Comment télétravailler efficacement
Si le télétravail peut sembler idyllique pour beaucoup (pas de trajet, la possibilité de se lever plus tard et des contraintes vestimentaires plus souples), ce mode de travail décontracté et flexible a cependant ses inconvénients.
Travailler à la maison, même si cela peut sembler difficile à croire, demande une certaine expertise. Il s’agit de trouver le bon équilibre pour tirer le meilleur parti de soi-même et de son équipe. Cela implique de ne pas se lever deux minutes avant de commencer et de ne pas prendre l’habitude de rester toute la journée en pyjama.
Le fait de baisser vos standards, même dans ces domaines, peut avoir un impact sur votre état d’esprit général au travail. Même si votre environnement est différent, vous devez garder le cœur à l’ouvrage.
De nos jours, le télétravail représente un défi unique. Au bureau, vous êtes en présence réelle de votre équipe, ce qui n’est pas le cas avec le travail à distance. Mais ce n’est pas une mauvaise chose en soi. Il est tout à fait possible de collaborer avec son équipe sans être présent physiquement.

Le télétravail est-il vraiment efficace ?
Les réserves émises par ces entreprises, et peut-être la vôtre également, sont simplement dues à la manière dont nous avons l’habitude de travailler. Selon la croyance populaire, une journée de travail productive nécessite d’être présent au bureau pendant huit heures. Alors, pourquoi réinventer la roue ?
Les responsables ou superviseurs craignent le travail à distance pour de nombreuses raisons. Si votre équipe pèse le pour et le contre, prenez en compte les préoccupations suivantes ainsi que les méthodes pour y faire face :
Problème 1 : nous ne pouvons pas partager des fichiers en toute sécurité en dehors du bureau
Grâce au partage de fichiers sécurisé Dropbox, c’est possible. Votre compte et vos fichiers sont protégés grâce à plusieurs niveaux de sécurité. Les accès non autorisés sont bloqués, et vous pouvez ajuster vos paramètres de sécurité en fonction de vos besoins et de ceux de votre équipe, notamment en utilisant l’authentification multifacteur.
De plus, vous pouvez accéder à vos fichiers depuis un PC, le Web, un appareil mobile ou via des applications tierces connectées. Ainsi, même si vos collaborateurs n’ont pas accès à leur poste de travail habituel, ils restent connectés grâce à Dropbox.

Problème 2 : l’équipe va relâcher sa vigilance
Une forte culture d’entreprise et une structure de soutien sont indispensables pour entretenir la motivation de vos collaborateurs, quel que soit leur lieu de travail. Si votre équipe ne fait des efforts que lorsque le responsable est à proximité, il faut revoir la façon dont vous dirigez les choses. Une telle mentalité n’est pas sans rappeler celle des enfants dans une salle de classe.
Les employés motivés et inspirés ne devraient pas avoir besoin d’être supervisés, mais si tel est le cas, il se peut qu’ils ne soient pas convaincus par ce qu’ils font et se laissent alors aller à la procrastination. Pour que le moral de l’équipe reste au beau fixe, vos collaborateurs doivent être connectés, avoir accès à des outils de productivité pertinents et bien comprendre ce que l’on attend d’eux, quel que soit leur lieu de travail.
Nos meilleurs conseils pour travailler à distance
Envie d’essayer le travail à distance ? Voici quelques conseils pour vous aider.
1. Ne bouleversez pas vos habitudes
Pour commencer, réveillez-vous à la même heure. Le sommeil est d’une importance vitale pour la santé et le bien-être mental. Si vous commencez à décaler votre heure de coucher de 23 h à 1-3 h du matin, les effets ne tarderont pas à se faire sentir.
Essayez de dormir au moins sept à huit heures par nuit et ne décalez pas l’heure de votre réveil. Si vous laissez votre cerveau s’installer dans une routine de week-end, vous perdrez peu à peu cet état d’esprit professionnel que vous avez mis des années à aiguiser, et toutes vos bonnes habitudes de travail commenceront à disparaître.
2. Continuez à porter une tenue professionnelle
Dans la limite du raisonnable, essayez de vous habiller comme vous le feriez pour le travail. La plupart des entreprises modernes sont déjà assez souples sur ce plan, mais si vous vous laissez aller davantage, vous risquez de finir par passer la journée en pyjama.
