So senden Sie große Dateien per E-Mail: 3 unkomplizierte und sichere Methoden

Das Letzte, was Sie beim Abschluss eines großen Projekts sehen möchten, ist die Meldung in Ihrem E-Mail-Client, dass die sorgfältig vorbereitete finale Datei die Größenbeschränkung für Anhänge überschreitet.

Das kommt Ihnen bekannt vor? Damit sind Sie nicht allein. Die meisten E-Mail-Anbieter beschränken Anhänge auf max. 25 MB, sodass sich größere Dateien wie Präsentationen, PDFs, Designentwürfe oder Multimedia-Inhalte kaum versenden lassen. Umgehungsmöglichkeiten wie Komprimierung, Cloud-Links und Drittanbieter-Tools sind häufig mit Kompromissen verbunden – geringere Qualität, Sicherheitsbedenken oder Zugriffsprobleme.

Welche Möglichkeiten gibt es? Das hängt davon ab, was Sie versenden und warum. Mit Tools wie Dropbox Transfer lassen sich große Dateien schnell und sicher übertragen, während die Freigabe in einem Cloud-Speicher besser für die fortlaufende Zusammenarbeit geeignet ist.

In diesem Leitfaden erhalten Sie ausführliche Informationen, sodass Sie die passende Methode auswählen können.

Warum E-Mail-Anbieter die Größe von Anhängen begrenzen

Die meisten E-Mail-Anbieter begrenzen die Größe von Anhängen, um einen reibungslosen und sicheren Ablauf zu gewährleisten. Im Folgenden finden Sie die einzelnen Beschränkungen:

• Gmail: 25 MB
• Outlook: 20 MB
• iCloud Mail: 20 MB
• Yahoo! Mail: 25 MB
• AOL Mail: 25 MB

Diese Beschränkungen sparen Speicherplatz, erhöhen die Leistung und halten Spam- und Sicherheitsprobleme in Schach. Sind Ihre Dateien zu groß, benötigen Sie jedoch eine andere Möglichkeit für den Versand.

Beste Möglichkeiten für den Versand großer Dateien per E-Mail

Sie müssen eine Datei versenden, die zu groß für einen E-Mail-Anhang ist? Keine Sorge – Sie haben ausreichend Möglichkeiten. Welche die geeignetste ist, hängt von der Dateigröße und der gewünschten Sicherheitsebene ab. Im Folgenden erfahren Sie mehr.

Große Dateien mit Dropbox Transfer senden

Mit Dropbox Transfer lassen sich Dateien von bis zu 100 GB versenden – mit dem Dropbox Replay Add-on sind es sogar 250 GB. Im Gegensatz zu Cloud-Speicherlinks erhalten die Empfänger eine Kopie der Datei. Das Original bleibt also unberührt.

Hauptvorteile:

• Kein Konto erforderlich: Empfänger können Dateien ohne Anmeldung herunterladen.
• Integrierte Sicherheit: Fügen Sie Passwortschutz und Ablaufdaten hinzu.
• Verfolgung: Sie werden benachrichtigt, sobald jemand die Datei herunterlädt.

Datei komprimieren (eingeschränkte Nutzung)

Ist Ihre Datei nur ein wenig zu groß, reicht eine Komprimierung möglicherweise aus.

Besonders Dokumente und Ordner lassen sich durch Zippen häufig unter die Größenbeschränkung für Anhänge bringen. Hinweis: Formate wie MP4 und PDF sind bereits komprimiert, sodass sich die Größe häufig nicht merklich weiter reduzieren lässt.

So komprimieren Sie eine Datei:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Komprimieren (Mac) oder Senden an > ZIP-komprimierter Ordner (Windows) aus.
2. Fügen Sie die gezippte Datei an Ihre E-Mail an.

Hinweis:

• Bei Dateitypen wie Videos oder PDFs ist keine hohe Komprimierung zu erwarten.
• Die Empfänger müssen die Datei vor dem Öffnen entpacken.

Dateien mit Cloud-Speicher-Links freigeben

Cloud-Speicher-Plattformen wie Google Drive, OneDrive und Dropbox machen das Versenden großer Dateien mithilfe von Freigabelinks einfach. Das ist besonders für die Zusammenarbeit praktisch, da der Link immer auf die aktuelle Version verweist.

So geben Sie eine Datei mit Dropbox frei:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Dropbox-Konto an.
2. Laden Sie die Datei hoch.
3. Klicken Sie auf Teilen oder Link kopieren und fügen Sie den Link in Ihre E-Mail ein.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So senden Sie große Dateien mit Dropbox Transfer

Dropbox Transfer macht den Versand großer Dateien einfach und sicher – ohne die üblichen Probleme mit E-Mail-Anhängen.

Schritt 1: Datei hochladen

Wechseln Sie zu Dropbox Transfer und laden Sie Dateien mit bis zu 100 GB hoch (oder 250  GB mit dem Dropbox Replay Add-on).

Schritt 2: Transfer anpassen

Legen Sie zur Zugriffskontrolle ein Passwort und ein Ablaufdatum fest.

Schritt 3: Link per E-Mail versenden

Kopieren Sie den Transferlink und fügen Sie ihn in die E-Mail ein. Der Empfänger benötigt kein Dropbox-Konto, er kann einfach Download-Link auswählen, um die Datei herunterzuladen.

Was für Dropbox Transfer spricht? Anders als bei E-Mail-Anhängen profitieren Sie von schneller Zustellung, Passwortschutz und Sendungsverfolgung.

Sicherheitsbezogene Faktoren bei der Freigabe großer Dateien

Auch beim Senden von großen Dateien kommt es auf Sicherheit an. Tools für die sichere Freigabe schützen vertrauliche Inhalte, kontrollieren den Zugriff und stellen sicher, dass Dateien nur an berechtigte Personen weitergeleitet oder von diesen heruntergeladen werden können.

Sind Freigabelinks standardmäßig geschützt?

Mit Dropbox erstellte Freigabelinks sind standardmäßig geschützt. Es wird nur Zugriff auf die Dateien oder Ordner gewährt, die Sie auswählen. Sie können darüber hinaus Lese- und Downloadberechtigungen festlegen. Da die Links immer auf die aktuelle Version verweisen, müssen Sie Dateien nach einer Aktualisierung nicht erneut senden.

Kann die Übertragung großer Dateien mit einem Passwort geschützt werden?

Ja. Mit Dropbox Transfer kann die Übertragung großer Dateien mit einem Passwort geschützt werden. Darüber hinaus können Sie eine Gültigkeitsdauer festlegen. Nur der vorgesehene Empfänger kann auf Ihre Dateien zugreifen. Dies gilt auch für große Dateien, die nicht als E-Mail-Anhang gesendet werden können.

Erste Schritte beim sicheren Dateitransfer

E-Mails sind nicht für den Versand großer Dateien vorgesehen – sichere Übertragungstools wie Dropbox Transfer machen die Übertragung dagegen einfach.

Vorteile:

• Versand von Dateien mit bis zu 100 GB
• Zusätzliche Sicherheit dank Passwortschutz
• Kein Konto erforderlich – Empfänger können den Transfer mit einem Klick herunterladen

Sie möchten große Dateien problemfrei versenden? Probieren Sie jetzt Dropbox Transfer aus.