Enterprise document search : comment trouver les document d'entreprise dans vos outils de travail

Trouver le bon document d'entreprise ne devrait pas dépendre de la mémorisation de l'application, du dossier ou du fil de discussion dans lequel il se trouve. Et ces incertitudes s'accumulent : les décisions sont retardées, les collaborateurs posent des questions récurrentes et le travail est refait, car personne ne parvient à retrouver l'original.

La recherche de documents en entreprise offre à votre équipe un espace unique pour effectuer des recherches dans les outils de travail connectés, plutôt que d'ouvrir chaque application et d'utiliser sa recherche native. L'objectif est simple : aider les utilisateurs à trouver le bon document, la bonne réponse ou le bon contexte sans perdre en efficacité.

Dans ce guide, nous expliquons comment fonctionne la recherche de documents Enterprise, en quoi la recherche limitée à une seule application est insuffisante, les critères à prendre en compte pour choisir une solution de recherche, et comment Dropbox Dash peut aider les équipes à retrouver plus rapidement du contenu dans leurs applications connectées.

Qu'est-ce que la recherche de documents en entreprise ?

La recherche de documents en entreprise consiste à trouver des documents d'entreprise dans plusieurs outils, référentiels et types de fichiers à partir d'une expérience de recherche unique. Au lieu d'ouvrir Dropbox, puis Gmail, puis Slack, puis un espace de travail de projet, vous effectuez une seule recherche et obtenez des résultats provenant de toutes les sources connectées.

C'est important, car les documents de l'entreprise ne résident plus dans un seul système. Un contrat peut être stocké dans le stockage cloud, discuté par e-mail, partagé dans une messagerie et mis à jour lors d'une réunion. Si votre recherche ne couvre qu'un seul de ces emplacements, vous devrez tout de même fouiller.

Recherche de documents Enterprise vs recherche native dans l'application

La recherche native des applications n'est utile que lorsque vous savez déjà où se trouve un fichier. La recherche documentaire Enterprise est plus efficace lorsque vous l'ignorez. Elle vous aide lorsque vous vous souvenez du sujet, du nom d'un client, d'un projet ou d'une phrase contenue dans un document, mais pas du nom exact du fichier ni du chemin du dossier.

Recherche de documents d'entreprise ou IA documentaire et OCR

Ces concepts apparaissent souvent ensemble, mais ils résolvent des problèmes différents. La reconnaissance optique de caractères (OCR) et le traitement des documents permettent d'extraire du texte ou une structure à partir des fichiers. La recherche de documents Enterprise vous aide à retrouver le bon fichier dans les systèmes déjà utilisés par votre équipe.

Pourquoi les documents d'entreprise sont-ils difficiles à trouver

Lorsque les documents sont dispersés à plusieurs endroits (stockage cloud, e-mails, chats, outils de gestion de projet et liens partagés), les perturbations sont inévitables. Même si un fichier existe, retrouver sa version la plus récente peut prendre du temps supplémentaire, surtout en présence de plusieurs copies, d'anciens brouillons ou de paramètres d'accès peu clairs.

Il y a aussi une lacune de mémoire. Vous vous souvenez généralement du sujet d’un document, de son « impression » générale, mais pas de son nom. Vous pouvez vous rappeler « la présentation tarifaire du 2e trimestre pour le prospect du secteur de la santé » ou « la liste de tâches d’intégration approuvée par le service juridique », mais pas la structure de dossiers qui la contient. 

Les recherches par mots-clés traditionnelles échouent souvent lorsque vous ne vous souvenez pas du nom d'un fichier, en particulier quand le travail est réparti entre plusieurs outils.

Comment trouver plus rapidement les documents de l'entreprise dans tous vos outils de travail

Nul besoin d'un nouveau système pour améliorer la recherche. Commencez par un flux de travail pratique afin de gagner en précision et en pertinence lors de la recherche de documents :

1. Répertoriez l'emplacement des documents clés : incluez le stockage cloud, la messagerie, la messagerie instantanée, les outils de projet et tous les espaces de travail d'équipe.
2. Assurez-vous d'avoir des noms clairs, une propriété partagée et des règles de stockage simplifiées : cela permettra à tous les outils de rechercher de mieux fonctionner et vous aidera à organiser vos fichiers plus efficacement.
3. Effectuez une rechercher dans tous les systèmes à la fois, et non un par un : si votre équipe doit vérifier chaque application séparément, la rechercher restera lente.
4. Recherchez par sens, et non par titre exact : une bonne rechercher devrait fonctionner lorsque vous vous souvenez du sujet, et pas seulement du nom du fichier.
5. Vérifiez l'accès et l'historique des versions avant de partager : le bon résultat doit également correspondre à la bonne version, avec les autorisations appropriées.

Cette dernière étape est facile à sous-estimer. Trouver un fichier ne représente que la moitié du travail. Vous devez également avoir la certitude qu’il est à jour, sûr à partager et visible par les bonnes personnes.

Quels outils aident les équipes à effectuer des recherches dans les documents de l'entreprise ?

Le meilleur outil dépend du degré de fragmentation de Vos fichiers.

Si la plupart de vos documents sont déjà regroupés sur une seule plateforme, la recherche native peut suffire pour un usage quotidien. Mais si votre contenu est réparti entre le stockage, la messagerie instantanée, les e-mails et les outils de projet, vous aurez généralement besoin d'une solution plus complète.

