La automatización del flujo de trabajo de documentos consiste en optimizar tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, como crear, editar, aprobar, distribuir o almacenar documentos. Automatiza esas tareas y podrás trabajar de forma mucho más rápida y eficiente.
Con la automatización del flujo de trabajo de documentos, disfrutas de una mayor productividad, menos errores y una colaboración más fluida. Te permite concentrarse en lo que importa: el contenido de los documentos. ¿Te interesa lo que has leído? Descubre cómo Dropbox puede ayudarte a automatizar tu flujo de trabajo de documentos.
¿Por qué automatizar su flujo de trabajo de documentos?
Independientemente de su industria, la automatización puede ahorrarle tiempo y dolores de cabeza durante procesos esenciales como la gestión de contratos, el manejo de registros o la producción de contenido.
A continuación se muestran algunos ejemplos de flujos de trabajo de documentos y cómo pueden beneficiarse de la automatización:
- Gestión de contratos: gestiona documentos legales, aprobaciones y firmas más rápidamente
- Manejo de registros: administra información confidencial y garantiza el cumplimiento sin tener que preocuparse por cometer errores
- Producir contenido:organiza borradores, revisiones y gestiona publicaciones más rápido y con mayor precisión
La automatización del flujo de trabajo de documentos puede beneficiar a firmas legales, departamentos de recursos humanos o empresas de marketing y publicidad, pero puede aplicarse a cualquier campo.
No es una varita mágica que haga el trabajo por usted, pero automatizar incluso pequeñas partes de su flujo de trabajo ahorra tiempo y esfuerzo.
Cómo automatizar el flujo de trabajo de documentos
Estos son los pasos básicos para configurar un flujo de trabajo de documentos automatizado.
- Identificar las necesidades del flujo de trabajo: empieza analizando las tareas relacionadas con los documentos. Busca acciones repetitivas y cuellos de botella en la creación, revisión, aprobación y otras etapas del flujo de trabajo de documentos. Por ejemplo, varias personas necesitan firmar un contrato.
- Cartografía el flujo de trabajo: diseña todo el proceso, incluidos quiénes participan en cada paso, las acciones necesarias, las dependencias y los pasos críticos. Por ejemplo, un flujo de trabajo puede trazar el movimiento de registros de empleados desde la incorporación hasta la nómina.
- Evalúa y elige herramientas: dependerá de tus necesidades, pero elige una herramienta que se alinee con los objetivos del flujo de trabajo. Si necesitas firmas electrónicas o una plataforma que pueda manejar muchos tipos de archivos, Dropbox es una buena opción que también puede proteger archivos confidenciales.
- Configura la automatización: configura la automatización en la herramienta elegida. Esto podría incluir plantillas (ideales para formularios o facturas) o notificaciones cuando se actualiza un archivo. También puedes crear recordatorios de las aprobaciones de documentos para que se envíen automáticamente.
- Capacita a los equipos: la automatización solo funciona cuando todos saben cómo utilizar las herramientas. Capacita a tu equipo en el nuevo flujo de trabajo, asegurándose de que conozcan sus roles. Esto garantiza una transición fluida, confianza en la herramienta y mayor eficiencia.
Ahora que hemos analizado los conceptos básicos, vamos a explorar algunas de las formas en que Dropbox puede hacer realidad automatización del flujo de trabajo de documentos para tu equipo.
Formas prácticas de utilizar la automatización del flujo de trabajo de documentos
Documentos jurídicos
Para las firmas legales, automatizar los flujos de trabajo de documentos supone un importante ahorro de tiempo. En este caso, las firmas electrónicas en Dropbox son una ventaja fantástica para una mayor automatización del flujo de trabajo. Resulta útil para garantizar rápidamente que se cumplan los estándares de cumplimiento legal y mantener un proceso de aprobación ágil.
Las funciones de uso compartido seguro de archivos en Dropbox también garantizan la confidencialidad e integridad de tus documentos legales, por lo que ya no tendrás que preocuparse por los accesos no autorizados.
Producción de contenidos
La automatización puede hacer que la creación de contenidos a gran escala sea mucho más sencilla en las empresas de marketing y publicidad; también es ideal en el caso de los plazos editoriales con mucha presión.
Las funciones impulsadas por IA en herramientas como Dash pueden generar resúmenes de contenido rápidos y precisos. Esto permite acelerar los procesos de edición en su flujo de trabajo. Por ejemplo, los editores podrían mirar un resumen de 10 artículos para ver si se ajustan en términos generales al resumen, o incluso usarlo para detectar secciones en artículos individuales que necesitan ajustes.
Dropbox también incluye funciones de colaboración de contenido como edición en tiempo real y controles de versiones sencillos. Esto facilita la gestión de revisiones y garantiza que los equipos grandes no se pierdan.
Si deseas automatizar tu flujo de trabajo de documentos y ahorrar tiempo, Dropbox supone una excelente opción. Esta valiosa herramienta está repleta de muchas otras funciones potentes que te ayudarán a trabajar de forma más inteligente.
Utiliza Dropbox para automatizar tu flujo de trabajo de documentos
El ahorro de tiempo que supone incluso una mínima automatización del flujo de trabajo de documentos supone un gran impulso. Reduce los errores humanos, optimiza las tareas y también mejora la colaboración. Resulta ideal para formularios o contratos, registros confidenciales o la producción de contenido a escala.
Explora Dropbox para poner en práctica las técnicas de automatización de las que hemos hablado. Puedes crear flujos de trabajo más eficientes que se ejecuten eficazmente en segundo plano, todo desde una única herramienta con otros beneficios de productividad.
Preguntas frecuentes
Puedes aplicar la automatización del flujo de trabajo de documentos a casi cualquier archivo. Contratos, facturas, registros de pacientes, materiales de marketing, formularios de RR. HH. y más. Dropbox, incluidas las funciones de firma electrónica, es compatible con muchos tipos de archivos, incluidos los formatos de documentos más populares. Y, si deseas utilizar un tipo de archivo que no admitimos, puedes limitarte a convertirlo a PDF con nuestra herramienta gratuita.
Las funciones de Dropbox que facilitan la automatización del flujo de trabajo de documentos incluyen firmas electrónicas, control de versiones de archivos, edición en tiempo real, uso compartido seguro de archivos y notificaciones y recordatorios automáticos. Dropbox también es una opción escalable, por lo que es una herramienta de automatización de documentos que puede crecer según tus necesidades.
El tiempo que lleva implementar la automatización del flujo de trabajo de documentos depende de tus procesos documentales existentes y de la complejidad de la automatización que estés adoptando. Puede llevar algunos días configurar los flujos de trabajo básicos y capacitar a todos. Las configuraciones más complejas con múltiples pasos, tipos de documentos o usuarios pueden tardar semanas en integrarse. Recuerda que el tiempo invertido inicialmente te permitirá ahorrar tiempo en el futuro.
Empieza ofreciendo capacitación y documentación clara sobre cómo utilizar la herramienta. Con herramientas como Dropbox, obtienes una interfaz de usuario intuitiva que puede aplanar la curva de aprendizaje. También puede ayudar a motivar a los equipos explicándoles cómo la automatización facilitará su trabajo. Contar con un líder o un experto interno que guíe a otros y solucione problemas también es beneficioso. El soporte continuo también es clave para mantener el proceso de adopción por parte del usuario.
