La comunicación intrapersonal (la manera en que los miembros de tu equipo se perciben a sí mismos y valoran su trabajo) da forma a nuestro diálogo interno y a nuestras interacciones con los demás. Lo contrario también es una afirmación válida. La comunicación interpersonal (la manera en que hablamos con los demás y viceversa) puede influir significativamente en nuestra conexión con los demás y en las formas en que trabajamos juntos. Trabajar de forma distribuida puede hacer que sea más difícil gestionar los pensamientos negativos y mantener una comunicación clara y positiva. Sin embargo, ambas formas de comunicación son esenciales para el bienestar y la productividad del equipo.
En este artículo encontrarás estrategias prácticas y ejercicios para mejorar la comunicación interpersonal e intrapersonal de tu equipo. Estas estrategias fomentan un entorno de trabajo más saludable donde los miembros del equipo se sientan seguros, apoyados y conectados.
Comunicación intrapersonal vs. comunicación interpersonal
La comunicación intrapersonal es el diálogo interno que moldea nuestros pensamientos y acciones, y actúa como esa voz en nuestra mente de la que no siempre somos conscientes. Tener una imagen positiva de uno mismo puede enriquecer este diálogo interno, potenciando la creatividad, la concentración y la toma de decisiones.
Sin embargo, el cerebro no siempre es racional y, a pesar de los esfuerzos de crecimiento personal, las inseguridades aún pueden aparecer. Si no se controlan, los pensamientos negativos pueden afectar la moral y perjudicar la toma de decisiones.
La comunicación interpersonal, por otro lado, se refiere al diálogo externo entre personas. Implica el intercambio de información, ideas y emociones, así como la forma en que interactuamos con los demás mediante la conversación, el lenguaje corporal y las señales sociales. Afecta la forma en que percibimos y nos relacionamos con el mundo y nos ayuda a establecer relaciones con los demás.
En conjunto, ambas formas de comunicación influyen en la dinámica del equipo.
Cuando la comunicación interpersonal falla, puede dar lugar a un diálogo interno negativo, como pensar demasiado en el tono de alguien, hacer conjeturas sobre sus intenciones o perder el tiempo tratando de interpretar mensajes poco claros. De la misma manera, si nos hablamos a nosotros mismos de forma negativa, es más probable que malinterpretemos los comentarios de los demás como críticas, lo que genera malentendidos y tensa las relaciones.
Por eso es clave que ayudes a tu equipo a desarrollar estas dos habilidades de comunicación. Examinemos ahora algunos ejemplos de comunicación interpersonal e intrapersonal positiva y negativa.
Ejemplos de comunicación intrapersonal
Todos experimentamos la comunicación intrapersonal de una manera única, determinada por nuestras experiencias y por cómo interpretamos las situaciones. Sin embargo, con frecuencia surgen patrones comunes.
Comunicación intrapersonal positiva:
- Visualizar el éxito: “Sé lo que hago, lo tengo todo bajo control.”
- Reafirmar las habilidades: “He superado tareas difíciles antes; ¡sé que puedo hacer esto!”
Comunicación intrapersonal negativa:
- Dudar sobre uno mismo: “¿Por qué hice eso? ¿En qué estaba pensando?”
- Evitar desafíos: “No puedo con esa tarea; es demasiado.”
Reconocer estos pensamientos puede ayudarnos a comprender su impacto en nuestro estilo de comunicación en los entornos personal y profesional.
Ejemplos de comunicación interpersonal
En un entorno virtual, las maneras en que nos comunicamos con los compañeros de trabajo son importantes. El texto y los signos de puntuación transmiten el tono, y los pequeños detalles pueden marcar una gran diferencia.
Comunicación interpersonal sólida:
- Ofrecer comentarios constructivos: “¡La presentación estuvo genial! La próxima vez, podríamos agregar una diapositiva con las métricas clave.”
- Proporcionar instrucciones claras: “¡Excelentes estadísticas! Consideremos agregar las tendencias de ventas del último trimestre para dar más contexto.”
Comunicación interpersonal poco constructiva:
- Interrumpir en una llamada: “Espera, no, hagámoslo a mi manera.”
- Respuestas pasivo-agresivas: “Claro, si crees que esa es la mejor idea…”
La posibilidad de malentendidos en un entorno virtual es mayor que en los lugares de trabajo tradicionales, debido a la ausencia de interacciones cara a cara constantes. Por eso, resulta fundamental proporcionar a los equipos remotos prácticas y herramientas que puedan incorporar a sus rutinas diarias para reconocer y contrarrestar estos patrones poco útiles.
