La automatización del flujo de trabajo de documentos permite optimizar las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, como crear, editar, aprobar, distribuir o almacenar documentos. Automatiza estas tareas y podrás trabajar mucho más rápido y con mayor eficiencia.
Con la automatización del flujo de trabajo de documentos, disfrutas de mayor productividad, menos errores y una colaboración más fluida. Te permite concentrarte en lo que realmente importa: el contenido de los documentos. ¿Te interesa? Descubre cómo Dropbox puede ayudarte a automatizar tu flujo de trabajo de documentos.
¿Por qué automatizar tu flujo de trabajo de documentos?
Independientemente de tu industria, la automatización puede ahorrarte tiempo y molestias durante procesos esenciales como la gestión de contratos, el manejo de registros o la producción de contenido.
Los siguientes son algunos ejemplos de flujos de trabajo de documentos y cómo pueden beneficiarse de la automatización:
- Gestión de contratos: gestiona documentos legales, aprobaciones y firmas con mayor rapidez.
- Manejo de registros: gestiona información confidencial y garantiza el cumplimiento normativo sin tener que preocuparte por cometer errores.
- Producción de contenido: organiza borradores, revisiones, etc., y gestiona las publicaciones más rápido y con mayor precisión.
La automatización del flujo de trabajo de documentos puede ser muy útil para las firmas legales, departamentos de recursos humanos o empresas de marketing y publicidad, pero en realidad puede aplicarse a cualquier campo.
No es una varita mágica que hará el trabajo por ti, pero al automatizar incluso pequeñas partes de tu flujo de trabajo, ahorrarás tiempo y esfuerzo.
Cómo automatizar tu flujo de trabajo de documentos
Los siguientes son los pasos básicos para establecer un flujo de trabajo de documentos automatizado.
- Identificar las necesidades de flujo de trabajo: comienza por analizar las tareas relacionadas con los documentos. Busca acciones repetitivas y cuellos de botella en la creación, revisión, aprobación y otras etapas del flujo de trabajo de documentos. Por ejemplo, es necesario que múltiples personas firmen un contrato.
- Mapear el flujo de trabajo: detalla todo el proceso, indicando quiénes intervienen en cada fase, las acciones necesarias, las dependencias y los pasos clave. Por ejemplo, un flujo de trabajo puede detallar el traslado de los datos de los empleados desde la incorporación hasta la gestión y procesamiento de nómina.
- Evaluar y elegir herramientas: dependerá de tus necesidades, pero debes elegir una herramienta que se alinee con los objetivos del flujo de trabajo. Si necesitas firmas electrónicas o una plataforma que pueda manejar muchos tipos de archivos, Dropbox es una excelente opción que también puede proteger tus archivos confidenciales.
- Configurar la automatización: en la herramienta que elijas, configura la automatización. Esto podría incluir plantillas (ideales para formularios o facturas) o notificaciones cuando se actualiza un archivo. También puedes crear recordatorios en relación con documentos que requieren aprobación, de modo que se envíen de forma automática.
- Capacitar a los equipos: la automatización solo funciona cuando todos saben cómo usar las herramientas. Instruye a tu equipo con respecto al nuevo flujo de trabajo, y asegúrate de que cada quien comprenda su rol. Esto garantiza una transición fluida, confianza en la herramienta y mayor eficiencia.
Ahora que hemos cubierto los aspectos básicos, exploremos algunas de las formas en que Dropbox puede contribuir a la automatización del flujo de trabajo de documentos para tu equipo.
Formas prácticas de usar la automatización del flujo de trabajo de documentos
Documentos legales
Para las firmas legales, automatizar los flujos de trabajo de documentos supone un importante ahorro de tiempo. En este caso, las firmas electrónicas disponibles en Dropbox son una fantástica ventaja para una mayor automatización del flujo de trabajo. Son útiles para garantizar rápidamente que se cumplan los estándares legales y contar con un proceso de aprobación rápido.
Las características de uso compartido seguro que ofrece Dropbox también garantizan la confidencialidad e integridad de tus documentos legales, por lo que ya no tendrás que preocuparte por accesos no autorizados.
Producción de contenido
Para las empresas de marketing y publicidad, la automatización puede hacer que la creación de contenido a gran escala sea mucho más sencilla; también es ideal para manejar los plazos editoriales muy ajustados.
Las características basadas en IA con las que cuentan herramientas como Dash pueden generar resúmenes de contenido de forma rápida y precisa, lo que puede acelerar los procesos de edición en tu flujo de trabajo. Por ejemplo, los editores podrían consultar un resumen de diez artículos para ver si se ajustan en términos generales al informe, o incluso para detectar secciones de los artículos individuales que requieran ajustes.
Dropbox también ofrece características de colaboración en contenido como edición en tiempo real y fácil control de versiones. Esto hace que gestionar las revisiones sea más sencillo, a la vez que garantiza que los equipos grandes se mantengan encaminados.
Si deseas automatizar tu flujo de trabajo de documentos y ahorrar tiempo, Dropbox es una excelente opción. Esta valiosa herramienta cuenta con muchas otras características potentes que te ayudarán a trabajar de forma más inteligente.
Utiliza Dropbox para automatizar tu flujo de trabajo de documentos
El ahorro de tiempo que aporta incluso una mínima automatización del flujo de trabajo de documentos supone un gran beneficio. También reduce el error humano, optimiza las tareas y mejora la colaboración. Es ideal para formularios o contratos, registros confidenciales o producción de contenido a escala.
Explora Dropbox para poner en práctica las técnicas de automatización de las que hemos hablado. Puedes crear flujos de trabajo más eficientes que se ejecuten de forma efectiva en segundo plano, todo desde una única herramienta con muchos otros beneficios de productividad.
Preguntas frecuentes
Puedes aplicar la automatización del flujo de trabajo de documentos a casi cualquier archivo. Contratos, facturas, registros de pacientes, materiales de marketing, formularios de RR. HH. y más. Dropbox, incluidas las características de firma electrónica, es compatible con muchos tipos de archivos, incluyendo los formatos de documentos más populares. Además, si quieres usar un tipo de archivo que no admitimos, puedes simplemente convertirlo a PDF con nuestra herramienta gratuita.
Las características de Dropbox que pueden ayudar con la automatización del flujo de trabajo de documentos incluyen firmas electrónicas, control de versiones de archivos, edición en tiempo real, uso compartido de archivos de forma segura y notificaciones o recordatorios automáticos. Dropbox también es una opción escalable, lo que significa que es una herramienta de automatización de documentos que puede crecer junto con tus necesidades.
El tiempo que lleva implementar la automatización del flujo de trabajo de documentos depende de tus procesos actuales de gestión de documentos y de la complejidad de la automatización que quieras adoptar. Puedes llevar algunos días configurar los flujos de trabajo básicos y capacitar a todas las personas involucradas. Las configuraciones más complejas con múltiples pasos, tipos de documentos o usuarios pueden tardar semanas en integrarse. Recuerda que el tiempo invertido inicialmente te permitirá ahorrar tiempo en el futuro.
Empieza por ofrecer capacitación y una documentación clara sobre cómo usar la herramienta. Con herramientas como Dropbox, obtienes una interfaz de usuario intuitiva que puede aplanar la curva de aprendizaje. También puedes ayudar a que los equipos se motiven al explicarles las formas en que la automatización les facilitará el trabajo. También resulta beneficioso contar con una persona líder o un promotor interno que guíe a los demás y ayude a resolver problemas. El soporte continuo también es fundamental para mantener encaminado el proceso de adopción por parte de los usuarios.
