Arrière-plan

Surefire Video est une agence de création établie à Atlanta, en Géorgie, qui offre une vaste gamme de services de photographie, de vidéo, de conception graphique et d’animation. En mettant en valeur des marques comme Chick-fil-A et Wellstar Health System, l’entreprise gère la stratégie et fournit des services-conseils afin de concevoir des communications percutantes pour ses clients. « Quand les entreprises viennent nous voir, nous leur posons la question suivante : De quoi avez-vous besoin? Nous pensons que la meilleure façon de servir nos clients est de nous assurer que tout est pris en charge », déclare Zach Yokum, PDG et directeur de la création chez Surefire Video.  

Pour Surefire Video, il est essentiel d’adapter la taille de l’entreprise aux besoins des clients. De la gestion d’équipes de tournage de 20 personnes aux tâches minimales et économiques, l’agence offre la simplicité et l’efficacité nécessaires à la bonne exécution de tous les projets. « Nous fonctionnons selon le proverbe allemand weniger, aber besser », qui signifie moins, mais mieux. Au bout du compte, cette approche permet à nos clients d’économiser du temps et de l’argent, tout en augmentant notre productivité. »

Défi : respecter des délais courts 

Le plus grand défi de Surefire Video est de respecter les délais serrés de ses clients. Par exemple, l’agence doit souvent livrer une vidéo de quatre minutes dans un délai de 48 heures ou une capsule de 30 secondes le lendemain d’un événement public. « Il arrive souvent qu’on doive retoucher une dizaine à une vingtaine de photos en seulement 30 minutes pour les diffuser sur les réseaux sociaux ou les envoyer à des médias. « Le travail de notre équipe de production exige que les membres puissent partager et consulter rapidement les documents, afin que les monteurs puissent terminer les projets dans les délais », explique Zach Yokum.    

Toutefois, en raison de la taille limitée des fichiers et de la complexité des interfaces, le processus de travail est devenu fastidieux en utilisant d’autres solutions de stockage et de transfert de fichiers. De plus, tous les clients n’avaient pas accès aux liens partagés en raison des autorisations de compte de messagerie. L’expédition de disques durs physiques est devenue coûteuse et dangereuse. Tous ces aspects ralentissaient le processus de production et compliquaient la tâche de l’équipe, rendant plus difficile le respect des délais de livraison.

Solution : renforcer la collaboration

Avec Dropbox, Surefire Video a trouvé exactement ce dont elle avait besoin pour accélérer la collaboration, livrer les projets à temps et faire croître son activité. « Ça a vraiment changé la donne », explique Zach Yokum. « Nous avons essayé différentes solutions, mais elles s’avéraient trop complexes. Maintenant, avec Dropbox, nous pouvons partager des fichiers en un clin d’œil et permettre à nos monteurs de travailler sur les projets à distance rapidement et efficacement. » Contrairement à d’autres outils de partage de fichiers, l’équipe conserve désormais tous les fichiers au même endroit et partage les liens en tout temps sans avoir à téléverser à nouveau les documents. Cela assure l’accessibilité permanente du contenu.

Dropbox aide également l’agence à mieux organiser son travail et à améliorer son efficacité. Lorsqu’elle reçoit un nouveau projet, l’équipe de Surefire Video crée un dossier Dropbox dédié avec un identifiant unique, ce qui facilite l’accès. Dans ce dossier, l’agence crée des sous-dossiers bien organisés pour différents types de fichiers, tels que l’audio, la vidéo et les fichiers exportés finaux, en suivant une structure bien définie. La fonction de synchronisation sélective permet à l’équipe de synchroniser uniquement les fichiers nécessaires, de stocker les fichiers terminés dans le nuage et de télécharger de nouveaux fichiers selon les besoins.

« Je peux rapidement trouver un fichier, que ce soit sur mon bureau ou dans Dropbox. Si la structure des dossiers ne suffit pas, Dropbox Dash nous aide à retrouver, sécuriser, organiser et partager des fichiers, ce qui facilite leur récupération des fichiers, peu importe où ils se trouvent dans notre système », explique Zach Yokum.

L’équipe de montage a désigné des dossiers dans le projet pour différentes étapes, y compris les versions « en cours » et les fichiers exportés finaux, qui sont conservées toutes dans la structure Dropbox, ce qui facilite le suivi. Lorsque le moment est venu de partager les livrables avec le client, l’équipe  donne accès uniquement aux fichiers exportés. Si le client demande les fichiers sources, l’équipe peut facilement s’adapter en lui donnant accès à l’ensemble du dossier du projet. Grâce à cette méthode, l’équipe de Surefire Video peut préserver la confidentialité de ses étapes de conception tout en fournissant aux clients des produits finis impeccables. Elle évite ainsi de leur transmettre des documents intermédiaires, tels que des esquisses, des ébauches ou encore du contenu superflu.

Résultats : augmentation du nombre de projets et des recettes 

Grâce à Dropbox, Surefire Video possède des capacités de stockage et de partage nécessaires pour travailler avec différents types de fichiers, quelle que soit leur taille. C’est particulièrement critique avec la vidéo, puisque la production peut s’arrêter si les fichiers ne peuvent pas être prévisualisés dans le système de stockage. « Nous n’avons pas à nous inquiéter de la taille des fichiers ni de leur compatibilité, comme c’est parfois le cas avec les autres solutions de stockage infonuagiques », explique Zach Yokum.

Surefire Video bénéficie également des coûts de stockage nettement inférieurs à ceux des solutions similaires. Le compte Dropbox de l’entreprise Surefire Video coûte 88 % de moins en frais annuels que les solutions concurrentes pouvant coûter jusqu’à 25 000 $ par an. Ces économies permettent de réaffecter des ressources vers d’autres secteurs, tels que la modernisation du matériel ou l’ajout de services aux clients, tout en maintenant un flux de travail fluide et efficace. « Les clients sont ravis de recevoir leurs projets en quelques jours, et non en quelques semaines », déclare Zach Yokum. « Ils sont toujours très impressionnés lorsqu’ils peuvent recevoir leurs photos le jour même ou le lendemain. »

Grâce à la rapidité, à la commodité et à la simplicité de Dropbox, Surefire Video peut proposer une large gamme de services et étendre son activité. « On aime Dropbox parce qu’il correspond à notre philosophie de simplicité et d’efficacité. « Chez Dropbox, la simplicité mène au succès : plus de marchés remportés, plus de revenus et plus de clients satisfaits. », conclut Zach Yokum.