Digital Yalo a amélioré la collaboration et réduit les coûts grâce à la mise en œuvre de Dropbox

Arrière-plan

Digital Yalo est une agence à services complets, détenue à 100 % par des membres de communautés minoritaires, qui propose des campagnes de commercialisation créatives, une stratégie d’identité de marque et des services de conception et de développement de sites Web. Avec plus de 40 employés, l’équipe est composée de résolveurs de problèmes, de coloristes, d’auditeurs, d’entraîneurs, d’agriculteurs et de musiciens qui s’inspirent du cinéma, de l’art, de la musique et du sport pour se plonger dans des expériences humaines réelles et rehausser une marque.

Défi : l’efficacité était en contradiction avec leur système de stockage de fichiers

Dès le début, Arnold Huffman, fondateur et PDG de Digital Yalo, et son équipe étaient fiers d’adopter une approche unique du service à la clientèle en se concentrant sur la livraison efficace et efficiente des produits. 

Après avoir connu une croissance organique et quelques petites fusions et acquisitions, cet aspect est devenu plus important que jamais. Au fur et à mesure que l’organisation se développait, cette focalisation sur l’efficacité était en contradiction avec la lourdeur du système de stockage et de livraison de fichiers de Digital Yalo.

Une agence de création comme Digital Yalo peut passer du travail sur des ressources vidéo à un document Word en une seule journée.

Pendant des années, tous ces documents et ces fichiers étaient stockés sur l’ordinateur d’Arnold Huffman, mais ce système a créé un goulot d’étranglement à mesure que l’entreprise embauchait davantage de personnes et que toute la documentation continuait de passer par le PDG. Plusieurs personnes devaient accéder aux mêmes documents et elles partageaient toutes de l’information par courriel, où des détails importants étaient perdus. 

« Au fur et à mesure de notre croissance, nous avons dû faire évoluer notre couche technologique pour permettre à cette croissance de se poursuivre. C’est à ce moment là que Dropbox vient changer la donne », explique Arnold Huffman. 

Brandon Bradford, vice-président à l’exploitation, a dirigé les activités afin de créer un processus qui permettrait à chacun de travailler de manière indépendante tout en collaborant avec les clients externes.

Solution : transition transparente d’une plateforme à l’autre

Grâce aux fusions réalisées au cours des années précédentes, Digital Yalo disposait de plusieurs plateformes de collaboration décentralisées : Dropbox, Box et Microsoft. Dans sa quête d’une collaboration simplifiée et unifiée, Digital Yalo s’est tournée vers Positive Results, un fournisseur tiers et un partenaire technologique, pour l’aider à choisir la solution la plus adéquate. 

Positive Results a proposé plusieurs outils, notamment Google, Box et Dropbox. Avant de faire la sélection, il était essentiel de comprendre les processus de travail les plus importants pour les activités de l’entreprise. Cela se résumait à trois fonctions principales. 

Premièrement, ils devaient intégrer de nouveaux employés et fournir les autorisations et les accès à l’information essentielle à leur rôle sans avoir recours à un professionnel de l’informatique. 

Deuxièmement, en tant qu’agence de marketing et de stratégie, le personnel doit collaborer régulièrement avec les clients dans le cadre de son travail. Des espaces de travail numériques privés pour les clients, faciles à configurer, à gérer et à déployer, étaient donc une priorité absolue.

Enfin, ils devaient pouvoir intégrer leur solution de stockage de documents à d’autres applications qu’ils utilisaient déjà. Dropbox représentait l’outil qui répondait le mieux à leurs exigences professionnelles.

« Nous avons recommandé Dropbox en raison de notre partenariat étroit, de la souplesse de la plateforme et de notre capacité à migrer un téraoctet de données en moins d’une semaine de Box vers Dropbox sans interruption de la productivité quotidienne, déclare Dennis Kyle, PDG de Positive Results. Nous avons aidé Digital Yalo à concevoir une stratégie globale pour la conception du système, la stratégie de mise en œuvre, la migration technique et l’intégration, ainsi que la formation des utilisateurs finaux et des administrateurs. »

Dropbox a proposé également un système de structure de fichiers que tout le monde chez Digital Yalo trouvait convivial, réduisant considérablement la courbe d’apprentissage d’un nouvel outil.

En permettant à plusieurs personnes d’accéder à un document et de le modifier en temps réel, Digital Yalo n’a plus besoin d’assembler des documents mis à jour à partir de modifications fragmentaires envoyées par courriel. Cette façon de procéder a amélioré la collaboration, ce qui a permis un énorme gain de temps. 

Aujourd’hui, chaque client dispose d’un dossier partagé avec des sous-dossiers pour le personnel interne et un sous-dossier des fichiers qui peuvent être partagés avec le client. Chaque intervenant peut se voir attribuer des autorisations distinctes et l’information peut être partagée avec le client et l’équipe de service à la clientèle concernée. L’équipe utilise également Dropbox Sign pour obtenir les signatures nécessaires dans le cadre de son processus de travail existant, une étape essentielle pour éliminer les goulots d’étranglement d’approbation à mesure que l’équipe s’agrandit.

Digital Yalo utilise les intégrations Dropbox avec Asana, Smartsheet et Zoho. Ces intégrations ont été mises en œuvre avec l’aide de Positive Results.

Lorsque Digital Yalo a acquis deux plus petites agences, Ninja Multimedia et My Friend’s Nephew, elle a de nouveau fait appel à l’équipe de Positive Results pour garantir que la migration n’ait aucune incidence sur le travail quotidien de l’équipe de Digital Yalo. Ensemble, elles se sont engagées dans une migration d’information importante et ont intégré tout ce qui constituait leur marque unifiée dans Dropbox.

Résultats : migration rapide et plus grande productivité

La migration de Box à Dropbox a permis à Digital Yalo d’économiser environ 57 % sur les frais annuels de licences. L’entreprise estime également avoir réalisé des économies de ressources de 14 % en réduisant les allers-retours entre les plateformes et la recherche de fragments de document mis à jour.

Alors que la croissance se poursuit, Digital Yalo est convaincue que Dropbox leur offre l’efficacité dont elle a besoin pour anticiper les besoins de ses clients. « Il y a toujours du changement dans l’air, indique Arnold Huffman. Notre travail consiste à anticiper les besoins futurs et des outils comme Dropbox nous aident à réagir rapidement grâce à la collaboration. »

En fin de compte, l’indicateur du succès est la rétroaction de l’équipe. Dropbox a contribué à simplifier et à rationaliser les processus de travail de tout le personnel, permettant ainsi à Digital Yalo d’accéder plus rapidement que jamais à l’âme de n’importe quelle marque.

« Dropbox est l’un des outils de collaboration qui nous permet de rester en phase avec nos clients, précise Arnold Huffman. Nous sommes ainsi plus efficaces et plus agiles dans le traitement ou la modification des produits livrables, afin de finaliser les projets plus tôt ou d’en raccourcir l’échéance. »