La comunicación intrapersonal (la forma en que tu equipo se percibe a sí mismo y a tu trabajo) da forma a nuestro diálogo interno y a nuestras interacciones con los demás. Lo contrario también es cierto. La comunicación interpersonal (cómo hablamos con los demás y viceversa) puede afectar significativamente nuestra conexión con los otros y la forma en que trabajamos juntos. Trabajar de forma distribuida puede hacer que gestionar los pensamientos negativos y mantener una comunicación clara y positiva resulte más difícil. Sin embargo, ambos son esenciales para el bienestar y la productividad del equipo.
En este artículo, proporcionaremos estrategias prácticas y ejercicios para mejorar la comunicación interpersonal e intrapersonal de tu equipo. Estas estrategias fomentan un entorno de trabajo más saludable donde los miembros del equipo se sienten seguros, apoyados y conectados.
Comunicación intrapersonal vs. comunicación interpersonal
La comunicación intrapersonal es el diálogo interno que da forma a los pensamientos y acciones, y actúa como la voz en nuestra cabeza de la que no siempre somos conscientes. Tener una autoimagen positiva puede mejorar ese diálogo interno, promoviendo la creatividad, la concentración y la toma de decisiones.
Pero el cerebro no siempre es racional y, a pesar de los esfuerzos de crecimiento personal, las inseguridades pueden seguir apareciendo. Si no se controlan, los pensamientos negativos pueden bajar la moral y perjudicar la toma de decisiones.
Por otro lado, la comunicación interpersonal tiene que ver con el diálogo externo entre personas. Implica intercambiar información, ideas y sentimientos y cómo interactuamos con los demás a través de la conversación, el lenguaje corporal y las señales sociales. Afecta la forma en que percibimos y nos relacionamos con el mundo y nos ayuda a construir relaciones con los demás.
En conjunto, ambas formas de comunicación influyen en la dinámica del equipo.
Cuando la comunicación interpersonal falla, puede dar lugar a un diálogo interno negativo, como pensar demasiado en el tono de alguien, cuestionar las intenciones o perder el tiempo tratando de interpretar mensajes poco claros. De igual forma, si nos hablamos a nosotros mismos negativamente, es más probable que malinterpretemos los comentarios de los demás como críticas, lo que genera malentendidos y tensa las relaciones.
Por eso es clave ayudar a tu equipo a desarrollar ambas habilidades de comunicación. Vamos a ver algunos ejemplos de comunicación interpersonal e intrapersonal positiva y negativa.
Ejemplos de comunicación intrapersonal
Todos experimentamos la comunicación intrapersonal de una manera única, determinada por nuestras experiencias y por cómo interpretamos las situaciones. Sin embargo, a menudo surgen patrones comunes.
Comunicación intrapersonal positiva:
- Visualizando el éxito: “Conozco mi material, lo tengo todo bajo control”.
- Afirmación de habilidades: “He manejado tareas difíciles antes; ¡puedo hacerlo!”
Comunicación intrapersonal negativa:
- Duda sobre uno mismo: “¿Por qué he hecho eso? ¿En qué estaba pensando?
- Evitar desafíos: “No puedo manejar esa tarea; es demasiado”.
Reconocer esos pensamientos puede ayudarnos a comprender su impacto en nuestro estilo de comunicación en entornos personales y profesionales.
Ejemplos de comunicación interpersonal
En entornos virtuales, la forma en que nos comunicamos con nuestros compañeros es importantes. El texto y la puntuación transmiten el tono, y los pequeños detalles pueden marcar una gran diferencia.
Comunicación interpersonal fuerte:
- Ofreciendo comentarios constructivos: “¡La presentación fue genial! La próxima vez, podríamos añadir una diapositiva con las métricas clave”.
- Proporcionando instrucciones claras: “¡Qué buenas ideas! “Podríamos añadir las tendencias de ventas del último trimestre para tener más contexto”.
Comunicación interpersonal no constructiva:
- Interrumpir una llamada: “Espera, no, vamos a hacerlo a mi manera”.
- Respuestas pasivo-agresivas: “Claro, si crees que tu idea es la mejor…”
El potencial de falta de comunicación en un entorno virtual es mayor que en los lugares de trabajo tradicionales, dada la ausencia de interacciones cara a cara consistentes. Por eso es imprescindible dotar a los equipos remotos de prácticas y herramientas que puedan incorporar a sus rutinas diarias para reconocer y contrarrestar estos patrones inútiles.
