Table of contents
- ¿Qué es la búsqueda de documentos Enterprise?
- Por qué es difícil encontrar los documentos de la empresa
- Cómo encontrar documentos de la empresa más rápido en tus herramientas de trabajo
- ¿Qué herramientas ayudan a los equipos a buscar en los documentos de la empresa?
- ¿En qué aspectos hay que fijarse al elegir una herramienta de búsqueda de documentos con IA?
- Cómo Dropbox y Dash ayudan a los equipos a encontrar documentos de la empresa más rápido
- Encuentre documentos de la empresa sin tanto esfuerzo
Encontrar el documento adecuado de la empresa no debería depender de recordar en qué aplicación, carpeta o conversación se encuentra. Y esas conjeturas se van acumulando: las decisiones se estancan, los compañeros repiten las mismas preguntas y el trabajo se rehace porque nadie encuentra el original.
La búsqueda de documentos Enterprise ofrece a tu equipo un único lugar para buscar en las herramientas de trabajo conectadas, en lugar de abrir cada aplicación y usar su búsqueda nativa. El objetivo es sencillo: ayudar a las personas a encontrar el documento, la respuesta o el contexto adecuado sin perder el ritmo.
En esta guía, explicaremos cómo funciona la búsqueda de documentos en empresas, dónde se queda corta la búsqueda en una sola aplicación, qué aspectos buscar en una solución de búsqueda y cómo Dropbox Dash puede ayudar a los equipos a encontrar contenido más rápido en sus aplicaciones conectadas.
¿Qué es la búsqueda de documentos Enterprise?
La búsqueda de documentos empresariales es el proceso de encontrar documentos de la empresa en múltiples herramientas, repositorios y tipos de archivo desde una sola experiencia de búsqueda. En lugar de abrir Dropbox, después Gmail, luego Slack y a continuación un espacio de trabajo de proyecto, se realiza una única búsqueda y se obtienen resultados de todas las fuentes conectadas.
Esto es importante porque los documentos de la empresa ya no residen en un único sistema. Un contrato puede almacenarse en el almacenamiento en la nube, comentarse por correo electrónico, enlazarse en un chat y actualizarse durante una reunión. Si la búsqueda solo llega a uno de esos lugares, seguirá teniendo que rebuscar.
Búsqueda de documentos en Enterprise frente a búsqueda en la aplicación nativa
La búsqueda de la aplicación nativa solo resulta útil cuando ya sabe dónde se encuentra un archivo. La búsqueda de documentos Enterprise es mejor cuando no lo sabe. Resulta útil cuando recuerda el tema, el nombre del cliente, el proyecto o una frase dentro de un documento, pero no el nombre exacto del archivo ni la ruta de la carpeta.
Búsqueda de documentos Enterprise frente a IA de documentos u OCR
Estos términos suelen aparecer juntos, pero responden a problemas diferentes. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el procesamiento de documentos ayudan a extraer texto o estructura de los archivos. La búsqueda de documentos Enterprise le ayuda a recuperar el archivo correcto en todos los sistemas que su equipo ya utiliza.
Por qué es difícil encontrar los documentos de la empresa
Cuando los documentos están repartidos en varios lugares (como el almacenamiento en la nube, el correo electrónico, el chat, las herramientas de proyectos y los enlaces compartidos), las interrupciones son inevitables. Aunque el archivo esté ahí, localizar su versión más reciente puede llevar tiempo adicional, sobre todo cuando hay varias copias, borradores antiguos o una configuración de acceso poco clara.
También existe una laguna en la memoria. Normalmente recuerda de qué trata un documento, la «sensación» que transmite, pero no cómo se llamaba. Es posible que recuerde «la presentación de precios del segundo trimestre para el cliente potencial del sector sanitario» o «la lista de verificación de incorporación que aprobó el departamento jurídico», pero no la estructura de carpetas que la contiene.
Las búsquedas tradicionales por palabras clave suelen fallar cuando no recuerdas el nombre de un archivo, especialmente cuando el trabajo está repartido entre varias herramientas.
Cómo encontrar documentos de la empresa más rápido en tus herramientas de trabajo
No necesita un sistema completamente nuevo para mejorar la búsqueda. Empiece con un flujo de trabajo práctico para lograr mayor precisión y relevancia al buscar documentos:
- Enumere dónde se encuentran los documentos clave: incluya el almacenamiento en la nube, el correo electrónico, el chat, las herramientas de proyectos y cualquier espacio de trabajo del equipo.
