Cómo mantener la productividad y lograr impacto en un entorno de trabajo distribuido

Para entender mejor los desafíos que enfrentan los trabajadores intelectuales hoy en día, elaboramos un estudio llamado “ En busca de la concentración perdida”, junto con Economist Impact. Los datos que recopilamos sirvieron para confirmar que, con todas las distracciones que podemos enfrentar en el trabajo moderno, necesitamos descubrir cómo mantener a nuestros equipos productivos.

Sin embargo, apoyarse mutuamente para ser productivos puede resultar complicado cuando los miembros del equipo no comparten el mismo espacio físico. Esto hace que todo, desde el establecimiento de objetivos hasta la priorización, sea más desafiante, por lo que tuvimos que crear sistemas para apoyar a nuestros equipos en esas áreas.

Nuestra experiencia con el modelo Virtual First (predominantemente virtual) significa que tuvimos que volvernos expertos en cuanto a cómo mantenernos productivos al trabajar de forma remota. Para compartir lo que aprendimos, creamos la siguiente lista de nuestras principales sugerencias para ayudar a nuestro equipo a mantenerse productivo.

1. Decidir sobre cuándo colaborar

En Dropbox, utilizamos algo que llamamos horas centrales de colaboración, que son bloques de cuatro horas en los que realizamos todas nuestras reuniones. Al designar ciertas horas para las llamadas, puedes garantizar que todos estén disponibles para colaborar de forma sincronizada, independientemente de su zona horaria.

Además, nosotros también sufrimos fatiga de Zoom como todo el mundo, por lo que reducir la cantidad de reuniones y establecer horas libres de reuniones nos ha ayudado a mantener la mente fresca. Significa que tenemos tiempo tanto para el trabajo profundo como para la colaboración.

Establecemos diferentes bloques de tiempo según la región para adaptarnos a las diferentes zonas horarias y que aún podamos coincidir para reunirnos, estemos donde estemos.

Tratamos de mantener nuestra comunicación asincrónica de forma predeterminada. Dependemos en gran medida de Slack y el correo electrónico para comunicarnos. Sin embargo, reducir las reuniones en persona puede no ser suficiente. Los constantes correos electrónicos y mensajes privados pueden resultar muy distractores, sobre todo si tu equipo intenta responderlos de inmediato. De hecho, según investigaciones, puede llevarnos hasta ocho minutos volver a ocuparnos de una tarea después de responder a un solo mensaje instantáneo. Descubrimos que los mensajes de chat improductivos son la principal causa de pérdida de concentración en general.

Lo que hace que la comunicación sea verdaderamente asincrónica es la expectativa de que puedas responder cuando te resulte oportuno, sin ninguna de las presiones que el término “mensajería instantánea” podría implicar. De esa manera, todos los miembros del equipo saben que tendrán horas de trabajo profundo cada día.

Reglas y pautas como estas pueden convertirse en rituales útiles que permitan a los miembros de tu equipo establecer sus propios ritmos de trabajo.

2. Identificar qué entornos te ayudan a ti y a tu equipo a concentrarse

Al adoptar el modelo Virtual First, nuestros equipos dispersos tienen un mayor control sobre su entorno de trabajo, lo que ayuda a mejorar su productividad y su bienestar laboral. Para alentar a nuestros equipos a descubrir sus preferencias de trabajo, les proporcionamos la “hoja de trabajo Trabajar desde casa”.

Todos rellenan esta hoja de trabajo con anticipación, y luego nos reunimos para discutir cómo prefieren trabajar los diferentes miembros del equipo. Esto no solo permite a las personas compartir sus preferencias, sino que también es un gran ejercicio de vinculación del equipo que ayuda a que todos se conozcan mejor. 

Después de analizar las respuestas de la hoja de trabajo, descubrimos que cuatro factores fundamentales son los que más afectan la productividad:

• Privacidad: ¿Les resulta más fácil concentrarse en una cafetería donde están rodeados de otras personas? ¿O logran hacer más cuando están aislados en su oficina en casa?

• Ruido de fondo: ¿Siempre les gusta poner música que les levante el ánimo mientras trabajan? ¿O prefieren un silencio absoluto, tal vez con audífonos con cancelación de ruido?

• Comodidad: ¿Tienen un escritorio ajustable y una silla que les brinde soporte lumbar? ¿Prefieren trabajar de pie y cuentan con el equipamiento necesario para ello? ¿Utilizan soporte para las muñecas para evitar lesiones?

