Los sistemas de la organización y las herramientas de productividad no son únicos para todos. A algunas personas les gusta que las cosas sean “justo así”, mientras que otras prosperan dentro del caos. Para encontrar tu lugar feliz, reunimos estrategias que permiten mantener a todos organizados y productivos en función de seis tipos de personalidad. Además, no tienes por qué sentirte encasillado en un tipo de personalidad. Incluso si eres una persona muy poco organizada, algunas recomendaciones minimalistas probablemente también te servirán.
El multitareas
¿Pasas de un proyecto a otro? ¿La ventana del explorador tiene más de 46 pestañas abiertas en este momento? Puede que seas una persona multitareas. Aunque te vaya bien haciendo malabares, siempre existe el peligro de que algo se te escape.
Estrategia:
Utiliza listas de tareas en Dropbox Paper para estar al tanto de tus diferentes flujos de trabajo. Las listas de tareas sobre todo son útiles al trabajar con un equipo o al gestionarlo.
Configurar una lista de tareas de Paper:
Una vez que hayas creado un documento de Paper, busca el botón de lista de verificación en la barra de herramientas en la parte inferior de la pantalla. Para comenzar tu lista de tareas en tu nuevo documento de Paper, haz lo siguiente:
Agrega tu tarea a la lista de verificación
Asígnate la tarea o asígnasela a un compañero de equipo con la característica @mención
Establece un plazo en el que debe completarse
El minimalista
Una silla. Un escritorio. Una computadora portátil. Nada más. El minimalista ignora los aspectos no esenciales para centrarse en ser productivo y estar en paz.
Estrategia:
Haz que tu Dropbox refleje tu estilo de vida. Archiva el desorden y ten a mano solo lo esencial.
Organizar archivos:
Trabajar en un proyecto para clientes, clasificar fotos o almacenar documentos importantes genera mucho desorden digital. En lugar de tener todo en una ubicación compartida, separa tu Dropbox en carpetas de “Trabajo” y “Archivo”. De este modo, puedes asegurarte de poder acceder siempre a tus archivos sin tener que verlos todos. Almacena grandes cantidades de fotos o videos sin clasificar en Archivo antes de elegir lo que quieres mover a Trabajo. O bien guarda en Archivo las versiones de proyectos que no utilices y a las que puedes acceder en otro momento para volver a trabajarlas con otro fin.
El ambicioso
Solo se vive una vez. Cuando tienes un objetivo, nada te impide lograrlo. Hacer las cosas y hacerlas bien es el nombre del juego.
Estrategia:
Dado que ya estás al tanto de todo, ahorra más tiempo creando carpetas compartidas colaborativas para que todos los demás estén organizados.
Crea carpetas compartidas colaborativas:
Piensa que compartir una carpeta es como compartir tu espacio de trabajo, pero sin interferir en el camino del otro. En primer lugar, organiza todo a tu gusto, con todos los archivos de tu proyecto en un lugar centralizado. Luego, cuando lo compartas, cualquier miembro de la carpeta podrá realizar cambios directamente, lo que permite ahorrar tiempo a todos y fomentar la colaboración.
El procrastinador
Son las tres de la madrugada y acabas de leer este artículo que tu amigo te envió hace un mes. Mejor tarde que nunca. Siempre se hace, pero normalmente justo antes de la fecha de entrega.
Estrategia:
De todos modos, esperarás hasta el último momento: no tiene sentido intentar modificar eso. En cambio, haz que ese último minuto cuente optimizando tu productividad.
Emplea herramientas de productividad:
El conjunto de herramientas de productividad de Dropbox te permite hacer más cosas en menos tiempo. Utiliza Dropbox Paper para crear y administrar documentos colaborativos. Realiza ediciones, asigna tareas, proporciona comentarios y mucho más en tiempo real a tu ritmo. Utiliza Dropbox Sign para gestionar de forma legal e instantánea todas tus necesidades de firma de documentos. No es necesario que te dirijas desesperadamente a la oficina de correos para enviar por correo un documento de incorporación. Y, por último, emplea la aplicación para dispositivos móviles de Dropbox para escanear documentos, capturar imágenes y dejar comentarios estés donde estés. No hay ninguna razón por la que no puedas comentar una edición de video mientras estás en la cola del supermercado.
El perfeccionista
Cero correos electrónicos sin leer. El escritorio de la computadora está limpio. Todo está en su lugar adecuado y te gusta de esa manera: perfecto.
Estrategia:
Cuando organizas todo con una estructura bien pensada, el contenido es más fácil de encontrar cuando lo necesitas.
Estructura precisa de nombres de carpetas:
Crea una convención de nomenclatura de carpetas coherente y bien pensada, y cúmplela. Para la mayoría de los flujos de trabajo, un buen punto de partida es que las carpetas principales se dividan por año, alojando subcarpetas por mes. En esas subcarpetas, puedes agregar nombres de clientes seguidos de los títulos de trabajos específicos. De este modo, dentro de unos años, podrás seguir encontrando contenidos específicos de forma rápida y eficaz.
El muy desorganizado
36 789 correos electrónicos sin leer. Tienes grandes ideas y eres muy trabajador, pero… a veces necesitas un poco de ayuda. Similar al multitareas, pero el caos tiene una forma de tomar el control.
Estrategia:
Automatiza todo lo posible. Deja que Dropbox se encargue de las cosas repetitivas para que puedas centrarte en el panorama general.
Carpetas automatizadas y carrete:
La automatización de Dropbox te permite crear carpetas que realizan automáticamente tareas específicas a los archivos que agregas a ellas. La carpeta cambiará el nombre, ordenará, etiquetará o convertirá cualquier archivo que se agregue. Otra tarea automatizada de la que puedes dejar que se encargue Dropbox es cargas de cámara. Cuando está habilitada, tus fotos se agregan automáticamente a la nube cuando conectas la cámara, la tarjeta SD, el smartphone, o la tableta. Puedes configurar las cargas de cámara para que cambien automáticamente el nombre de los archivos a aaaa-mm-dd hh.mm.ss.jpg al copiarlos en Dropbox, para que no sea un desastre gigante y abrumador cuando hagas selecciones.
¡Ahora es momento de organizarte!
Te estoy hablando, procrastinador. Leer acerca de cómo Dropbox puede ayudarte a organizarte es una cosa, pero ahora debes empezar. Comienza presentando lentamente la estrategia para tu tipo de personalidad, una herramienta a la vez. Una vez que veas lo mucho que te facilita la vida, probablemente querrás comprobar también las otras estrategias. ¡Ahora deja de pensar en ello y empieza a organizarte!
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