Comment rester productif et efficace dans un environnement de travail distribué

Pour mieux comprendre les défis auxquels sont confrontés les travailleurs du savoir aujourd’hui, nous avons réalisé une étude intitulée « À la recherche de la concentration perdue » en collaboration avec Economist Impact. Les données que nous avons collectées ont confirmé que, compte tenu de toutes les distractions auxquelles nous pouvons être confrontés dans le monde du travail moderne, nous dévons établir des stratégies pour maintenir la productivité de nos équipes.

Cependant, soutenir la productivité de chacun peut s’avérer difficile si les membres de votre équipe travaillent dans des endroits différents. Cela complique l’ensemble du processus, de la définition des objectifs à la priorisation, ce qui nous a amenés à développer des systèmes spécifiques pour mieux accompagner nos équipes dans ces domaines.

Notre expérience avec Virtual First a fait de nous des experts de la productivité à distance. Afin de partager ce que nous avons appris, nous avons créé cette liste de conseils qui aident notre équipe à rester productive.

1. Choisissez le moment opportun pour collaborer

Chez Dropbox, nous utilisons des heures de collaboration de base, des blocs de quatre heures pendant lesquels nous organisons toutes nos réunions. En réservant des plages horaires dédiées aux appels, vous garantissez que tout le monde puisse se synchroniser, quel que soit son fuseau horaire.

Comme tout le monde, nous ressentons la fatigue liée aux réunions Zoom, c’est pourquoi minimiser les réunions et instaurer des plages horaires sans réunion nous a vraiment aidés à garder l’esprit frais. Nous avons plus de temps pour travailler en profondeur et collaborer.

Nous établissons plusieurs plages horaires adaptées aux différents fuseaux, tout en assurant une plage de chevauchement suffisante pour que nous puissions nous réunir, où que nous soyons.

Nous tâchons d’utiliser une communication asynchrone par défaut. Nous utilisons beaucoup Slack et les e-mails pour communiquer, mais réduire les réunions en personne pourrait ne pas être suffisant. Les e-mails et les messages privés constants peuvent être très distrayants, surtout si votre équipe essaie d’y répondre immédiatement. Les recherches démontrent que huit minutes peuvent être nécessaires pour revenir à une tâche après avoir répondu à un seul message instantané. Nous avons constaté que les messages de discussion improductifs sont la première cause de perte de concentration globale.

Ce qui rend la communication véritablement asynchrone, c’est la liberté de répondre à votre propre rythme, sans la pression que le terme « message instantané » pourrait impliquer. De cette façon, chaque membre de l’équipe sait qu’il bénéficiera chaque jour de plages dédiées au travail en profondeur.

Des règles et des directives comme celles-ci peuvent former des rituels utiles qui permettent à votre équipe d’établir ses rythmes de travail.

2. Identifiez les environnements qui favorisent la concentration, pour vous et votre équipe

En utilisant Virtual First, nos équipes dispersées ont un meilleur contrôle sur leur environnement de travail, ce qui contribue à améliorer leur productivité et leur bien-être au travail. Nous encourageons nos équipes à déterminer leurs préférences de travail en leur fournissant une « feuille de travail pour le travail à domicile ».

Tout le monde remplit un formulaire à l’avance, puis nous nous réunissons pour discuter de la manière dont les différents membres de l’équipe préfèrent travailler. Cela permet non seulement aux gens de partager leurs préférences, mais c’est également un excellent exercice de cohésion d’équipe permettant à tous de mieux se connaître. 

Après avoir analysé les réponses du questionnaire, nous avons identifié quatre facteurs principaux ayant le plus d’impact sur la productivité :

• Confidentialité : arrivent-ils à mieux se concentrer dans un café, même entourés d’autres personnes ? Ou est-ce qu’ils accomplissent davantage de travail isolés dans leur bureau à domicile ?

• Bruit de fond : aiment-ils écouter de la musique entraînante pendant qu’ils travaillent ? Ou préfèrent-ils un silence feutré, peut-être avec un casque antibruit pour les aider ?

• Confort : ont-ils un bureau assis-debout et une chaise ergonomique ? Préfèrent-ils travailler debout et disposent-ils de l’équipement nécessaire pour le faire ? Ont-ils un support de poignet pour éviter les blessures ?

• Design : préfèrent-ils avoir des décorations de bureau personnelles comme des plantes, des œuvres d’art ou une tasse fantaisie ? Ou veulent-ils un bureau vide sans aucune distraction potentielle ?

