Organisationssysteme und Produktivitätstools sind keine Einheitslösung. Manche Menschen mögen es, wenn alles an seinem Platz ist, während andere im Chaos so richtig aufblühen. Um die perfekte Lösung für Sie zu finden, haben wir Strategien zusammengestellt, um basierend auf sechs Persönlichkeitstypen dafür zu sorgen, dass jeder organisiert und produktiv ist. Fühlen Sie sich aber nicht auf einen Persönlichkeitstyp festgelegt. Selbst wenn Sie meistens ein Chaot sind, sind einige Empfehlungen für Minimalisten wahrscheinlich auch für Sie geeignet!
Der Multitasker
Springen Sie von einem Projekt zum nächsten? Sind in Ihrem Browserfenster derzeit mehr als 46 Tabs geöffnet? Dann könnten Sie ein Multitasker sein. Auch wenn Sie beim Jonglieren von Aufgaben aufblühen, besteht immer die Gefahr, dass Ihnen etwas entgeht.
Strategie:
Verwenden Sie Aufgabenlisten in Dropbox Paper, um über Ihre verschiedenen Arbeitsabläufe auf dem Laufenden zu bleiben. Aufgabenlisten sind besonders hilfreich, wenn Sie in einem Team arbeiten oder es leiten.
So richten Sie eine Aufgabenliste in Paper ein:
Sobald Sie ein Paper-Dokument erstellt haben, finden Sie die Checklisten-Schaltfläche in der Symbolleiste unten auf Ihrem Bildschirm. So legen Sie eine Aufgabenliste in Ihrem neuen Paper-Dokument an:
Fügen Sie Ihre Aufgabe zur Checkliste hinzu
Weisen Sie diese mit der @Erwähnungen-Funktion sich selbst oder einem Teammitglied zu
Legen Sie ein Fälligkeitsdatum für die Fertigstellung fest
Der Minimalist
Ein Stuhl. Ein Schreibtisch. Ein Laptop. Sonst nichts. Der Minimalist ignoriert das Unwesentliche, um sich darauf zu konzentrieren, produktiv und in Ruhe arbeiten zu können.
Strategie:
Stellen Sie sicher, dass Ihre Dropbox Ihren Lebensstil widerspiegelt. Archivieren Sie nicht mehr benötigte Unterlagen und halten Sie nur das Nötigste bereit.
So organisieren Sie Archive:
Die Arbeit an einem Projekt für Kunden, das Durchsuchen und Sortieren von Fotos oder das Speichern wichtiger Dokumente sorgt für viel digitales Durcheinander. Anstatt alles an einem freigegebenen Ort zu speichern, teilen Sie Ihre Dropbox in Ordner für „Arbeit“ und „Archiv“ auf. So können Sie sicherstellen, dass Sie immer Zugriff auf Ihre Dateien haben, ohne sie alle sehen zu müssen. Speichern Sie große Mengen an nicht sortierten Fotos oder Videos unter „Archiv“, bevor Sie auswählen, was Sie in „Arbeit“ verschieben möchten. Oder speichern Sie nicht verwendete Versionen von Projekten unter „Archiv“, sodass Sie später darauf zugreifen können, um sie für einen anderen Zweck zu überarbeiten.
Der Macher
Carpe diem. Wenn Sie ein Ziel haben, wird Sie nichts davon abhalten, es zu erreichen. Dinge zielstrebig und präzise zu erledigen ist genau Ihr Ding.
Strategie:
Da Sie bereits alles im Griff haben, können Sie noch mehr Zeit sparen, indem Sie gemeinsame Freigabeordner erstellen, damit auch alle anderen organisiert sind.
Erstellen Sie gemeinsame Ordner für die Zusammenarbeit:
Wenn Sie einen Ordner teilen, ist das, wie wenn Sie Ihren Arbeitsplatz gemeinsam mit anderen nutzen. Nur steht hier keiner dem anderen im Weg. Organisieren Sie zunächst alles so, wie Sie es möchten, mit all Ihren Projektdateien an einem zentralen Ort. Wenn Sie den Ordner dann freigeben, können alle zugewiesenen Mitglieder direkt Änderungen vornehmen, was allen Zeit spart und die Zusammenarbeit fördert.
