Al contratar nuevos miembros del equipo, un programa de incorporación fluido y efectivo puede marcar una gran diferencia en cuanto a la experiencia de los empleados. De hecho, según investigaciones de BambooHR, el 89 % de los empleados dicen que un proceso de incorporación efectivo les ayudó a sentirse muy comprometidos con el trabajo. Además, estos empleados tienen 30 veces más probabilidades de sentirse satisfechos con el trabajo en general, en comparación con los empleados que sintieron que la experiencia de incorporación no fue satisfactoria.
Sin embargo, desafortunadamente, no todas las personas tienen una buena experiencia de incorporación. En una encuesta realizada por Paychex, se descubrió que los empleados de las pequeñas empresas (66 %) y los trabajadores remotos (63 %) sienten, después de la incorporación, que no recibieron suficiente capacitación durante el proceso. Además, casi una tercera parte de los empleados opina que el proceso de incorporación es confuso.
El proceso de incorporación tradicional basado en documentos impresos crea una carga de trabajo muy pesada para los profesionales de Recursos Humanos, y no es muy eficiente para los empleados remotos. Para agilizar el proceso y mejorar la experiencia de todas las personas involucradas, es necesario que incorpores nuevas herramientas inteligentes de automatización en tu flujo de trabajo.
En este artículo, exploraremos los diferentes pasos involucrados en la incorporación de personas nuevas, los obstáculos comunes a los que se enfrentan los profesionales de RR. HH. durante este proceso y cómo las herramientas que ahorran tiempo pueden mejorar la incorporación para ti y tus empleados nuevos.
¿Qué es el proceso de incorporación de RR. HH.?
La incorporación es el proceso de presentarle tu empresa a un empleado nuevo. Ayuda a que estas personas comprendan su nuevo lugar de trabajo, su rol y lo que se espera de ellos en su puesto nuevo.
Es un proceso clave que ayuda a integrar a los empleados nuevos a tu organización y ponerlos al día con las personas y la cultura de tu empresa.
¿Por qué es importante el proceso de incorporación?
Según investigaciones realizadas por Brandon Hall Group, la retención de nuevos empleados mejora en un 82 % y la productividad, en más de un 70 %, en las empresas que cuentan con un sólido proceso de incorporación.
Un buen proceso de incorporación puede ayudar a establecer buenas expectativas para la experiencia de los empleados nuevos en tu empresa y garantizar que se sientan bienvenidos. El proceso debería ayudarlos a que se adapten de forma más rápida, establezcan relaciones con sus colegas nuevos y, en última instancia, comiencen a trabajar en su nuevo rol.
¿Cuál es el proceso de incorporación para los empleados nuevos?
Este proceso difiere de una organización a otra. Sin embargo, suele involucrar estos cinco pasos:
1. La etapa de reclutamiento: antes de la incorporación
El proceso de contratación suele tratarse por separado del de incorporación, pero están estrechamente relacionados. De alguna manera, la incorporación empieza desde el comienzo del proceso de contratación generando una buena impresión en entrevistas y descripciones de trabajo claras.
El período entre el envío de una carta de oferta y el primer día del empleado nuevo se conoce como "antes de la incorporación". Durante esta etapa, responderás las preguntas que tenga el empleado nuevo antes de empezar, estarás en contacto y te asegurarás de que tenga todo lo que necesita para su primer día.
2. La semana antes de empezar
A medida que se acerca la fecha de inicio de la persona nueva, es hora de enviarle la documentación, las políticas de la empresa y los formularios pertinentes, así como de organizar su equipo y acceso.
En esta etapa:
Enviarás documentos y materiales relevantes, como contratos para firmar y manuales de empleados.
Enviarás equipamiento, como una computadora portátil, y finalizarás los recursos, como una cuenta de trabajo de correo electrónico y acceso a la red.
Confirmarás su información personal para que se agregue a tus sistemas internos
Programarás reuniones introductorias y la llamada de incorporación del primer día
Enviarás un correo electrónico de bienvenida con información importante, como la forma de llegar a la oficina si trabajan en el sitio
3. El primer día
Sin importar tu nivel de experiencia, el primer día en un trabajo nuevo puede ser abrumador, en especial porque hay mucha información que asimilar a la vez.
Sin embargo, es más probable que los recién llegados recuerden más cómo se sintieron ese primer día que lo que aprendieron. Sobre todo en el caso de los trabajadores remotos, una reunión virtual tras otra el primer día puede provocar una fuerte fatiga de Zoom. ¡No es la mejor primera impresión que digamos! Te corresponde a ti asegurarte de que el primer día sea una experiencia agradable para ellos y brindarles tranquilidad.
