Table of contents
- ¿Qué es la búsqueda de documentos empresariales?
- Por qué es difícil encontrar los documentos de la empresa
- Cómo encontrar documentos de la empresa más rápido en tus herramientas de trabajo
- ¿Qué herramientas ayudan a los equipos a buscar en los documentos de la empresa?
- ¿Qué debe buscar en una herramienta de búsqueda de documentos con IA?
- Cómo Dropbox y Dash ayudan a los equipos a encontrar los documentos de la empresa más rápido
- Encuentra documentos de la empresa sin tener que buscar demasiado
Encontrar el documento correcto de la empresa no debería depender de recordar en qué aplicación, carpeta o conversación se encuentra. Y esas conjeturas se acumulan: las decisiones se estancan, los compañeros repiten preguntas y el trabajo se rehace porque nadie puede encontrar el original.
La búsqueda de documentos de Enterprise le ofrece a su equipo un único lugar para buscar en todas las herramientas de trabajo conectadas, en lugar de abrir cada aplicación y usar su búsqueda nativa. El objetivo es simple: ayudar a las personas a encontrar el documento, la respuesta o el contexto adecuados sin perder el ritmo.
En esta guía, explicaremos cómo funciona la búsqueda de documentos en Enterprise, en qué aspectos falla la búsqueda de una sola aplicación, qué buscar en una solución de búsqueda y cómo Dropbox Dash puede ayudar a los equipos a encontrar contenido más rápido en sus aplicaciones conectadas.
¿Qué es la búsqueda de documentos empresariales?
La búsqueda de documentos empresariales es el proceso de encontrar documentos de la empresa en múltiples herramientas, repositorios y tipos de archivo desde una sola experiencia de búsqueda. En lugar de abrir Dropbox, luego Gmail, luego Slack y luego un espacio de trabajo de proyecto, busca una sola vez y obtiene resultados de todas las fuentes conectadas.
Esto importa porque los documentos de la empresa ya no residen en un solo sistema. Un contrato puede estar almacenado en el almacenamiento en la nube, comentarse por correo electrónico, vincularse en el chat y actualizarse durante una reunión. Si su búsqueda solo llega a uno de esos lugares, igual terminará teniendo que rebuscar.
Enterprise documento buscar frente a la buscar nativa de la aplicación
La búsqueda en la aplicación nativa solo es útil cuando ya sabes dónde se encuentra un archivo. La búsqueda de documentos de Enterprise es mejor cuando no lo sabes. Resulta útil cuando recuerdas el tema, el nombre del cliente, el proyecto o una frase dentro de un documento, pero no el nombre exacto del archivo ni la ruta de la carpeta.
Búsqueda de documentos Enterprise vs. IA de documentos u OCR
Estos términos suelen aparecer juntos, pero responden a problemas diferentes. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el procesamiento de documentos ayudan a extraer texto o estructura de los archivos. La búsqueda de documentos de Enterprise te ayuda a recuperar el archivo correcto en los sistemas que tu equipo ya utiliza.
Por qué es difícil encontrar los documentos de la empresa
Cuando los documentos se encuentran en varios lugares, como el almacenamiento en la nube, el correo electrónico, el chat, las herramientas de proyectos y los vínculos compartidos, las interrupciones son inevitables. Incluso si un archivo está ahí, puede llevar tiempo adicional localizar la versión más reciente de un archivo, en especial cuando hay varias copias, borradores anteriores o configuraciones de acceso poco claras.
También hay una brecha de memoria. Por lo general, uno recuerda de qué trata un documento, la “sensación” que transmite, pero no cómo se llamaba. Es posible que recuerde “la presentación de precios del segundo trimestre para el cliente potencial del sector salud” o “la lista de verificación de incorporación que aprobó el área legal”, pero no la estructura de carpetas que la contiene.
Las búsquedas tradicionales por palabra clave suelen fallar cuando no recuerdas el nombre de un archivo, sobre todo cuando el trabajo está repartido entre varias herramientas.
Cómo encontrar documentos de la empresa más rápido en tus herramientas de trabajo
No necesita un sistema completamente nuevo para mejorar las búsquedas. Comience con un flujo de trabajo práctico para lograr mayor precisión y relevancia al buscar documentos:
- Indica dónde se encuentran los documentos clave: incluye el almacenamiento en la nube, el correo electrónico, el chat, las herramientas de proyectos y cualquier espacio de trabajo del equipo.