Cómo puedes mejorar tu propia comunicación intrapersonal
Trabajar de forma remota es una habilidad y, como cualquier otra, dominarla requiere tiempo y práctica. Una parte clave para perfeccionar esta habilidad es reconocer patrones en tu propia comunicación intrapersonal y cómo se manifiestan cuando trabajas con tu equipo.
La comunicación intrapersonal y el diálogo interno negativos pueden convertir los ensayos mentales normales en pensamientos sobre el peor de escenario, lo que genera patrones inútiles como una comunicación excesivamente apologética o la renuencia a hablar. En el trabajo en remoto, los sentimientos de aislamiento a veces pueden amplificar los pensamientos negativos sin la distracción de las interacciones en persona.
A continuación, vamos a describir ejercicios y marcos para ayudarle a convertir tu diálogo interno en una fuente de creatividad y apoyo.
Utiliza el ejercicio para “reescribir pensamientos inútiles”
Una habilidad clave para dominar la comunicación intrapersonal es aprender a detectar cuándo surgen los pensamientos negativos y descubrir de dónde provienen.
Para entenderlo mejor, intenta utilizar nuestro ejercicio "Reescribir pensamientos inútiles". Hemos diseñado esta hoja de trabajo para ayudar a identificar, evaluar y ajustar los pensamientos que podrían estar afectando nuestras propias acciones y decisiones.
Aquí te explicamos cómo puedes usarlo:
1. Revisa los “estilos de pensamiento comunes”: Después de una discusión o al final de una reunión de grupo, tómate un tiempo para revisar la “guía de estilos de pensamiento” y escribe tu respuesta a las indicaciones: “El estilo de pensamiento menos útil que uso con más frecuencia es ____” y “Se me da mejor replantear pensamientos inútiles cuando ____”.
2. Utiliza la "hoja de trabajo de seguimiento de pensamientos": unos días después de determinar tu estilo, anota cada pensamiento que recuerdes haber tenido durante el día en tu "hoja de trabajo de seguimiento de pensamientos". En concreto, reflexiona sobre cómo ese pensamiento afectó tus acciones en esa situación o qué ocurrió después.
3. Ahora, intenta “reescribir” tus pensamientos: revisa tus notas y selecciona dos pensamientos que consideres “inútiles”. Escribe en tu hoja de trabajo por qué el pensamiento podría ser cierto. Por ejemplo, un empleado que piensa: "¿Soy lo suficientemente productivo?" podría citar días en los que no completó todo lo que había planeado como prueba de que su diálogo interno negativo es válido.
4. Guíate a ti mismo para “reformular” tus pensamientos: usa la información que has reunido para reescribir el pensamiento original que no te fue útil. Por ejemplo, “¿Soy lo suficientemente productivo?” podría convertirse en “Estoy logrando un progreso constante y aprendiendo a priorizar mejor cada día”.
Si bien este ejercicio es útil, es importante tener en cuenta que el trabajo no termina ahí. Se necesita un esfuerzo continuo para apreciar un cambio real. Intenta reservar tan solo 20 minutos en tu agenda una vez por semana para la autorreflexión. Esto ayuda a desarrollar el hábito de transformar viejos patrones de pensamiento y reconfigurar otros nuevos.
Practica nuevas formas de “cambiar la perspectiva”
Otra forma de reducir el impacto de los patrones de pensamiento inútiles es cambiar tus hábitos por otros que fomenten una comunicación intrapersonal positiva. Este ejercicio ayuda a reemplazar el diálogo interno negativo por mensajes afirmativos y de apoyo que refuerzan las propias habilidades, el valor y el potencial para el éxito.
Puedes dividirlo en tres partes:
1. Aprende a desaprender: empieza haciendo una limpieza mental para reflexionar sobre cómo tus pensamientos, hábitos y valores actuales pueden afectar a tu comunicación intrapersonal usando nuestra guía "Curso básico sobre aprender a desaprender".
2. Cambia de perspectiva: a continuación, habla contigo mismo como harías con un amigo. Utiliza tus hábitos y pensamientos del ejercicio anterior como ejemplos y reflexiona sobre cómo te sentirías si le hablaras a un amigo como te hablas a ti mismo.
