Estrategia de contenido modular para equipos de marketing: cómo crear activos de campaña reutilizables

Puede que su próxima campaña ya se encuentre en una carpeta de un lanzamiento anterior. Es probable que haya un auténtico tesoro de contenido reutilizable esperando a que le saque partido de nuevo, como por ejemplo:

• Un titular que funcionó
• Una cita de un cliente que sigue teniendo impacto
• Una captura de pantalla del producto útil
• Publicaciones para redes sociales
• Gráficos del informe
• Clips de seminarios web
• Diapositivas de ventas que podrían ahorrar horas en el próximo resumen

El problema es que el contenido reutilizable solo resulta útil cuando realmente se puede encontrar, confiar en él y adaptarlo sin tener que empezar de nuevo a buscar archivos.

Una estrategia de contenido modular ofrece a los equipos de marketing una mejor manera de convertir el trabajo en bloques reutilizables para crear campañas. En lugar de tratar cada pieza de contenido como un recurso único, se divide el contenido en fragmentos más pequeños que se pueden almacenar, organizar, actualizar y reutilizar en distintos canales.

Con Dropbox, puede mantener los recursos de campañas, los archivos de origen, los materiales de aprobación y las versiones finales en un solo lugar. El almacenamiento en la nube de Dropbox le ofrece un centro neurálgico para almacenar, compartir y sincronizar archivos entre dispositivos, de modo que su trabajo permanezca siempre accesible. Elija un plan para empezar a organizar los recursos de sus campañas.

¿Qué es una estrategia de contenido modular?

Una estrategia de contenido modular es un plan para crear, almacenar y reutilizar contenido en bloques más pequeños en lugar de recursos de un solo uso. En el marketing de contenido modular, esos bloques pueden incluir:

• Bloques de texto aprobados
• Mensajes del producto
• Testimonios de clientes
• Leyendas para redes sociales
• Clips de vídeo cortos
• Secciones del correo electrónico
• Módulos de páginas de destino
• Plantillas de diseño
• Diapositivas de ventas
• Gráficos de rendimiento
• Respuestas a las preguntas frecuentes

El objetivo es crear una vez y reutilizar según el contexto. Una estrategia de contenido modular le ayuda a avanzar más rápido, ya que no tiene que recrear la misma idea, recurso o mensaje cada vez que comienza una nueva campaña. Es una forma más inteligente de sacar el máximo partido a su esfuerzo.

Por qué es importante el marketing de contenido modular

El trabajo de marketing avanza rápido. Las cronologías de lanzamiento cambian, los canales se multiplican y puede que su equipo tenga que adaptar una misma idea para el correo electrónico, los medios de pago, las redes sociales, la capacitación de ventas, las actividades y la web.

Sin un sistema modular, la reutilización de contenido puede volverse caótica. Estas son algunas formas en las que puede ocurrir:

1. Quizás sepa que un recurso existe, pero no dónde se encuentra.
2. Puede que encuentre una diapositiva útil, pero no sepa si los datos siguen estando aprobados. 
3. Podría reutilizar una declaración anterior y darse cuenta más tarde de que pertenecía a una campaña antigua.

Una estrategia de contenido modular le ayuda a:

• Reduzca el trabajo duplicado
• Mantén la coherencia en los mensajes
• Reutilice los recursos de alto rendimiento
• Ofrece a agencias y autónomos puntos de partida más claros
• Ayude a los nuevos colaboradores a comprender lo que ya existe
• Mantén el contenido obsoleto o no aprobado fuera de las nuevas campañas

Los mejores sistemas modulares le ayudan a sacar más partido al contenido que ya ha creado; no se trata necesariamente del volumen de contenido.

¿Qué se considera contenido modular?

