¿Qué es la matriz de Eisenhower?

Mejora tus habilidades de planificación de tareas y gestión de la carga de trabajo con la Matriz de Eisenhower, una herramienta para administrar el tiempo basada en los métodos utilizados por Dwight D. Eisenhower.

Nadie planea ser improductivo, especialmente en el trabajo. Pero a medida que avanza el día y llegan solicitudes urgentes, tu lista de tareas crece. Esto hace que sea más difícil mantenerse concentrado y productivo.

Ya sea que no cumplas con los plazos de entrega o que tengas problemas para mantener el rumbo en proyectos a largo plazo, saber cómo priorizar las tareas podría marcar la diferencia entre retrasarte y llevar la delantera. Aquí es donde entra en juego la Matriz de Eisenhower.

En qué consiste la matriz de Eisenhower

La Matriz de Eisenhower, también conocida como la Caja de Eisenhower o Matriz Urgente/Importante, es un marco de trabajo simple para priorizar las tareas y gestionar la carga de trabajo. 

Su nombre se debe a Dwight D. Eisenhower, general de cinco estrellas y el presidente número 34 de Estados Unidos. Eisenhower era famoso por lograr grandes cosas. Sus métodos para establecer objetivos y gestionar el tiempo han sido estudiados por muchas personas, incluido Stephen Covey. En su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, Covey convirtió las ideas de Eisenhower en una herramienta sencilla para decidir qué tareas hacer primero: la Matriz de Eisenhower.

¿Qué es la Matriz de Eisenhower? Básicamente, es una estrategia que te permite poner en práctica la siguiente cita que se atribuye a Eisenhower: "Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes". 

Todo lo que debes hacer es evaluar tus tareas de acuerdo con la urgencia y la importancia.

¿Cómo funciona la caja de Eisenhower?

Los negocios y los individuos pueden usar la Matriz de Eisenhower para planificar, delegar, priorizar y programar tareas diarias y semanales. 

Al colocar las tareas en uno de los cuatro cuadrantes siguientes, puedes ver su grado de urgencia y determinar cómo manejarlas adecuadamente.

Primer cuadrante

Urgentes e importantes (tareas para completar inmediatamente): son tareas que hay que "hacer primero" y de las que es vital ocuparse lo antes posible. Normalmente, son las solicitudes de último minuto que surgen debido a situaciones imprevistas. Por lo general, estas tareas deben completarse inmediatamente o en el mismo día. Por ejemplo, cubrir el proyecto de un compañero enfermo o abordar una emergencia imprevista, como una interrupción en la cadena de suministros.

Segundo cuadrante

Importantes, pero no urgentes (tareas para programar para más adelante): son las tareas o los objetivos de largo plazo que son importantes, pero que no tienen un plazo particularmente firme, por lo que los puedes programar para completarlos más adelante. Algunos ejemplos incluyen la obtención de un título profesional o la planificación de objetivos comerciales a largo plazo, como la reducción de presupuestos.

Tercer cuadrante

Urgentes, pero no importantes (tareas para delegar a otra persona): estas tareas deben completarse inmediatamente, pero puede que no sean tan importantes como para requerir tu atención, lo cual significa que pueden delegarse a otros miembros de tu equipo. Algunos ejemplos incluyen el trabajo de rutina o las largas reuniones o llamadas telefónicas sin un objetivo claro.

Cuarto Cuadrante

Ni urgentes ni importantes (tareas a eliminar): estas tareas son una distracción y deben evitarse en la medida de lo posible. En muchos casos, simplemente puedes ignorar o cancelar estos tipos de tareas. Algunos ejemplos son las actividades sociales o las pausas de trabajo innecesariamente largas.

La Caja de Eisenhower te ayuda a visualizar tus tareas en función de su importancia y urgencia. Cuando piensas en tu trabajo de esta manera, es más fácil hacer las cosas más importantes primero y finalizarlas lo más rápido posible.

¿Cómo puedes distinguir entre urgencia e importancia?

No existe una forma establecida de diferenciar entre tareas urgentes e importantes cuando se crea una Matriz de Prioridades. Pero es importante pensar en ello. En la vida real, suele ser más difícil decidir en qué categoría entra una tarea que cuando planificas con una Caja de Eisenhower.

En pocas palabras, las tareas urgentes no pueden evitarse y requieren atención inmediata, mientras que las tareas importantes requieren una mayor planificación y contribuyen a los objetivos de largo plazo. Por ejemplo, responder llamadas telefónicas de un cliente importante es urgente mientras que estar al tanto de las últimas investigaciones en tu campo es importante.