Aider votre équipe à concevoir son environnement de travail en accord avec cette connaissance de soi favorisera le bien-être, le confort et la concentration. Mais parfois, même le bureau le mieux équipé et un plan soigneusement élaboré ne suffisent pas à nous garder sur la bonne voie. Nous avons besoin d’aide pour rester responsables.

3. Créez une priorisation claire des tâches

Dans une interview avec Dropbox, Oliver Burkeman, auteur de 4,000 Weeks: Time Management for Mortals, a expliqué que beaucoup de gens pensent qu’« il doit y avoir un moyen d’être à la fois le travailleur parfait à 100 % et la personne parfaite à 100 %, tout en ayant une vie équilibrée en dehors du travail ». Mais comme le note Oliver Burkeman, « les pourcentages ne fonctionnent pas de cette façon ». 

Il nous a expliqué que, lorsque notre équipe travaille à distance, nous fonctionnons de façon autonome, comme pendant nos heures de travail asynchrones. Cela signifie que nous avons besoin de discipline, de connaissances et d’outils pour bien gérer notre temps. Prioriser ce que nous devons faire au travail et dans notre vie personnelle est le premier outil pour garantir que notre travail soit productif et efficace. De plus, cela nous aide à trouver l’équilibre sain dont nous avons besoin pour nous sentir concentrés et épanouis. 

Pour ceux d’entre nous qui travaillent à distance, la priorisation des tâches est particulièrement importante car nous ne pouvons pas toujours demander des éclaircissements à nos collègues en temps réel, et nous sommes dépendants les uns des autres. Comprendre que notre travail a un impact sur les autres membres de l’équipe et, par conséquent, sur le résultat nous aide dans le processus de priorisation des tâches. 

Nous utilisons également la matrice Eisenhower. Cela implique de catégoriser les tâches selon une grille à quatre côtés :

• Urgent et important : tâches à effectuer dès que possible.

• Important mais pas urgent : tâches à déléguer.

• Urgent mais pas important : tâches à planifier pour plus tard.

• Ni urgent ni important : ne pas se concentrer sur ces tâches.

Le dernier point est particulièrement crucial pour la priorisation. Assurez-vous que votre équipe comprenne qu’elle ne doit pas traiter chaque tâche comme si elle était la plus urgente sur sa liste. Il n’est pas toujours facile de dire non, il est donc utile d’avoir un plan pour les tâches moins urgentes. Les membres de l’équipe peuvent par exemple déléguer certaines tâches dont ils n’ont pas besoin de s’occuper personnellement.

Si un membre de l’équipe a une réunion non essentielle, il peut la déléguer à une personne présente ou utiliser un outil pour s’assurer d’obtenir les informations dont il a besoin. Les enregistrements de réunions et les logiciels de transcription comme Otter peuvent décrire les points clés d’une réunion et clarifier si certaines parties sont pertinentes pour ceux qui n’y ont pas assisté. Apprenez ces compétences à votre équipe en organisant des ateliers et en fournissant des ressources sur la gestion efficace des tâches, telles que notre feuille de travail « Comment établir des priorités au travail  ».

Avec un plan en place et des éléments d’action définis, il est temps d’organiser les communications de votre équipe.

4. Tenez-vous-en à ce qui fonctionne

Nous constatons qu’encourager nos équipes à créer des rituels quotidiens les aide à maintenir un emploi du temps cohérent et améliore la productivité. Plusieurs études récentes soutiennent nos conclusions. Voici quelques types de rituels qui ont fonctionné pour nous : 

• Fournir des ressources pour favoriser une meilleure concentration. Dans l'exercice « Améliorer la concentration au travail » de notre kit Efficacité, nous expliquons comment analyser les distractions et les éviter. Le tableau de bord des distractions proposé par cette ressource constitue un excellent point de départ, où votre équipe peut consigner toutes les distractions qu’elle rencontre. Ensuite, les membres de l'équipe peuvent suivre le guide pour instaurer de petits rituels, comme passer les téléphones en mode Ne pas déranger pendant des plages horaires définies.

• Pratiquer la méditation pour le bien-être psychologique. Nous vous recommandons d’effectuer de brèves séances de méditation de 60 secondes au début de certaines de vos réunions. Cela met chacun dans un état d’esprit propice à la créativité et à l’ouverture aux idées, sans oublier que cela améliore notre humeur lors des journées stressantes.

Mais il existe d'autres moyens d’améliorer la productivité de votre équipe.

