Contexte

Mileshko Creative est une agence créative basée à Atlanta, dans l’État de Géorgie, proposant une large gamme de services de photographie, de vidéo, de conception graphique et d’animation. En valorisant des marques telles que Chick-fil-A et Wellstar Health System, l’entreprise pilote la stratégie et le conseil afin de concevoir des communications percutantes pour ses clients. « Lorsque les entreprises viennent nous voir, nous leur demandons : "De quoi avez-vous besoin ?" Nous sommes convaincus que prendre soin de chaque détail est la meilleure façon de servir nos clients », explique Zach Yokum, directeur créatif chez Mileshko Creative.  

Pour Mileshko Creative, il est essentiel d’adapter ses activités à la hausse ou à la baisse en fonction des besoins des clients. De la gestion d’équipes de tournage de 20 personnes à la réalisation de tâches simples et économiques, l’agence garantit simplicité et efficacité à chaque projet. « Nous appliquons le dicton allemand "weniger, aber besser", qui signifie "moins, mais mieux". Au final, nos clients économisent du temps et de l’argent, tandis que nous réalisons davantage de projets. » 

Le défi : des délais serrés 

Le plus grand défi de Mileshko Creative est de respecter les délais serrés imposés par les clients. Par exemple, l’agence doit souvent livrer une vidéo de quatre minutes dans un délai de 48 heures ou un clip vidéo de 30 secondes le lendemain d’un événement public. « Parfois, il nous arrive d’éditer 10 à 20 photos en 30 minutes pour les publier sur les réseaux sociaux ou les partager avec les médias. Notre travail exige que les membres de l’équipe de production partagent et accèdent rapidement aux documents, afin que les éditeurs puissent travailler sur des projets et livrer à temps », indique Zach Yokum.    

Cependant, à cause des limites de taille des fichiers et des interfaces complexes, le flux de travail est devenu fastidieux avec d’autres solutions de stockage et de transfert. De plus, tous les clients ne pouvaient pas accéder aux liens partagés en raison des autorisations de compte de messagerie. L’expédition de disques durs physiques est aussi devenue coûteuse et risquée. Tout cela a fini par ralentir la production et rendre difficile pour l’équipe de respecter les délais de livraison.

La solution : optimiser la collaboration

Avec Dropbox, Mileshko Creative a trouvé exactement ce dont elle avait besoin pour accélérer la collaboration, respecter les délais de livraison et développer son activité. « Ça a changé la donne », avoue Zach Yokum. « Nous avons essayé plusieurs solutions, mais elles étaient trop complexes. Aujourd’hui, grâce à Dropbox, nous pouvons envoyer des fichiers instantanément et permettre à nos monteurs à distance de se plonger rapidement et efficacement dans les projets. » Contrairement à d’autres outils de partage, l’équipe conserve désormais tous les fichiers au même endroit et peut partager des liens à tout moment, sans avoir à télécharger à nouveau les documents. Cela assure un accès permanent au contenu.

Dropbox aide également l’agence à organiser son travail et à améliorer son efficacité. Lorsque Mileshko Creative reçoit un projet, l’équipe crée un dossier Dropbox dédié avec un identifiant unique pour un accès facile. Dans ce dossier, l’agence crée des sous-dossiers organisés par type de fichiers — audio, vidéo, exportations finales — selon une structure définie. La fonction de synchronisation sélective permet à l’équipe de synchroniser uniquement les fichiers nécessaires, de stocker les fichiers terminés dans le cloud et de télécharger de nouveaux fichiers selon les besoins.

« Retrouver un fichier est rapide et facile, que ce soit sur le bureau ou dans Dropbox. Si la structure des dossiers ne suffit pas, Dropbox Dash nous aide à trouver, sécuriser, organiser et partager des fichiers, ce qui simplifie l’extraction de ce dont nous avons besoin depuis n’importe où dans notre système », explique Zach Yokum.

L’équipe d’édition a organisé des dossiers spécifiques au sein du projet pour chaque étape, incluant les versions « en cours » et les exportations finales, qui restent toutes intégrées à la structure Dropbox pour un suivi facilité. Lorsque vient le moment de partager avec le client, l’équipe donne généralement accès uniquement aux fichiers d’exportation. Si le client demande l’accès aux fichiers sources, l’équipe peut facilement s’adapter en partageant l’accès à l’ensemble du dossier du projet. Cela permet à Mileshko Creative de protéger son processus créatif tout en maîtrisant la quantité de travail en coulisses qui est partagée. Les clients, eux, reçoivent des ressources peaufinées et finalisées, sans être submergés par des fichiers bruts, des brouillons ou des éléments superflus du projet.

Le résultat : une augmentation des projets et des revenus 

Grâce à Dropbox, Mileshko Creative dispose des capacités de stockage et de partage dont elle a besoin pour travailler avec différents types de fichiers, quelle que soit leur taille. Cela devient particulièrement critique avec la vidéo, car la production peut être interrompue si les fichiers ne peuvent pas être prévisualisés dans le système de stockage. « Nous n’avons jamais à nous soucier de savoir si un fichier est trop volumineux ou non pris en charge, ce qui n’est pas toujours garanti avec d’autres solutions de stockage basées sur le cloud », affirme Zach Yokum.

Mileshko Creative profite également de coûts de stockage nettement moins chers par rapport à des solutions similaires. Le compte Dropbox de Mileshko Creative coûte 88 % de moins par an que d’autres entreprises qui facturent jusqu’à 25 000 $ par an. Ces économies dégagent des ressources pour d’autres domaines, tels que la mise à niveau des équipements et le renforcement des services clients, tout en garantissant un flux de travail fluide et efficace. « Les clients sont enchantés de recevoir leurs projets en quelques jours plutôt qu’en plusieurs semaines », déclare Zach Yokum. « Quand nous sommes en mesure de livrer des photos le jour même ou même le lendemain, ils sont toujours très impressionnés. »

La rapidité, la commodité et la simplicité de Dropbox permettent à Mileshko Creative d’offrir une grande variété de services et de développer son activité. « Dropbox correspond à notre philosophie de simplicité et d’efficacité, c’est pour ça que nous l’apprécions tant. Avec Dropbox, moins c’est plus ; plus d’activité, plus de revenus et plus de clients satisfaits », conclut Zach Yokum.