- Asegúrese de utilizar nombres claros, propiedad compartida y reglas de almacenamiento más sencillas: esto hará que todas las herramientas de búsqueda funcionen mejor y le ayudará a organizar los archivos mejor.
- Busque en todos los sistemas a la vez, no de uno en uno: si su equipo tiene que revisar cada aplicación por separado, la búsqueda seguirá siendo lenta.
- Busque por significado, no por títulos exactos: una buena búsqueda debería funcionar cuando recuerda el tema, no solo el nombre del archivo.
- Compruebe el acceso y el control de versiones antes de compartir: el resultado correcto debe seguir siendo la versión correcta, con los permisos adecuados.
Es fácil subestimar ese último paso. Encontrar un archivo es solo la mitad del trabajo. También necesita confiar en que está actualizado, es seguro compartirlo y es visible para las personas adecuadas.
¿Qué herramientas ayudan a los equipos a buscar en los documentos de la empresa?
La mejor herramienta depende de lo fragmentado que esté tu trabajo.
Si la mayoría de sus documentos ya se encuentran en una sola plataforma, la búsqueda nativa puede ser suficiente para el uso diario. Pero si su contenido está repartido entre el almacenamiento, el chat, el correo electrónico y las herramientas de proyectos, normalmente necesitará algo más amplio.
Las bases de conocimiento y los sistemas de gestión documental pueden ser útiles cuando el equipo es disciplinado a la hora de centralizar el contenido, pero muchos equipos no lo son. Siguen trabajando con múltiples herramientas porque así es como avanzan los proyectos reales.
Aquí es donde destacan las herramientas de búsqueda de documentos con IA y de búsqueda universal. Están diseñadas para la realidad más caótica del trabajo moderno, donde los documentos, las conversaciones y el contexto se reparten entre aplicaciones conectadas.
¿En qué aspectos hay que fijarse al elegir una herramienta de búsqueda de documentos con IA?
Una herramienta de búsqueda de documentos con IA debería facilitar la localización de la información dispersa sin pedir a su equipo que rehaga su forma de trabajar. Utilice estos criterios para comparar sus opciones.
Cobertura de tus herramientas existentes
La herramienta debería buscar donde ya se realiza el trabajo: correo electrónico, calendarios, almacenamiento en la nube, unidades compartidas, herramientas de proyectos y chat. No debería volverse útil solo después de una migración. Dropbox Dash se conecta a las aplicaciones que tu equipo ya utiliza, de modo que puedes buscar en las herramientas de trabajo conectadas desde un solo lugar.
Búsqueda que entiende el contexto
No siempre recordará el nombre de un archivo o una palabra clave exacta. Busque una búsqueda en lenguaje natural que pueda funcionar a partir de lo que sí recuerda, como el nombre de un proyecto, una frase de una presentación o la descripción de una imagen o un vídeo. La búsqueda universal de Dash puede mostrar resultados en las aplicaciones y los tipos de contenido conectados, incluidos documentos, PDF, imágenes, vídeo y audio.
Permisos que se aplican en cascada
Una mejor búsqueda no debería implicar un acceso más amplio. La herramienta de búsqueda debe respetar los permisos existentes, para que cada persona vea únicamente el contenido al que tiene acceso. Dash respeta los permisos existentes del contenido conectado, y los permisos de archivos de Dropbox le permiten controlar quién puede ver, editar, descargar o compartir archivos.
Adopción rápida
La mejor herramienta de búsqueda debería resultar útil rápidamente. Si su equipo tiene que aprender un nuevo sistema de archivado, recordar nuevas reglas o esperar a una migración antes de que mejore la búsqueda, la herramienta está añadiendo trabajo antes de eliminarlo.
Cómo Dropbox y Dash ayudan a los equipos a encontrar documentos de la empresa más rápido
Con Dropbox, puedes almacenar, sincronizar y compartir los documentos de tu empresa desde un centro de almacenamiento en la nube centralizado. Esto ofrece a tu equipo un lugar fiable para gestionar archivos, colaborar y controlar el acceso.
