Dans le cadre d’un recrutement, un programme d’intégration fluide et efficace peut faire toute la différence auprès des nouveaux employés. D’ailleurs, selon une étude menée par BambooHR, 89 % des employés expliquent qu’un processus d’intégration efficace les a aidés à se sentir très impliqués dans leur nouvelle fonction. De plus, ces employés sont 30 fois plus susceptibles de ressentir une satisfaction globale au travail, par rapport aux employés ayant jugé leur expérience d’intégration inefficace.
Malheureusement, l’intégration n’est pas une expérience positive pour tous. D’après une enquête réalisée par Paychex, les employés des petites entreprises (66 %) et les télétravailleurs (63 %) estiment ne pas avoir été suffisamment formés dans le cadre de leur intégration. De plus, près d’un tiers des employés trouvent que le processus d’intégration manque de clarté.
L’intégration traditionnelle avec documents papier crée une charge de travail assez lourde pour les professionnels des RH, et s’avère assez peu efficace pour les employés travaillant à distance. Pour accélérer le processus et améliorer l’expérience de toutes les personnes impliquées, de nouveaux outils d’automatisation intelligents doivent être intégrés à votre workflow.
Dans cet article, nous passerons en revue les différentes étapes d’intégration des employés et les principaux obstacles auxquels font face les RH tout au long du processus. Nous verrons également comment vous pouvez améliorer l’intégration pour vous et vos nouvelles recrues grâce à des outils qui offrent un réel gain de temps.
En quoi consiste le processus d’intégration des employés au niveau des RH ?
L’intégration consiste à accompagner un nouvel employé lorsqu’il rejoint l’entreprise. Cette étape lui permet de se familiariser avec son nouveau lieu de travail, sa mission et les attentes qui concernent son nouveau poste.
Il s’agit d’un processus clé qui permet d’intégrer les nouvelles recrues dans votre organisation et de les aider à découvrir rapidement les équipes et la culture de l’entreprise.
Pourquoi est‑ce une étape importante ?
Selon une étude du Brandon Hall Group, les entreprises qui disposent d’un solide processus d’intégration affichent un taux de rétention des nouveaux employés supérieur de 82 % et une productivité 70 % plus élevée.
Un processus d’intégration adapté permet de cadrer les attentes en matière d’expérience des nouveaux arrivants afin qu’ils se sentent les bienvenus. Il devrait les aider à trouver plus rapidement leur place, à créer des liens avec leurs nouveaux collègues et à s’investir pleinement dans leur nouvelle mission.
Quelles sont les étapes du processus ?
Le processus d’intégration des nouveaux employés diffère d’une entreprise à l’autre. Cependant, il se déroule généralement selon les cinq étapes suivantes :
1. L’étape de recrutement : la pré‑intégration
Souvent considérés comme deux processus distincts, le recrutement et l’intégration sont pourtant étroitement liés. D’une certaine manière, l’intégration commence au tout début du processus de recrutement, en laissant une bonne impression aux candidats grâce à des descriptions de poste claires et des entretiens de qualité.
La période entre l’envoi de la promesse d’embauche et le premier jour du nouvel employé correspond à la période de « pré‑intégration ». Au cours de cette étape, vous restez à la disposition du nouvel employé afin de répondre à toutes les questions qu’il peut se poser avant de prendre son poste et de vous assurer qu’il a tout ce dont il a besoin pour son premier jour.
2. Une semaine avant la prise de poste
Quelques jours avant la prise de poste, vous envoyez au nouvel employé les documents importants, les politiques de l’entreprise et les formulaires à remplir, et préparez le matériel dont il a besoin ainsi que ses modalités d’accès.
À ce stade :
Vous lui envoyez les documents et les supports pertinents, tels que les contrats à signer et les guides pour les employés.
Vous envoyez le matériel nécessaire, par exemple un ordinateur portable, et peaufinez la configuration des ressources comme le compte de messagerie professionnelle et les accès au réseau.
Vous vérifiez l’exactitude des informations personnelles de l’employé afin de les ajouter dans vos systèmes internes.
Vous programmez des réunions de présentation et votre appel d’intégration pour le premier jour.
Vous envoyez un e‑mail de bienvenue avec les informations importantes à connaître, notamment les indications pour accéder aux locaux s’il s’agit d’un poste sur site.
3. Le premier jour
Quel que soit le niveau d’expérience, le premier jour dans une nouvelle entreprise peut être éprouvant, notamment au vu de la quantité d’informations à assimiler en très peu de temps.
Cependant, les nouveaux arrivants se souviennent généralement davantage de ce qu’ils ont ressenti plutôt que de ce qu’ils ont appris le premier jour. Pour les télétravailleurs notamment, enchaîner les réunions virtuelles le premier jour peut générer un sentiment de saturation de Zoom et donc ne pas laisser une très bonne première impression. À vous de faire en sorte que leur premier jour soit une expérience agréable pour eux et qu’ils se sentent à l’aise.