Cómo puedes mejorar tu propia comunicación intrapersonal
Trabajar de forma remota es una habilidad y, como con cualquier otra, para dominarla, se requiere tiempo y práctica. Una parte clave de perfeccionar esta habilidad es reconocer patrones en tu propia comunicación intrapersonal y cómo se manifiestan mientras trabajas en tu equipo.
La comunicación intrapersonal y el diálogo interno negativos pueden convertir los ensayos mentales normales en una mentalidad orientada a los peores escenarios, lo que genera patrones poco útiles como una comunicación con demasiadas disculpas o la renuencia a expresarse. En el trabajo remoto, la sensación de aislamiento a veces puede amplificar los pensamientos negativos sin la distracción de las interacciones en persona.
A continuación, presentamos algunos ejercicios y marcos de trabajo para ayudarte a convertir tu diálogo interno en una fuente de creatividad y apoyo.
Usar el ejercicio “reescribir los pensamientos poco útiles”
Una habilidad clave para dominar la comunicación intrapersonal es aprender a detectar cuándo surgen los pensamientos negativos y descubrir de dónde provienen.
Para ayudarte a entenderlo mejor, prueba con nuestro ejercicio "reescribir los pensamientos poco útiles". Diseñamos esta hoja de trabajo para ayudar a identificar, evaluar y ajustar los pensamientos que podrían estar afectando nuestras propias acciones y decisiones.
Aquí te explicamos cómo puedes usarlo:
1. Revisa los “estilos de pensamiento comunes”: después de una discusión o al final de una reunión grupal, tómate el tiempo para revisar la “guía de estilos de pensamiento” y escribe tu respuesta para completar las afirmaciones: “El estilo de pensamiento menos útil que uso con más frecuencia es ____” y “Soy bueno para reformular pensamientos poco útiles cuando ____”.
2. Utiliza la "hoja de trabajo de seguimiento de pensamientos": unos días después de determinar tu estilo de pensamiento, anota cada pensamiento que recuerdes haber tenido durante el día en tu "hoja de trabajo de seguimiento de pensamientos". Específicamente, reflexiona sobre cómo ese pensamiento influyó en tus acciones en esa situación, o en lo que sucedió después.
3. Ahora, trata de “reescribir” tus pensamientos: revisa tus notas y selecciona dos pensamientos que consideres “poco útiles”. Escribe en tu hoja de trabajo qué te hace pensar que eso es cierto. Por ejemplo, un empleado que piensa “¿Estoy siendo lo suficientemente productivo?” podría citar días en los que no completó todo lo que tenía planeado como prueba de su diálogo interno negativo.
4. Guíate a ti mismo para “reformular” tus pensamientos: usa la información que has reunido para reescribir el pensamiento original que no te fue útil. Por ejemplo, “¿Soy lo suficientemente productivo?” podría convertirse en “Estoy logrando un progreso constante y aprendiendo a priorizar mejor cada día”.
Si bien este ejercicio es útil, es importante tener en cuenta que el trabajo no termina ahí. Se necesita un esfuerzo continuo para ver un cambio real. Trata de reservar unos 20 minutos en tu calendario una vez a la semana para la autorreflexión. Esto ayuda a desarrollar el hábito de transformar viejos patrones de pensamiento y reconfigurar nuevos.
Practica nuevas formas de “cambiar la perspectiva”
Otra manera de reducir el impacto de los patrones de pensamientos poco útiles es cambiar tus hábitos por otros que fomenten una comunicación intrapersonal positiva. Este ejercicio ayuda a reemplazar el diálogo interno negativo con mensajes afirmativos y de apoyo que refuercen las capacidades propias, la autovaloración y el potencial para el éxito.
Puedes dividirlo en tres partes:
1. Aprende a desaprender: comienza por hacer una profunda limpieza mental para, con la ayuda de nuestra guía "Fundamentos de aprender a desaprender", reflexionar sobre cómo tus pensamientos, hábitos y valores actuales pueden afectar tu comunicación intrapersonal.
2. Cambiar la perspectiva: a continuación, habla contigo mismo como lo harías con un amigo. Utiliza tus hábitos y pensamientos del ejercicio anterior como ejemplos y reflexiona sobre cómo te sentirías si hablaras con un amigo como hablas contigo mismo.