Con Dash, puede ir más allá del almacenamiento y buscar en las aplicaciones conectadas desde un solo lugar. Dash utiliza IA para encontrar archivos, enlaces y conocimientos en las aplicaciones conectadas. También le ofrece respuestas y estadísticas basadas en IA en tiempo real con Dash Chat.
Si su equipo trabaja con Dropbox, correo electrónico, chat y herramientas de proyectos, eso significa menos cambios entre aplicaciones, menos suposiciones y menos tiempo dedicado a buscar el documento más reciente.
Dash también te ayuda cuando encuentras algo. Las pilas permiten que tu equipo agrupe archivos, aplicaciones, enlaces del navegador web y mucho más en una colección estructurada, de modo que los documentos del proyecto sean más fáciles de organizar y compartir. En lugar de hacer que las personas vuelvan al laberinto de carpetas, puedes mantener los materiales adecuados en un solo lugar.
Si gestionas el acceso a nivel de equipo, Dash también ofrece una consola de administración para gestionar usuarios, supervisar el uso y controlar el acceso al contenido de las aplicaciones conectadas. Esto ofrece a los equipos de tecnología y operaciones una forma más clara de dar asistencia a búsquedas rápidas sin perder el control de los datos confidenciales.
Encuentre documentos de la empresa sin tanto esfuerzo
Si su equipo dedica demasiado tiempo a abrir carpetas, revisar conversaciones de chat y buscar un documento en varias aplicaciones, el problema está en la experiencia de búsqueda. La configuración adecuada le ofrece un único lugar para encontrar documentos, verificar el acceso y avanzar con confianza.
Con Dropbox, puedes mantener los documentos almacenados, sincronizados y compartidos desde tu almacenamiento en la nube. Con Dash, puedes usar la búsqueda universal en las aplicaciones conectadas para encontrar más rápido los archivos, enlaces y el contexto de trabajo que necesitas. Descubre Dropbox Dash y comprueba cómo tu equipo puede dedicar menos tiempo a buscar.
Cuando un documento podría estar en una carpeta, una conversación de correo electrónico, un mensaje de chat o una herramienta de proyectos, buscar aplicación por aplicación convierte una solicitud sencilla en un retraso. La búsqueda de documentos Enterprise ofrece a su equipo un camino mejor: un único lugar para buscar en las herramientas conectadas y encontrar los archivos, los enlaces y el contexto a los que tiene acceso.
Dropbox ayuda a los equipos a almacenar, sincronizar y compartir documentos de forma segura. Dropbox Dash amplía ese trabajo con una búsqueda universal en las aplicaciones conectadas, de modo que tu equipo pueda encontrar el contenido adecuado más rápido y mantener el trabajo en marcha.
Explore Dropbox Dash para descubrir cómo puede funcionar la búsqueda conectada para su equipo.
Preguntas frecuentes
Las herramientas que mejor funcionan para los documentos de empresa suelen buscar en más de un sistema. La búsqueda nativa puede ser útil dentro de una sola aplicación, pero los equipos con contenido repartido entre el almacenamiento, el correo electrónico y el chat suelen necesitar una experiencia de búsqueda más amplia que funcione en todas las aplicaciones conectadas.
Empiece por usar una herramienta de búsqueda universal que abarque los sistemas en los que trabaja su equipo. Cuanto más repartidos estén sus documentos entre distintas plataformas, más importante resulta la búsqueda multiplataforma. La búsqueda universal resulta útil porque permite buscar en las aplicaciones conectadas desde un solo lugar, en lugar de obligarle a revisar cada herramienta por separado.
Primero necesitas una experiencia de buscar que conecte a esas herramientas. Dash está diseñado para buscar en las aplicaciones conectadas y mostrar archivos, enlaces y conocimientos desde un solo lugar, para que puedas buscar en el contenido de trabajo sin cambiar de herramienta.
Sí. Dropbox Dash ofrece una búsqueda universal en las aplicaciones conectadas, incluidos el contenido basado en archivos y otras fuentes de trabajo, respetando la configuración de permisos existente.
La búsqueda de documentos Enterprise describe la necesidad empresarial más amplia: encontrar documentos de la empresa en todos los sistemas. La búsqueda de documentos con IA suele referirse a herramientas que usan IA para hacer que esa búsqueda sea más útil al comprender el contexto, las consultas en lenguaje natural y los distintos tipos de archivo.
