Comment protéger n’importe quel fichier par un mot de passe

Les criminels ne parcourent plus les dossiers à la lampe de poche. Aujourd’hui, quelqu’un peut consulter une information, la voler ou la détruire en quelques secondes. La menace est réelle pour les données financières par exemple, mais aussi pour les informations personnelles des clients.

La protection par mot de passe n’est pas une nouveauté, mais de nombreuses entreprises ne l’utilisent pas correctement. Vous pouvez chiffrer les documents ou les feuilles de calcul de votre suite bureautique, mais qu’en est-il des autres fichiers ou dossiers ?

Les fichiers image ou vidéo et les formats de fichiers pour les bases de données n’ont pas la même protection. Toutefois, ajoutez ces fichiers à votre compte Dropbox, protégez‑les à l’aide d’un mot de passe, et le tour est joué.

Dans ce guide, nous vous expliquerons comment sécuriser vos fichiers grâce à une protection par mot de passe sur un Mac, un ordinateur Windows ou n’importe quel appareil à l’aide de Dropbox. Mais d’abord, voyons pourquoi il est si important de protéger les fichiers par mot de passe.

Pourquoi protéger mes fichiers par mot de passe ?

Les raisons pour lesquelles il est important de protéger vos fichiers par mot de passe sont nombreuses. Cela peut vous éviter de vous retrouver dans une situation embarrassante et de devoir passer un appel gênant, ou encore perdre l’avantage concurrentiel de votre entreprise. Si vous n’appliquez pas cette protection, vous pouvez vous exposer à quelques problèmes :

• Perte d’avantage : si des plans d’affaires, des idées de produits, des stratégies marketing ou des données financières tombent entre de mauvaises mains, elles peuvent être utilisées contre vous. L’ajout d’un mot de passe peut vous permettre de prendre l’avantage.
• Perte de confiance : donneriez-vous vos coordonnées à une entreprise qui ne protège pas les informations personnelles, même une simple adresse ? Nous non, et vos clients non plus.
• Accidents : une faute de frappe dans une adresse e‑mail, un lien bêtement partagé par accident… toutes ces erreurs peuvent facilement se produire, mais si vous protégez un fichier par mot de passe, la plupart d’entre elles n’auront aucun effet.
• Piratage des appareils : vous ne pouvez pas seulement compter sur le mot de passe de votre appareil pour protéger vos données. Si vous protégez vos fichiers Dropbox par mot de passe, vous ajoutez un niveau de sécurité pour l’ensemble de votre entreprise.
• Défaut de conformité : des mesures de sécurité laxistes peuvent rapidement vous attirer des ennuis auprès des organismes de régulation. Votre entreprise risque d’en subir les conséquences et d’encourir des amendes, voire des poursuites judiciaires. Les mots de passe permettent de vous prémunir contre cela.

Un rapport publié dans la Harvard Business Review indique que l’action NASDAQ des entreprises victimes d’une violation de données baisse de 11,9 % après deux ans. L’avantage économique de la sécurité des données et de la protection par mot de passe est donc clair.

Il existe une multitude de raisons de sécuriser vos fichiers à l’aide d’un mot de passe, mais d’un point de vue professionnel, la raison essentielle est la protection de vos finances et de votre réputation.

Comment protéger des fichiers ou des dossiers par mot de passe sur Windows

Sur un ordinateur Windows, vous pouvez protéger par mot de passe des fichiers tels que les documents Microsoft Word dans votre suite bureautique. Voici quelques instructions de Microsoft à ce sujet :

1. Ouvrez votre document, sélectionnez Fichier > Informations > Protéger le document > Chiffrer avec un mot de passe.
2. Saisissez un mot de passe, puis saisissez-le de nouveau pour le confirmer.
3. Enregistrez votre fichier pour vous assurer que le mot de passe est défini.

