4 façons d’organiser votre équipe commerciale pour des ventes fluides

En tant que responsable commercial, vous voulez évidemment tout faire pour aider votre équipe à réussir. Il est relativement facile de se concentrer sur les objectifs principaux et les indicateurs de performance clés, mais ce qui peut ralentir votre équipe, ce sont les petits détails du quotidien qui l’empêchent de donner le meilleur d’elle-même.

Les problèmes liés au contrôle des versions, à la recherche des dernières grilles tarifaires et à une communication dispersée peuvent ralentir même les meilleures équipes commerciales. Lorsque chaque réunion, chaque suivi et chaque transaction comptent, des processus de travail désorganisés finissent par faire perdre temps et élan à vos commerciaux.

Jusqu’à ce que Dropbox intervienne. Du stockage de fichiers à la préparation des réunions, du partage de contenu à la signature des contrats, Dropbox offre à votre équipe la structure et les outils dont elle a besoin pour travailler plus intelligemment à chaque étape du cycle de vente.

Découvrez les outils Dropbox qui aident votre équipe commerciale à rester organisée.

Rapidité, clarté et constance : voilà ce qui permet à une équipe commerciale de rester performante. Votre équipe doit savoir qu’elle travaille avec le bon contenu, utilise les bons outils et reste sur la même longueur d’onde à chaque étape de la transaction. Dropbox rassemble le tout grâce à une suite de produits connectés qui aident les représentants à gérer leurs dossiers, préparer leurs réunions, partager des documents et conclure des ventes en toute confiance.

Voici comment chaque outil vous aide :

• Dropbox : la base qui relie tout. Stockez et organisez vos présentations commerciales, grilles tarifaires, contrats et manuels de vente dans un seul emplacement sécurisé et facile d’accès, en ligne ou hors ligne, depuis n’importe quel appareil.
• Dropbox Dash : trouvez rapidement ce dont vous avez besoin grâce à la fonctionnalité de recherche universelle et aux réponses alimentées par l’IA. Du dernier dossier aux informations clés sur Dropbox, les courriels et Slack. Pas de fouilles, pas de changement d’onglet. Exactement ce dont vous avez besoin maintenant, à portée de la main.
• Dropbox DocSend : partagez des dossiers de présentation et des propositions avec des analyses page par page pour voir ce qui retient vraiment l’attention de vos clients potentiels et assurer un suivi plus efficace.
• Dropbox Sign : envoyez des contrats pour signature électronique en quelques clics, automatisez les rappels et concluez des affaires plus rapidement sans impression, numérisation ni recherche d’approbations.

Ensemble, ces outils réduisent les frictions à chaque étape, de la première prise de contact à la signature finale, afin que vos représentants puissent se concentrer moins sur l’administration et plus sur la vente.

Voici quatre façons simples de donner vie à cette organisation dans le travail quotidien de votre équipe de vente.

1. Faciliter la recherche des documents des clients

Toutes les équipes commerciales sont passées par là : chercher frénétiquement la version la plus récente d’une proposition ou fouiller dans des fils de discussion par courriel pour retrouver une fiche technique quelques minutes avant un appel. En disposant d’un système permettant aux représentants de trouver rapidement le contenu approprié, vous pouvez éviter d’être pris au dépourvu.

Dropbox Dash simplifie plus que jamais cette tâche grâce à une recherche universelle alimentée par l’IA qui fonctionne dans toutes vos applications connectées : Dropbox, Google Drive, Microsoft 365, Slack, courriel et bien plus encore. Au lieu de s’appuyer sur des dossiers parfaitement nommés ou de mémoriser des chemins d’accès aux fichiers, les représentants peuvent simplement saisir ce dont ils ont besoin, et Dash affichera instantanément le contenu le plus pertinent et à jour.

Vous avez besoin d’une présentation à jour pour un client du secteur de la santé dans le Midwest américain? Ou une grille tarifaire partagée le trimestre dernier? Dash peut le retrouver, même s’il se trouve dans un autre outil ou si vous ne vous souvenez plus exactement où il était stocké. Il peut même corriger les fautes de frappe ou interpréter les requêtes vagues, reléguant ainsi la recherche de fichiers au passé. Et en le stockant dans Dropbox, il est instantanément synchronisé entre tous les utilisateurs et appareils connectés, ce qui permet à toute votre équipe d’être sûre de travailler avec les informations les plus récentes.