- Asegúrese de usar nombres claros, propiedad compartida y reglas de almacenamiento más simples: esto hará que todas las herramientas de búsqueda funcionen mejor y le ayudará a organizar los archivos mejor.
- Busque en todos los sistemas, no de uno en uno: si su equipo tiene que revisar cada aplicación por separado, la búsqueda seguirá siendo lenta.
- Busca por significado, no por títulos exactos: una buena búsqueda debería funcionar cuando recuerdas el tema, no solo el nombre del archivo.
- Verifique el acceso y el control de versiones antes de compartir: el resultado correcto también debe ser la versión correcta, con los permisos adecuados.
Es fácil subestimar ese último paso. Encontrar un archivo es solamente la mitad del trabajo. También necesitas tener la certeza de que esté actualizado, sea seguro para compartir y visible para las personas indicadas.
¿Qué herramientas ayudan a los equipos a buscar en los documentos de la empresa?
La mejor herramienta depende de qué tan fragmentado esté tu trabajo.
Si la mayoría de sus documentos ya residen en una sola plataforma, la búsqueda nativa puede ser suficiente para el uso diario. Pero si su contenido está repartido entre el almacenamiento, el chat, el correo electrónico y las herramientas de proyectos, por lo general necesitará algo más amplio.
Las bases de conocimiento y los sistemas de gestión de documentos pueden ser útiles cuando el equipo es disciplinado a la hora de centralizar el contenido, pero muchos equipos no lo son. Aun así, trabajan con múltiples herramientas, porque así es como avanzan los proyectos reales.
Aquí es donde destacan las herramientas de búsqueda de documentos con IA y de búsqueda universal. Están diseñadas para la realidad más caótica del trabajo moderno, donde los documentos, las conversaciones y el contexto se distribuyen entre aplicaciones conectadas.
¿Qué debe buscar en una herramienta de búsqueda de documentos con IA?
Una herramienta de búsqueda de documentos con IA debería facilitar la localización de información dispersa sin pedirle a su equipo que reconstruya su forma de trabajar. Use estos criterios para comparar sus opciones.
Cobertura en tus herramientas existentes
La herramienta debería buscar donde ya ocurre el trabajo: correo electrónico, calendarios, almacenamiento en la nube, unidades compartidas, herramientas de proyectos y chat. No debería volverse útil solo después de una migración. Dropbox Dash se conecta a las aplicaciones que tu equipo ya usa, por lo que puedes buscar en todas las herramientas de trabajo conectadas desde un solo lugar.
Búsqueda que entiende el contexto
No siempre recordarás el nombre de un archivo o la palabra clave exacta. Busca una función de búsqueda en lenguaje natural que pueda funcionar a partir de lo que sí recuerdas, como el nombre de un proyecto, una frase de una presentación o la descripción de una imagen o un video. La búsqueda universal de Dash puede mostrar resultados en las aplicaciones y los tipos de contenido conectados, incluidos documentos, PDF, imágenes, video y audio.
Permisos que se transfieren
Una mejor búsqueda no debería significar un acceso más amplio. Tu herramienta de búsqueda debería respetar los permisos existentes, para que las personas solo vean el contenido al que tienen acceso permitido. Dash respeta los permisos existentes del contenido conectado, y los permisos de archivos de Dropbox te permiten controlar quién puede ver, editar, descargar o compartir archivos.
Adopción rápida
La mejor herramienta de buscar debería resultar útil rápidamente. Si tu equipo tiene que aprender un nuevo sistema de archivado, recordar nuevas reglas o esperar una migración antes de que mejore la búsqueda, la herramienta agrega trabajo antes de quitarlo.
Encuentre lo que necesita rápidamente, con los permisos intactos
La búsqueda universal de Dash te ayuda a encontrar archivos, mensajes y contexto en las aplicaciones conectadas, respetando los controles de acceso existentes, para que las personas solo vean los resultados que ya tienen permiso de ver.
Cómo Dropbox y Dash ayudan a los equipos a encontrar los documentos de la empresa más rápido
Con Dropbox, puedes almacenar, sincronizar y compartir los documentos de la empresa desde un centro de almacenamiento en la nube centralizado. Esto le brinda a tu equipo un lugar confiable para administrar archivos, colaborar y controlar el acceso.