El contenido modular puede ser cualquier parte reutilizable de una campaña más amplia. Tendrá que usar la imaginación, pero hay muchos ejemplos de cómo se puede reutilizar un contenido para otra cosa:

• Una página de lanzamiento de producto: puede convertirse en fragmentos para redes sociales, texto de correos electrónicos, argumentos de venta, variaciones de anuncios o respuestas a preguntas frecuentes
• Un seminario web: el contenido de vídeo es ideal para clips cortos, citas destacadas, textos de resumen, correos de captación y diapositivas para una futura presentación
• Un informe trimestral: todo su esfuerzo en la elaboración de informes puede transformarse en argumentos de venta, gráficos para actualizaciones de los directivos y datos de apoyo para una entrada de blog

Los módulos de contenido más útiles suelen tener tres cosas en común:

1. Tienen un propósito claro: sabe si el recurso está destinado a la difusión, la conversión, la habilitación de ventas, la incorporación o los informes.
2. Incluyen contexto: sabe de dónde procede el contenido, quién lo aprobó y cuándo debe revisarse.
3. Son fáciles de encontrar: no es necesario recordar el nombre exacto del archivo para reutilizar el trabajo, y las personas adecuadas pueden acceder a ellos.

Ese último punto es donde muchas estrategias modulares triunfan o se estancan. Puede tener el mejor contenido del mundo, pero si no es accesible, resulta imposible reutilizarlo.

Cómo crear contenido modular a partir de recursos existentes

No es necesario reconstruir el sistema de contenido desde cero. Empieza con el trabajo de campaña que ya tienes. Aquí te explicamos cómo empezar en unos sencillos pasos:

1. Audita los recursos actuales de la campaña

Revise los lanzamientos recientes, las carpetas de campañas, los briefings creativos, los calendarios de redes sociales, los archivos de vídeo, las presentaciones, los informes o las páginas de destino. 

Busque contenido que siga siendo útil, preciso y acorde con la marca. A continuación, dé prioridad a los recursos que funcionaron bien, requirieron un esfuerzo considerable o responden a preguntas que su equipo recibe una y otra vez.

2. Divida los recursos más grandes en partes más pequeñas

Tome una campaña completada e identifique los elementos reutilizables. Por ejemplo, un seminario web sobre un producto podría incluir:

• Tres clips de vídeo cortos
• Cinco publicaciones para redes sociales
• Una cita de cliente
• Introducción de un correo electrónico
• Dos diapositivas de ventas
• Un párrafo de resumen
• Una respuesta de las preguntas frecuentes

Cada elemento debería poder funcionar por sí solo, aunque proceda de un recurso más grande. Piense en el concepto de bloques al realizar este paso.

3. Etiquete cada módulo según el caso de uso

Un archivo con un nombre inadecuado no le ayudará a encontrarlo después. Añada etiquetas que expliquen cómo debe reutilizarse el recurso. Utilice categorías sencillas, como:

• Reunión de
• Productos
• Destinatarios
• Canal
• Etapa del embudo
• Zona
• Estado de aprobación
• Fecha de revisión

No necesita una taxonomía compleja desde el primer día. Empiece con las etiquetas que el equipo ya utiliza en los informes y los planes de proyecto, que le permitirán identificar rápidamente los fragmentos de contenido útiles.

4. Almacene los archivos de origen y los recursos finales juntos

Un gráfico para redes sociales reutilizable resulta mucho más valioso cuando el archivo de diseño editable, la exportación final, el texto, el resumen y las aprobaciones son fáciles de encontrar en un mismo lugar.

Con Dropbox, puede almacenar y organizar muchos tipos de archivos, desde fotos y vídeos hasta grandes archivos de diseño y presentaciones, en un almacenamiento en la nube seguro. Esto facilita mantener conectados los materiales de origen, los módulos finales y el contexto de apoyo.

5. Añada una breve nota de reutilización

Para cada módulo, añada una nota sencilla que responda a lo siguiente:

• ¿Qué es este recurso?
• ¿Dónde se ha utilizado?
• ¿Quién lo aprobó?
• ¿Qué se puede cambiar?
• ¿Cuándo se debe revisar?

Esto ayuda al equipo a reutilizar contenido sin conjeturas.