• Diseño: ¿Les gusta tener decoraciones de oficina personales como plantas, obras de arte o una taza colorida? ¿O prefieren un escritorio vacío sin posibles distracciones?

Ayudar a tu equipo a diseñar su entorno de trabajo a partir de este autoconocimiento les ayudará a sentirse relajados, cómodos y concentrados. Sin embargo, a veces, ni siquiera la oficina mejor equipada y un plan bien diseñado son suficientes para mantenernos bien encaminados. Necesitamos ayuda para seguir cumpliendo con nuestras responsabilidades.

3. Crear una priorización clara de las tareas

En una entrevista con Dropbox, Oliver Burkeman, autor de 4,000 Weeks: Time Management for Mortals, nos dijo que muchas personas creen que “Debe haber una forma de ser el trabajador perfecto al cien por ciento y la persona perfecta al cien por ciento es su vida fuera del trabajo”. Sin embargo, como lo señala él mismo, “los porcentajes no funcionan de esa manera”. 

Burkeman nos enseñó que, como nuestro equipo trabaja de forma remota, trabajamos de forma independiente, al igual que en nuestras horas de trabajo asincrónicas. Eso significa que necesitamos disciplina, conocimiento y herramientas para gestionar bien nuestro tiempo. Priorizar lo que hacemos en el trabajo y en nuestra vida personal es la primera herramienta para asegurar que nuestro trabajo sea productivo y cause impacto. Además, ayuda a lograr el equilibrio saludable que necesitamos para sentirnos concentrados y realizados. 

Para quienes trabajamos de forma remota, priorizar las tareas es especialmente importante porque no siempre podemos pedir aclaraciones a nuestros compañeros en tiempo real, y dependemos unos de otros. Entender que nuestro trabajo impacta a los demás miembros del equipo y, en consecuencia, el resultado nos ayuda en el proceso de priorización de tareas. 

También usamos la matriz de Eisenhower, que implica categorizar las tareas a lo largo de una cuadrícula de cuatro lados:

• Urgentes e importantes: realiza estas tareas lo antes posible.

• Importantes pero no urgentes: delega estas tareas.

• Urgentes pero no importantes: programa estas tareas para más tarde.

• Ni urgentes ni importantes: no te centres en esto.

El último punto es sumamente importante en la priorización. Asegúrate de que tu equipo sepa que no debe tratar cada tarea como si fuera la más importante de su lista. Decir no puede ser difícil, por lo que resulta útil tener un plan para las tareas menos urgentes. Por ejemplo, pueden delegar tareas de las que no tengan que ocuparse personalmente.

Si un miembro del equipo tiene una reunión no esencial, pueden pedir a otro compañero que asista o apoyarse en una herramienta para obtener la información necesaria. Los programas de grabación y transcripción de reuniones como Otter pueden resumir los puntos clave de una reunión y aclarar si alguna parte es relevante para quienes no asistieron. Para enseñar estas habilidades a tu equipo, puedes organizar talleres y proporcionarles recursos para una gestión efectiva de las tareas, como nuestra "hoja de trabajo Cómo priorizar tareas en el trabajo".

Con un plan establecido y los elementos de acción definidos, es hora de organizar las comunicaciones de tu equipo.

4. Seguir aplicando lo que funciona

Descubrimos que al animar a nuestros equipos a crear rituales diarios, eso les ayuda a mantener un horario coherente y mejorar la productividad, y estudios recientes respaldan nuestros hallazgos. Los siguientes son algunos tipos de rituales que nos han dado buenos resultados: 

• Proporcionar recursos que apoyen la concentración: en el ejercicio con nuestro Kit de eficiencia “Mejora tu atención durante la jornada laboral”, desglosamos cómo analizar las distracciones y cómo evitarlas. La tarjeta de puntuación de la distracción que se incluye en ese recurso es un excelente punto de partida, ya que en ella tu equipo puede registrar todas las distracciones que encuentre. Posteriormente, pueden seguir la guía para crear pequeños rituales, como poner los teléfonos en modo "No molestar" durante horas específicas.

• Practicar la meditación para el bienestar psicológico: recomendamos realizar breves sesiones de meditación de 60 segundos al principio de algunas de tus reuniones. Eso hace que todos tengan la mentalidad adecuada para ser creativos y estar abiertos a nuevas ideas, sin mencionar que mejora nuestro estado de ánimo cuando tenemos un día estresante.