Lo que el departamento de RR. HH. debe hacer en este caso es dar la bienvenida a los nuevos trabajadores en una reunión introductoria, ya sea de forma virtual o presencial, y asegurarse de que tengan todo lo que necesitan. A continuación, puedes presentarles al equipo al que se unirán, indicarles cualquier capacitación que deban completar y ayudarles con aspectos prácticos como enviar una foto para su perfil en las aplicaciones de comunicación, como Slack.
4. La primera semana
Después del primer día, la participación de RR. HH. será más sutil. Es probable que te comuniques con el gerente del empleado nuevo para garantizar que tenga un horario razonable durante la primera semana y pueda acceder a las herramientas o softwares relevantes que necesita para su rol. Es posible que desees programar reuniones con otros equipos de tu empresa para que pueda comprender cómo funciona cada departamento dentro de la organización.
También puedes ayudarlo con sus reportes periódicos o reuniones individuales con su jefe y verificar que se esté adaptando bien.
5. Los primeros 3 y 6 meses
Durante este período, el objetivo de RR. HH., junto con el del gerente/jefe o supervisor del nuevo empleado, es garantizar que sus expectativas y la realidad de tu empresa estén alineadas.
Con su gerente/jefe, puedes hablar sobre el progreso de los empleados, las áreas en las que sientas que necesitan capacitación adicional, los problemas, las ambiciones u objetivos profesionales y cómo fue la experiencia de incorporación para ellos. Luego, puedes trabajar en conjunto para proporcionar comentarios y acordar lo que cada parte puede hacer para garantizar que las personas nuevas se conviertan en miembros fundamentales de la organización.
Dificultades comunes en el proceso de incorporación
Algunas dificultades comunes a las que se enfrentan los Equipos de RR. HH. durante la incorporación son las siguientes:
- Mala etapa previa a la incorporación, lo que genera que los empleados nuevos se sientan poco preparados y abrumados en su primer día
- Falta de comentarios, lo que hace que los empleados no se sientan escuchados ni valorados
- Información de baja calidad o inexacta brindada a los nuevos empleados, lo que genera confusiones o frustraciones.
- Descripciones del trabajo engañosas y expectativas poco claras, lo que hace que los empleados nuevos se sientan perdidos o inseguros de su papel en la empresa
- Falta de demostración de software relevante, lo que dificulta la capacidad de la persona nueva para realizar su trabajo de manera eficiente.
- Saturación de información, lo que genera que el empleado nuevo se sobrecargue de documentos
- Falta de presentaciones y actividades de recreación de equipos, lo que genera que las personas nuevas se sientan aisladas y desconectadas de sus colegas
Todos estos factores pueden contribuir a una experiencia de incorporación negativa y, en última instancia, dar como resultado un empleado desconectado y desmotivado.
Es fundamental que las empresas inviertan tiempo y recursos en crear procesos de incorporación integrales y eficaces para preparar a sus nuevos empleados para el éxito. Al hacerlo, garantizan una transición sin problemas a su nuevo rol y fomentan un ambiente de trabajo positivo y productivo.
Cómo agilizar el proceso de incorporación
Exploramos el proceso de incorporación y analizamos los diferentes actores y materiales involucrados. Pero cuando esto tarda más de lo debido, ¿qué puedes hacer para agilizarlo?
Dropbox ofrece un conjunto de herramientas para ayudar a los profesionales de RR. HH. a acelerar la incorporación de empleados nuevos. Estas herramientas te permiten hacer lo siguiente:
Personalizar documentos y plantillas con logos, fuentes y colores para que la marca sea consistente en todos los materiales de incorporación
Gestionar documentos importantes mediante el seguimiento de las visualizaciones, los reenvíos y las descargas con DocSend.
Mejorar el tiempo de respuesta y automatizar los flujos de trabajo con seguimiento de la información y recordatorios integrados usando Dropbox Sign.
Estar actualizado del progreso interno con el seguimiento de la actividad de archivo y las notificaciones de comentarios
Construir una reputación sólida entre los empleados y candidatos al proteger la información confidencial en todo momento
Cuando se usan como parte del flujo de trabajo de RR. HH., estas características ahorran una cantidad significativa de tiempo para que puedas concentrarte en fomentar la relación con tus colegas nuevos.
Haz que la incorporación sea sencilla
Dropbox les ofrece a los profesionales de RR. HH. un conjunto integral de herramientas y recursos para agilizar el proceso de incorporación de empleados nuevos.
Gracias a características como los flujos de trabajo automatizados, las plantillas personalizables y las capacidades de uso compartido seguro de archivos, estos profesionales pueden colaborar fácilmente con los jefes de contratación y garantizar una transición fluida para los nuevos empleados.
Al utilizar las herramientas de incorporación de Dropbox, los profesionales de RR. HH. pueden ahorrar tiempo, reducir la carga administrativa y ofrecerles a los empleados nuevos una experiencia positiva a medida que se integran en la organización.