6. Revisa y retira los módulos antiguos

El contenido modular necesita mantenimiento. Establezca una frecuencia de revisión periódica para afirmaciones, elementos visuales, derechos de uso, referencias de precios, citas de clientes y capturas de pantalla. Archive todo lo que esté desactualizado para que no acabe en la próxima campaña por accidente.

Cómo organizar una biblioteca de contenido modular

Una biblioteca de contenido modular debe reflejar cómo trabaja el equipo. Si el equipo planifica por campaña, empiece por ahí. Si planifica por producto o audiencia, use esas categorías como estructura de primer nivel.

Una estructura de carpetas práctica podría tener este aspecto:

1. Nombre de la campaña.
2. Archivos fuente.
3. Módulos aprobados.
4. Adaptaciones por canal.
5. Informes y aprendizajes.
6. Archivo.

Las convenciones de nomenclatura también pueden ayudar. Manténgalos claros y legibles. Los permisos también son importantes. Algunos recursos se pueden reutilizar ampliamente sin problema. Otros pueden incluir productos no lanzados, materiales de clientes, datos de clientes o afirmaciones específicas de una región.

Dropbox le permite gestionar quién puede ver o editar los archivos y las carpetas compartidos con permisos de archivos, y puede añadir controles como la protección con contraseña y la caducidad de los enlaces cuando los necesite.

¿Cuál es el mejor almacenamiento en la nube para que los equipos de marketing gestionen los activos de una campaña?

El mejor almacenamiento en la nube para equipos de marketing debería facilitar lo siguiente:

• Almacenar archivos grandes
• Organizar carpetas
• Administrar permisos
• Compartir con colaboradores
• Recuperar versiones anteriores
• Accede al contenido desde cualquier dispositivo

Para el contenido modular, el almacenamiento en la nube también debe adaptarse a la forma en la que el equipo ya crea su trabajo. 

Dropbox se integra con herramientas que su equipo puede usar a diario, incluidas aplicaciones de gestión de proyectos como Jira, Asana y Trello. Esto le ayuda a mantener los archivos de las campañas conectados con las herramientas donde ya tienen lugar la planificación, la producción y la revisión.

Cómo gestionar la dispersión del contenido entre las aplicaciones en la nube

La dispersión de contenido ocurre cuando los recursos, las aprobaciones, los comentarios y los archivos finales se reparten por demasiados lugares sin un sistema compartido. Para gestionarla, cree un flujo de trabajo sencillo:

1. Elija una única fuente de información fiable para los activos de campaña aprobados.
2. Almacene los archivos de origen, los archivos finales, los resúmenes y las aprobaciones en un mismo lugar.
3. Usa nombres y estructuras de carpetas coherentes.
4. Limita el acceso de edición a los módulos aprobados.
5. Archive el contenido obsoleto de forma periódica.

No es necesario que desaparezcan todas las herramientas. Necesita un sistema que ayude al equipo a entender qué existe, qué está aprobado y hacia dónde ir a continuación.

Lista de verificación de una estrategia de contenido modular

Utilice esta lista de verificación antes de crear la biblioteca:

1. Defina las campañas y los canales para los que su biblioteca debe proporcionar asistencia.
2. Audite los activos de campaña existentes.
3. Identifique los módulos reutilizables a partir del contenido sólido o perenne.
4. Divide los recursos grandes en partes más pequeñas.
5. Cree convenciones de nomenclatura.
6. Almacena juntos los archivos de origen y los activos finales.
7. Añada el estado de aprobación y las fechas de revisión.
8. Configure los permisos por rol o tipo de colaborador.
9. Revise, actualice y retire los módulos con regularidad.

Recuerde que una estrategia de contenido modular solo funciona cuando el contenido reutilizable sigue siendo fácil de reutilizar.

Crea un sistema de contenido reutilizable con Dropbox

Con Dropbox, puede centralizar recursos, organizar archivos y compartir su trabajo en el almacenamiento en la nube.

Esto significa que la próxima campaña no tiene que empezar desde cero. Puede empezar con el mejor trabajo que el equipo ya haya realizado. Elija un plan para empezar a reutilizar los recursos de las campañas con Dropbox.