5. Investissez dans la productivité de votre équipe

Parfois, l'amélioration de la productivité nécessite un investissement initial en temps ou en argent. C'est pourquoi nous devons nous assurer que notre équipe dispose des outils dont elle a besoin. Plus qu’un simple gain de temps, c’est un signe de considération et de respect envers votre équipe.

Par exemple, lorsque votre équipe dit :« Il doit y avoir un moyen d'automatiser cela », il est souvent utile qu’elle consacre du temps en amont pour déterminer comment procéder. Une façon d’y parvenir est de créer des plages horaires dédiées au développement professionnel améliorant la productivité. Vous pouvez également organiser des ateliers pendant ces créneaux pour que votre équipe améliore les compétences de base qu'elle souhaite développer.

Chez Dropbox, nous utilisons également des outils de collaboration comme Dash pour rechercher, accéder et partager nos documents de travail à partir d'un seul tableau de bord, ce qui représente un gain de temps et de productivité considérable. Pour l'utiliser, il vous suffit de saisir ce que vous recherchez, par exemple « dépenses sur les réseaux sociaux », et Dash recherchera les documents pertinents dans tous vos dossiers, applications et clouds. 

L'application fournit tous les documents pertinents et un résumé basé sur le terme recherché, en extrayant les informations clés pour vous faire gagner le temps nécessaire à la recherche dans chaque document.

Aussi essentiel que les outils technologiques, offrir à votre équipe l’équipement physique dont elle a besoin pour travailler confortablement — comme un deuxième écran — peut véritablement révolutionner la productivité. Si vous offrez une allocation, comme notre Allocation d’avantages, votre équipe peut l’utiliser pour des cours de développement ou de l’équipement sur le lieu de travail. Cet investissement s’avère souvent rentable, car un simple écran d’ordinateur peut considérablement accélérer leur travail.

6. Essayez les pauses autorégulées et les pauses « Pomodoro »

Dans notre étude sur la concentration et le travail à distance, nous avons constaté que 63 % des travailleurs à distance ont l’impression de devoir être disponibles en permanence. Nous ne voulons pas que nos équipes distribuées ressentent ce genre de pression : l’un des meilleurs aspects du travail à distance est la liberté.

C’est pourquoi nous utilisons le « timeboxing », une méthode qui consiste à diviser une tâche en plages de temps définies, entrecoupées de pauses. Prendre des pauses entre ce type de tâches fonctionne si bien pour nous que nous avons même créé notre propre exercice personnel de timeboxing pour aider d’autres à en faire autant.

Parmi les systèmes les plus populaires de timeboxing et de gestion des pauses, on trouve les pauses que l’on s’accorde soi-même et les pauses façon « Pomodoro ». Chaque personne a sa propre manière de prendre des pauses. Cependant, une comparaison des deux méthodes par la British Psychological Society a révélé que les pauses autorégulées conduisent à des niveaux de concentration et de motivation plus faibles.

En fin de compte, cela dépend des préférences personnelles, mais nous encourageons les gens à essayer la technique Pomodoro, où vous travaillez par intervalles ciblés :

• 25 minutes de travail en profondeur

• 5 minutes de repos

• Répétez

• Pause de 15 à 30 minutes après quatre cycles

En structurant vos pauses au cours d’une journée de travail, votre esprit devient plus alerte et vous devenez plus conscient de la gestion du temps. Mais il est plus facile de tirer le meilleur parti de votre temps de concentration lorsque vous êtes dans un environnement qui le facilite.

7. Établissez un plan.

Personne n'est parfait. Comme 99 % des Américains, nous avons tendance à procrastiner. D’après notre expérience, l’une des meilleures façons de lutter contre cette mauvaise habitude est de concevoir un plan clair permettant de décomposer un projet en petites tâches réalisables. Cela a été particulièrement important pour notre équipe distribuée puisque chaque membre gère ses tâches et son temps.

Diviser une grande tâche ou une information complexe en éléments plus petits, c’est ce qu’on appelle le « chunking ». Une méthode qui peut même vous aider à vous souvenir de tout ce que vous avez à faire. Une étude sur les méthodes de chunking a montré que le fait de diviser une grande quantité d’informations, par exemple un nombre, en éléments plus petits peut aider à en retenir l’ensemble.

