¿Qué es la matriz de Eisenhower?

Mejora tus habilidades de planificación de tareas y manejo de la carga de trabajo con la matriz de Eisenhower, una herramienta para administrar el tiempo basada en los métodos utilizados por Dwight D. Eisenhower.

Nadie planea ser improductivo, especialmente en el trabajo. Pero a medida que avanza el día y llegan solicitudes urgentes, la lista de tareas crece. Esto hace que sea más difícil mantenerse concentrado y productivo.

Tanto si llegas tarde a fechas de entrega importantes como si te cuesta llevar al día proyectos a largo plazo, saber cómo priorizar tareas puede suponer la diferencia entre ir siempre con retraso o anticiparte a todo. Y aquí es donde la matriz de Eisenhower juega un papel esencial.

Entender la matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower, también conocida como la caja de Eisenhower o la matriz de lo urgente/importante, es un marco de trabajo muy sencillo para priorizar tareas y gestionar la carga de trabajo. 

Su nombre se debe a Dwight D. Eisenhower, un general con rango 5 estrellas y trigésimo cuarto presidente de Estados Unidos. Eisenhower era famoso por lograr grandes cosas. Sus métodos para establecer objetivos y administrar el tiempo han sido estudiados por muchas personas, incluido Stephen Covey. En su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, Covey convirtió las ideas de Eisenhower en una herramienta sencilla para decidir qué tareas hacer primero: la matriz de Eisenhower.

¿Qué es la matriz de Eisenhower? Básicamente, se trata de una estrategia que te permite poner en práctica la siguiente frase atribuida a Eisenhower: "Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes". 

Todo lo que necesitas hacer es evaluar tus tareas en base a su urgencia e importancia.

¿Cómo funciona la matriz de Eisenhower?

Tanto las empresas como las personas pueden usar la matriz de Eisenhower para planificar, delegar, priorizar y programar tareas diarias o semanales. 

Al asignar tareas a uno de los cuatro cuadrantes que se exponen a continuación, podrás determinar cómo de urgentes son y plantearte cuál es la mejor manera de abordarlas.

Primer cuadrante

Urgentes e importantes (tareas que deben completarse de inmediato). Son las que deben completarse primero, lo antes posible. Suelen ser peticiones de última hora que surgen debido a imprevistos. Por lo general, las tareas como esta deberían realizarse de inmediato o el mismo día. Entre los ejemplos más comunes están cubrir a un compañero que está de baja o lidiar con una emergencia imprevista, como una disrupción en la cadena de suministro.

Segundo cuadrante

Importantes, pero no urgentes (tareas que se pueden posponer). Son los objetivos o tareas a largo plazo que son importantes, pero que no tienen una fecha de entrega particularmente estricta, de forma que su entrega puede posponerse. Entre los ejemplos habituales están conseguir un título profesional o planificar objetivos empresariales a largo plazo, como una reducción del presupuesto.

Tercer cuadrante

Urgentes, pero no importantes (tareas que se pueden delegar a otras personas). Son las que deben completarse de inmediato, pero no son lo suficientemente importantes como para requerir tu atención, lo cual significa que pueden delegarse a otros miembros de tu equipo. Entre los ejemplos se incluye el trabajo rutinario o las llamadas/reuniones largas que no tienen un objetivo claro.

Cuarto cuadrante

Ni urgentes ni importantes (tareas que se pueden eliminar). Son las que suponen una distracción y deberían evitarse, si es posible. En muchos casos, puedes directamente ignorarlas o cancelarlas. Entre los ejemplos se incluyen actividades sociales o los descansos que se alargan demasiado.

La matriz de Eisenhower te ayuda a visualizar tus tareas en función de su importancia y urgencia. Cuando piensas en tu trabajo de esta forma, te resulta más fácil hacer las cosas más importantes primero y terminarlas lo antes posible.

¿Cómo distinguir entre la urgencia y la importancia?

No existe una forma establecida de diferenciar entre tareas urgentes e importantes al crear una matriz de prioridades. Pero es importante pensar en ello. En la vida real, suele ser más complicado decidir qué categoría asignar a cada tarea que planificar con una matriz de Eisenhower.

En líneas generales, las tareas urgentes no se pueden evitar y exigen atención de forma inmediata, mientras que las tareas importantes demandan más planificación y contribuyen a los objetivos a largo plazo. Por ejemplo, responder a las llamadas de uno de tus mejores clientes es urgente, pero estar al día de los últimos estudios de tu campo de especialización es importante.