Participar en actividades de mindfulness para potenciar el equipo
Pasando a una mentalidad más orientada al trabajo en equipo en lo que respecta a la comunicación intrapersonal, una excelente forma de levantar el ánimo de un equipo es a través de un simple ejercicio de gratitud, como crear un "tablero de gratitud" grupal. Al animar a los equipos a compartir y escuchar comentarios positivos de los compañeros, podemos internalizar mejor esta positividad y reflejarla en nuestra propia comunicación intrapersonal. Compartir momentos de gratitud puede ayudar en este proceso, eliminar cualquier negatividad que pueda haberse acumulado y fomentar conversaciones positivas dentro del equipo.
Así es como funciona:
1. Como equipo, “dejar un comentario”: usamos Miro para crear nuestro tablero de gratitud y pedimos a los miembros que dejen un comentario cada vez que se sientan agradecidos con alguien del equipo durante la semana. Por ejemplo, si alguien les ayudó con un proyecto, podrían agregar una nota de agradecimiento y una breve historia al respecto.
2. Leer y compartir: leemos los comentarios del tablero al inicio de las reuniones o cuando lo consideramos oportuno. Esto ayuda a que la gratitud y el reconocimiento positivo sigan fluyendo. Los miembros del equipo pueden volver a consultar el tablero cada vez que necesiten un recordatorio de las cosas buenas que suceden, sobre todo cuando trabajan de forma asíncrona.
Crear espacio para que nosotros mismos y nuestros equipos seamos abiertos y honestos acerca de los desafíos que enfrentamos con nuestra propia comunicación intrapersonal nos permite conectarnos a niveles más profundos, sobre todo en el trabajo distribuido. A través de este diálogo abierto, también podemos compartir cómo usamos rituales diarios y herramientas para mejorar esta comunicación.
Como comentamos en el episodio Not Okay de nuestro podcast Remotely Curious, todos somos criaturas sociales y aprendemos unos de otros.
Cómo ayudar a tu equipo a desarrollar una comunicación interpersonal más sólida
Cuando se trata de ayudar a los equipos con su comunicación interpersonal, el primer paso es establecer una cultura de confianza entre los miembros del equipo. La confianza marca el tono e incide en el modo en que se reciben los mensajes. Cuando hay confianza, el equipo se siente seguro de hablar, hacer preguntas y compartir ideas abiertamente. Sin embargo, para llegar a conocer a tus compañeros y establecer una cultura de confianza en un equipo distribuido, se requiere intencionalidad.
En Dropbox, el enfoque predominantemente virtual funciona bien para nosotros porque, cuando diseñamos el modelo, reconocimos la necesidad de conexión humana para ayudar a generar confianza y mejorar las relaciones. Es por eso que nos reunimos regularmente en persona y diseñamos estos encuentros en torno a objetivos claros, ya sea fortalecer el equipo, dar los toques finales a una estrategia o trabajar en entregas urgentes.
Las siguientes son algunas formas de mejorar las habilidades de comunicación interpersonal de tu equipo:
Ayudar a tu equipo a aprender a escribir para que se entienda
Una excelente comunicación interpersonal en el lugar de trabajo ayuda a lograr que el trabajo se realice de manera efectiva en conjunto. En un entorno virtual, fuera de Zoom, dependemos en gran medida del correo electrónico, el uso compartido de documentos y los mensajes de Slack para comunicarnos. Por eso, es fácil que nuestros mensajes e intenciones queden sepultados en conversaciones y líneas de texto interminables.
Una forma de abordar la necesidad de una comunicación clara por escrito es organizar un taller de escritura enfocada basado en nuestro kit de herramientas Escribir para que se entienda. En una próxima reunión del equipo, este taller se puede utilizar para enseñar a los participantes cómo simplificar el lenguaje, centrarse en los puntos clave y estructurar la comunicación para evitar malentendidos.
Cómo organizar el taller:
1. Explica las cinco reglas principales para una buena redacción: enseña a tu equipo las reglas fundamentales de una redacción concisa y acertada, al centrarte en los principios clave, como poner la idea principal al inicio en lugar de ocultarla entre detalles innecesarios, por ejemplo. Puedes usar nuestra hoja de trabajo Fundamentos de la redacción disponible en Dropbox Paper para mostrar ejemplos en los que se siguen estas reglas y otros en los que no, para que puedan ver exactamente cómo es una comunicación interpersonal efectiva.
2. Anima a tu equipo a calificar sus escritos: pide a los miembros de tu equipo que seleccionen los tres primeros correos electrónicos de su bandeja de enviados y los evalúen. Pídeles que usen la tarjeta de puntuación de escritura para evaluar la claridad, el tono y la estructura. Para garantizar que este proceso se sienta seguro, permite que todos mantengan sus evaluaciones individuales privadas, pero anímalos a proporcionar sus puntuaciones finales e identificar áreas susceptibles de mejora.
