Aspectos generales

Surefire Video es una agencia creativa con sede en Atlanta, Georgia, que ofrece una amplia gama de servicios de fotografía, video, diseño gráfico y animación. Al dar prestigio a marcas como Chick-fil-A y Wellstar Health System, la empresa maneja la estrategia y la consultoría para crear comunicaciones impactantes para sus clientes. “Cuando las empresas vienen a nosotros, les preguntamos '¿qué necesitan?' Creemos que ocuparnos de todo es la mejor manera de atender a nuestros clientes”, afirma Zach Yokum, director ejecutivo y director creativo de Surefire Video.  

Para Surefire Video, es fundamental poder reducir o ampliar la capacidad en función de las necesidades de los clientes. Desde el manejo de equipos de rodaje de 20 personas hasta tareas de presupuesto mínimo, la agencia ofrece sencillez y eficacia en cada proyecto. “Nos basamos en el dicho alemán 'weniger, aber besser', que se traduce como 'menos, pero mejor': al final, nuestros clientes ahorran tiempo y dinero y nosotros conseguimos más trabajo”. 

Desafío: plazos ajustados 

El mayor reto de Surefire Video es cumplir con los ajustados plazos de entrega de sus clientes. Por ejemplo, la agencia a menudo necesita entregar un video de cuatro minutos dentro de 48 horas o un video breve de 30 segundos el día después de un evento público. “A veces, necesitamos editar de 10 a 20 fotos en 30 minutos para publicarlas en las redes sociales o compartirlas con los medios. Nuestro trabajo requiere que los miembros del equipo de producción compartan y accedan a los materiales rápidamente, para que los editores puedan trabajar en los proyectos y entregarlos a tiempo”, dice Yokum.    

Sin embargo, debido a las restricciones de tamaño de los archivos y las complejas interfaces, el flujo de trabajo se volvió engorroso utilizando otras soluciones de almacenamiento y transferencia de archivos. Además, no todos los clientes pueden acceder a los enlaces compartidos debido a los permisos de la cuenta de correo electrónico. El envío de discos duros físicos también se volvió costoso e inseguro. Todo esto acabó ralentizando el proceso de producción y dificultando que el equipo pudiera entregar el proyecto a tiempo.

Solución: mejorar la colaboración

Con Dropbox, Surefire Video encontró justo lo que necesitaba para agilizar la colaboración, entregar los proyectos a tiempo y expandir el negocio.  "Fue un punto de inflexión", dice Yokum. "Probamos diferentes soluciones, pero eran demasiado complejas. Ahora, con Dropbox, podemos enviar archivos al instante y permitir que nuestros editores remotos se sumerjan en los proyectos de forma rápida y eficiente". Y a diferencia de otras herramientas para compartir archivos, el equipo ahora guarda todos los archivos en un solo lugar y comparte enlaces en cualquier momento sin tener que volver a cargar los materiales. Esto garantiza que el contenido esté siempre accesible.

Dropbox también ayuda a la agencia a organizar su trabajo y mejorar la eficiencia. Cuando Surefire Video recibe un proyecto, el equipo crea una carpeta de Dropbox dedicada con un identificador único para facilitar el acceso. Dentro de esta carpeta, la agencia configura subcarpetas organizadas para varios tipos de archivos, como audio, video y exportación final, siguiendo una estructura. La característica de sincronización selectiva permite al equipo sincronizar solo los archivos necesarios, almacenar los archivos completos en la nube y descargar nuevos archivos según sea necesario.

“Encontrar algo es rápido y fácil, ya sea en el escritorio o en Dropbox. Si la estructura de carpetas no es suficiente, Dropbox Dash nos permite encontrar, proteger, organizar y compartir archivos, lo que hace que sea sencillo obtener lo que necesitamos desde cualquier parte de nuestro sistema”, dice Yokum.

El equipo de edición ha designado carpetas dentro del proyecto para diferentes etapas, incluyendo versiones de “trabajo en progreso” y exportaciones finales, que permanecen dentro de la estructura de Dropbox para un fácil seguimiento. Cuando llega el momento de compartir la información con el cliente, el equipo suele proporcionar acceso solo a los archivos de exportación. Si el cliente solicita archivos originales, el equipo puede compartirle el acceso a toda la carpeta del proyecto. Esto permite a Surefire Video proteger su proceso creativo al controlar la cantidad de trabajo tras bastidores que se comparte, mientras que los clientes reciben recursos finales pulidos sin verse abrumados por archivos sin procesar, borradores o materiales innecesarios del proyecto.

Resultados: más proyectos e ingresos 

Con Dropbox, Surefire Video dispone de las capacidades de almacenamiento y uso compartido que necesita para trabajar con varios tipos de archivos independientemente de su tamaño. Esto es especialmente importante con el video, ya que la producción puede detenerse si los archivos no pueden previsualizarse dentro del sistema de almacenamiento. "Nunca tenemos que preocuparnos de si un archivo es demasiado grande o no es compatible, lo que no siempre está garantizado con otras soluciones de almacenamiento basadas en la nube", afirma Yokum.

Surefire Video también ofrece costos de almacenamiento significativamente más bajos en comparación con soluciones similares. La cuenta de Dropbox de Surefire Video cuesta un 88% menos al año que la de otras empresas, que cobran hasta $25.000 al año. Este ahorro libera recursos para otras áreas, como actualizaciones de equipos y servicios adicionales a los clientes, todo ello manteniendo un flujo de trabajo fluido y eficiente. “Los clientes están encantados de recibir sus proyectos en días, no en semanas”, dice Yokum. “Cuando podemos entregar fotos el mismo día o incluso el día siguiente, siempre quedan muy impresionados”.

La velocidad, comodidad y sencillez de Dropbox permiten a Surefire Video ofrecer una amplia variedad de servicios y hacer crecer su negocio. “Nos encanta Dropbox porque se alinea con nuestra filosofía de mantener las cosas simples y efectivas. “Con Dropbox, menos es más: más negocios, más ingresos y más clientes satisfechos”, concluye Yokum.