Participar en actividades de formación de equipos de atención plena
Pasando a una mentalidad más de equipo cuando se trata de comunicación intrapersonal, una excelente forma de levantar el ánimo del grupo es a través de un simple ejercicio de gratitud, como crear un "tablero de gratitud" grupal. Al animar a los equipos a compartir y escuchar comentarios positivos de sus compañeros, podemos internalizar mejor esa positividad y reflejarla en nuestra propia comunicación intrapersonal. Compartir momentos de gratitud puede ayudar en este proceso, acabar con cualquier negatividad que pueda haberse acumulado y fomentar conversaciones positivas dentro de nuestro equipo.
Así es como funciona:
1. Como equipo, “deja un comentario”: usamos Miro para configurar nuestro tablero de gratitud y les pedimos a los miembros del equipo que dejen un comentario cada vez que se sientan agradecidos con alguien del grupo durante la semana. Por ejemplo, si alguien les ha ayudado con un proyecto, podrían añadir una nota de agradecimiento y una breve historia al respecto.
2. Leer y compartir: leemos los comentarios del tablero al inicio de las reuniones o cuando lo consideramos oportuno. Esto ayuda a hacer que la gratitud y el reconocimiento positivo fluyan. Los miembros del equipo pueden volver a visitar el tablero en cualquier momento que necesiten un recordatorio de las cosas buenas que suceden, especialmente cuando trabajan de forma asincrónica.
Crear espacios para que nosotros y nuestros equipos seamos abiertos y honestos acerca de los desafíos que enfrentamos con nuestra propia comunicación intrapersonal nos permite conectarnos a niveles más profundos, especialmente en el trabajo distribuido. A través de este diálogo abierto, también podemos compartir cómo utilizamos rituales y herramientas diarias para mejorar esta comunicación.
Como comentamos en nuestro pódcast de Remotely Curious “Not Okay”, todos somos criaturas sociales y aprendemos os unos de los otros.
Cómo ayudar a tu equipo a desarrollar una comunicación interpersonal más sólida
Cuando se trata de ayudar a los equipos con su comunicación interpersonal, el primer paso consiste en establecer una cultura de confianza entre los miembros del equipo. La confianza marca el tono e incide en el modo en que se reciben los mensajes. Cuando hay confianza, un equipo se siente seguro de hablar, hacer preguntas y compartir ideas abiertamente. Pero conocer a tus compañeros y crear una cultura de confianza en un equipo distribuido requiere intencionalidad.
En Dropbox, Virtual First nos está funcionando bien porque reconocimos la necesidad de conexión humana para ayudar a establecer confianza y mejorar las relaciones cuando diseñamos el modelo. Por eso que nos reunimos regularmente en persona y diseñamos estos encuentros en torno a objetivos claros, ya sea de formación de equipo, finalización de una estrategia o trabajo en resultados urgentes.
A continuación mostramos algunas formas de mejorar las habilidades de comunicación interpersonal de tu equipo:
Ayuda a tu equipo a aprender a escribir para que te entiendan
Una excelente comunicación interpersonal en el lugar de trabajo consiste en conseguir que el trabajo se realice de manera efectiva en conjunto. En un entorno virtual, fuera de Zoom, dependemos en gran medida de correos electrónicos, intercambio de documentos y mensajes de Slack para comunicarnos. Por tanto, es fácil que nuestros mensajes e intenciones queden sepultados en hilos y líneas de texto interminables.
Una forma de abordar la necesidad de una comunicación escrita clara es organizar un taller de escritura enfocado en nuestro kit de herramientasEscribe para que te entiendan. En una próxima reunión de equipo, este taller puede utilizarse para enseñar a tu equipo cómo simplificar el lenguaje, centrarse en los puntos clave y estructurar la comunicación para evitar malentendidos.
Cómo organizar el taller:
1. Explica las cinco reglas principales para una buena redacción: enseña a tu equipo las reglas fundamentales de una redacción buena y concisa, centrándose en los principios clave, como poner la idea principal al principio en lugar de enterrarla en detalles innecesarios, por ejemplo. Puedes utilizar nuestra hoja de trabajo Lo básico para escribir en Dropbox Paper para mostrar ejemplos que siguen estas reglas y aquellas que no, para que puedan ver exactamente cómo es la comunicación interpersonal efectiva.
2. Incentiva a tu equipo para calificar sus escritos: pide a tu equipo que seleccione los primeros tres correos electrónicos de su bandeja de enviados y los evalúe. Pídales que utilicen la tarjeta de puntuación de escritura para evaluar la claridad, el tono y la estructura. Para garantizar que este proceso sea seguro, permite que todos mantengan en privado sus evaluaciones individuales, pero anímalos a escribir sus puntuaciones finales e identificar áreas de mejora.
