nicht von jetzt auf gleich erlernt und ohne klare Richtlinien gelingt gute Kommunikation vermutlich nie.
Unser Rat? Stellen Sie Ihrem Team geeignete Tools und Richtlinien zu Verfügung, um einen Raum für ehrliche und hilfreiche (sowohl interne als auch externe) Kommunikation zu schaffen.
Möchten Sie weitere Übungen und Frameworks nutzen, die die Dynamik Ihres virtuellen Teams positiv beeinflussen? Sehen Sie sich unser komplettes Virtual-First-Toolkit an.
