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Cómo acelerar el proceso del departamento de RR. HH. de incorporación de nuevos empleados

6 minutos de lectura

20 de enero de 2025

¿Qué es un proceso de incorporación de empleados en RR. HH.?

La incorporación es el proceso que consiste en presentar tu negocio a los empleados recién contratados. Ayuda a los nuevos empleados a conocer su nuevo espacio de trabajo, su cargo y lo que se espera de estas personas en su nuevo puesto.

Es un proceso clave que ayuda a integrar nuevos empleados en tu organización y a ponerlos al día sobre las personas y la cultura de la empresa.

¿Por qué es importante la incorporación de empleados?

Según una investigación de Brandon Hall Group, las empresas con un proceso de incorporación sólido mejoran su retención de nuevos empleados en un 82 % y la productividad en más de un 70 %.

Un buen proceso de incorporación puede ayudar a definir unas expectativas altas en la experiencia de los nuevos empleados de tu empresa, y aseguran que se sientan bienvenidos. El proceso debería ayudarlos a adaptarse más rápido, entablar relaciones con sus nuevos compañeros y, en última instancia, arrancar con buen pie en su nuevo puesto.

Un profesional sonríe mientras habla a través de su dispositivo móvil

¿En qué consiste el proceso para incorporar nuevos empleados?

El proceso de incorporación de empleados varía según la organización. No obstante, normalmente incluye los cinco pasos siguientes:

1. La fase de contratación previa a la incorporación

El proceso de contratación suele verse como un proceso diferente de la incorporación, pero están estrechamente relacionados. De alguna manera, la incorporación comienza desde los primeros momentos del proceso de contratación, dando buena impresión con descripciones y entrevistas de trabajo claras.

El periodo entre enviar una carta de oferta y el primer día del empleado es considerado la fase previa a la incorporación. Durante esta fase, se responde a las preguntas que tenga el nuevo empleado antes de que comience a trabajar, se está en contacto con frecuencia y hay que asegurarse de que tiene todo lo que necesita para su primer día.

2. La semana antes de la incorporación

Según se acerca la fecha de inicio del nuevo empleado, es el momento de enviarle la documentación pertinente, las políticas de la empresa y los formularios, así como de organizar su equipo y el acceso.

En esta fase, se procede a hacer lo siguiente:

  • Enviar documentación y materiales relevantes (p. ej., contratos para firmar y manuales para empleados)

  • Mandar equipos (p. ej., portátiles) y poner a punto recursos (p. ej., cuenta de correo profesional y acceso a la red)

  • Confirmar que su información personal se añade a los sistemas internos

  • Programar reuniones de presentación y la llamada de incorporación del primer día

  • Enviar un correo de bienvenida con la información importante (p. ej., cómo llegar a la oficina si el trabajo es presencial)

Un trabajador remoto mira el monitor de su ordenador durante una reunión virtual.
Una profesional que teletrabaja sonríe mirando a su portátil.

Dificultades habituales del proceso de incorporación

Algunas dificultades habituales que afrontan los equipos de RR. HH. con las incorporaciones son las siguientes:

  • Falta de preparación de la incorporación, que hace que los nuevos empleados se sientan faltos de preparación y abrumados en su primer día
  • Descuidar los comentarios, que hace que los empleados no se sientan escuchados ni valorados
  • Información de mala calidad o inexacta para los nuevos empleados, que genera confusión o frustración
  • Descripciones de trabajo engañosas y expectativas poco claras, que hacen que los nuevos empleados se sientan perdidos o inseguros en su nuevo puesto en la empresa
  • No mostrar el software relevante, lo que dificulta la capacidad del nuevo empleado para realizar su trabajo de manera efectiva
  • Dar demasiada información demasiado rápido, ya que inunda al nuevo empleado con una sobrecarga de documentos
  • Falta de presentaciones y actividades de integración de equipos, que hace que los nuevos empleados se sientan aislados y sin relación con sus compañeros

Todos esos factores pueden contribuir a una experiencia de incorporación negativa y, en última instancia, dar como resultado un empleado desconectado y sin motivación.

Es fundamental para las empresas invertir tiempo y recursos en crear un proceso de incorporación integral y eficaz para preparar a los nuevos empleados para el éxito. Al hacerlo, puede asegurarse una transición efectiva a su nuevo puesto y fomentar un ambiente laboral positivo y productivo.

Un nuevo empleado de Cobalt Circle Corporation introduciendo una firma electrónica en un documento digital

Cómo acelerar el proceso de incorporación

Hemos explorado el proceso de incorporación y hablado de las diferentes personas y materiales involucrados. No obstante, cuando lleva más tiempo del que debería, ¿qué puedes hacer para acelerarlo?

Dropbox ofrece un conjunto de herramientas para ayudar a los profesionales de RR. HH. a acelerar la incorporación de nuevos empleados. Te permiten:

  • Personalizar documentos y plantillas con logotipos, fuentes y colores para una personalización homogénea de la marca en tus materiales de incorporación

  • Administrar documentos importantes haciendo un seguimiento de lecturas, reenvíos y descargas con DocSend

  • Mejorar el tiempo de entrega y automatizar los procesos gracias a la información de seguimiento y los recordatorios integrados de Dropbox Sign

  • Mantenerte al día del progreso interno con el seguimiento de la actividad de los archivos y las notificaciones de comentarios

  • Forjar una reputación de confianza entre los empleados y candidatos al proteger la información confidencial en todo momento

Cuando se usan como parte de tus procesos de RR. HH., estas funciones te ahorran una cantidad significativa de tiempo para que puedas centrarte en cultivar tu relación con tus nuevos compañeros de trabajo.

Firma documentos prescindiendo de todo el papeleo

Con firmas electrónicas legalmente vinculantes, puedes enviar los documentos de los nuevos empleados y recibirlos firmados rápidamente.

Haz que la incorporación de nuevos empleados sea un proceso fácil

Dropbox ofrece a los profesionales de RR. HH. un conjunto completo de herramientas y recursos para agilizar el proceso de incorporación de nuevos empleados.

Con funciones como flujos de trabajo automatizados, plantillas personalizables y servicio seguro para compartir archivos, los profesionales de RR. HH. pueden colaborar fácilmente con los responsables de contratación y asegurar una transición sin problemas para los nuevos empleados.

Al utilizar las herramientas de incorporación de Dropbox, se ahorra tiempo, se reduce la carga administrativa y se brinda una experiencia positiva a los nuevos empleados a medida que se integran en la organización.

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