Der Aufschieber
Es ist 03:00 Uhr, und Sie lesen gerade diesen Artikel, den Ihnen ein Freund vor einem Monat geschickt hat. Besser spät als nie. Es wird immer alles erledigt, aber normalerweise erst kurz vor knapp.
Strategie:
Sie werden sowieso bis zur letzten Minute warten – es wäre sinnlos, das zu ändern. Sorgen Sie stattdessen dafür, dass Sie diese letzte Minute optimal ausnutzen, indem Sie Ihre Produktivität optimieren.
Verwenden Sie Produktivitätstools:
Mit der Dropbox-Suite an Produktivitätstools können Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen. Verwenden Sie Dropbox Paper, um gemeinsame Dokumente zu erstellen und zu verwalten. Nehmen Sie Änderungen vor, weisen Sie Aufgaben zu, geben Sie Feedback und vieles mehr – und das alles in Echtzeit. Verwenden Sie Dropbox Sign, um alle zu signierenden Dokumente rechtsgültig und sofort zu unterzeichnen oder zur Unterzeichnung zu versenden. Sie müssen nicht verzweifelt zur Post rennen, um ein Onboarding-Dokument zu versenden. Und schließlich können Sie mit der Dropbox-App für Mobilgeräte Dokumente scannen, Bilder aufnehmen und Feedback hinterlassen, während Sie unterwegs sind. Es gibt keinen Grund, warum Sie eine Videobearbeitung nicht kommentieren können, während Sie im Supermarkt in der Schlange stehen.
Der Perfektionist
Null ungelesene E-Mails. Der Computer-Desktop ist aufgeräumt. Alles ist an seinem Ort, genau wie Sie es mögen – perfekt.
Strategie:
Wenn Sie alles mit einer durchdachten Struktur organisieren, können Sie Inhalte leichter finden, wenn Sie sie brauchen.
Präzise Ordnernamensstruktur:
Erstellen Sie eine konsistente und durchdachte Ordnernamenskonvention und halten Sie sich daran. Für die meisten Arbeitsabläufe sind Kernordner, die nach Jahren aufgeschlüsselt sind und Unterordner für die Monate enthalten, ein guter Ausgangspunkt. In diesen Unterordnern können Sie Kundennamen verwenden, gefolgt von den Titeln bestimmter Jobs. Auf diese Weise können Sie noch Jahre später schnell und effizient bestimmte Inhalte finden.
Der Chaot
36.789 ungelesene E-Mails. Sie haben großartige Ideen und arbeiten hart, aber brauchen vielleicht manchmal ein bisschen Hilfe. Ähnlich wie der Multitasker, nur dass bei Ihnen das Chaos regiert.
Strategie:
Automatisieren Sie so viel wie möglich. Lassen Sie Dropbox die sich wiederholenden Aufgaben erledigen, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Automatisierte Ordner und Kamera-Uploads:
Mit der Dropbox-Automatisierung können Sie Ordner erstellen, die automatisch bestimmte Aufgaben für die Dateien ausführen, die Sie hinzufügen. Der Ordner benennt, sortiert, taggt oder konvertiert alle hinzugefügten Dateien. Eine weitere automatisierte Aufgabe, die Sie Dropbox erledigen lassen können, sind Kamera-Uploads. Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden Ihre Fotos automatisch zur Cloud hinzugefügt, wenn Sie Ihre Kamera, SD-Karte, Ihr Smartphone oder Tablet anschließen. Sie können Kamera-Uploads so einstellen, dass Dateien beim Kopieren in Dropbox automatisch in jjjj-mm-tt hh.mm.ss.jpg umbenannt werden, sodass Sie nicht vor einem riesigen, überwältigenden Durcheinander stehen, wenn Sie eine Auswahl treffen.
Organisieren Sie sich jetzt!
Das gilt vor allem für Aufschieber. Zu lesen, wie Dropbox Ihnen helfen kann, sich zu organisieren, ist eine Sache, aber jetzt müssen Sie loslegen. Übernehmen Sie zunächst langsam die Strategie für Ihren Persönlichkeitstypen, ein Tool nach dem anderen. Sobald Sie sehen, wie viel einfacher Ihr Leben dadurch wird, werden Sie sich bestimmt auch die anderen Strategien ansehen wollen. Jetzt denken Sie nicht länger darüber nach und fangen Sie an zu organisieren!