Aussi confortable qu’il soit, ce vêtement est associé à la détente et non au travail. Pour faire simple, portez des tenues « professionnelles », y compris des vêtements décontractés, pour vous mettre dans un état d’esprit adapté au travail. Vous serez surpris de voir à quel point le choix de votre tenue vestimentaire peut faire la différence.
3. Créez un trajet
Personne n’aime passer du temps dans les transports, mais cette étape constitue un moment charnière de la journée. Le long trajet en train ou en bus, aussi désagréables soient-ils, permettent d’établir une distinction nette entre le travail et la vie à la maison.
Prenez le temps de bien vous mettre en condition. Si vous avez toujours écouté de la musique pendant vos trajets, profitez de quelques morceaux pendant 15 minutes. Si vous avez toujours eu un livre à portée de main, lisez un nouveau chapitre. Quand il s’agit de donner le meilleur de soi-même au travail, tout est une question de mental.
N’oubliez pas de rester actif et de prendre l’air. Ce n’est pas parce que le bureau a disparu que le monde extérieur a fait de même. Commencez et terminez votre journée par une balade pour retrouver les sensations du trajet domicile-travail. Cela vous aidera à vider votre esprit et à vous préparer pour la journée qui vous attend ou à vous détendre à la fin de celle-ci.
4. Essayez de nouvelles approches
L’un des aspects les plus difficiles du travail à distance est de transposer vos habitudes de travail dans un bureau traditionnel à votre environnement domestique. Mais pourquoi vous limiter à faire ce que vous avez toujours fait ? Parlez avec votre équipe, trouvez ce qui fonctionne le mieux pour chacun et voyez quels changements vous pouvez apporter pour mieux travailler ensemble, même lorsque vous êtes séparés. De même, si votre entreprise se tourne vers un modèle basé entièrement sur le télétravail, n’oubliez pas que les équipes administratives, comme les ressources humaines et les finances, doivent pouvoir garder le contact avec tous les employés, aussi assurez-vous que la communication à l’échelle de l’entreprise reste fluide.
Il est également important de désactiver les notifications liées au travail dès que vous avez terminé votre journée. Il arrive que les employés en télétravail se sentent obligés d’être disponibles à toute heure de la journée. Cependant, avec des stratégies globales d’entreprise, telles que les réunions asynchrones, les employés à distance n’auront plus l’impression de devoir répondre aux messages en dehors des heures de travail.
5. Restez en contact avec vos collègues
Que ce soit avec les applications Zoom ou Slack (toutes deux des intégrations Dropbox) ou en organisant des visioconférences ou des appels téléphoniques traditionnels, vous pouvez rester en contact avec votre équipe, même si vous n’êtes pas dans la même pièce.
De toute façon, lorsque vous êtes concentré sur votre travail, vous ne discutez pas avec vos collègues. Que votre entreprise décide ou non d’instaurer le télétravail, vous devriez dans tous les cas installer une messagerie instantanée pour permettre à votre équipe de communiquer sans se déplacer.
Le travail à distance peut-il être bénéfique à une équipe ?
Absolument, un changement de décor ne fait jamais de mal à personne. La flexibilité qu’offre le travail à distance, c’est-à-dire la possibilité de prendre rendez-vous avec le plombier durant la pause-déjeuner ou de se rendre chez le dentiste l’après-midi, peut aussi améliorer grandement la satisfaction des employés et la culture d’entreprise.
En outre, près de la moitié des actifs déclarent que la possibilité de travailler à distance, que ce soit à temps plein ou à temps partiel, figure en tête de leurs impératifs lorsqu’ils recherchent un emploi. Donc, en offrant à vos employés la possibilité de travailler à la maison et de trouver un bon équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée, vous attirerez également de nouveaux talents.
Pour rendre le télétravail plus efficace, vous avez besoin du bon logiciel. Dropbox propose un ensemble complet d’outils de productivité et de collaboration pour vous aider, vous et votre équipe, à bien travailler, où que vous soyez. Dropbox a tout ce dont vous avez besoin pour bien travailler à domicile avec, entre autres, des comptes d’équipe et personnels distincts pour distinguer vos fichiers professionnels de vos fichiers privés, ou encore une fonction de révision de vidéos via un navigateur.
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