En tant que RH, votre rôle est d’accueillir le nouvel employé virtuellement ou en personne lors d’une réunion d’intégration, et de vous assurer qu’il dispose de tout ce dont il a besoin. Vous pouvez ensuite le présenter à son équipe, lui indiquer les formations à suivre et l’aider dans toutes les tâches pratiques comme l’ajout d’une photo de profil dans une application de communication telle que Slack.
4. La première semaine
Après le premier jour, le rôle des RH est plus subtil. Vous restez généralement en contact avec le responsable du nouvel employé afin de vérifier que le planning de ce dernier n’est pas trop chargé pendant sa première semaine et qu’il a accès à tous les outils ou logiciels nécessaires à son nouveau poste. Vous pouvez planifier des réunions avec d’autres équipes de l’entreprise afin de lui expliquer le fonctionnement de chaque service.
Vous pouvez également encourager le nouvel employé à faire régulièrement un point avec son responsable ou à demander des entretiens individuels, et vous assurer qu’il s’intègre bien dans l’entreprise.
5. Les trois à six premiers mois
Au cours de cette période, l’objectif des RH et du responsable hiérarchique du nouvel employé est de s’assurer que les attentes du salarié et la réalité de l’entreprise sont alignées.
Vous pouvez discuter avec son responsable de ses progrès, des domaines dans lesquels il pense avoir besoin d’une formation supplémentaire, des soucis qu’il peut rencontrer, de ses ambitions ou objectifs de carrière, et de son ressenti quant à l’expérience d’intégration. Dans un second temps, en collaboration avec son responsable, vous pouvez faire un retour au nouvel employé afin de lui expliquer et de confirmer avec lui ce qui peut être mis en place par chaque partie pour qu’il devienne un membre à part entière de l’entreprise.
Difficultés courantes rencontrées lors du processus d’intégration
Voici quelques exemples de difficultés auxquelles font souvent face les équipes RH :
- Absence de pré‑intégration : les nouveaux employés ne sont pas correctement préparés et se sentent dépassés dès leur premier jour.
- Non prise en compte des commentaires : les employés ont le sentiment de ne pas être écoutés ni valorisés.
- Informations de mauvaise qualité ou inexactes : les nouveaux employés peuvent être confus ou se sentir frustrés.
- Des descriptions de poste trompeuses et des attentes peu claires : les nouveaux employés se sentent perdus ou ne savent pas quel est leur rôle dans l’entreprise.
- Absence de familiarisation avec le bon logiciel : le nouvel employé ne peut donc pas travailler efficacement.
- Trop d’informations en très peu de temps : le nouvel employé est surchargé de documents à lire.
- Absence de présentations et d’activités de cohésion d’équipe : les nouveaux employés se sentent isolés et ne créent pas de lien avec leurs collègues.
Tous ces facteurs peuvent contribuer à une expérience d’intégration négative et nuire à l’implication et à la motivation de l’employé.
Il est essentiel que les entreprises investissent du temps et des ressources pour créer un processus d’intégration complet et efficace afin de donner à leurs nouveaux employés les meilleures chances de réussir. Ces derniers pourront alors se familiariser en douceur avec leurs nouvelles missions dans un environnement de travail positif et productif.
Comment accélérer le processus d’intégration
Nous avons présenté le processus d’intégration ainsi que les différentes personnes et ressources impliquées. Mais comment l’optimiser lorsque cela prend trop de temps ?
Dropbox propose une suite d’outils qui aident les professionnels des RH à accélérer l’intégration des nouvelles recrues. Ils peuvent notamment :
Personnaliser les documents et les modèles avec les logos, les polices d’écriture et les couleurs de l’entreprise pour garder une identité de marque cohérente sur tous les supports d’intégration
Gérer les documents importants en suivant les vues, les transferts et les téléchargements avec DocSend
Raccourcir les délais d’exécution et automatiser les workflows grâce au suivi des informations et aux rappels intégrés dans Dropbox Sign
Connaître l’avancement du processus grâce au suivi de l’activité des fichiers et aux notifications de commentaires
Instaurer un climat de confiance auprès des employés et des candidats en protégeant les informations sensibles à tout moment
Utilisées dans le cadre de votre workflow RH, ces fonctionnalités vous font gagner un temps précieux afin que vous puissiez vous concentrer sur la création de relations solides avec vos nouveaux collaborateurs.
Faciliter l’intégration des nouveaux employés
Dropbox fournit aux équipes RH un ensemble complet d’outils et de ressources pour optimiser le processus d’intégration des nouvelles recrues.
Grâce à des fonctionnalités telles que les workflows automatisés, les modèles personnalisables et les options de partage de fichiers sécurisé, les RH peuvent facilement collaborer avec les responsables du recrutement et offrir une transition en douceur aux nouveaux arrivants.
Avec les outils d’intégration de Dropbox, les professionnels des RH peuvent gagner du temps, réduire la charge administrative et proposer aux nouvelles recrues une expérience positive dès leur arrivée dans l’entreprise.