En offrant à votre équipe un point d’accès unique pour rechercher dans l’ensemble de leurs outils de vente, vous éliminez les pertes de temps et réduisez le risque de travailler avec des documents obsolètes. Moins de fouilles, plus d’actions.

2. Accéder à tous vos contenus, où que vous soyez, de façon sécurisée

Une fois les fichiers plus faciles à trouver, l’étape suivante consiste à s’assurer qu’ils sont disponibles partout et en tout temps pour votre équipe, sans compromettre la sécurité. Dropbox Dash rassemble vos contenus commerciaux, leur contexte et vos communications dans une base de connaissances unique alimentée par l’IA, accessible à vos représentants depuis un ordinateur, un appareil mobile ou un navigateur.

Qu’ils préparent une présentation en déplacement, consultent leurs notes d’appel à la maison ou fassent un suivi après une démonstration, Dash leur permet d’avoir tout à portée de main. La page d’accueil personnalisée de chaque utilisateur aide les représentants des ventes à rester au courant des réunions, des échéances et des documents récents, leur permettant de reprendre là où ils s’étaient arrêtés, quel que soit l’appareil utilisé.

Et en matière de préparation de réunions, Dash Chat change la donne. Il peut analyser les fils de discussion par courriel, les notes clients, les informations sur les produits, les présentations commerciales et même les transcriptions d’appels antérieurs, puis résumer le tout en un aperçu clair et concis. Les représentants peuvent demander un aperçu d’une transaction, une comparaison de produits ou les prochaines étapes d’une conversation avec un client, et Dash fournit des réponses avec des liens vers les documents sources.

De plus, grâce à de multiples niveaux de sécurité et à des contrôles d’autorisation avancés, les données les plus sensibles de votre équipe concernant les prix, les contrats et les ventes demeurent protégées. Vous pouvez partager en toute confiance ce qui est nécessaire, à l’interne comme à l’externe, sans vous soucier des fuites ou des confusions de versions.

3. Suivre les statistiques sur les documents pour garder une longueur d’avance

Vous avez envoyé la présentation. Une journée passe, puis deux, et votre représentant se demande : le client potentiel l’a-t-il ouvert? A-t-il lu au-delà de la première page? A-t-il seulement regardé les prix?

Grâce à des outils comme Dropbox DocSend, votre équipe n’a plus besoin de faire des suppositions. Elle reçoit des analyses page par page qui montrent exactement ce qui a capté l’attention d’un client potentiel, ce qui a été survolé et où il faut approfondir la question.

Ces analyses aident votre équipe commerciale à peaufiner son argumentaire, à adapter le contenu au comportement de l’acheteur et à améliorer les chances de conclure la vente. Et lorsqu’un dossier est ouvert, les représentants peuvent utiliser la fonctionnalité de recherche universelle ou les piles de documents spécifiques aux clients éventuels dans Dash pour accéder rapidement aux documents connexes (conversations précédentes, documents de tarification ou notes) afin de pouvoir assurer un suivi avec contexte et confiance.

Cela permet à votre équipe d’avoir les informations nécessaires pour mener des conversations plus intelligentes, des suivis plus précis et une communication plus stratégique, fondée sur des données et non sur des conjectures.

4. Accélérer la conclusion des contrats et le recrutement avec la signature électronique

Rien n’est officiel tant que ce n’est pas confirmé. En matière de conclusion de ventes, la rapidité est essentielle. Si vos représentants gèrent encore des contrats papier ou jonglent entre différents outils pour créer, envoyer et suivre les ententes, vous perdez du temps et des revenus.

Avec Dropbox Sign, votre équipe peut envoyer des énoncés de travaux (SOW), des accords de confidentialité (NDA) et d’autres contrats pour signature électronique en quelques clics seulement. Les représentants peuvent utiliser des modèles réutilisables, automatiser les rappels de suivi et suivre l’état des signatures en temps réel, afin que rien ne passe inaperçu.

Le même processus simplifié s’applique à l’intégration. Les contrats des nouveaux employés peuvent être signés à distance, enregistrés en toute sécurité et partagés via Dropbox Dash, avec des dossiers structurés qui offrent aux nouveaux représentants un accès instantané aux fichiers, aux supports de formation et aux manuels dont ils ont besoin pour démarrer rapidement.