Sin embargo, hay aún más formas de impulsar la productividad de tu equipo.

5. Invertir en la productividad del equipo

A veces, para impulsar la productividad, se requiere una inversión inicial de tiempo o dinero. Por eso nos aseguramos de que nuestro equipo cuente con las herramientas que solicita. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también hace que se sientan valorados y escuchados.

Por ejemplo, cuando tu equipo dice “Tiene que haber una manera de automatizar esto”, normalmente vale la pena que dediquen tiempo desde el principio para averiguar cómo hacerlo. Una forma de lograr esto es crear espacios de tiempo designados para el desarrollo profesional que mejore la productividad. También puedes organizar talleres durante esos espacios para que tu equipo mejore las habilidades básicas que les gustaría desarrollar.

En Dropbox, también utilizamos herramientas de colaboración como Dash para encontrar nuestros materiales de trabajo y acceder a ellos y compartirlos desde un único panel: un recurso clave para ahorrar tiempo y mejorar la productividad. Para usarlo, simplemente escribe lo que quieres encontrar, como “gasto en redes sociales”, y la herramienta buscará los documentos relevantes en todas tus carpetas, aplicaciones y en la nube. 

Dash muestra todos los documentos relevantes y extrae información de ellos para proporcionar un resumen según el término de búsqueda ingresado, lo que permite ahorrar tiempo al no tener que buscar en cada documento.

Tan importante como las herramientas tecnológicas es proporcionar el equipamiento físico que tu equipo necesita para trabajar con comodidad, como un segundo monitor, que puede marcar la diferencia en términos de productividad. Si ofreces una subvención, como nuestra Asignación de incentivos, tu equipo puede usarla para cursos de desarrollo o para equipar el lugar de trabajo. Esta inversión rinde frutos cuando algo tan sencillo como un monitor les permite trabajar más rápido.

6. Probar con descansos autorregulados y “Pomodoro”

En nuestro estudio sobre concentración y trabajo remoto, descubrimos que el 63  % de los trabajadores remotos sienten que deben estar disponibles todo el tiempo. No queremos que nuestros equipos distribuidos sientan ese tipo de presión: una de las mejores partes del trabajo remoto es la libertad.

Por eso utilizamos el timeboxing, la práctica de dividir una tarea en unidades discretas de tiempo y hacer pausas entre ellas. Tomar estos descansos entre tareas nos funciona tan bien que incluso diseñamos nuestro propio ejercicio personal de timeboxing para ayudar a otros a hacer lo mismo.

Dos de los sistemas más populares para tomar descansos y para el timeboxing son los descansos autorregulados y los descansos “Pomodoro”. La forma en que cada persona hace sus pausas es algo muy individual. Sin embargo, en una comparación de esos dos tipos de pausa que realizó la British Psychological Society, se determinó que los descansos autorregulados pueden llevar a menores niveles de concentración y motivación.

A fin de cuentas, depende de lo que cada quien prefiera, pero alentamos a las personas a probar la técnica Pomodoro, en la que se trabaja en intervalos enfocados:

• 25 minutos de trabajo profundo

• 5 minutos de descanso

• Repetir

• Descanso de 15 a 30 minutos después de cuatro ciclos

Al estructurar tus pausas dentro de una jornada laboral, tu mente está más alerta y te vuelves más consciente de la gestión del tiempo. Sin embargo, es más fácil aprovechar al máximo tu tiempo de concentración cuando el entorno lo facilita.

7. Elaborar un plan

No somos perfectos. Al igual que el 99 % de los estadounidenses, luchamos contra la procrastinación. Sin embargo, según nuestra experiencia, una de las mejores formas de combatirla es elaborar un plan sólido para dividir un proyecto en tareas más pequeñas. Este enfoque ha resultado especialmente útil para nuestro equipo distribuido, ya que cada miembro gestiona sus tareas y su tiempo.

Dividir una tarea o una información grande en partes más pequeñas se llama "fragmentación", e incluso puede ayudarte a recordar todo lo que necesitas hacer. En un estudio sobre los métodos de fragmentación, se demostró que dividir una información grande, como un número extenso, en varias partes más pequeñas puede ayudarte a recordarlo todo.

