4 façons d’organiser votre équipe commerciale pour des ventes fluides

En tant que responsable commercial, vous voulez évidemment tout faire pour aider votre équipe à réussir. Il est relativement facile de se concentrer sur les objectifs principaux et les indicateurs de performance clés, mais ce qui peut ralentir votre équipe, ce sont les petits détails du quotidien qui l’empêchent de donner le meilleur d’elle-même.

Les problèmes liés au contrôle des versions, les difficultés d’accès aux dernières grilles tarifaires et à une communication dispersée peuvent ralentir même les meilleures équipes de vente. Lorsque chaque réunion, chaque suivi et chaque transaction compte, des workflows désorganisés finissent par coûter du temps et de l’énergie à vos commerciaux.

C’est là que Dropbox intervient. Du stockage de fichiers à la préparation des réunions, du partage de contenu à la signature des contrats, Dropbox offre à votre équipe la structure et les outils dont elle a besoin pour travailler plus intelligemment à chaque étape du cycle de vente.

Découvrez les outils Dropbox qui aident votre équipe commerciale à rester organisée

Rapidité, clarté et constance : voilà ce qui permet à une équipe commerciale de rester performante. Votre équipe doit savoir qu’elle travaille avec le bon contenu, utilise les bons outils et reste synchronisée à chaque étape de la transaction. Dropbox réunit le tout grâce à une suite de produits connectés qui aident les commerciaux à gérer leurs fichiers, à préparer leurs réunions, à partager des documents et à conclure des ventes en toute confiance.

Voici comment chaque outil vous aide :

• Dropbox: c’est la base qui relie tout. Stockez et organisez vos présentations commerciales, vos grilles tarifaires, vos contrats et vos guides dans un seul emplacement sécurisé et facile d’accès, en ligne ou hors ligne, depuis n’importe quel appareil.
• Dropbox Dash : trouvez rapidement ce dont vous avez besoin grâce à la recherche universelle et aux réponses basées sur l’IA. Retrouvez aussi bien votre présentation la plus récente que des informations clés concernant Dropbox, des e-mails ou du contenu sur Slack. Pas besoin de chercher partout ni de changer d’onglet, ce dont vous avez besoin est à portée de main immédiatement.
• Dropbox DocSend : partagez des argumentaires et des propositions avec des analyses page par page pour voir ce qui trouve un écho auprès des prospects et assurer un suivi plus percutant.
• Dropbox Sign : envoyez des contrats pour signature électronique en quelques clics, automatisez les rappels et concluez des ventes plus rapidement sans impression, numérisation, ni recherche d’approbations.

Ensemble, ces outils réduisent les frictions à chaque étape, de la première prise de contact à la signature finale, afin que vos représentants puissent se concentrer sur la vente plus que sur l’administratif.

Voici quatre façons simples de donner vie à cette organisation dans le travail quotidien de votre équipe de vente.

1. Facilitez la recherche des documents des clients

Toutes les équipes commerciales se sont probablement déjà retrouvées à chercher frénétiquement la dernière version d’une proposition ou à fouiller dans des fils de discussion par e-mail pour retrouver une fiche technique quelques minutes avant un appel. Avec un système permettant aux représentants de trouver rapidement le bon contenu, vous pouvez éviter d’être pris au dépourvu.

Dropbox Dash simplifie plus que jamais cette tâche grâce à une recherche universelle basée sur l’IA qui fonctionne dans toutes vos applications connectées, comme Dropbox, Google Drive, Microsoft 365, Slack, la messagerie électronique et bien plus encore. Au lieu de compter sur des dossiers parfaitement nommés ou de mémoriser des chemins d’accès aux fichiers, les représentants peuvent simplement saisir ce dont ils ont besoin, et Dash affichera instantanément le contenu le plus pertinent et à jour.

Vous avez besoin de la dernière version d’une présentation pour un client du secteur de la santé dans le Midwest ? Ou vous cherchez une grille tarifaire partagée le trimestre dernier ? Dash peut retrouver ces fichiers, même s’ils se trouvent dans un autre outil ou si vous ne vous souvenez plus exactement où ils étaient stockés. Il peut même corriger les fautes de frappe ou interpréter les requêtes vagues, vous évitant ainsi le long travail de recherche de fichiers. Et, si un fichier est stocké dans Dropbox, il est instantanément synchronisé entre tous les utilisateurs et appareils connectés, ce qui permet à toute votre équipe d’être sûre de travailler avec les informations les plus récentes.

