Les systèmes d’organisation et les outils de productivité ne sont pas universels. Pour certaines personnes, tout doit être parfait, tandis que pour d’autres, il faut un minimum de désordre. Nous avons mis au point des stratégies d’organisation productives adaptées à six profils différents. Ne soyez pas surpris si vous ne correspondez pas trait pour trait à l’une de nos personnalités types. Même si vous avez plutôt un profil chaotique, il est possible que certaines recommandations destinées aux minimalistes vous conviennent aussi !
L’hyperefficace
Passez-vous sans cesse d’un projet à l’autre ? La fenêtre de votre navigateur a-t-elle plus de 46 onglets ouverts actuellement ? Vous pourriez être hyperefficace. Même si vous adorez jongler entre plusieurs tâches à la fois, personne n’est à l’abri d’une défaillance ponctuelle.
Stratégie :
Utilisez les listes de tâches dans Dropbox Paper pour garder le contrôle de tous vos workflows. Les listes de tâches sont particulièrement utiles lorsque vous travaillez au sein d’une équipe ou que vous en avez la responsabilité.
Comment créer une liste de tâches Paper :
Après avoir créé un document Paper, recherchez l’icône de liste de tâches dans la barre d’outils au bas de l’écran. Ensuite :
Ajoutez votre tâche à la liste de tâches.
Attribuez-la à un collègue ou à vous-même à l’aide de la fonctionnalité @mention.
Fixez une date d’échéance.
Le minimaliste
Un siège, un bureau, un ordinateur portable et rien d’autre. Le minimaliste élimine tout ce qui n’est pas essentiel pour favoriser la productivité et la sérénité.
Stratégie :
Dropbox peut reproduire cette façon de fonctionner. Archivez les documents inutiles pour ne conserver que les fichiers essentiels à portée de main.
Comment organiser vos archives :
De nombreux fichiers inutiles sont générés lorsque l’on travaille sur un projet pour des clients, que l’on trie des photos ou que l’on stocke des documents importants. Au lieu de tout stocker dans un seul emplacement partagé, séparez vos contenus Dropbox en deux dossiers : « En cours » et « Archives ». Ainsi, vous pouvez toujours avoir accès à vos fichiers sans afficher l’intégralité de vos contenus. Stockez de grandes quantités de photos ou de vidéos non triées dans le dossier « Archives » avant de choisir ce que vous souhaitez déplacer vers le dossier « En cours ». Vous pouvez également stocker les versions inutilisées de certains documents dans le dossier « Archives » afin d’y accéder ultérieurement et de les utiliser pour d’autres projets.
Le déterminé
On ne vit qu’une fois. Si vous avez un objectif en tête, plus rien ne vous arrête. Vos deux priorités : l’efficacité et la qualité.
Stratégie :
Certes, votre workflow est déjà parfaitement fluide, mais vous pouvez tout de même gagner du temps en créant des dossiers partagés afin que tout le monde puisse collaborer en restant organisé.
Créez des dossiers partagés :
Envisagez le partage d’un dossier comme une invitation à collaborer dans votre espace de travail, mais sans risque de se gêner les uns les autres. Commencez par organiser tous vos fichiers comme vous le souhaitez, en rassemblant au même endroit tous les éléments du projet en cours. Vous pouvez ensuite partager ce dossier afin que tous ses membres puissent y apporter des modifications directement. Ainsi, chacun gagne du temps et la collaboration est simplifiée.
Le procrastinateur
Il est 3 h du matin et vous venez enfin lire l’article qu’un ami vous a envoyé il y a un mois. Mieux vaut tard que jamais. Vous terminez généralement vos tâches, mais souvent à la dernière minute.
Stratégie :
Vous attendrez la dernière minute dans tous les cas, cela ne changera jamais. Nous vous conseillons plutôt de faire en sorte d’optimiser votre productivité pour atteindre une efficacité maximale dans ces moments d’urgence.
Utilisez des outils de productivité :
La suite d’outils de productivité de Dropbox vous permet d’en faire plus en moins de temps. Utilisez Dropbox Paper pour créer et gérer des documents collaboratifs. Apportez des modifications, attribuez des tâches, donnez votre avis et bien plus encore en temps réel et à votre rythme. Utilisez Dropbox Sign pour gérer légalement et instantanément tous vos besoins de signature de documents. Plus besoin de vous précipiter au bureau de poste pour envoyer un dossier d’embauche. Enfin, utilisez l’application mobile Dropbox pour numériser des documents, capturer des images et ajouter des commentaires, où que vous soyez. Vous pourriez très bien ajouter un commentaire sur un montage vidéo pendant que vous faites la queue à l’épicerie.
Le perfectionniste
Pas un e-mail non lu. Le bureau de votre ordinateur est impeccable. Chaque chose est à sa place. Tout doit être parfait.
Stratégie :
Lorsque vous organisez tous vos fichiers selon une structure mûrement réfléchie, vos contenus sont plus faciles à trouver en cas de besoin.
Structurez précisément vos noms de dossiers :
Créez une règle logique et immuable pour nommer tous vos dossiers, et respectez-la. Pour la plupart des workflows, nous vous conseillons de démarrer avec des dossiers principaux répartis par année, contenant des sous-dossiers par mois. Ajoutez à ces derniers des dossiers portant le nom de vos clients et leurs intitulés de projets. Vous pourrez ainsi toujours trouver des éléments spécifiques rapidement et efficacement, même des années plus tard.
Le chaotique
36 789 e-mails non lus… Vous avez de bonnes idées et savez travailler dur, mais vous avez parfois besoin d’un peu d’aide. Vous ressemblez un peu à l’hyperefficace, mais le désordre prend parfois le dessus.
Stratégie :
Automatisez le plus de tâches possible. Confiez vos tâches répétitives à Dropbox pour concentrer votre attention sur l’essentiel.
Automatisez les dossiers et la gestion des photos :
L’automatisation Dropbox vous permet de créer des dossiers qui exécutent automatiquement certaines tâches lorsque vous y ajoutez des fichiers. Chaque fichier ajouté peut ainsi être renommé, trié, converti dans un autre format ou associé à des tags. Vous pouvez également autoriser Dropbox à gérer les chargements appareil photo. Lorsque cette option est activée, vos photos sont automatiquement ajoutées dans le cloud lorsque vous connectez votre appareil photo, votre carte SD, votre smartphone ou votre tablette. Vous pouvez configurer les chargements appareil photo pour renommer automatiquement les fichiers en aaaa-mm-jj hh.mm.ss.jpg lors de leur copie sur Dropbox. Cela vous évitera de vous retrouver devant une montagne d’images aux titres aléatoires au moment des premiers tris.
À vous de jouer !
Vous m’avez entendu, le procrastinateur ? Dropbox peut vous aider à vous organiser, mais c’est à vous de faire le premier pas. Adoptez progressivement la stratégie correspondant à votre type de personnalité, un outil à la fois. Une fois que vous aurez vu à quel point cela vous facilite la vie, vous aurez sans doute envie d’essayer également les autres stratégies. Assez de réflexion… place aux actes !
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