3. Repasa cómo reescribir para mayor claridad: como líder de este taller, selecciona un ejemplo de correo electrónico de tu propia carpeta de enviados o crea un texto de ejemplo. Comparte el original, explica su calificación en la tarjeta de puntuación de escritura y destaca las áreas susceptibles de mejora. Luego, guía a tu equipo en una reescritura, poniendo énfasis en estos cinco principios: comenzar con la idea principal, ser concisos, usar voz activa, desglosar la información compleja y mantener la claridad. Muestra las versiones de "antes y después" para ilustrar cómo pequeñas ediciones pueden ayudar a mejorar la comunicación.
Al enseñar y practicar estas habilidades, fortaleces la comunicación interpersonal de tu equipo. Esta inversión en la claridad del lenguaje escrito ayuda a allanar el camino hacia una colaboración más efectiva y un entorno de trabajo más conectado y confiable.
Sea explícito sobre lo que se espera
En un entorno de trabajo virtual, establecer con claridad lo que se espera de cada quien es crucial para una comunicación interpersonal efectiva. Como comentamos en el episodio Etiquette de Remotely Curious, para la transición a un modelo predominantemente virtual en Dropbox, tuvimos que definir cuándo y cómo colaboramos. Sin esas pautas, pueden surgir confusiones y relaciones laborales tensas.
Establecer reglas claras ayuda a mantener el respeto y la productividad en el trabajo remoto, donde las normas tácitas del entorno presencial suelen perderse. Ser explícito acerca de estas "reglas invisibles" fomenta una mejor comprensión e interacciones más fluidas.
Algunas sugerencias al respecto:
- Aclarar lo que se espera en cuanto a la reunión: la comunicación interpersonal prospera con la ayuda de las señales visuales, así que establece pautas para el uso de videos. Haz saber a tu equipo cuándo es necesario que enciendan las cámaras y cuándo pueden mantenerlas apagadas. Recomendar el uso de fondos virtuales también puede ayudar a crear una experiencia coherente y sin distracciones que resulte más cómoda para todos.
- Establecer una agenda: sin una agenda clara, las reuniones virtuales pueden fácilmente tornarse caóticas. Utiliza nuestra Hoja de trabajo de preparación de reuniones para enviar una agenda con antelación y establecer una estructura para la conversación. Para evitar desviaciones, inicia las reuniones con breves actualizaciones o fija momentos específicos para preguntas y respuestas. Este enfoque permite que todos estén preparados, y sepan cuándo participar activamente y cuándo escuchar.
- Evitar las interrupciones: para llevar a cabo reuniones efectivas, di explícitamente que te gustaría escuchar la perspectiva de cada quien. Es importante recobrar el hilo de las conversaciones, de una manera profesional y educada, cuando ocurren interrupciones. Esto garantiza que se escuchen todas las voces, y fortalece las relaciones dentro del equipo.
Al establecer expectativas sobre cómo comunicarse durante las reuniones, ayudas a tu equipo a desenvolverse en la comunicación virtual con claridad y respeto, lo que en última instancia contribuye a mejorar sus conexiones interpersonales. Cuando todos comprenden las reglas de interacción, se equilibra el terreno de juego, lo que garantiza que todos se sientan valorados y capaces de contribuir.
Ayuda a tu equipo a transformar su comunicación
Tanto la comunicación interpersonal como la intrapersonal inciden en la forma en que tu equipo se siente en cuanto a su trabajo y en las relaciones que establecen entre sí.
Si no se sienten cómodos al hablar y los estilos de comunicación no están claros, pueden caer en un diálogo interno negativo. Del mismo modo, cuando los miembros del equipo se atascan en este ciclo sin la oportunidad de aclarar sus pensamientos o buscar apoyo, esto puede extenderse a las interacciones y afectar la dinámica del equipo.
Ambos tipos de comunicación son habilidades que se pueden enseñar y que requieren práctica. Identificar el diálogo interno negativo no es una solución rápida, y esperar una buena comunicación sin establecer pautas claras probablemente no funcionará.
¿Nuestro consejo? Proporciona las herramientas y las pautas adecuadas para que tu equipo pueda crear las condiciones para una comunicación honesta y útil, tanto de forma interna como externa.
¿Quieres más ejercicios y metodologías para influir positivamente en la dinámica de tu equipo distribuido? Echa un vistazo a todo nuestro kit de herramientas Virtual First.