En offrant à votre équipe un point d’accès unique pour rechercher des fichiers dans l’ensemble de leurs outils de vente, vous éliminez les pertes de temps et réduisez le risque de travailler avec des documents obsolètes. Moins de temps de recherche, plus d’action.

2. Accédez à tous vos contenus, où que vous soyez, de façon sécurisée

Une fois les fichiers plus faciles à trouver, l’étape suivante consiste à s’assurer qu’ils sont disponibles partout et à tout moment pour votre équipe, sans compromettre la sécurité. Dropbox Dash rassemble vos contenus commerciaux, leur contexte et vos communications dans une base de connaissances unique alimentée par l’IA, accessible à vos commerciaux depuis un ordinateur, un appareil mobile ou un navigateur.

Qu’ils préparent une présentation en déplacement, consultent leurs notes d’appel à la maison ou fassent un suivi après une démonstration, Dash leur permet d’avoir tout à portée de main. La page d’accueil personnalisée de chaque utilisateur aide les commerciaux à rester informés des réunions, des échéances et des documents récents. Ils peuvent ainsi reprendre là où ils s’étaient arrêtés, quel que soit l’appareil utilisé.

Pour ce qui est de la préparation de réunion, Dash Chat change la donne. Il peut analyser les fils de discussion par e-mail, les notes clients, les informations produits, les argumentaires et même les transcriptions d’appels antérieurs, puis résumer le tout en une vue d’ensemble claire et concise. Les représentants peuvent demander un aperçu d’une transaction, une comparaison de produits ou les prochaines étapes d’une conversation avec un client, et Dash fournit des réponses avec des liens vers les documents sources.

De plus, grâce à de multiples niveaux de sécurité et à des contrôles d’autorisation avancés, les données les plus sensibles de votre équipe concernant les prix, les contrats et les ventes restent protégées. Vous pouvez partager en toute confiance ce qui est nécessaire, en interne comme en externe, sans vous soucier des fuites ou des confusions de versions.

3. Suivez les statistiques sur les documents pour garder une longueur d’avance

Vous avez envoyé la présentation. Un jour passe, puis deux, et votre représentant se demande si le prospect l’a ouverte. A-t-il lu uniquement la première page ? A-t-il seulement regardé les prix ?

Grâce à des outils comme Dropbox DocSend, votre équipe n’a plus besoin de deviner. Elle reçoit des analyses page par page qui montrent exactement ce qui a capté l’attention d’un prospect, ce qui a été survolé et sur quoi il faut se concentrer.

Ces informations aident votre équipe commerciale à affiner son argumentaire, à adapter le contenu au comportement de l’acheteur et à améliorer les chances de conclure la vente. Et lorsqu’une présentation est réellement ouverte, les commerciaux peuvent utiliser la recherche universelle ou les piles de documents spécifiques aux prospects dans Dash pour accéder rapidement aux documents connexes (conversations précédentes, documents de tarification ou notes) afin de pouvoir assurer un suivi avec contexte et confiance.

Cela permet à votre équipe de disposer des informations nécessaires pour mener des conversations plus intelligentes, des suivis plus précis et une communication plus stratégique, fondée sur des données et non sur des conjectures.

4. Accélérez la finalisation des contrats et le recrutement avec la signature électronique

Ce n’est pas officiel tant que ce n’est pas officiel. En matière de conclusion d’accords, la rapidité est essentielle. Si vos représentants gèrent encore des contrats papier ou jonglent entre différents outils pour créer, envoyer et suivre les accords, vous perdez du temps et des revenus.

Avec Dropbox Sign, votre équipe peut envoyer des cahiers des charges, des accords de confidentialité et d’autres contrats pour signature électronique en quelques clics seulement. Les représentants peuvent recourir à des modèles réutilisables, automatiser les rappels de suivi et suivre l’état des signatures en temps réel, afin que rien ne passe inaperçu.

Le même processus simplifié s’applique à l’embauche. Les contrats des nouveaux employés peuvent être signés à distance, enregistrés en toute sécurité et partagés via Dropbox Dash, dans des piles structurées qui offrent aux nouveaux représentants un accès instantané aux fichiers, aux supports de formation et aux manuels dont ils ont besoin pour démarrer rapidement.