Los siguientes son algunos pasos prácticos que seguimos cuando asumimos un proyecto grande:

1. Definir el objetivo: cuando tu equipo comience el proyecto, identifiquen cuál es el efecto que se espera lograr con él. ¿Aumentar los ingresos? ¿Reducir los costos de infraestructura? ¿Crear un nuevo producto innovador?
2. Establecer hitos: define los hitos que el equipo deberá alcanzar para lograr ese objetivo. Pueden ser cualquier cosa, desde objetivos de ventas individuales hasta objetivos de equipo en torno a la creación de una característica específica para un producto.
3. Desglosar: ahora, puedes afinar aún más los detalles y dividir los hitos en pasos más pequeños y procesables para cada miembro del equipo.
4. Priorizar: concéntrate primero en las tareas de alto impacto. Profundizaremos en esto más adelante, pero algo que debes recordar al priorizar las tareas de un equipo es evitar cualquier bloqueo. Si el progreso de una persona depende de que otra complete una tarea específica, prioriza esa tarea y brinda a la persona encargada de ejecutarla la ayuda que necesite para completarla lo antes posible.

Una vez que tu equipo haya decidido qué tareas deben hacer y en qué orden, pueden decidir qué reuniones y tareas requieren pausas y cuáles se pueden realizar por lotes, una tras otra. Esta técnica es especialmente útil para crear bloques de tiempo efectivos en tu calendario. Para algunos consejos sobre cuándo agrupar tus reuniones y tareas, y cuándo separarlas con pausas, echa un vistazo a nuestro ejercicio personal sobre reuniones por lotes y reuniones con búfer.

Una vez que tengas un plan, es momento de entrar en detalles y definir cómo lo vas a ejecutar.

8. Crear sistemas de rendición de cuentas

Todos debemos asumir nuestra responsabilidad (o pedirle a alguien que nos ayude a hacerlo). Eso nos mantiene encaminados y nos ayuda a alcanzar nuestras metas, resultando especialmente útil en un entorno distribuido, donde la supervisión puede ser limitada. Las siguientes son algunas prácticas que hemos aplicado durante años y que han funcionado para nuestro equipo:

1. Autorresponsabilidad: pide a los miembros de tu equipo que definan incentivos personales por alcanzar sus objetivos (por ejemplo, una salida con amigos). Por el contrario, si no cumplen con un plazo, deberían tener un plan para compensarlo sin que eso suponga una carga excesiva.
2. Apoyo entre pares: implementa sistemas de apoyo entre compañeros para reforzar la responsabilidad compartida. Los revisiones periódicas pueden mantener a todos motivados y encaminados.
3. Supervisión del liderazgo: planifica reuniones periódicas para revisar el progreso y establecer juntos los objetivos. Esto proporciona orientación y validación externa a los empleados.
   

En los entornos de trabajo distribuidos, es fundamental ser intencional con respecto a estos sistemas. En una entrevista con Dropbox para Remotely Curious, la profesora experta en enfoque Gloria Mark, de la Universidad de California, Irvine, agregó que los trabajadores remotos deben establecer objetivos emocionales (cómo quieren sentirse en un día determinado) y proyectar metas a diario para cumplir con sus responsabilidades a nivel personal y profesional. 

Tu equipo puede plantearse preguntas como “¿Qué quiero lograr?” y “¿Cómo quiero sentirme?” al comenzar sus jornadas. La Dra. Mark dijo: “El simple hecho de hacerse estas preguntas al comienzo del día ayuda a las personas a mantenerse enfocadas, ya que pone los objetivos en primer plano y ayuda a dirigir la atención”.

9. Mantenerse físicamente activo

Hemos descubierto que la actividad física y el ejercicio son muy efectivos para mantenernos motivados y concentrados durante todo el día. No solo nos hacen sentir más productivos y llenos de energía, sino que también son una excelente manera para que los equipos se conecten a través de algo saludable y divertido. En una oficina, uno puede tener cierta actividad natural al moverse entre los espacios, pero cuando se trabaja de forma remota es difícil encontrar tiempo para la actividad física.

Por eso nos encanta programar reuniones de tipo “Meet & Move”, donde animamos a los participantes a movernos un poco mientras charlamos. Nos evita tener que realizar múltiples tareas a la vez y nos brinda la oportunidad de hacer algo de actividad física mientras trabajamos.

No obstante, hay algunos aspectos que se deben considerar. Primero, tiene que ser una reunión que se adapte bien a tu plan. Si planeas dar una presentación o usar elementos visuales, va a ser difícil que te puedas mover. En cambio, una reunión más informal o individual podría ser una mejor opción.