¿Qué ventajas tiene la matriz de Eisenhower?

Una de las principales ventajas de la matriz urgente/importante de Eisenhower es lo fácil que resulta de implementar. No exige comprar un paquete de software costoso ni tampoco dedicar demasiado tiempo a crear la matriz. 

La matriz de prioridades te ayuda a administrar mejor tu tiempo al establecer unas prioridades claras. Esto es muy útil para gerentes, propietarios de empresas y trabajadores autónomos que manejan tareas de muchos proyectos o clientes a la vez.

¿Qué desventajas tiene la matriz de Eisenhower?

La matriz de prioridades presenta algunas desventajas. Puede resultar difícil juzgar la importancia de una tarea. Esto podría llevarte a asignar una tarea a la persona equivocada, con la consiguiente merma en la calidad del trabajo.

Además, es importante recordar que puede que no siempre sea posible actuar de inmediato cuando estés lidiando con tareas urgentes. La falta de conocimiento, tiempo, normativa o burocracia, o la posibilidad de que haya varias tareas urgentes/importantes puede hacer que sea imposible seguir este método. Lo cual haría que la matriz de prioridades fuera menos efectiva en lo que respecta a la toma de decisiones y a la gestión del tiempo.

Cómo utilizar la matriz de Eisenhower para gestionar tus tareas y la carga de trabajo

La matriz urgente/importante puede ser un punto de partida excelente para la gestión del trabajo o los proyectos. Después de esto, puedes utilizarla para buscar oportunidades para introducir estas mejoras en tu trabajo diario:

1. Gestionar procesos con mayor facilidad

Una vez asignadas las tareas en el cuadrante apropiado, puedes empezar a configurar los procesos de gestión de tiempo para administrar más fácilmente las actividades importantes de manera oportuna. Por ejemplo, podrías usar Dropbox para gestionar tu lista de tareas de forma más efectiva, o crear una plantilla de plazos. Puedes aprovechar estas herramientas de gestión de tareas para asignar tareas urgentes o no importantes a otros miembros de tu equipo, además de establecer fechas de entrega y recordatorios de tareas importantes o no urgentes que pueden posponerse.

2. Configurar la automatización para tareas básicas

Quizás también merezca la pena pensar en implementar herramientas de automatización en el lugar de trabajo. La automatización, cuando es posible, resulta ideal para lidiar con tareas que tienen que completarse, pero que no requieren mucha planificación o análisis antes de abordarlas. Con las herramientas de automatización o las integraciones de la aplicación de productividad de Dropbox, puedes "delegar" tareas del tercer cuadrante (urgentes, pero no importantes) de una forma que resulte eficiente en términos temporales. Puedes asignar tareas a los miembros del equipo en Dropbox Paper con fechas de entrega, o bien trasladarlas directamente a tarjetas de Trello para los miembros de tu equipo desde archivos de Dropbox. Las herramientas de consumo de contenido automáticas pueden ayudarte a eliminar las tareas más tediosas donde es más fácil cometer errores y que suelen provocar obstáculos o retrasos. Así, te asegurarás de que tú y tu equipo trabajáis de forma más productiva en el futuro.

3. Optimizar la gestión del tiempo

Además, deberías considerar combinar la matriz de Eisenhower con otros enfoques de gestión del tiempo para poder obtener un mejor resultado. Por ejemplo, "Cómete un sapo". "Cómete un sapo" tiene su origen en una frase de Mark Twain que decía, "Si tu trabajo consiste en comerte un sapo, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana." En un contexto empresarial, esto significa que deberías abordar la tarea más grande y compleja al principio, antes de pasar a otras más pequeñas que puedes priorizar según otros factores, como las fechas de entrega. También está el método ABCDE, en el cual básicamente asignas un valor de una letra a cada tarea según su orden de importancia, antes de completarlas en orden.

Combina la matriz de Eisenhower y Dropbox para aumentar tu eficiencia

La matriz de Eisenhower puede ser una herramienta muy efectiva para gestionar las tareas y el tiempo, al igual que el conjunto de funciones de Dropbox. ¡Los dos van de la mano! Al aprender a priorizar tareas, podrás trabajar mejor, reducir el tiempo perdido y avanzar hacia tus objetivos comerciales a largo plazo.