¿Cuáles son las ventajas de la matriz de Eisenhower?

Una de las principales ventajas de la Matriz Urgente/Importante de Eisenhower es su facilidad de aplicación. No es necesario comprar un paquete de software costoso ni dedicar una considerable cantidad de tiempo a elaborar la matriz. 

La Matriz de Prioridades te ayuda a gestionar mejor tu tiempo al establecer prioridades claras. Es muy útil para gerentes, propietarios de empresas y autónomos que gestionan tareas de muchos proyectos o clientes a la vez.

¿Cuáles son las desventajas de la matriz de Eisenhower?

La Matriz de Priorización tiene algunas desventajas. Puede ser difícil juzgar la importancia de una tarea. Esto podría llevar a asignar una tarea a la persona equivocada, lo que podría reducir la calidad del trabajo.

Además, es importante recordar que quizás no siempre sea posible actuar de inmediato cuando abordas actividades urgentes. La falta de conocimiento, la falta de tiempo, las regulaciones y la burocracia, o la acumulación de tareas urgentes/importantes pueden imposibilitar esto, haciendo que la matriz de prioridades sea un poco menos eficaz cuando se trata de tomar decisiones y administrar el tiempo.

Cómo usar la caja de Eisenhower para administrar tus tareas y la carga de trabajo

La Matriz Urgente/Importante puede ser un excelente punto de partida para la gestión de trabajos y proyectos. Después, puedes utilizarla para encontrar oportunidades de introducir estas mejoras en tu trabajo diario:

1. Gestionar procesos con mayor facilidad

Una vez que hayas asignado tus tareas al cuadrante adecuado, puedes comenzar a establecer procesos de gestión del tiempo que te ayuden a abordar las actividades importantes de forma oportuna. Por ejemplo, podrías utilizar Dropbox para gestionar tu lista de tareas de manera más eficaz y crear una plantilla de línea de tiempo. Puedes utilizar estas herramientas de gestión de tareas para asignar tareas urgentes/no importantes a otros miembros de tu equipo al tiempo que puedes establecer fechas de vencimiento y recordatorios para las tareas importantes/no urgentes que pueden programarse para más adelante.

2. Configura la automatización para tareas básicas

También puede ser útil considerar implementar herramientas de automatización en el lugar de trabajo. La automatización, siempre que sea posible, es una excelente manera de abordar las tareas que deben realizarse, pero que no requieren demasiada planificación o análisis antes de abordarlas. Con las herramientas de automatización o las integraciones en la aplicación de productividad de Dropbox, puedes “delegar” las tareas del tercer cuadrante (urgentes, pero no importantes) de una manera que resulte eficiente en términos de tiempo para tu empresa. Puedes asignar tareas a los miembros del equipo en Dropbox Paper con fechas límite o transferirlas directamente a tarjetas de Trello para los miembros de tu equipo desde archivos de Dropbox. Las herramientas de captura automática de contenido pueden ayudarte a eliminar tareas que consumen mucho tiempo y son propensas a errores, además de producir obstáculos, garantizando que tú y tu equipo trabajen de forma más productiva en el futuro.

3. Optimiza la gestión del tiempo

Además, debes considerar combinar la caja de Eisenhower con otros enfoques de administración del tiempo para obtener mejores resultados. Por ejemplo, Tráguese ese sapo. Tráguese ese sapo deriva de un dicho de Mark Twain, quien afirmó: "Si sabes que tienes que tragarte un sapo, hazlo a primera hora de la mañana". En un contexto comercial, esto significa que debes abordar tus tareas más grandes o complejas en primer lugar, antes de avanzar hacia las más pequeñas que puedes priorizar sobre la base de otros factores, como los plazos. También existe el método ABCDE, en el que básicamente tomas las tareas y les asignas el valor de una letra según el orden de importancia, antes de completarlas en ese orden.

Combina la Matriz de Eisenhower y Dropbox para aumentar tu eficiencia

La Caja de Eisenhower puede ser una herramienta extremadamente eficaz para la gestión de tareas y del tiempo, al igual que el paquete de características de Dropbox. Los dos van de la mano. Al aprender a priorizar tareas, puedes trabajar mejor, reducir el tiempo perdido y avanzar hacia tus objetivos comerciales a largo plazo.