Vous pouvez également définir un mot de passe pour des dossiers sous Windows en procédant comme suit :

1. Faites un clic droit sur le dossier dans Windows Explorer.
2. Sélectionnez Propriétés.
3. Accédez à l’onglet Général, puis cliquez sur le bouton Avancé dans la section Attributs.
4. Cochez la case Chiffrer le contenu pour sécuriser les données.
5. Revenez dans le dossier. Un petit cadenas jaune apparaîtra sur l’icône de chaque fichier.

Votre dossier est désormais protégé par mot de passe. Cette protection est appliquée au niveau du compte, vos fichiers sont donc automatiquement déchiffrés lorsque vous utilisez Windows.

L’utilisation de Windows pour protéger des fichiers ou des dossiers par mot de passe peut présenter certains inconvénients par rapport à l’utilisation de Dropbox. La protection par mot de passe est limitée à l’ordinateur et au compte Windows, ce qui la rend moins efficace lors de l’accès aux fichiers à partir de différents appareils ou lors du partage de ces fichiers. Un accès non autorisé à votre compte Windows peut également contourner la protection par mot de passe, compromettant ainsi la sécurité des fichiers.

Cependant, malgré ces inconvénients, la protection par mot de passe de Windows peut être suffisante pour des tâches simples.

Une protection par mot de passe rapide, simple et efficace avec Dropbox

Les conseils ci-dessus pour Mac ou Windows sont très utiles pour savoir comment protéger par mot de passe un fichier ou un dossier en local sur votre appareil. Mais que faire si vous voulez stocker ces données ailleurs ou les partager avec quelqu’un d’autre ? Que pouvez-vous faire ? Vous pouvez protéger ou partager tous les types de fichiers ou dossiers dans Dropbox, ce qui n’est pas possible sous Windows ou Mac.

Dropbox vous offre plus de simplicité. Et cela vaut non seulement pour le stockage et la synchronisation, mais aussi pour la sécurisation et le contrôle de vos données, où qu’elles se trouvent. Voici comment Dropbox vous aide à gérer et traiter des données sensibles :

• Ajoutez une protection par mot de passe à n’importe quel fichier : avant de partager un lien vers un dossier ou un fichier, définissez simplement un mot de passe pour contrôler qui a accès à vos informations. Toute personne souhaitant visualiser ou télécharger un fichier devra saisir un mot de passe.
• Utilisez l’authentification multifacteur : ajoutez facilement l’authentification multifacteur à votre compte Dropbox pour bénéficier du meilleur niveau de protection pour tous les éléments que vous y stockez.
• Définissez des autorisations d’accès aux liens : Dropbox permet de facilement définir des autorisations, ajouter de mots de passe et fixer des dates d’expiration pour les liens. Vous pouvez ainsi contrôler l’accès aux fichiers de façon précise dans l’ensemble de votre entreprise.

Pour protéger un fichier par mot de passe sur dropbox.com :

1. Passez la souris sur le nom du fichier, puis cliquez sur Partager.
2. Cliquez sur Paramètres.
3. Cliquez sur Lien de modification ou Lien de consultation, selon le lien auquel vous souhaitez ajouter un mot de passe.
4. Cliquez sur le bouton à côté de l’option Mot de passe requis afin qu’il indique Activé.
5. Définissez votre mot de passe de fichier.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Dropbox vous offre plusieurs niveaux de sécurité, et les mots de passe ne sont qu’un élément d’une défense à plusieurs volets.

Contrôlez qui voit quoi grâce à la protection par mot de passe pour tous les fichiers

Tous les contenus que vous stockez dans Dropbox bénéficient déjà de plusieurs couches de protection, et l’ajout d’un mot de passe vous permet de créer un autre mur derrière un mur, pour un contrôle précis de l’ensemble de vos fichiers.

Chaque fois que vous importez du contenu, partagez un fichier ou partagez un dossier à l’aide de Dropbox, vous avez la possibilité d’ajouter un mot de passe. Cette opération peut être réalisée en quelques clics sur n’importe quel appareil ou système d’exploitation, directement depuis votre compte.