3. Repasa cómo reescribir para una mayor claridad: como líder de este taller, selecciona un ejemplo de correo electrónico de tu propia carpeta de enviados o crea un texto de muestra. Comparte el original, explica tu calificación en la tarjeta de puntuación de escritura y destaca las áreas de mejora. Luego, guía a tu equipo a través de una reescritura, concentrándote en los cinco principios: idea principal primero, concisión, voz activa, división de información compleja y claridad. Muestra las versiones del antes y el después para ilustrar cómo unas pequeñas modificaciones pueden mejorar la comunicación.
Al enseñar y practicar estas habilidades ,estarás fortaleciendo la comunicación interpersonal de tu equipo. Esta inversión en claridad en la escritura ayuda a allanar el camino para una colaboración más efectiva y un entorno de trabajo más conectado y confiable.
Sé explícito acerca de las expectativas de etiqueta
En un entorno de trabajo virtual, unas expectativas de etiqueta claras son cruciales para una comunicación interpersonal eficaz. Como comentamos en nuestro episodio de Remotely Curious dedicado al protocolo (Etiquette), la transición a un modelo Virtual First en Dropbox requirió definir cuándo y cómo colaboramos. Sin esas directrices pueden producirse malentendidos y dinámicas tensas.
Establecer unas reglas claras ayuda a mantener el respeto y la productividad en el trabajo en remoto, donde las normas tácitas del trabajo presencial a menudo se pierden. Ser explícito acerca de estas "reglas invisibles" fomenta una mejor comprensión y unas interacciones más fluidas.
Algunos imprescindibles para lograrlo:
- Aclarar las expectativas de la reunión: la comunicación interpersonal prospera gracias a las señales visuales, por lo que es necesario establecer pautas para el uso de vídeos. Informa a tu equipo de cuándo deben estar encendidas las cámaras y cuándo es mejor mantenerlas apagadas. Los fondos virtuales alentadores también pueden ayudar a crear una experiencia uniforme y sin distracciones que resulte más cómoda para todos.
- Establece un orden del día: sin un orden del día claro, las reuniones virtuales pueden fácilmente resultar en desorganización. Utiliza nuestra hoja de trabajo de preparación de reuniones para enviar el orden del día con antelación y establecer una estructura para la conversación. Para mantener el rumbo, inicia las reuniones con actualizaciones rápidas o fija horarios específicos para las preguntas y respuestas. Este enfoque permite que todos se preparen, asegurándose de saber cuándo participar activamente y cuándo escuchar.
- Evita las interrupciones: para llevar a cabo reuniones efectivas, di explícitamente que te gustaría escuchar la perspectiva de todos. Es importante retomar las conversaciones cuando se producen interrupciones, de manera profesional y educada. Esto garantiza que se escuchen todas las voces y fortalece las relaciones del equipo.
Al establecer expectativas acerca de cómo comunicarse durante las reuniones, permite que tu equipo se mueva por la comunicación virtual con claridad y respeto, mejorando en última instancia sus conexiones interpersonales. Cuando todos conocen las reglas de participación, se nivelan las condiciones de juego y se garantiza que todos se sienten valorados y capacitados para contribuir.
Ayuda a tu equipo a transformar su comunicación
Tanto la comunicación interpersonal como la intrapersonal inciden en cómo se siente el equipo con respecto a su trabajo y las relaciones que construyen entre sí.
Si no se sienten cómodos al hablar y los estilos de comunicación no están claros, pueden caer en un diálogo interno negativo. De manera similar, cuando los miembros del equipo están atrapados en este ciclo sin la oportunidad de aclarar sus pensamientos o buscar apoyo, esto puede extenderse a las interacciones y afectar la dinámica del equipo.
Ambos tipos de comunicación son habilidades que pueden enseñarse y que requieren práctica. Identificar el diálogo interno negativo no es una solución rápida, y esperar una buena comunicación sin establecer pautas claras probablemente no funcione.
¿Nuestro consejo? Proporciona las herramientas y pautas adecuadas para ayudar a tu equipo a crear un espacio con una comunicación sincera y útil, tanto interna como externa.
¿Quieres más ejercicios y marcos para influir positivamente en la dinámica de tu equipo distribuido? Consulta nuestro kit de herramientas Virtual First completo.