Con Dash, puedes ir más allá del almacenamiento y buscar en las aplicaciones conectadas desde un solo lugar. Dash usa IA para encontrar archivos, enlaces y conocimientos en las aplicaciones conectadas. También te ofrece respuestas y estadísticas en tiempo real con tecnología de IA a través de Dash Chat.
Si su equipo trabaja en Dropbox, correo electrónico, chat y herramientas de proyecto, eso significa menos cambios, menos suposiciones y menos tiempo dedicado a buscar el documento más reciente.
Dash también te ayuda después de encontrar algo. Las pilas permiten que tu equipo agrupe archivos, aplicaciones, enlaces del explorador y más en una sola colección estructurada, para que los documentos del proyecto sean más fáciles de organizar y compartir. En lugar de enviar a las personas de vuelta al laberinto de carpetas, puedes mantener los materiales adecuados en un solo lugar.
Si administra el acceso a nivel de equipo, Dash también ofrece una consola de administración para gestionar usuarios, monitorear el uso y controlar el acceso al contenido de las aplicaciones conectadas. Esto les da a los equipos de tecnología y operaciones una forma más clara de facilitar búsquedas rápidas sin perder el control de los datos confidenciales.
Encuentra documentos de la empresa sin tener que buscar demasiado
Si tu equipo dedica demasiado tiempo a abrir carpetas, revisar conversaciones de chat y buscar en varias aplicaciones un solo documento, el problema es la experiencia de búsqueda. La configuración adecuada te ofrece un único lugar para encontrar documentos, verificar el acceso y avanzar con confianza.
Con Dropbox, puedes mantener los documentos almacenados, sincronizados y compartidos desde tu almacenamiento en la nube. Con Dash, puedes usar la búsqueda universal en las aplicaciones conectadas para encontrar más rápido los archivos, enlaces y el contexto de trabajo que necesitas. Explora Dropbox Dash para descubrir cómo tu equipo puede dedicar menos tiempo a buscar.
Cuando un documento podría estar en una carpeta, una conversación de correo electrónico, un mensaje de chat o una herramienta de proyecto, buscar aplicación por aplicación convierte una solicitud simple en una demora. La búsqueda de documentos empresariales ofrece a su equipo un mejor camino: un solo lugar para buscar en las herramientas conectadas y encontrar los archivos, enlaces y contexto a los que tiene permiso de acceder.
Dropbox ayuda a los equipos a almacenar, sincronizar y compartir documentos de forma segura. Dropbox Dash amplía ese trabajo con la búsqueda universal en las aplicaciones conectadas, de modo que su equipo pueda encontrar el contenido correcto más rápido y mantener el trabajo en marcha.
Explora Dropbox Dash para ver cómo la buscar conectada puede funcionar para tu equipo.
Preguntas frecuentes
Las herramientas más eficaces para los documentos de una empresa suelen buscar en más de un sistema. La búsqueda nativa puede ser útil dentro de una sola aplicación, pero los equipos con contenido distribuido en almacenamiento, correo electrónico y chat suelen necesitar una experiencia de búsqueda más amplia que funcione en las aplicaciones conectadas.
Empieza por usar una herramienta de búsqueda universal que abarque los sistemas en los que trabaja tu equipo. Cuanto más se dividan tus documentos entre las plataformas, más importante se vuelve la búsqueda multiplataforma. La búsqueda universal ayuda porque puede buscar en las aplicaciones conectadas desde un solo lugar, en vez de obligarte a revisar cada herramienta por separado.
Primero necesitas una experiencia de búsqueda que se conecte a esas herramientas. Dash está diseñado para buscar en las aplicaciones conectadas y mostrar archivos, enlaces y conocimientos desde un solo lugar, para que puedas buscar en el contenido de trabajo sin cambiar entre herramientas.
Sí. Dropbox Dash ofrece una búsqueda universal en las aplicaciones conectadas, incluido el contenido basado en archivos y otras fuentes de trabajo, respetando la configuración de permisos existente.
La búsqueda de documentos Enterprise describe la necesidad empresarial más amplia: encontrar documentos de la empresa en distintos sistemas. La búsqueda de documentos con IA suele referirse a herramientas que usan IA para hacer que esa búsqueda sea más útil, ya que comprenden el contexto, las consultas en lenguaje natural y los diferentes tipos de archivos.