Voici quelques étapes pratiques que nous utilisons lorsque nous entreprenons un projet de grande envergure :

1. Définissez l’objectif : dès le lancement du projet, définissez clairement le résultat attendu. Augmenter les recettes ? Réduire les coûts d'infrastructure ? Créer un nouveau produit révolutionnaire ?
2. Fixez des étapes clés : identifiez les jalons que l’équipe devra atteindre pour réussir cet objectif. Il peut s’agir d’objectifs de vente individuels ou d’objectifs d’équipe visant à créer des fonctionnalités spécifiques pour un produit.
3. Décomposez : vous pouvez maintenant obtenir des résultats encore plus précis en divisant les jalons en étapes plus petites et réalisables, que chaque membre de l’équipe pourra suivre pour les atteindre.
4. Priorisez : concentrez-vous d’abord sur les tâches à fort impact. Nous approfondirons ce sujet plus tard, mais une chose à retenir lors de la priorisation des tâches d'une équipe est de savoir si quelqu'un est bloqué. Si la progression d’une personne dépend de l’accomplissement d’une tâche spécifique par une autre, donnez-lui la priorité et donnez à la personne chargée de l’exécution l’aide dont elle a besoin pour l'accomplir rapidement.

Une fois que votre équipe a décidé quoi faire et dans quel ordre, elle peut déterminer quelles réunions et tâches nécessitent des pauses, et lesquelles peuvent être enchaînées. Cette technique est particulièrement utile pour créer des blocs de temps efficaces sur votre calendrier. Pour savoir quand enchaîner vos réunions et vos tâches, et quand prévoir des pauses, consultez notre exercice personnel sur la gestion des réunions par lots et les temps tampons.

Une fois le plan établi, il est temps de le préciser davantage en définissant comment vous allez le mettre en œuvre.

8. Créez des systèmes de responsabilité

Nous devons tous nous responsabiliser (ou demander à quelqu’un d’autre de le faire). Cela nous maintient sur la bonne voie et nous aide à atteindre nos objectifs. C'est particulièrement utile dans un environnement distribué, où la surveillance peut être limitée. Voici quelques méthodes que nous avons utilisées au fil des années et qui ont fonctionné pour notre équipe :

1. Responsabilité personnelle: invitez votre équipe à se fixer des récompenses personnelles pour chaque objectif atteint, comme s’offrir un plaisir simple, par exemple un dîner avec un ami. À l’inverse, s’ils manquent une échéance, ils devraient avoir un plan pour se rattraper sans se surcharger.
2. Soutien par les pairs : établissez des binômes de responsabilisation entre collègues. Des contrôles réguliers permettent de garantir la motivation de chacun et de rester sur la bonne voix.
3. Supervision managériale : planifiez des revues d’avancement régulières et fixez des objectifs ensemble. Cela offre aux employés des conseils ainsi qu’une validation externe.
   

Dans les environnements de travail distribués, il est essentiel d’adopter une approche intentionnelle de ces systèmes. Dans une interview avec Dropbox pour Remotely Curious, l'experte en concentration et professeure de l'Université de Californie à Irvine, Gloria Mark, a expliqué que les travailleurs à distance devraient se fixer des objectifs émotionnels (c’est-à-dire comment ils souhaitent se sentir chaque jour) et définir des objectifs quotidiens afin de rester responsables tant sur le plan personnel que professionnel. 

Au début de leur journée, votre équipe peut se poser des questions telles que : « Qu’est-ce que je veux accomplir ? » et « Comment est-ce que je souhaite me sentir ? ». Le Dr Mark a déclaré : « Le simple fait de poser ces questions au début de la journée aide les gens à rester sur la bonne voie, car cela place les objectifs au premier plan et permet de concentrer l’attention. »

9. Restez actif physiquement

Nous avons constaté que l’activité physique et l’exercice sont très efficaces pour nous maintenir motivés et concentrés tout au long de la journée. Non seulement ils nous permettent de nous sentir plus productifs et énergiques, mais ils constituent également un excellent moyen pour les équipes de se connecter autour de quelque chose de sain et d’amusant. Dans un bureau, vous pouvez vous déplacer naturellement d'une pièce à l'autre, mais lorsque vous travaillez à distance, il est difficile de trouver du temps pour bouger.

C'est pourquoi nous organisons des réunions « Meet & Move », où nous invitons les participants à bouger un peu tout en échangeant. Cela nous empêche de faire plusieurs choses à la fois et nous donne la possibilité de faire une activité physique pendant que nous travaillons.

Cependant, plusieurs éléments sont à prendre en compte. Tout d’abord, vous devrez choisir une réunion adaptée à vos projets. Si vous faites une présentation ou utilisez des supports visuels, il pourra être difficile de vous déplacer. Une réunion plus informelle ou en tête-à-tête pourrait être une meilleure solution.