Les bases de connaissances et les systèmes de gestion de documents peuvent s'avérer utiles lorsque votre équipe s'attache à centraliser le contenu, mais de nombreuses équipes ne le font pas. Elles continuent de travailler avec plusieurs outils, car c'est ainsi que les projets avancent réellement.

C'est là que les outils de recherche de documents par IA et de recherche universelle se démarquent. Ils sont conçus pour la réalité plus complexe du travail moderne, où les documents, les discussions et le contexte sont répartis entre des applications connectées.

Que rechercher dans un outil de recherche documentaire basé sur l'IA ?

Un outil de recherche de documents basé sur l'IA doit faciliter la localisation des informations éparses, sans demander à votre équipe de repenser sa façon de travailler. Utilisez ces critères pour comparer vos options.

Une couverture de vos outils existants

L'outil doit effectuer les recherches là où le travail se déroule déjà : e-mails, agendas, stockage cloud, disques partagés, outils de projet et messagerie. Il ne doit pas devenir utile uniquement après une migration. Dropbox Dash se connecte aux applications que votre équipe utilise déjà, ce qui vous permet d'effectuer des recherches dans les outils de travail connectés depuis un seul et même endroit.

Une recherche qui comprend le contexte

Vous ne vous souviendrez pas toujours d'un nom de fichier ou d'un mot-clé exact. Optez pour une recherche en langage naturel qui fonctionne à partir de ce dont vous vous souvenez, comme le nom d'un projet, une expression tirée d'une présentation ou la description d'une image ou d'une vidéo. La rechercher universelle de Dash peut faire ressortir des résultats dans les application connectées et les types de contenu, y compris les documents, les PDF, les images, les vidéo et les fichiers audio.

Des autorisations qui vous suivent

Une meilleure recherche ne doit pas se traduire par un accès élargi. Votre outil de recherche doit respecter les autorisations existantes, afin que chacun ne voie que le contenu auquel il est autorisé à accéder. Dash respecte les autorisations existantes pour le contenu connecté, et les autorisations de fichiers Dropbox vous permettent de contrôler qui peut consulter, modifier, télécharger ou partager des fichiers.

Une adoption rapide

Le meilleur outil de recherche doit se révéler utile rapidement. Si votre équipe doit apprendre un nouveau système de classement, mémoriser de nouvelles règles ou attendre une migration avant que la recherche ne s'améliore, l'outil ajoute du travail avant d'en supprimer.

Comment Dropbox et Dash aident les équipes à trouver plus rapidement les documents de l'entreprise

Avec Dropbox, vous pouvez stocker, synchroniser et partager les documents de votre entreprise depuis un espace central de stockage cloud. Cela offre à votre équipe un endroit fiable pour gérer les fichiers, collaborer et contrôler les accès.

Avec Dash, vous pouvez aller au-delà du stockage et effectuer des recherches dans les applications connectées depuis un seul endroit. Dash utilise l'IA pour trouver des fichiers, des liens et des connaissances dans les applications connectées. Il vous fournit également des réponses et des tableaux de bord optimisés par l'IA en temps réel grâce à Dash Chat. 

Si votre équipe travaille avec Dropbox, la messagerie, le chat et les outils de projet, cela signifie moins de changements d’application, moins d’incertitudes et moins de temps passé à chercher le dernier document.

Dash vous aide également une fois que vous avez trouvé quelque chose. Les piles permettent à votre équipe de regrouper des fichiers, des applications, des liens de navigateur et bien plus encore dans une collection structurée unique, afin que les documents de projet restent plus faciles à organiser et à partager. Au lieu de renvoyer les gens dans le labyrinthe des dossiers, vous pouvez conserver les bons éléments au même endroit.

Si vous gérez les accès au niveau de l'équipe, Dash propose également une interface d'administration pour gérer les utilisateurs, surveiller l'espace utilisé et contrôler l'accès au contenu des applications connectées. Cela offre aux équipes techniques et opérationnelles un moyen plus clair d'assister une rechercher rapide sans perdre le contrôle des données sensibles.

Recherchez des documents d'entreprise sans effort

Si votre équipe passe trop de temps à ouvrir des dossiers, à consulter des fils de discussion et à chercher un document dans plusieurs applications, le problème vient de l’expérience de recherche. La bonne configuration vous offre un seul endroit pour trouver des documents, vérifier les accès et avancer en toute confiance.

Avec Dropbox, vous pouvez stocker, synchroniser et partager vos documents depuis votre stockage cloud. Avec Dash, vous pouvez utiliser la recherche universelle dans les applications connectées pour trouver plus rapidement les fichiers, les liens et le contexte de travail dont vous avez besoin. Découvrez Dropbox Dash pour voir comment votre équipe peut passer moins de temps à rechercher.

Lorsqu'un document peut se trouver dans un dossier, un fil de discussion par e-mail, un message de chat ou un outil de projet, une recherche application par application transforme une simple demande en un délai d'attente. La rechercher document Enterprise offre à votre équipe une meilleure approche : un seul endroit pour rechercher dans les outils connectés et trouver les fichiers, les liens et le contexte auxquels elle est autorisée à accéder.

Dropbox aide les équipes à stocker, synchroniser et partager des documents en toute sécurité. Dropbox Dash enrichit cette expérience grâce à une recherche universelle dans les applications connectées, afin que votre équipe puisse trouver plus rapidement le contenu adapté et faire avancer son travail.

Découvrez Dropbox Dash pour voir comment la rechercher connectée peut fonctionner pour votre équipe.