Eliminamos los problemas de silos de una organización

¿Qué es un silo?

A medida que crece una empresa, los silos organizacionales aumentan de manera invariable. Si todo fuera según lo planeado, cada miembro de tu equipo estaría al tanto de los proyectos importantes. En un mundo ideal, nunca debería haber retrasos en la comunicación entre departamentos. Incluso las empresas más vanguardistas e innovadoras no son inmunes a los silos. Sin embargo, ello no significa que no se los pueda erradicar ni evitar.

Los silos organizacionales son un problema tanto para las empresas grandes como para las pequeñas. ¿Pero qué es un silo? Un silo es un sistema que separa diferentes tipos de empleados, normalmente según el departamento en el que trabajan. Esto contribuye a la formación de barreras que obstaculizan la colaboración en equipo y la comunicación, a la vez que reduce la eficiencia y limita el flujo de información.

Cabe señalar que no es lo mismo hablar de “silos” que de “equipos”. Si una organización cuenta con una serie de pequeños equipos de especialistas, eso no constituye un problema en sí. De hecho, los equipos de especialistas son una excelente manera de potenciar el enfoque y fomentar la rendición de cuentas dentro de la empresa. Cuando se habla de silos organizacionales, por el contrario, se hace referencia a la forma en que trabajan los equipos, y no de una manera particularmente positiva.

Cuando se dice que los equipos “trabajan en silos”, significa que están desconectados de la organización en general. Como consecuencia, se producen obstáculos, falta de comunicación y un sinfín de problemas.

¿Qué tiene de malo trabajar en silos?

Trabajar en silos puede repercutir gravemente en la empresa. Se producen guerras internas y se puede producir una falta de confianza dentro de la empresa. Esto genera ineficiencias y redundancias dentro de los departamentos. En la práctica, los equipos dejan de hablar, se dejan de comunicar comentarios y la falta de comunicación entorpece los proyectos. Con mucha rapidez, la estructura organizativa comienza a eliminar la innovación, y las pequeñas grietas en los cimientos pueden empezar a parecer insuperables.

Los datos son la clave para maximizar la experiencia del cliente y una mentalidad de silo de información también puede causar estragos en la satisfacción del cliente. Si no se alienta a los equipos a que practiquen el intercambio de información como norma, tal vez no puedan aprovechar esos datos con eficacia. Como resultado, eliminar los silos podría ser muy importante en el éxito o fracaso final de la empresa.

Cómo eliminar los silos organizacionales

Una vez que se identifiquen los silos organizacionales dentro de la empresa, es el momento de actuar. Implementar soluciones a largo plazo y escalables tan pronto como sea posible puede ayudar a evitar que el lugar de trabajo se osifique en una cultura de silos cerrados y fragmentados. Así que ¿cómo lo hago? Estas son nuestras tácticas para romper los silos no deseados dentro de la organización:

Comunicar el panorama general

En muchos casos, los silos organizacionales comienzan a formarse cuando los empleados desarrollan lealtad no a la empresa, sino a su equipo o gerente. Para combatir esto, se debe ayudar a los equipos a comprender cómo contribuyen al panorama general, específicamente, dónde encajan el equipo y su trabajo en el objetivo común de la empresa. Esto habilita a tus equipos departamentales pensar que todos están tirando en la misma dirección, en lugar de los silos que miran hacia adentro y luchan a capa y espada.

La transparencia y la comunicación son fundamentales, ya que fomentan un sentido de responsabilidad compartida en toda la organización. Una vez que tus equipos de ventas entiendan exactamente lo que sucede en el departamento de marketing, será mucho menos probable que acaparen recursos e información. Asegúrate de comunicar la misión de la empresa a través de una serie de medios para que siempre sea uno de los principales aspectos para tus empleados.

Afrontar los silos organizacionales de arriba a abajo

Cuando miramos la causa de los silos, casi siempre es el resultado del liderazgo. Si tu equipo ejecutivo no se centra en los objetivos generales de la empresa, es poco probable que puedas lidiar con los silos de información de manera eficaz. No obstante, una vez que el liderazgo se adhiera a la visión unificada de la empresa y se comprometa con el concepto de comportamiento colaborativo y trabajo en equipo multidisciplinario, tus equipos seguirán el ejemplo.

¿Qué puedes hacer para ayudar a establecer un equipo de liderazgo unificado? Como líder, debes fomentar un entorno que permita y fomente el debate. Brindar a todos la oportunidad de compartir sus opiniones, asegurándose de que todo el equipo ejecutivo sienta que se ha escuchado su opinión y se ha tenido en cuenta. Pero, una vez que se ha tomado una decisión, el liderazgo debe comenzar a trabajar en conjunto para lograr el objetivo común de tu organización.

Establecer la cooperación entre los departamentos

Es importante que los miembros del equipo tengan un sentido de pertenencia no solo a su equipo, sino a la organización en su conjunto. Al fomentar la cooperación entre los departamentos, se puede garantizar que los miembros del equipo establezcan relaciones que trasciendan las líneas departamentales y mejoren la coordinación y la colaboración en toda la organización. Además, es una excelente manera de contrarrestar algunas de las ineficiencias operativas que surgen de los silos organizacionales, como la repetición del trabajo o los ciclos más largos.

Los equipos multidisciplinarios, donde los equipos están formados por individuos de diferentes áreas funcionales, pueden ser una gran solución. Por ejemplo, un equipo multidisciplinario puede tener una persona de finanzas, un diseñador, un ingeniero, un profesional de marketing, etcétera. Esta estructura organizativa no solo promueve diferencias positivas de opiniones y la colaboración en equipo entre tus empleados, sino que también ayuda a reducir los traspasos y las rupturas en contexto. Esto asegura que un solo equipo pueda manejar tanto del ciclo de vida del cliente como sea posible.

Proporcionar capacitación multidisciplinaria

Si bien la especialización es importante, también es una buena idea compartir información y conocimientos especializados mediante la capacitación multidisciplinaria. Programar sesiones de capacitación periódicas y entre departamentos puede ayudar a que tus empleados conozcan los recursos y la información que pueden ser útiles para otros departamentos. También es un modo de fomentar el desarrollo profesional, ya que los equipos entienden mejor qué aspectos de la empresa se adaptan mejor a sus intereses y habilidades.

Hay muchas otras maneras de superar los límites interdepartamentales. Por ejemplo, las sesiones corporativas de “hackatón”, popularizadas por los referentes de Silicon Valley. Se alienta a los participantes a formar grupos con miembros del equipo de diferentes departamentos, lo que ayuda a difuminar las líneas departamentales y a salir de la mentalidad de silo que afecta a tantas empresas tecnológicas importantes.

Trabajar de forma más inteligente con Dropbox

Por último, existe una amplia gama de herramientas de colaboración que puedes utilizar para animar a tus equipos a dejar de trabajar en silos y a trabajar de una manera más inteligente.

Dropbox te ofrece un espacio organizado para almacenar tus archivos, compartir comentarios y hacer el trabajo. Es el lugar donde se encuentra todo el contenido de tu equipo, y en el que puedes acceder fácilmente a las herramientas en las que confías.

Eliminar los silos dentro de una organización nunca es una tarea fácil, pero tampoco es una tarea que te puedas permitir evitar. Al animar a los equipos a que adopten una visión compartida para colaborar de manera ágil, puedes contribuir a la eliminación de los silos organizacionales en tu lugar de trabajo, y así preparar a tu empresa para un mayor éxito.

Es hora de decir adiós a la comunicación fragmentada a través de múltiples canales y de decir hola a un Plan de Dropbox que funcione para ti.