Prévoyez également un itinéraire vers un endroit à l'écart du bruit, comme un parc calme plutôt qu'un trottoir d'une rue animée. Vous pouvez même vous promener dans votre propre maison pour plus de calme et de confort. Quelle que soit la manière de le faire, un peu d’exercice peut avoir de sérieux avantages : une étude a révélé qu’une seule heure d’exercice par semaine peut améliorer la santé physique et les performances au travail.

Bien que les « Semaines bien-être » n'aient lieu qu'une fois par an, ces séances peuvent apprendre aux Dropboxers à faire de l'activité physique une habitude dont ils ne pourront plus se passer. Voici quelques-unes de nos façons préférées de rester en mouvement toute l’année : 

• Réunions en marchant : transformez vos appels Zoom en réunions en marchant pour vous dégourdir les jambes pendant que vous échangez.

• Postes de travail actifs : pensez à utiliser un bureau debout ou un tapis de marche sous le bureau. Dropbox encourage les configurations de bureau actives et aide à couvrir les coûts dans le cadre de notre Allocation d'avantages.

• Promenades quotidiennes : si les membres de votre équipe travaillent à domicile, encouragez-les à terminer leur journée par une promenade, en simulant le trajet entre le travail et la maison.

• Démarrez un cours : encouragez votre équipe à réserver ce cours de fitness en milieu de journée pour insuffler un peu de mouvement à leurs journées.

Pour aider notre équipe à optimiser son temps d’activité physique, nous l’encourageons à la planifier en fonction de son niveau d’énergie au cours de la journée. Les membres de l’équipe qui trouvent l’activité physique stimulante peuvent en faire avant d'entamer une session de travail en profondeur. Ceux qui trouvent cela épuisant peuvent la programmer au moment où leur travail le plus lourd est terminé. 

Nous avons créé un exercice, « Gérez vos niveaux d’énergie », inclus dans notre kit Bien-être, pour aider chacun à identifier ce qui lui convient le mieux. Vous et votre équipe pouvez l’utiliser pour repérer les moments où votre énergie est au plus haut ou au plus bas, ainsi que pour identifier les tâches qui la stimulent ou l’épuisent. Grâce à ces informations, votre équipe peut concevoir ses journées en fonction de ses niveaux d'énergie pour s'assurer qu'elle effectue ses tâches les plus complexes lorsqu'elle a l'énergie nécessaire pour les gérer.

10. Évaluez-vous régulièrement

Chez Dropbox, nous aimons évaluer notre productivité en analysant nos calendriers et en examinant la manière dont nous utilisons notre temps. Nous codons nos réunions et tâches en rouge, jaune ou vert afin d’indiquer s’il s’agit d’une utilisation mauvaise, acceptable ou optimale de notre temps. Nous utilisons ensuite ces informations pour évaluer comment nous pourrions être plus productifs. Cela aide nos équipes à rester sur la bonne voie et à s’assurer qu’elles utilisent leur temps aussi efficacement que possible.

Une autre excellente astuce pour améliorer votre productivité consiste à identifier quand vous êtes dans un état de flow, caractérisé par une concentration et une efficacité profondes, et à évaluer les conditions qui vous ont aidé à l'atteindre. Cela peut être un peu difficile à faire, mais une étude montre qu’il peut être plus facile d’atteindre un état de flow si vous minimisez les distractions et fixez des objectifs clairs. 

Vous pourriez même lancer un défi à votre équipe pour qu’elle note quelles conditions et quels objectifs les ont aidés à atteindre leur état de flow la semaine dernière. Ensuite, organisez une réunion avec une activité de team building révélant les différences et les similitudes dans la façon dont chaque membre atteint une concentration maximale.

La productivité à distance est différente pour chacun

Aider votre équipe à atteindre une productivité optimale sur des sites dispersés peut se traduire différemment selon les individus, et c’est également le cas pour notre équipe. C'est pourquoi vous devez apprendre à connaître votre équipe et lui fournir une grande variété de stratégies pour voir ce qui fonctionne le mieux pour chaque personne.

La plupart de ces conseils visent à aider votre équipe à atteindre et à maintenir sa concentration, mais comme vous pouvez le constater, ce ne sont pas les seuls moyens de contribuer à un travail plus efficace. 

Pour plus de conseils sur l’amélioration de la productivité et de l’impact, écoutez notre podcast Remotely Curious: Focus, avec l’experte en concentration, la professeure Gloria Mark.