También deberías planear tu ruta hacia un lugar donde no haya demasiado ruido de fondo, como un parque tranquilo en lugar de la acera de una calle concurrida. Incluso puedes caminar de un lado a otro en tu propia casa para mayor tranquilidad y comodidad. No importa cómo lo hagas, un poco de movimiento puede tener importantes beneficios: según un estudio, la salud física y el desempeño laboral pueden mejorar con tan solo una hora de ejercicio a la semana.

Si bien las Semanas de Bienestar solo ocurren una vez al año, estas sesiones pueden ayudar a los empleados de Dropbox a incorporar la actividad física a su vida diaria de una forma más constante. Las siguientes son algunas de nuestras formas preferidas de mantenernos en movimiento durante todo el año: 

• Reuniones caminando: convierte una llamada de Zoom en una reunión caminando para que estés en movimiento mientras hablas.

• Estaciones de trabajo activas: considera usar un escritorio para trabajar de pie o una caminadora compacta debajo del escritorio. Por ejemplo, en Dropbox fomentamos el uso de escritorios "activos" y ayudamos a cubrir el costo con nuestra Asignación de incentivos diseñada para apoyar el bienestar laboral.

• Caminatas diarias: si tu equipo trabaja desde casa, puedes animarlos a que salgan a caminar antes de comenzar y al terminar su jornada, simulando un viaje diario al trabajo.

• Sesiones de ejercicio: anima a los miembros de tu equipo a unirse a una sesión de fitness al mediodía y así agregar algo de movimiento a sus días.

Para ayudar a nuestro equipo a aprovechar al máximo su tiempo de actividad física, los alentamos a planificar ese tiempo en función de sus niveles de energía diarios. Los miembros del equipo que consideren que la actividad física es energizante pueden realizarla antes de iniciar su sesión de trabajo profundo. Aquellos a quienes les resulte agotadora, tal vez quieran programarla para cuando hayan terminado su trabajo más pesado. 

Creamos un ejercicio llamado “Maneja tus niveles de energía” como parte de nuestro Kit de bienestar para ayudar a las personas a descubrir qué es lo que funciona mejor para ellas. Tú y tu equipo pueden usarlo para registrar las horas durante las cuales se sienten con mucha o poca energía y qué tareas elevan o drenan sus niveles de energía. Al contar con esa información, tu equipo puede diseñar sus días en función de sus niveles de energía para asegurarse de realizar sus tareas más complejas cuando tengan la energía necesaria para afrontarlas.

10. Autoevaluarse periódicamente

En Dropbox, nos gusta autoevaluar nuestra productividad. Para ello, revisamos nuestros calendarios y evaluamos qué tan bien empleamos nuestro tiempo. Marcamos las reuniones y tareas en rojo, amarillo o verde para indicar si fueron un mal, regular o buen uso de nuestro tiempo. Luego usamos esa información para evaluar cómo podríamos ser más productivos. Eso ayuda a nuestros equipos a mantenerse encaminados y asegurarse de que estén usando su tiempo de la manera más efectiva posible.

Otro excelente truco para mejorar la productividad es identificar cuándo estás en un estado de flujo (que se caracteriza por una mayor concentración y eficiencia) y evaluar las condiciones que te ayudaron a llegar allí. Esta tarea puede resultar un poco difícil, pero según un estudio, puede ser más fácil lograr un estado de flujo si reduces al mínimo las distracciones y estableces objetivos claros. 

Incluso podrías desafiar a tu equipo a anotar qué condiciones y objetivos los ayudaron a alcanzar sus estados de flujo durante la última semana. Luego, organiza una reunión en la que puedan realizar una actividad de trabajo en equipo que revele las diferencias y similitudes en cuanto a la forma en que cada miembro alcanza su máximo nivel de concentración.

La productividad remota es diferente para cada persona

Ayudar a tu equipo a lograr la máxima productividad al trabajar en ubicaciones dispersas puede ser diferente a nivel individual; sabemos que es así para nuestro equipo. Por eso es necesario que conozcas a tu equipo y le ofrezcas una amplia variedad de estrategias para que cada miembro descubra cuál le resulta mejor.

Muchas de estas sugerencias se centran en ayudar a tu equipo a lograr y mantener la concentración, pero como puedes ver, esas no son las únicas formas de ayudar a realizar un trabajo efectivo. 

Para obtener más sugerencias sobre cómo mejorar la productividad y lograr un impacto, escucha el episodio “Concentración” de nuestro podcast Remotely Curious, que contó con la participación de la profesora experta en enfoque Gloria Mark.